Guida completa per organizzatori di eventi e presentatori virtuali

A causa della pandemia le piattaforme di eventi virtuali sono diventate popolari con una domanda senza precedenti di riunioni, webinar ed eventi di networking online. Gli eventi virtuali, tuttavia, esistevano molto prima del passaggio travolgente alla vita da remoto. Le esperienze virtuali, che sono più di una semplice alternativa agli eventi in presenza, sono eventi sostenibili e inclusivi che riducono le spese di viaggio e si rivolgono a un pubblico più ampio e diversificato. Questi vantaggi, uniti a dati e analisi avanzati, permettono di comprendere facilmente il motivo per cui gli eventi virtuali sono parte integrante di ogni strategia moderna di marketing per eventi.

L'organizzazione di un evento virtuale ha parecchie delle stese responsabilità di un tradizionale evento in presenza, ma richiede anche l'uso di tecnologie innovative per creare un'esperienza memorabile per ogni partecipante. La nostra Guida Zoom Events per organizzatori di eventi e presentatori virtuali ti aiuterà ad avere una preparazione migliore per realizzare un evento virtuale di successo, sia che tu sia un principiante sia un professionista esperto in eventi.

*ATTENZIONE: in questa guida, definiamo presentatori virtuali le persone che parlano alla videocamera o che moderano i relatori durante un evento. L'organizzatore è il facilitatore o la persona che gestisce l'evento stesso attraverso la piattaforma Zoom Events. A volte, questi ruoli possono sovrapporsi o condividere compiti in base all'organizzazione.

Ti diamo il benvenuto a Zoom Events. La nostra piattaforma di eventi virtuali ti consente di organizzatore eventi di ogni dimensione, inclusi eventi a sessione singola, a sessione multipla, della durata di più giorni e a più tracce. Unisce l'affidabile tecnologia di Zoom Meetings e di Zoom Webinars che conosci e apprezzi ed è progettata con hub di eventi dedicati, solide opzioni di registrazione e di biglietteria e opzioni di networking destinate ai partecipanti di tutti i tuoi eventi (pubblici o privati, gratuiti o a pagamento). Zoom Events è semplice da usare, in questo modo potrai concentrarti sulla creazione di un'esperienza indimenticabile e di impatto senza i problemi di una tecnologia complicata.

L'organizzazione di un evento virtuale e la sua presentazione a un pubblico remoto per la prima volta potrebbe risultare un po' snervante. Ma non deve essere per forza così! Ecco alcune best practice da tenere a mente durante la pianificazione del grande giorno.

Per un'esperienza audio cristallina, ti consigliamo di utilizzare un microfono di qualità anziché contare sull'audio integrato del computer. Sebbene Zoom Meetings e Zoom Webinars possano ridurre al minimo il rumore di sottofondo durante la conversazione, prima della presentazione è meglio insonorizzare il più possibile l'ambiente circostante.

Infine, punta lo sguardo nella videocamera. Non è semplice stabilire un contatto visivo dietro un computer, ma guardare direttamente in videocamera, invece che i volti sullo schermo, aumenterà istantaneamente l'impatto della presentazione.

2.Preparati un discorso scritto (presentatori)Scriversi un discorso è sempre una buona idea, non importa quanto tu conosca l'argomento. Questo consente all'organizzatore di avere un'idea della lunghezza della tua presentazione che risulterà particolarmente utile in caso di gestione di eventuali ausili visivi, preparazione per l'oratore successivo o nell'eventualità in cui debba effettuare una regolazione improvvisa. Se non altro, avere una traccia dei punti chiave può ridurre l'ansia di tutti, consentendo una sessione più fluida.

La pratica rende perfetti (presentatori e organizzatori) La pratica rende perfetti, come suggerisce il proverbio. Ti consigliamo di esercitarti con almeno un giorno di anticipo. Idealmente, dovresti effettuare la prova sugli stessi dispositivi che prevedi di utilizzare nel corso dell'evento. Non aspettare proprio il giorno dell'evento per imparare nuove tecnologie o funzionalità software. Zoom Events prevede molti applicativi che migliorano l'esperienza dell'utente e dei partecipanti, ma è richiesta una configurazione avanzata. Nel corso delle prove cerca di riprodurre il più possibile le condizioni dell'evento, in modo da raccogliere eventuali esigenze che potrebbero presentarsi all'ultimo momento.

