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Zoom AI Companion 2.0 を最大限活用する方法: AI アシスタント入門ガイド

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更新日 October 23, 2024

公開日 September 25, 2023

本ブログの内容

Robin Bunevich

Zoom AI 部門プロダクトマーケティングマネージャー

Zoom プロダクトマーケティングマネージャーの Robin Bunevich は、Zoom AI 部門のプロダクトマーケティングおよび戦略を統括しています。Robin は、3 年にわたり Zoom のイベントソリューション製品のマーケティングを主導し、Zoom で急成長している製品の 1 つである Zoom Events をリリースしました。現在は、組織が AI をワークフローにシームレスに導入できるよう支援することに注力しています。Zoom に入社する前は、ニューヨーク・タイムズ紙でライブイベントのマーケティングを担当し、2020 年 3 月には同組織のバーチャルイベントプログラムへの全面的な移行を支援するうえで重要な役割を果たしました。Zoom では、15 年以上にわたるマーケティングと広告の経験を活かし、Zoom AI ソリューションの認知度向上と普及に努めています。

急速に変化する現代の職場環境において最優先事項となるのは、生産性の最大化とコラボレーションの向上です。幸い、AI テクノロジーを活用すれば、これらを達成可能で、多くの組織がそのメリットを実感しています。Zoom の委託により Morning Consult が実施したグローバルアンケート* によると、AI を活用しているチームでは、リーダーの 75% 以上が、従業員がタスクを迅速に完了できるようになり、生産性が向上し、業務の質が向上したと回答しています。

生成 AI アシスタントの Zoom AI Companion は、働き方やコミュニケーションに革命をもたらします。Zoom ユーザーアカウントに割り当てられた有料サービスから追加料金なしでご利用いただける Zoom AI Companion は、Zoom Workplace 体験とシームレスに連携するよう設計されており、負荷を減らし、よりスマートな働き方を実現する幅広い機能を備えています。

このガイドでは、AI Companion 2.0 を有効にする方法について順を追って説明し、主な機能を詳しく見ながら、この優れた AI アシスタントを最大限活用するためのヒントやコツをいくつかご紹介します。

AI を使用したことがない人も、AI のメリットを一定期間試したことがある人も、AI Companion がどのように役立つのか疑問に思っていらっしゃるかもしれません。AI Companion の素晴らしい点の 1 つは、Zoom の使用に合わせて活用できる点です。また、Zoom Workplace のその他の機能と同様に、シンプルで使いやすいのが特長です。

AI Companion 2.0 を使うと、より多くのことを実現できます。

コンテキストの拡張: AI Companion のサイドパネルは、コンテキストを認識します。ユーザーが求めている情報を判断し、以前のやり取りについて理解し、仕事を効率的に進めるための提案を行います。たとえば、Team Chat を開いている場合、「最近のメッセージを要約する」など、チームチャットに基づくプロンプトが提案されます。
情報の統合: 新しいサイドパネルでは、ミーティング、チャット、ドキュメントなどから情報を取り込むことができます。Zoom Workplace に接続している場合、Microsoft Outlook、Microsoft Office、Gmail、Google カレンダー、Google ドキュメントからも情報を取得できます。また、AI Companion から直接ウェブ上の情報を検索することもできます。
アクションの実行: AI Companion 2.0 を利用すれば、次のステップやアクション項目を特定して完了できます。Zoom Tasks（2024 年後半にリリース予定）では、Zoom Workplace 全体でアクションを表示、追跡、完了できるようになるため、さらに多くの成果を達成できます。

状況把握に役立つ情報の要約

時間がなくてチャットメッセージが溜まっているなら、AI Companion にお任せください。すぐにチャットスレッドを要約し、アクション項目を特定して、全体像を把握しながら効率的に返答できるようサポートします。

AI Companion はミーティング要約も生成できるため、話し合われた内容や、自身とチームがとるべき次のステップを覚えておくために、ミーティング中にメモを取る必要はありません。さらに、AI Companion によるミーティング要約生成のために、ミーティングをレコーディングしておく必要はありません。

AI Companion は、通話、SMS メッセージ、Zoom Phone のボイスメールも要約できるため、さらに時間を節約できます。

要点を絞ったインパクトのあるミーティングの会話を展開

Zoom の委託により Morning Consult が実施したアンケートによれば、リーダーがもっとも AI を活用したいと考えている作業はミーティング中のリアルタイムサポートです。このことからも AI ミーティングアシスタントが貴重なツールになっていることがわかります。

