チームインスタントメッセージソフトウェアでシームレスなコラボレーションを堪能する

Q: インスタント メッセージとは

インスタント メッセージ（IM）はコミュニケーション形態の一種で、2 人以上の人がリアルタイムで会話に参加し、コンピュータやタブレット端末、モバイル デバイス上で互いにメッセージをやりとりするものです。 IM をするためには、多くの場合スタンドアロンのアプリケーションや組み込みのソフトウェアを使用します。IM セッションをユーザー 2 人で行う場合はプライベートなスペースを別に設け、複数人で行う場合は大規模なチャネルで行います。インスタント メッセージは通常、メッセージをすばやくやりとりします。そこがメールのコミュニケーションとは違う特徴です。IM の即時性は対面での会話と似通っており、一方メールはバーチャル バージョンの手書きの手紙または従来の郵便だと言えます。 インスタント メッセージ アプリ（クライアント）には、相手がいつ話せる状態かを把握できる機能がいくつかあります。特定のチームメンバーがオンラインかどうかは、たいてい特定のアイコンや、プレゼンス状態を示す色分けされた印でわかります。テクノロジーが進化するにつれ、多くのインスタント メッセージ ソリューションが、ファイル転送、画像共有、メモ作成などの高度な機能を提供するようになりました。

Q: インスタント メッセージとテキスト メッセージの違いは何ですか？

テキストとチャットでは、異なるシステムとプロトコルで通信を行います。テキストを送信するには、スマートフォン サービスを使用する必要があります。一方、チャットはインターネット接続があれば送信可能です。 以前は、チャット サービスでは IM セッションを継続するために参加者全員がアクティブな状態で会話に参加する必要がありました。一方、テキストはタイミングを問わず送受信できます。 現在、ほとんどすべてのチャット プラットフォームでは非同期メッセージを送信できます。つまりユーザーはタイミングを問わずチャットを送受信できます。さらにテキストとチャットでは、これらのメッセージのユーザーへの通知方法が類似しています。テキストまたはチャットが送信されると、通常受信者にはメッセージの受信を知らせる / メッセージ内容を含むポップアップ ウィンドウで通知されます。一般的に通知の際には特徴的なサウンドも鳴ります。

Q: インスタント メッセージを使用するにはどうすればよいですか？

まず始めに、どのインスタント メッセージ プラットフォームが貴社のニーズに最適かを調査します。IM アプリには消費者専用のものやエンタープライズ専用のものがありますが、どちらにも対応しているものもあります。一部のインスタント メッセージ アプリケーションは別途購入する必要がありますが、既存のテクノロジー プラットフォームに含まれている IM サービスもあるため、すでにメッセージ サービスにアクセスできるにもかかわらず気づいていない場合もあります。 たとえば Zoom Team Chat は、その他の Zoom プロダクトに組み込まれています。つまりインスタント メッセージ ソリューションとその高度な機能は、すでに皆様のお手元にあり、今すぐご利用いただけます。

業務中にはたくさんの情報が共有されるため、業務の進行を遅らせることなく効果的にコラボレーションができる、柔軟なソリューションが必要です。VoIP 電話システム、メール、ビデオカンファレンスがコラボレーションを実現するために不可欠なソリューションである一方、世界中の従業員が情報共有のために活用している別の便利なツールに、インスタントメッセージソリューションがあります。

インスタントメッセージアプリは、ボタンをクリックするだけで、迅速なコミュニケーション、オンデマンドの非同期コラボレーション、重要な情報の共有を行えるよう設計されています。

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インスタントメッセージの利点とは

インスタントメッセージは、世界中の人々とリアルタイムでつながるために、片時も欠かせなくなっています。従業員がタイムゾーンや居住国も異なる分散した場所で、さらに独自のオフィスやリモートワークスペースを構えて業務を行うといった柔軟な働き方が主流の現在、この機能は特に重要度を増しています。

分散したチームをつなげる働きだけでなく、インスタントメッセージアプリケーションは以下のような確固たるたくさんのメリットをビジネスにもたらします。

コミュニケーションの合理化

情報をちょっと共有するために電話をかけ、ビデオミーティングを設定し、メールを入力しなくてはならなかった時代は終わりました。今やチャットで情報を送信すれば、相手の都合のよいタイミングで確認してもらえます。

コラボレーションの強化

ボタンをクリックするだけで、シームレスなコミュニケーション、ドキュメントの共同編集、ファイルや画像、ビデオなどのメディアの共有が可能になります。

一段上のチームコミュニケーション

さまざまなチームやグループ向けにチャットチャネルを作成し、より明確なコミュニケーションや部門間の連携を実現します。さらに、GIF、絵文字などを使用して、毎日のコミュニケーションに楽しさを添えられます。