4.Prepara una scaletta (organizzatore)La scaletta, ad esempio un elenco di battute o un canovaccio, è una sequenza di azioni durante l'evento ed è il documento principale che le parti interessate devono seguire. La scaletta, più che un cronoprogramma, è uno strumento fondamentale che ti aiuterà a mantenere l'organizzazione e a ridurre l'ansia che può sorgere durante l'organizzazione di un evento. I dettagli della scaletta varieranno in base alla complessità dell'evento, ma è utile includere quantomeno questi elementi:

• • Elenco dei contatti (presentatori, relatori, team A/V, appaltatori, catering)
  • Flusso dell'evento (ordine dei relatori, posizioni ad es. di sale conferenze virtuali, uffici remoti o spazi di riunione in loco)
  • Elementi tecnici (indicazioni tecniche per musica, presentazioni, video)
  • Indicazioni per le tempistiche (relatori, sessioni, pause, apertura/chiusura)

Ti suggeriamo di realizzare un modello facilmente modificabile per gli eventi futuri.

Preparati in anticipo a coinvolgere il pubblico (organizzatori e presentatori)Pensa a come interagirai con le persone se vuoi tenere una sessione di domande e risposte, oppure se desideri usare la chat. Per gli eventi con una partecipazione ampia, è utile che una persona diversa dall'organizzatore gestisca le domande che arrivano sulla chat o tramite la funzionalità domande e risposte. Per avviare la conversazione, ti suggeriamo inoltre di chiedere a qualche collega di partecipare al tuo evento con domande preparate in anticipo; se stai parlando durante un evento ibrido, non dimenticarti del pubblico virtuale. I partecipanti remoti si sentiranno più coinvolti se non ti dimentichi di rispondere alle loro domande e di parlare direttamente con loro. Per evitare che le persone parlino contemporaneamente, incoraggia i partecipanti a utilizzare la funzionalità Reazioni di Zoom Webinars, che consente agli utenti virtuali di rispondere ai contenuti con emoji positive.

Prima di iniziare l'organizzazione di una conferenza, di un webinar, di uno stand espositivo o di una riunione, ecco alcuni elementi tecnici che può valere la pena prendere in considerazione o impostare.

• • Applicazioni per videocamera virtuale: le app per videocamera virtuale offrono filtri di realtà aumentata, obiettivi e ausili visivi avanzati, nel caso tu voglia aggiungere un po' di divertimento al feed della tua trasmissione in streaming dal vivo. Dopo aver scaricato l'app per la videocamera, collegala al microfono e alla fotocamera del tuo desktop (o esternamente). Apri il Client Zoom Desktop e seleziona l'icona a forma di ingranaggio > Opzione video. Lì, puoi passare dalla nuova app della videocamera all'input della videocamera in uso.

