生産性向上のアイデア: 勤務日の時間を節約する新しい方法

時はまさに金なり。賢く使う必要があります。 私たちが 1 日でやるべきこと（「やることリスト」を順にこなし、仕事で影響を与え、1 日の終わりには大切な人たちと過ごすなど）をすべてこなすための時間は限られています。

そのため、与えられた時間を最大限有効に使うことが非常に重要です。多くの場合、生産性を最大化し、冗長または単調な作業を減らす方法を見つけることによって、それが実現します ですが、生産性を上げることは言うは易し行うは難しです。新しいプロジェクトに反対だとはなかなか言えませんし、つまらない作業を他の人に押しつけるわけにもいきません。 そういうときこそ、テクノロジーの出番です。

不要な作業を削減するソリューションを見つけることで、ワークフローを合理化し、勤務日の業務を効率化できます。 手始めにやるべき生産性向上のアイデアをいくつかご紹介します。

学生の頃から、数々のメモを取ってきたことでしょう。 重要な事柄を覚えておくため、また学習したことを熟考するためには必須の作業です。現代の職業プロにも同じことが言えます。 多くの人が、プロジェクトまたはミーティングで、アクション アイテムを要約したり追跡したりするために、デジタルのメモツールを使用しています。 詳細を記録するには必要な作業である一方で、メモアプリからミーティング ソリューションに切り替えていると、集中力が途切れてしまいかねません。 ミーティングの後は通常、数分かけて全員にメモを共有し、その後そのメモに全員の意見を取り入れるために、数時間から時には数日待たなければならないこともあります。 この作業は、カレンダーにミーティングの予定がたくさんある場合は特に、どんどん負担になっていきます。

そこで提案です。既存のコミュニケーション プラットフォームにメモ取りアプリを組み込みましょう。 この 2 つを組み合わせれば、必要なものすべてが 1 か所にまとめられるため、生産性を維持できるほか、ミーティングの前後やミーティング中のやることリストを簡単に追跡できます。

そこでお勧めしたいのが、Zoom Notes（9 月 11 日に公開予定）です。 Zoom Notes では、Zoom アプリ内で直接メモを作成して記入できるため、次のようなときに役立ちます。

• ミーティング前に個人の、または共有のアジェンダを作成して全員が準備できるようにする
• ミーティングの共有事項を手動で取得する
• ミーティング後に、成果、アクション アイテム、決定事項を共有して視認性を高め足並みを揃える
• アプリを切り替える手間なくミーティング中にメモを参照する
• 個人または共有済みのメモの一元的な保管場所を設ける

Zoom Notes は、Zoom United バンドルのお客様を除く、すべての有料アカウントの Zoom ユーザーが利用できます。

不要なステップを省くと言えば、ミーティング ソリューションの外部にあるスケジュール ツールを使うのはなぜでしょうか。 Calendly などのサードパーティ アプリを使用するということは、通話を設定するためだけに、メール、カレンダー、ビデオ コミュニケーション ソリューションなどの複数のアプリケーションを切り替えなければならないということです。これでは生産性が低下する可能性を否定できません。

既存のソリューション内に同じ機能がないか探してみてください。まずは Zoom Scheduler（一般公開済み）から見てみましょう。 このスケジュール ツールがあれば、スケジュール管理をすべて Zoom 内で完結できるため、わずらわしい予約の手間や時間を省くことができます。

Zoom Scheduler でできることをご紹介します。

• 関係者全員にとって都合のよい予約可能な時間枠を生成する
• 定期予約が可能な時間枠のインスタンスを作成する
• 複数ユーザーに単一時間枠へのサインアップを許可する
• メールでのリマインダーと確認連絡を個別に自動送信する
• 出席者の予約プロセス中に希望する情報を収集する
• アポイントメント予約ページでカラーやロゴなどをカスタマイズしてブランドボイスに適合させる
• 出席者に予約可能なチームメンバーの時間枠の検索を許可するセッションを設定する
• 生成する URL をカスタマイズおよび短縮する

プロジェクトを開始しなくてはならないのに、インスピレーションが湧かないし、モチベーションも上がらない。こんな気持ちになったことはありませんか？ 創作や執筆のスランプに陥り、その状況から脱却する方法を考えあぐねている間に、貴重な時間がどんどん無駄に費やされます。