生産性の向上

インスタントメッセージサービスを使用すると、重要なメモ、リソース、リマインダー、その他の細々としたことを IM に保持できるため、あらゆるものの場所を常時追跡できます。自分だけが表示できる専用ワークスペースを構築しつつ、切羽詰まってすばやく情報にアクセスする必要があるときには、同僚とコミュニケーションをとることもできます。

Zoom Team Chat: コラボレーションハブとしてのインスタントメッセージ

最先端の機能を幅広く搭載した Zoom Team Chat は、単なるメッセージソリューションの域を超えています。さらなる成果を実現するコラボレーションハブとなっています。

Zoom Meetings の最中に利用できるミーティング内チャットと混同しないでください。Zoom Team Chat は、Zoom クライアント内にある持続的なメッセージソリューションです。また、ミーティングや電話、ホワイトボードソリューションなど、その他の Zoom コミュニケーションエコシステムともシームレスに連携します。

コラボレーションを合理化するよう設計されたインスタントメッセージ機能

Zoom Team Chat には数えきれないほどの機能があり、そのすべてが生産性を支え、情報へのアクセスを増やし、ビジネスの利益を向上させるために設計されています。これらは Zoom Team Chat で利用できる機能やイノベーションのほんの一部にすぎませんが、連携させることでより業務の効率化に役立ちます。

必要な情報を取得する

ディープリンク

ソースから直接、詳細を共有したいときは、共有可能なリンクを使ってチームメイトを特定のチャットや会話に誘導できるため、情報検索がシンプルかつ簡単になります。
継続的なミーティングチャット

この機能を使用すれば、Zoom Team Chat にミーティング参加者専用のグループチャットを作成して、ミーティングの前後や最中にコミュニケーションをとることができます。本グループチャットを有効にすると、ミーティング内チャットを送信した際にそのグループチャットに表示され、ミーティング終了後もその会話を継続できます。
ステータスメッセージ

医師の診察を受けていること、あるいは現在特定のプロジェクトに取り組んでいることをメモしておく必要があるなら、ステータスメッセージを設定しましょう。組織全体で簡単に情報を共有・取得できるため、同僚が勤務時間中に何をしているかを知ることができます。

よくあるご質問

インスタントメッセージ（IM）はコミュニケーション形態の一種で、2 人以上の人がリアルタイムで会話に参加し、コンピュータやタブレット端末、モバイルデバイス上で互いにメッセージをやりとりするものです。

IM をするためには、多くの場合スタンドアロンのアプリケーションや組み込みのソフトウェアを使用します。IM セッションをユーザー 2 人で行う場合はプライベートなスペースを別に設け、複数人で行う場合は大規模なチャネルで行います。インスタントメッセージは通常、メッセージをすばやくやりとりします。そこがメールのコミュニケーションとは違う特徴です。IM の即時性は対面での会話と似通っており、一方メールはバーチャルバージョンの手書きの手紙または従来の郵便だと言えます。

インスタントメッセージアプリ（クライアント）には、相手がいつ話せる状態かを把握できる機能がいくつかあります。特定のチームメンバーがオンラインかどうかは、たいてい特定のアイコンや、プレゼンス状態を示す色分けされた印でわかります。テクノロジーが進化するにつれ、多くのインスタントメッセージソリューションが、ファイル転送、画像共有、メモ作成などの高度な機能を提供するようになりました。

テキストとチャットでは、異なるシステムとプロトコルで通信を行います。テキストを送信するには、スマートフォンサービスを使用する必要があります。一方、チャットはインターネット接続があれば送信可能です。

以前は、チャットサービスでは IM セッションを継続するために参加者全員がアクティブな状態で会話に参加する必要がありました。一方、テキストはタイミングを問わず送受信できます。

現在、ほとんどすべてのチャットプラットフォームでは非同期メッセージを送信できます。つまりユーザーはタイミングを問わずチャットを送受信できます。さらにテキストとチャットでは、これらのメッセージのユーザーへの通知方法が類似しています。テキストまたはチャットが送信されると、通常受信者にはメッセージの受信を知らせる / メッセージ内容を含むポップアップウィンドウで通知されます。一般的に通知の際には特徴的なサウンドも鳴ります。

まず始めに、どのインスタントメッセージプラットフォームが貴社のニーズに最適かを調査します。IM アプリには消費者専用のものやエンタープライズ専用のものがありますが、どちらにも対応しているものもあります。一部のインスタントメッセージアプリケーションは別途購入する必要がありますが、既存のテクノロジープラットフォームに含まれている IM サービスもあるため、すでにメッセージサービスにアクセスできるにもかかわらず気づいていない場合もあります。

たとえば Zoom Team Chat は、その他の Zoom プロダクトに組み込まれています。つまりインスタントメッセージソリューションとその高度な機能は、すでに皆様のお手元にあり、今すぐご利用いただけます。