1. Illuminazione: ricorda, per un evento di successo è fondamentale un'illuminazione adeguata. Se hai intenzione di organizzare un evento in uno spazio per conferenze, fai attenzione all'illuminazione dall'alto che può provocare ombre scure, specialmente se l'oratore si muoverà nella sala. Quando prenoti il tuo spazio, verifica la luminosità della sala sia di giorno sia di sera e valuta se puoi regolare o meno l'intensità dell'illuminazione. Se organizzi da un PC, prova a collocare il dispositivo vicino a una fonte di luce naturale e a utilizzare l'illuminazione esterna, ad esempio, rivolgendo le luci soffuse dell'anello di illuminazione e le luci del pannello verso il presentatore. Se organizzi da un ufficio da remoto e/o da un dispositivo personale, consigliamo inoltre ai presentatori se possibile, di avere una finestra di fronte anziché alle spalle.
2. Inquadratura della ripresa: per la migliore esperienza video, inquadra la ripresa con un primo piano dell'oratore dalle spalle alla parte superiore della testa. Regola la videocamera all'altezza degli occhi o leggermente più in alto in modo che l'oratore non si debba chinare sul portatile né guardare verso l'alto. Potresti dover riposizionare la webcam su un monitor diverso, indipendente oppure usare una videocamera esterna e un treppiede. Mentre ti prepari, ricorda la regola dei tre terzi e prova a colmare i due terzi dell'inquadratura con il soggetto lasciando un po' di spazio in alto. Gli sfondi rivestono comunque un ruolo importante quando inquadri il soggetto, infatti non devono presentare disordine anche se non sono il soggetto principale. I partecipanti vogliono vedere innanzitutto chi parla e in minima parte l'ambiente circostante.
3. Sfondi virtuali: gli sfondi virtuali di Zoom rappresentano una funzionalità divertente per mostrare la tua personalità, festeggiare una ricorrenza o integrare il marchio della tua azienda. Scegli un'immagine dalla nostra libreria o creane una tua. Zoom Meetings e Zoom Webinars, esattamente come altre app per videocamere virtuali, forniscono anche filtri,adesivi e avatar da sovrapporre alla presentazione. Per modificare lo sfondo, scarica un'immagine (GIF, JPG/JPEG, PNG con rapporto 16:9 e 1280x720 pixel o superiore) o un video (MP4 o MOV 480x360 pixel e non più di 1920x1020) a tua scelta e prendili dal menu delle impostazioni di Zoom desktop client in Preferenze > Sfondi e Filtri > Sfondi virtuali. Da lì, vedrai l'opzione per caricare la tua immagine o per scegliere fra le nostre immagini pre-caricate.
4. Branding del webinar: solo perché l'evento si svolge in modalità virtuale non significa che il tuo brand debba passare inosservato.Il branding della sessione di Zoom Webinars ti consente di personalizzare le pagine di iscrizione con le combinazioni di colori, il titolo, il banner, il logo, le immagini, i tag dei nomi e le biografie dei relatori che preferisci. Il tuo brand, se combinato con uno sfondo virtuale personalizzato, sarà in piena vista durante l'evento.
5. Zoom Rooms: se stai organizzando un evento ibrido, puoi integrare facilmente Zoom Rooms con Zoom Events, per creare uno spazio di presentazione davvero ibrido. Zoom Rooms, come una moderna esperienza di sala conferenze, unisce i partecipanti di persona e quelli remoti consentendo loro di condividere contenuti e interagire tra loro indipendentemente dalla posizione. Gli oratori dell'evento possono presentare da un'ampia sala conferenze, su un palco o a casa e implementare hardware e dispositivi certificati da Zoom per offrire un'esperienza di evento professionale.

Backstage per aspettare: con il backstage di Zoom Webinars, una green room virtuale, riduci al minimo lo stress dei presentatori, consentendo loro di aspettare quando non stanno parlando. È aperto prima, durante e dopo un evento ed è il luogo ideale per controllare le connessioni audio e video e i contenuti della presentazione, oltre che per comunicare con altri relatori, rispondere alle domande dei partecipanti senza essere davanti alla videocamera o esercitarsi nella condivisione dello schermo.

Tuttavia, per accedere al backstage per la prima volta, non aspettare il grande giorno. Per familiarizzare con le impostazioni disponibili, ti consigliamo vivamente di provare il tuo evento all'interno della sessione effettiva che stai presentando. Il backstage ti consente di esercitarti nell'area di prova, nella sessione stessa e/o in sala d'attesa. Una volta pubblicato l'evento, organizzatori, co-organizzatori, relatori e sponsor, possono accedere alla lobby dell'evento Zoom per visualizzare queste sessioni di prova in qualsiasi momento.

Configura il branding della sessione: oltre ai loghi, ai colori e agli elementi del branding visivo menzionati in precedenza, il branding della sessione di Zoom Webinars ti aiuta anche ad aggiungere elementi creativi all'aspetto dei tuoi oratori. Prima dell'evento, dedica un momento ad approfondire le opzioni disponibili per decidere come vuoi che i tuoi relatori e presentatori appaiano ai partecipanti. Per abilitare il branding della sessione, accedi a Zoom web portal, vai su Gestione account > Impostazioni account e individua la scheda Riunioni. In questa sezione troverai la scheda In riunione (avanzate), dove puoi abilitare/disabilitare il branding della sessione del webinar. Dopo aver abilitato questa funzionalità potrai:

Zoom Webinars e Zoom Meetings sono progettati per essere esperienze coinvolgenti e interattive con molteplici funzionalità che rendono memorabile l'evento virtuale. Per semplificare l'esperienza sia per i partecipanti sia per gli organizzatori, ti consigliamo di utilizzare i seguenti strumenti.

