Conheça o Zoom Docs com o AI Companion - siga nossas dicas para criar documentos colaborativos usando resumo da reunião e a transcrição da reunião, modelos e muito mais.
6 minutos de leitura
Atualizada em August 13, 2024
Publicado em August 05, 2024
A maneira de trabalhar está mudando. E isso significa que as soluções de processamento de texto,- um alicerce para os profissionais da área administrativa, também estão mudando.
Você precisa que os seus documentos sejam folhas em branco para o que quer que esteja criando, seja uma proposta tradicional, uma tabela para acompanhar os planos e os ativos do projeto ou uma base de conhecimento interna. Mas você também quer poder usar a IA para ajudá-lo a conquistar essa página em branco, preenchendo seus documentos com insights de reuniões, informações relevantes e ideias para começar.
Você precisa que eles estejam na nuvem e prontos para colaboração em tempo real, e não presos em seu computador ou espalhados por vários lugares, com várias versões diferentes que são enviadas por e-mail pra lá e pra cá.
Você precisa de documentos criados para o público digital, organizados de forma bonita e facilmente acessíveis, sem restrições de margens rígidas e formatos prontos para impressão.
E em um mundo em que a eficiência é fundamental, é preciso que seus documentos ajudem a aumentar a produtividade, se integrando aos fluxos de trabalho diários e aos aplicativos que você usa com mais frequência, e não atrapalhando, sendo uma outra ferramenta separada.
O Zoom Docs, incluído no Zoom Workplace, pode ajudar a atingir esse objetivo. Veja o que você pode fazer com o Zoom Docs e como ele pode ajudar você a resolver esses desafios.
O Zoom Docs é uma solução flexível e colaborativa para a criar documentos, wikis, tabelas e muito mais no Zoom Workplace, usando, principalmente, os recursos do AI Companion que estão incluídos, sem custo extra.*
O AI Companion, seu assistente de IA generativa, pode ajudar a gerar e resumir informações, além de aprimorar seu texto. O AI Companion pode trazer conteúdo do Zoom Meetings para um documento Zoom. É possível também adicionar diferentes blocos de conteúdo e selecionar várias maneiras de exibir informações.
O Zoom Docs oferece mais do que um simples processador de texto, criando documentos centrados em IA. Aqui estão algumas maneiras de usar essa ferramenta.
Redija uma proposta comercial, um plano de marketing, um resumo de projeto, você escolhe. O AI Companion está presente para ajudar você a criar um rascunho. Você pode até mesmo usar o resumo e a transcrição da reunião do AI Companion para fornecer mais detalhes e informações específicas para ajudar o AI Companion a criar o produto final desejado. Isso permite que você transforme as conversas que tem nas reuniões em documentos bem organizados e acionáveis.
Adicione títulos e subtítulos para separar o documento em seções fáceis de navegar. Marque os colegas no documento para atribuir a eles itens de ação, ou adicione um comentário a uma palavra ou frase específica e marque seu colega de equipe para que ele possa responder assim que puder.
Compartilhe o documento com colegas por meio do Team Chat, em um link por e-mail ou abra-o na janela do Zoom Meetings durante uma reunião para visualizar, coeditar e colaborar com outros participantes em tempo real.
Quando o conhecimento e os processos da empresa não são documentados ou quando existem em vários lugares diferentes, encontrar o que você precisa se torna um desafio. As coisas podem ficar ainda mais complicadas quando um colega sai de férias ou muda de cargo e você não consegue acessar os arquivos que ele criou.
Você precisa de um local centralizado, onde os membros da equipe podem encontrar informações atualizadas. Você pode usar o Zoom Docs para criar uma wiki, um hub central onde as informações são armazenadas, que é facilmente pesquisável e acessível.
Recomendamos criar uma página principal e, em seguida, criar subpáginas com links, localizadas nessa página principal, que aprofundam sobre assuntos específicos. A página principal serve como índice para que os membros da equipe possam acessar facilmente as informações de que precisam.
Com controles de compartilhamento detalhados, é possível permitir que um grupo seleto de colegas ou todos na empresa visualizem a wiki. Também é possível limitar o acesso para edição somente aos responsáveis pela atualização do documento.
O Zoom Docs reúne as equipes em um documento colaborativo. Use-o para definir metas, planos trimestrais, planejamento de eventos e muito mais. É possível usar as wikis para se manter organizado, de modo que tenha uma coleção de documentos associados a um projeto, facilitando a localização de informações e ativos importantes. É possível também monitorar o status dos itens de ação usando nosso modelo de projeto ou criar um monitoramento personalizado com as colunas de status de que precisa. As tabelas de dados permitem que você filtre, classifique, agrupe e organize as informações com facilidade.
Você pode extrair as próximas etapas do resumo da reunião, gerado pelo AI Companion, e adicioná-las à sua tabela de dados. É possível incorporar o quadro de compartilhamento colaborativo da sua equipe ao mesmo documento. Dessa forma, sua equipe de projeto sabe onde encontrar e incluir informações, e você pode abrir esses documentos em uma reunião do Zoom para trabalharem juntos em tempo real, tornando a colaboração ainda mais perfeita.
