Trao quyền cho trò chuyện nhóm được hợp lý hóa tại nơi làm việc

Đội ngũ nhân lực hiện đại dựa vào nhiều giải pháp truyền thông, bao gồm điện thoại, email và hội nghị video. Tuy nhiên, khả năng chia sẻ thông tin tức thời và hiệu quả bằng cách trò chuyện là rất quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào, bất kể quy mô hay ngành của tổ chức.

Liên hệ với bộ phận kinh doanh ngay!
Người phụ nữ đang viết ở bàn làm việc
Trong hướng dẫn này

Ứng dụng trò chuyện dành cho doanh nghiệp tạo một môi trường nơi nhân viên có thể tương tác trực tiếp hoặc theo nhóm và thoải mái trao đổi thông tin bên ngoài các cuộc họp và cuộc gọi đã lên lịch, mang đến cơ hội giao tiếp và cộng tác nâng cao, đặc biệt là với đội ngũ nhân lực làm việc theo hình thức kết hợp.

 

Zoom Team Chat, giải pháp trò chuyện miễn phí của chúng tôi dành cho nền tảng Zoom, kết hợp các tính năng tiên tiến mà nhóm của bạn cần để hoàn thành nhiều việc hơn với trải nghiệm trực quan mà bạn mong đợi từ Zoom.

Một không gian dành riêng cho trò chuyện / giao tiếp tại nơi làm việc

Bác sĩ đang nói chuyện điện thoại

Với việc ngày càng có nhiều tổ chức hướng tới mô hình làm việc kết hợp, trong đó một số nhân viên làm việc tại văn phòng và những người khác làm việc bên ngoài, khả năng kết nối tức thời với một hoặc nhiều đồng nghiệp để gửi và nhận thông tin cũng như tài nguyên một cách hiệu quả trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Với rất nhiều cuộc họp mỗi ngày, đồng nghiệp luôn luôn ở các địa điểm khác nhau và có ít cơ hội giao tiếp với lãnh đạo cấp cao hơn, những nhân viên làm việc theo hình thức kết hợp này cần các giải pháp truyền thông nhanh chóng, hiệu quả và trực quan để giúp họ cùng nhau hoàn thành nhiều việc hơn.

 

Trò chuyện công việc rất giống với trò chuyện nhóm ở chỗ nhiều người có thể nhập tin nhắn, gửi tập tin, liên kết và các tài nguyên khác cũng như thêm người khác vào cuộc trò chuyện, nhưng điều này thường diễn ra trên giải pháp trò chuyện cho không gian làm việc. Tin nhắn tức thời tại nơi làm việc cho phép nhân viên sắp xếp hợp lý hoạt động cộng tác bằng cách cung cấp cho họ một không gian luôn hiện diện, nơi họ có thể gửi tin nhắn, tập tin, liên kết và các tài nguyên khác cho nhau ngay lập tức trong một giao diện trực quan và linh hoạt.

 

Và phần hay nhất của cuộc trò chuyện nhóm công ty là cho phép cộng tác không đồng bộ — không cần lên lịch cuộc họp hoặc gọi điện thoại, bạn chỉ cần gửi tin nhắn và để người nhận phản hồi trong thời gian họ chọn! Điều này đặc biệt quan trọng đối với các nhóm toàn cầu, những người cần giao tiếp dễ dàng nhưng không phải lúc nào cũng có thể phản hồi vì họ ở các múi giờ khác nhau.

Các tính năng quan trọng cho cuộc trò chuyện công việc là gì?

Nhóm đang ngồi trong phòng đợi

Tính dễ sử dụng là một trong những tính năng quan trọng nhất của công cụ trò chuyện cho doanh nghiệp. Các giải pháp trò chuyện hàng đầu cho phép bạn dễ dàng nhắn tin cho những người liên hệ của mình bằng cách chỉ cần nhập tên của họ, chọn người liên hệ mong muốn, nhập tin nhắn của bạn và nhấn gửi. Tuy nhiên, những giải pháp này cũng có các tính năng quan trọng khác để nâng cao năng suất và bảo vệ thông tin liên lạc, chẳng hạn như:

  • Tổ chức mượt mà

    Một giải pháp trò chuyện cấp doanh nghiệp lớn cho phép bạn dễ dàng tổ chức các cuộc trò chuyện theo cách thủ công hoặc bằng cách gắn dấu sao cho các cuộc trò chuyện yêu thích hoặc các cuộc trò chuyện bạn truy cập nhiều nhất để truy cập tức thì.