• Mettere in evidenza: lo l'applicativo per mettere in evidenza è utile per evidenziare un partecipante specifico (ad esempio un oratore principale) e mostrerà i feed video dei principali oratori attivi che scegli di mostrare. Puoi anche metterti in evidenza come oratore e cambiare persona nel corso dell'evento. Puoi trovare questa funzionalità sia in Zoom Meetings che in Zoom Webinars passando il mouse sul video della persona che desideri mettere in evidenza e cliccando sui tre puntini per individuare la funzionalità Mettere in evidenza.
• Disattiva audio: come organizzatore, puoi ridurre al minimo il rumore di sottofondo con l'opzione attiva/disattiva l'audio di tutti i partecipanti. Gli organizzatori, con il consenso dei partecipanti, possono disattivare contemporaneamente l'audio di tutti, invece di interrompersi per chiedere a ciascuno di disattivare il proprio audio o di individuare un partecipante. Per attivare/disattivare l'audio di tutti, dalla barra degli strumenti Zoom accedi alla scheda Partecipanti > Altro. Una volta effettuato l'accesso all'evento, passa il mouse sul nome di un partecipante specifico per attivare/disattivare l'audio o per chiedergli di farlo. Ricorda a tutti di tenere l'audio disattivato fino a quando non è il momento di parlare.
• Dal backstage al palco principale ti consigliamo vivamente di abilitare la funzionalità backstage di Zoom Webinars e di esercitarti a utilizzarla in anticipo con tutti i tuoi relatori. Attenzione: per modificare le impostazioni dell'account da Zoom web portal devi essere amministratore. Trova la scheda Riunioni e accedi alla sezione In riunione (Avanzate) per abilitare a tutto il backstage del webinar. Dopo aver abilitato il backstage, i relatori entreranno automaticamente all'area backstage, anche se il webinar non è aperto ai partecipanti. Gli organizzatori possono spostare i partecipanti passando dalle sessioni dal vivo o lasciare che i relatori attendano dopo la conclusione del webinar per un debriefing. I relatori che sono nel backstage possono guardare la sessione dal vivo in modo da sentire il segnale che indicherà loro di intervenire o, se stanno aspettando l'inizio del webinar, vedranno una chiara immagine NON IN DIRETTA per sapere che nessun partecipante sta ancora guardando attivamente il webinar. A moderatori, assistenti di produzione o altro personale dietro le quinte, il backstage consente la possibilità di non intervenire sullo schermo ma di interagire e chattare con i relatori, accedere a Sondaggi/Domande e risposte e spostarsi all'interno dell'evento dal vivo. Per concedere l'accesso ai partecipanti, consulta le schede Partecipanti > Relatori.