Veja os documentos que você criou e nos quais colaborou e inicie um novo documento na página inicial do Docs.
No aplicativo Zoom Workplace para computador ou para dispositivo móvel (6.1.6 ou superior), acesse a aba Docs (clique em Mais se não vir essa opção na barra de navegação superior). Aqui, você encontrará uma lista de documentos que criou e nos quais foi convidado a colaborar, além de opções para criar um novo documento. Você também pode acessar os documentos em docs.zoom.us ou no aplicativo Zoom web em app.zoom.us/wc/docs.
Há algumas maneiras diferentes para começar:
Comece do zero escolhendo a opção "Documento em branco" na página inicial da aba Docs. Lá, você pode Perguntar ao AI Companion para ajudar a fazer um brainstorming e elaborar um rascunho.
Na página inicial do Docs, clique em "Minhas reuniões" na barra lateral esquerda para encontrar uma lista de reuniões a partir nas quais você pode criar um documento. Para dar continuidade à colaboração após a reunião, você pode inserir resumos das reuniões do AI Companion ou transcrições das reuniões anteriores em um documento. Conheça os modelos disponíveis, como "stand up" ou "feedback do usuário", para ajudá-lo a formatar as informações da maneira que for mais útil.
Observe que somente os anfitriões da reunião terão acesso às informações da reunião e poderão escolher o que compartilhar com os outros. Na exibição Minhas reuniões, você verá as reuniões que organizou com o resumo da reunião ativado, a partir das quais pode criar um documento.
Crie um novo documento ou abra um existente diretamente em uma reunião clicando no ícone Docs na barra de ferramentas da reunião. É possível coeditar com os participantes da reunião para criação colaborativa com o AI Companion presente para ajudar você. Assim que a reunião acabar, confira a aba Docs para encontrar, compartilhar e editar seu documento.
Na página inicial do Docs, selecione o botão "Modelos". Você pode escolher dentre vários modelos, dependendo do tipo de documento que deseja criar: um para acompanhar projetos, um resumo, uma pauta de reunião e muito mais.
Se você tiver um arquivo de texto (.docx, .txt, .md) ou um arquivo de tabelas (.xlsx, .csv), selecione a opção Importar na página inicial do Docs. Você poderá transformar seus documentos e conteúdos existentes em documentos Zoom para facilitar o compartilhamento, a formatação e a colaboração no Zoom Workplace.
Após começar seu documento e preenchê-lo com informações usando o AI Companion ou outras fontes, continue com a criação clicando no sinal de mais ou digitando uma barra / para adicionar diferentes módulos ou blocos.
Insira componentes básicos de documentos, como cabeçalhos e listas, ou use imagens, vídeos, arquivos de áudio, quadros de compartilhamento e outras mídias.
Organize o layout do seu documento com colunas e tabelas de dados. Se quiser visualizar seus dados de forma diferente, é possível mudar de uma visualização de tabela para uma visualização de calendário ou quadro.
Acima de tudo, recomendamos que você experimente diferentes layouts e componentes, mova-os pela página e crie seu documento da maneira que for melhor para você. O Zoom Docs foi criado para ser flexível e se adaptar à forma como você trabalha.
O Zoom Docs funciona melhor com o AI Companion, permitindo que você e suas equipes criem, refinem e resumam documentos e tirem maior proveito de suas reuniões, criando documentos acionáveis a partir das transcrições de reuniões. Para permitir que suas equipes ampliem a colaboração em reuniões usando o AI Companion para Zoom Docs, um administrador da conta precisa habilitar as configurações corretas, incluindo o uso do resumo da reunião e da transcrição da reunião.
Acesse nosso artigo de suporte do Docs para ter acesso a um guia passo a passo sobre onde encontrar e ativar cada configuração.
O Zoom Docs está incluído nos planos Zoom Workplace Pro, Corporativo, Corporativo Plus, Educação e Empresarial. Você pode criar documentos ilimitados usando o AI Companion sem custo adicional*. Os usuários dos planos Zoom Workplace Básico podem criar documentos pessoais ilimitados e até 10 documentos colaborativos, mas eles não têm acesso aos recursos do AI Companion.
Atualize o aplicativo Zoom Workplace para computador ou para dispositivo móvel para a versão 6.1.6 ou superior, ou acesse docs.zoom.us ou app.zoom.us/wc/docs e comece a usar o Zoom Docs.
Acesse nossa página do Zoom Docs e o artigo de suporte para mais informações, ou clique na aba Docs no aplicativo Zoom Workplace para criar seu primeiro documento.
*Incluído nos serviços pagos de contas de usuário Zoom. O AI Companion pode não estar disponível em todas as regiões e setores. Os recursos do AI Companion para Zoom Docs não estão incluídos nos planos Básico do Zoom.
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