  • Tăng cường tính linh hoạt

    Một giải pháp trò chuyện hàng đầu giúp bạn linh hoạt hơn với khả năng truy cập các cuộc trò chuyện và nhắn tin cho người khác bằng nhiều giải pháp, bao gồm cả thiết bị di động, máy tính xách tay và máy tính để bàn.

  • Khả năng mở rộng quy mô

    Giải pháp trò chuyện chỉ có giá trị đối với tổ chức của bạn nếu giải pháp đó có thể điều chỉnh quy mô và phát triển cùng tổ chức của bạn. Bạn cần chọn một giải pháp trò chuyện trong công việc mà bạn có thể dễ dàng triển khai và thực hiện với đội ngũ nhân lực ở bất kỳ quy mô nào. Bạn không muốn hạn chế tiềm năng phát triển của mình khi sử dụng một giải pháp trò chuyện không đạt tiêu chuẩn!

  • Bảo mật mạnh mẽ

    Thông tin nội bộ nhạy cảm thường được chia sẻ qua trò chuyện, vì vậy, điều quan trọng là khả năng thực hiện cài đặt bảo mật cụ thể, đặc biệt đối với các ngành được quản lý như chính phủ, tài chính và y tế.

  • Các tính năng tiên tiến

    Các tính năng như thư thoại video, khả năng gửi ảnh chụp màn hình và tin nhắn thoại, cũng như quyền truy cập vào các giải pháp như bảng trắng kỹ thuật số trực tiếp trong giải pháp trò chuyện của bạn sẽ nâng cao khả năng cộng tác khi cung cấp cho nhóm của bạn những công cụ mà họ cần để cộng tác chặt chẽ trước và sau cuộc họp.

  • Truyền thông hợp nhất

    Các nhóm của bạn cần truy cập các giải pháp truyền thông một cách dễ dàng và hiệu quả. Với nền tảng truyền thông hợp nhất, họ sẽ có thể truy cập vào tất cả các giải pháp truyền thông hàng ngày trong một ứng dụng dễ hiểu.

Làm thế nào để bạn sử dụng trò chuyện nhóm hiệu quả?

Người đàn ông đang gõ phím trong Team Chat

Hiệu quả của các cuộc trò chuyện nhóm của bạn tại nơi làm việc phụ thuộc rất nhiều vào cách các cuộc trò chuyện được cấu trúc, sử dụng và giám sát. Dưới đây là một số quy tắc và phương pháp thực tiễn mà bạn có thể làm theo để tăng cường khả năng cộng tác và giao tiếp trong các ứng dụng trò chuyện nhóm dành cho công việc của mình:

  • Chỉ định một mục tiêu cụ thể cho cuộc trò chuyện của công ty bạn

    Đảm bảo mô tả rõ ràng mục đích của cuộc trò chuyện nhóm và những người cần tham gia cuộc trò chuyện để tránh nhầm lẫn, đưa ra trọng tâm cho cuộc trò chuyện và tinh giản hoạt động trao đổi thông tin và tài nguyên.

  • Đặt tên cho cuộc trò chuyện của bạn

    Việc tạo tiêu đề chính xác và mang tính mô tả cho cuộc trò chuyện công việc của nhóm bạn sẽ giúp đồng nghiệp của bạn dễ dàng tìm thấy cuộc trò chuyện trong giao diện người dùng trò chuyện, cung cấp tài nguyên để họ có thể tìm thông tin cụ thể, chẳng hạn như cập nhật chính sách hoặc dự án.

  • Kiểm tra sự hiện diện của một người liên hệ trước khi nhắn tin

    Mỗi người liên hệ sẽ có một chỉ báo trạng thái bên cạnh tên của họ, cho biết họ đang rảnh, đang tham gia một cuộc họp, đang tham gia một sự kiện theo lịch hay đang ngoại tuyến. Bằng cách kiểm tra trạng thái hiện diện của họ trước khi gửi tin nhắn, bạn có thể đảm bảo không làm phiền họ trong một buổi thuyết trình hoặc sự kiện quan trọng.