AI Companion は、進行中のミーティングに関する質問に回答できます。AI Companion 2.0 では、サイドパネルで AI Companion とチャットすることができ、フィードバックや議論の要点の記録、ウェブ上の情報に関する質問への回答、出席者の詳細情報（役職やタイムゾーンなど）の取得など、さまざまなタスクに関するサポートを依頼できます。ミーティングホストは、参加者がミーティングについて質問できるようにするかどうかを設定で制御できます。これには、ミーティングに途中から参加した場合に、それまでのミーティングの内容を確認できるようにする設定も含まれています。

ミーティング終了後には、新しいサイドパネルを使用して、AI Companion に「どのようなトピックが取り上げられましたか」や「自分の名前が言及されましたか」などの質問をすることができます。

下書きの作成に活用し、素早くコンテンツを理解する

Zoom の委託により Morning Consult が実施したアンケートによると、従業員が業務中に何よりも時間を費やしている作業は、メールやチャットメッセージの下書きと送信です。さらに、従業員の 44% は、これらのタスクに必要以上に時間を費やしていると回答しています。

AI 文章作成アシスタントの AI Companion は、適切なトーンと長さでメールメッセージを作成でき、プロフェッショナルかつ効果的なコミュニケーションの作成をサポートします。AI Companion は、話し合われた内容に基づき、ミーティング出席者にフォローアップのお礼メールを作成することもできます。

また、AI Companion を使って、適切なトーンと長さで Zoom Team Chat の返信を作成することもできるため、時間を節約できるうえ、チーム内のコミュニケーションも効率的になります。

Zoom Docs では、コンテンツの作成、修正、要約をすべて 1 か所で行うことができます。ミーティング要約から新規ドキュメントを作成し、AI テンプレートを使用して、既存のコンテンツを必要な情報に変換できます。

新しい AI Companion のサイドパネルでは、以下のようなタスクを依頼できます。

マーケティングキャンペーンのアイデアの生成や、アップロードされたキャンペーン概要ドキュメントに基づいたキャッチフレーズの作成を依頼できます。また、AI Companion に、新しい見出しや導入部分の提案、または下書きのトーン変更を依頼できます。
アップロードされたファイルの要約や具体的な要点の提示を依頼できます。PDF、Microsoft Office 365 ファイル、Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドをアップロードし、AI Companion に要約を依頼すれば、ドキュメントをすべて読まなくても要点を素早く理解できます。

Zoom Whiteboard で AI Companion を使えば、数回クリックするだけでデジタルホワイトボード上にアイデアを生成してコンテンツをカテゴリ分けし、ブレインストーミングセッションを一段上のレベルに引き上げることができます。

AI Companion 機能は、Zoom ユーザーアカウントに割り当てられた有料サービスから追加料金なしでご利用いただけます**。有効にする手順は以下のとおりです。

管理者に確認する: 管理者は、アカウントレベルまたはグループレベルの設定から機能を有効または無効にすることができます。Zoom ミーティング中にツールバーに AI Companion のダイヤモンドアイコンが表示される場合は、それをクリックして指示に従うことで、管理者に AI Companion 機能を有効にするようリクエストできます。
Zoom Workplace を開きサインインする: AI Companion 2.0 を使用するには、アップデートを確認してください（バージョン 6.2.5 以降が必要です）。
ウェブブラウザからアカウント設定を開く:

画面左側の [設定] をクリックします。
画面上部の [AI Companion] をクリックします。
ユーザーレベルの設定が可能な機能については、各機能をオン / オフにできます。

利用を開始する: Zoom Meetings のコントロールツールバーや、Zoom Team Chat ウインドウなど、Zoom Workplace のさまざまな製品に AI Companion のダイヤモンドアイコンが表示されます。ダイヤモンドアイコンを見つけたら、AI ミーティングアシスタント、文章作成支援などの機能を試してみましょう。