そこで生産性向上のアイデアをもう 1 つ。ブレインストーミングを始めたり、アイデアを生み出したり、何かを視覚的に概念化したりするための、自由に使えるスペースを作りましょう。

新たなレベルの創造性とコラボレーションを解き放つ鍵になり得るのが、バーチャル ホワイトボードです。 デジタル キャンバスは、アイデアを視覚的に広げて明確化するため、立ち塞がる精神的な障害を乗り越えて目の前のプロジェクトに取り組む手助けをしてくれます。 ミーティングの前後やミーティング中に Zoom Whiteboard を使ってコラボレーションすれば、チームで共にアイデアが実現していく様子を目の当たりにできます。

アイデアを効果的に視覚化したり、インスピレーションを得たりするために使用できるホワイトボード機能は多数ありますが、ここではブレインストーミング セッションを合理化するのに役立つ機能をいくつかご紹介します。

• ホワイトボード内からミーティングを起動: 誰かがホワイトボードに記入したら、ライブでホワイトボードを確認したいと思いませんか？ ホワイトボード上のアクティブなコラボレーター全員とすぐに Zoom Meeting を起動し、その場でディスカッションを開始できます。
• プレゼンテーション モード: ミーティング中にホワイトボードを提示する場合は、コラボレーターにフォローを要求することでグループの注意を引き付けられます。 この機能をオンにするとキャンバスを編集できなくなるため、目前の主題へ意識を向け続けてもらうことができます。 この方法だと、必要な情報をタイムリーに入手できます。
• タイマー: カウントダウンの時計としても機能するアクティビティ タイマー機能で、チームの注意を常に引き付けます。 時間の延長や、時間切れの際の効果音再生で、誰もがすばやく効果的に行動を起こすよう刺激を与えられます。
• テンプレート: 自社組織のみがアクセスできる内部ホワイトボード テンプレートを設計して公開できます。 このため、天啓が降りて素晴らしいアイデアがひらめいた場合は、既存のテンプレートをすぐに起動して、チームとあっという間に共有できます。

複雑なトピックを説明したり、何かの仕組みを視覚的に表示したりするために、簡単なビデオ通話が必要になるときがあります。 そんなときに、相手と連絡が取れなかったり、連絡先の通話を着信できなかったりしたら、どうすればよいでしょうか？

こんなときに便利なのが非同期ビデオツールです。 これらのソリューションがあれば、自身と画面をすばやくレコーディングして、そのビデオを関係者に送信できます。 非同期ビデオ機能である Zoom クリップはまさにそれができる機能で、高品質の短時間ビデオをレコーディングして編集し、社内外に共有できます。 つまり、ライブ ミーティングに参加しなくても、いざというときにチームメイトに重要な情報を伝えたり、コラボレーションにちょっとした自分らしさを加えたり、シンプルにプロジェクトの詳細な最新情報を共有したりできるのです。

Zoom クリップ は専用のコンテンツ ライブラリも備えているので、そこでクリップの管理、共有、名前の変更、ダウンロード、削除が可能です。 このコンテンツはほかのユーザーといつでも共有できるため、ほかのユーザーはクリップを表示して、コメントを残したり絵文字を使って反応したりできます。 手間暇かけて誰かと連絡を取らなくても、メッセージを全員に伝えることができるのです。

ちりも積もれば山（膨大な時間と労力）になります。チームとメモを共有したり、ミーティングを設定したり、ブレインストーミング セッションを開始したりするための時間が、それに当たります。 不要な作業を切り捨てることで、生産性が回復するだけでなく、より戦略的で有意義な仕事をするための道が切り開かれます。

コミュニケーション プラットフォームにメモアプリやスケジュール アプリを組み込むにしても、連携によってワークフローを簡素化する場合でも、直感的な AI 機能によって日常的な作業を省いたりする場合でも、Zoom プラットフォームは生産的で有意義な作業を行うためのワンストップ ショップになります。 これらはすべて、チャット、電話、ミーティング、ホワイトボードなどを単一プラットフォームにシームレスにまとめた Zoom One サービスの一部です。 無限につながる可能性を秘めた、生産的に作業するための単一の専用スペースなのです。

Zoom で時間を節約する方法の詳細情報については、Zoom のオンデマンド ウェビナー「Supercharge Your Efficiency: Zoom’s Top 10 Time-Saving Features（英語）」をご視聴ください。