  • Ngắn gọn

    Các cuộc trò chuyện công việc nhằm mục đích giao tiếp hiệu quả và tức thời, vì vậy, hãy gửi tin nhắn rõ ràng và súc tích để duy trì hiệu quả. Không ai thích đọc quá nhiều tin nhắn hoặc các câu dài lê thê!

  • Đặt tiêu đề rõ ràng cho tài nguyên và tập tin

    Khi gửi tài nguyên trong cuộc trò chuyện công việc của nhóm, chẳng hạn như liên kết, tệp tin, hình ảnh hoặc video, hãy đảm bảo đặt tiêu đề rõ ràng và cho biết nội dung chứa trong tài nguyên. Điều này giúp những người liên hệ trò chuyện của bạn dễ dàng tìm thấy tài nguyên đó sau này trên thanh tìm kiếm trong giải pháp trò chuyện của bạn.

  • Đặt ranh giới

    Bạn có thể muốn trả lời tin nhắn của đồng nghiệp vào đêm muộn hoặc trước khi bắt đầu làm việc nhưng điều đó có thể khiến bạn kiệt sức. Bằng cách cài đặt trạng thái hiện diện trong cuộc trò chuyện công việc của thành “Không làm phiền” vào buổi tối và trước giờ làm việc, bạn có thể đảm bảo mình không bị tấn công liên tục bởi các tin nhắn.

  • Tạo không gian để giao tiếp với các nhà quản lý cấp cao

    Việc tạo một không gian nơi đồng nghiệp của bạn có thể dễ dàng giao tiếp với các lãnh đạo cấp cao và khuyến khích các lãnh đạo hoạt động trong không gian này sẽ giúp nhân viên luôn được thông báo về các kế hoạch của công ty và cảm thấy gắn kết hơn với người quản lý và lãnh đạo của họ.

  • Sử dụng trò chuyện của công ty để sắp xếp hợp lý hoạt động cộng tác

    Thay vì liên tục lên lịch các cuộc họp để kết nối với đồng nghiệp, hãy sử dụng trò chuyện để thay thế. Việc tạo một kênh trò chuyện để thông báo cho đồng nghiệp, để bắt đầu hoạt động lên ý tưởng hoặc thậm chí chỉ để chia sẻ thông tin hoặc tài nguyên có liên quan có thể giúp tránh các cuộc họp không cần thiết và thúc đẩy dự án nhanh hơn.

  • Tìm hiểu đồng nghiệp của bạn

    Việc bắt đầu các kênh hoặc nhóm trò chuyện nơi bạn có thể thảo luận về những sở thích và đam mê chung với các đồng nghiệp khác sẽ tạo không gian để bạn hiểu rõ hơn về đồng nghiệp của mình. Điều này đặc biệt quan trọng đối với đội ngũ nhân lực làm việc theo hình thức kết hợp có thể không bao giờ có cơ hội gặp mặt trực tiếp.

Các tính năng trò chuyện nhóm của Zoom và nhiều tính năng khác

người đàn ông ngồi trên ghế dài với bàn kê máy tính xách tay

Zoom Team Chat, giải pháp trò chuyện trong không gian làm việc của Zoom, cung cấp một loạt các tính năng cấp doanh nghiệp lớn để giúp bạn nâng cao năng suất và tinh giản hoạt động giao tiếp. Những tính năng đó bao gồm:

  • Chỉ báo sự hiện diện

    Ngay lập tức xem những người liên hệ của bạn đang tham gia một cuộc họp, sự kiện theo lịch, nghỉ làm hay đơn giản là không rảnh với các chỉ báo sự hiện diện xuất hiện bên cạnh tên của người liên hệ.

  • Ứng dụng và thành phần tích hợp

    Zoom giúp bạn truy cập vào các giải pháp cho không gian làm việc yêu thích của mình trong nền tảng truyền thông hợp nhất của Zoom, tạo điều kiện để bạn tận dụng các thành phần tích hợp với Salesforce, Jira, GitHub, Mio, v.v., ngay trong Zoom Team Chat.