AI Companion を使用して時間を節約し、コラボレーションを合理化する方法を確認しましょう。以下にプロのヒントをいくつかご紹介します。

一度設定したら、後はお任せ。AI Companion でミーティング要約を常に作成するよう設定すると、主催するすべてのミーティングの要約が自動的に作成されます。要約を作成したくないミーティングでは、ミーティング中にいつでもミーティング要約をオフにし、作成されたミーティングアセットを削除できます。
AI Companion のダイヤモンドアイコンを見つけたら、必ずクリックする。AI Companion は、Zoom Workplace 全体に統合されています。AI Companion のダイヤモンドアイコンをクリックすると、その場面で AI Companion ができることが表示されます。
プロンプトは具体的に記述する。希望する結果に近づけるために、リクエストは具体的なものにして、背景情報を含め、AI Companion にその情報をどのように分析してほしいのか、結果をどのような形式で提供してほしいのかを明確に指示してください。

AI Companion のプロンプトの記述方法について詳しくは、ベストプラクティスに関するガイドをご覧ください。

AI Companion 2.0 でより多くのことを実現

ここでは、AI Companion 2.0 の利用を開始するうえで試すことができるプロンプトの例と、今後実装予定の機能をご紹介します。以下のような形式で AI Companion に質問してみてください。また、ローカルドキュメントを AI Companion にアップロードすることもできます。

Zoom Meetings

過去のミーティングを要約してください。
このミーティングを要約してください。
このミーティングで自分の名前が言及されましたか。
このミーティングでどのようなトピックが取り上げられましたか。
このミーティングの次のステップは何ですか。

Zoom Team Chat

このチャネル内の最近のメッセージを要約してください。
このチャネル内の未読メッセージを要約してください。
このチャネル内で [ユーザー] が [トピック] について発言した内容を教えてください。
このチャネル内の私のアクション項目を教えてください。

Zoom Docs

このドキュメントを要約してください。
このドキュメントの要点は何ですか。
[トピック] の概要を作成してください。
[都市] 訪問の旅行日程を作成してください。
このドキュメントから 1 段落のマーケティング告知文を作成してください。

Zoom Mail

このメールを要約してください。
このメールから次のステップをリストアップしてください。
このメールに返信する必要はありますか。
このメールの緊急度はどの程度ですか。

今後実装予定の AI Companion の機能は以下のとおりです。

複数のチャットやチャネル内の未読チームチャットメッセージに関する質問
複数のメールスレッドに関する要約と回答の取得
「先週のハイライトを表示してください」など、期間を含めたプロンプトの使用
予定されているミーティングについての詳細情報のリクエスト。現在は、予定されているミーティングについて質問すると、拒否したミーティングや、ミーティングの不完全な要約も表示される場合があります。
Zoom Phone、Zoom Scheduler、Zoom Clips、Zoom Notes、Zoom ワークフロー、Zoom Revenue Accelerator、Workvivo、Zoom Apps、Zoom Phone ワークスペースに関する質問

AI Companion の実際の結果および応答速度は、プロンプト、製品設定、利用可能なデータによって異なる場合があります。Zoom は、今後も AI Companion のイノベーションと改善を継続的に行い、お客様からのフィードバックを収集し、応答性を向上してまいります。本稿執筆時点では、AI Companion 2.0 は macOS / Windows 版 Zoom アプリでご利用いただけます。モバイル版は近日公開予定です。

生産性とコラボレーションを向上させる準備ができたら、すぐにでも AI Companion の使用を開始しましょう。Zoom ユーザーアカウントに割り当てられた有料サービスから追加料金なしでご利用いただけます。

対象となる有料 Zoom プランをお持ちでない場合は、今すぐアップグレードして AI Companion のメリットをぜひご活用ください。よりスマートに働き、より効果的にコラボレーションし、簡単に目標を達成しましょう。

AI Companion のヒントやコツをさらに知りたい場合は、以下のリソースをご覧ください。

編集部注: このブログ投稿は、2024 年 10 月 23 日に掲載した内容を編集したもので、Zoom AI Companion の最新情報を掲載しています。

* 米国、英国、アイルランド、ドイツ、フランス、日本、シンガポール、オーストラリアのフルタイムのナレッジワーカー 11,023 人を対象としたオンライン調査に基づきます。2023 年 8 月 10 日～25 日にかけて Zoom Video Communications, Inc. の委託により Morning Consult が実施しました。

** 特定の業界および地域のお客様は、AI Companion をご利用になれない場合があります。