  • Chức năng tìm kiếm nâng cao

    Dễ dàng tìm các tin nhắn, người liên hệ, tệp tin cụ thể hoặc đề cập đến bạn hay người liên hệ của bạn thông qua chức năng tìm kiếm nâng cao trong Zoom Team Chat.

  • Chia sẻ tập tin và các tài nguyên khác

    Bạn có thể chia sẻ và xem các tệp tin, video, tài liệu, liên kết, v.v. một cách mượt mà trong cuộc trò chuyện, giúp mọi người dễ dàng cập nhật thông tin như nhau.

  • Tùy chọn bảo mật nâng cao

    Quản trị viên hệ thống có thể dễ dàng xem và thay đổi cài đặt bảo mật, chẳng hạn như thời gian lưu tin nhắn trò chuyện trên đám mây, nhân viên nội bộ có thể chia sẻ tệp tin và liên lạc với các bên liên quan bên ngoài hay không, v.v.

  • Tổ chức hợp lý

    Với khả năng xóa, yêu thích hoặc sắp xếp các cuộc trò chuyện và kênh vào các thư mục có thể tùy chỉnh, bạn luôn dễ dàng tìm thấy cuộc trò chuyện mà bạn đang tìm kiếm.

  • Thông báo tùy chỉnh

    Tùy chỉnh các cảnh báo để bạn chỉ nhận được thông báo từ các cuộc hội thoại quan trọng. Bạn cũng có thể tắt thông báo trong các sự kiện và cuộc họp theo lịch, cũng như trong các giờ được chỉ định là Không làm phiền.

  • Tính linh hoạt vô song

    Với ứng dụng Zoom dành cho máy tính để bàn và thiết bị di động, bạn có thể truy cập giải pháp trò chuyện tại văn phòng, khi đang di chuyển hoặc khi đang làm việc tại nhà.

  • Chức năng sản phẩm chéo

    Tinh giản hoạt động cộng tác hàng ngày của bạn với khả năng dễ dàng chia sẻ Bảng trắng Zoom trong Zoom Team Chat và nâng cấp mượt mà phiên Zoom Team Chat thành một cuộc gọi Zoom Phone hoặc Cuộc họp Zoom mà chỉ cần bấm nút.

Luôn kết nối thông qua Zoom

người đàn ông đang dùng điện thoại bàn

Điểm mạnh nhất của Zoom Team Chat là tích hợp mượt mà với phần còn lại của nền tảng truyền thông hợp nhất cấp doanh nghiệp lớn của Zoom: giải pháp hội nghị video, Zoom Meetings và giải pháp điện thoại đám mây của chúng tôi, Zoom Phone. Điều này cho phép bạn khởi chạy Zoom Meetings và các cuộc gọi Zoom Phone với người liên hệ của bạn ngay từ ứng dụng trò chuyện, giúp bạn có thể tăng cường hoạt động cộng tác ngay lập tức khi có nhu cầu với các tính năng như thư thoại video, chia sẻ màn hình, v.v.

 

Zoom Whiteboard cũng tồn tại trong ứng dụng Zoom, cho phép bạn biến ý tưởng của mình thành hiện thực trên bản phác thảo kỹ thuật số có thể mở rộng và mang tính cộng tác trước, trong và sau cuộc họp của bạn. Và điều hay nhất là gì? Bạn có thể chia sẻ bảng trắng trực tiếp trong Zoom Team Chat!

 

Nếu bạn muốn chia sẻ suy nghĩ, ý tưởng và thông tin của mình với mọi người, Zoom Webinars và Zoom Events là những giải pháp hoàn hảo để tạo các sự kiện của một người tới nhiều khán giả như cuộc họp toàn thể, hội nghị, podcast, v.v. Tạo các sự kiện và phiên hấp dẫn cho người dự thính và tạo cơ hội tương tác sâu hơn bằng cách cho phép họ tương tác trong Hội chợ triển lãm kỹ thuật số của chúng tôi!

 

Hãy nhớ lên lịch bản demo trực tiếp miễn phí với nhóm bán hàng của chúng tôi để tìm hiểu thêm về cách Zoom Team Chat và nền tảng truyền thông hợp nhất của chúng tôi có thể giúp nhóm của bạn tinh giản hoạt động liên lạc và cùng nhau hoàn thành nhiều việc hơn.