• Riproduzione video: se prevedi di mostrare un video durante l'evento, invece di condividere lo schermo, utilizza il lettore video integrato per condividere i contenuti. Così facendo offrirai un'esperienza visiva più stabile e professionale, che non influisce sulla qualità della risoluzione del tuo video. La condivisione di video tramite la funzionalità di riproduzione di Zoom codifica il video direttamente dal file e riduce al minimo l'impatto sull'uso della CPU, sulla risoluzione dello schermo, sulla scheda grafica e sui sistemi operativi, che possono ridurre la qualità del video. Dopo aver effettuato l'accesso a Zoom Meetings, nella barra degli strumenti della riunione clicca sul pulsante Condividi schermo. Da lì, vai sulla scheda Avanzate e seleziona Video. Ti basta trovare il video che vuoi condividere e cliccare su "Apri" per iniziare a guardarlo.
• Condivisione diapositive: l' applicativo di controllo delle diapositive consente ai presentatori di passare da una diapositiva all'altra in autonomia, senza dover affidare all'organizzatore la gestione delle risorse dei contenuti. Sono sufficienti pochi clic agli organizzatori per abilitare o disabilitare l'accesso a un utente, a un gruppo specifico o a tutti i partecipanti. Per impostare questa funzionalità per tutti gli utenti, utilizza Zoom web portal per accedere a Gestione account > Impostazioni. Da lì, passa alla scheda Riunioni, quindi a In riunione > Controllo diapositive, per attivare o disattivare il controllo delle diapositive. Per un gruppo specifico, accedi a Gestione degli utenti > Gestione gruppi anziché alle Impostazioni account e segui le stesse istruzioni.
• Audio: così come condividi lo schermo per le diapositive, con l'opzione Condividi audio puoi anche condividere l'audio di alta qualità nel tuo evento e scegliere tra audio mono e stereo (ad alta fedeltà). Questa funzionalità avanzata rispecchia i vantaggi dell'applicativo di riproduzione video fornendo un'esperienza professionale e coinvolgente. È sufficiente condividere lo schermo da Zoom Meeting e selezionare "Condividi audio" nell'angolo in basso a sinistra. Da lì puoi spostarti tra le varie opzioni di audio.

• Sondaggio: vuoi conoscere l'opinione del tuo pubblico? Devi raccogliere feedback istantanei durante l'evento? Crea un sondaggio Zoom Meetings o Zoom Webinars (puoi farlo in anticipo o in diretta) da lanciare nel corso della presentazione (i sondaggi dal vivo devono essere creati tramite Zoom web portal). Scarica i risultati del sondaggio e guardali in seguito o commentali in tempo reale con i partecipanti. Se prevedi di riutilizzare un sondaggio, salvalo nella libreria Sondaggi per accedervi con facilità. ATTENZIONE: solo l'organizzatore originario della riunione può modificare o aggiungere sondaggi nel corso della riunione. Se hai trasferito il ruolo di co-organizzatore a un altro utente, tale persona può avviare unicamente sondaggi creati in precedenza. Per lanciare un sondaggio nel corso di un evento, innanzitutto dovrai abilitare la funzionalità Sondaggi/Quiz. Analogamente alla Condivisione diapositive e ad altre funzionalità, puoi abilitare il sondaggio per gruppi specifici, per tutti gli utenti o solo per uso personale. Per il gruppo completo, accedi a Zoom web portal, lì alle impostazioni del tuo account dal menu Gestione account e clicca sulla scheda Riunioni. Vedrai la funzionalità Sondaggi/Quiz della riunione che devi abilitare. Quando il sondaggio è stato creato e la funzionalità abilitata, cerca il pulsante Sondaggi all'interno dei controlli della riunione o del webinar (a seconda del tipo di evento). Se hai creato un sondaggio in anticipo, seleziona quello che desideri lanciare e a partecipanti riceveranno la richiesta di rispondere alle domande. Tutti i relatori, co-organizzatori e organizzatori possono vedere i risultati dei sondaggi di Zoom Webinars, mentre quelli dei sondaggi di Zoom Meetings possono essere visualizzati solo da organizzatori e co-organizzatori.
  
  
• App: accedi alle tue app preferite direttamente in Zoom Meetings per scoprire divertenti elementi per rompere il ghiaccio o applicativi di collaborazione avanzati. Usa la scheda Scopri della riunione per sfogliare le app e quindi aggiungi quelle che desideri utilizzare. Oppure consulta Zoom App Marketplace dal client Zoom Desktop per cercare le app disponibili.
• D/R: simile al sondaggio, la funzionalità Domande e risposte per Zoom Webinars consente ai partecipanti di porre domande e agli organizzatori o ai relatori di rispondere. I partecipanti possono anche votare o rispondere alle domande di altri. È semplice lanciare le domande una volta abilitato le domande e risposte dalla sezione In riunione (Avanzate) nelle impostazioni dell'account.

Concentrarsi sulle risorse visive dell'evento o sul tuo aspetto davanti alla videocamera è semplice, la parte difficile è trovare una soluzione in caso di difficoltà tecniche del webinar. Se utilizzi la licenza Zoom con Business o Enterprise, la dashboard di Zoom è il tuo centro di controllo missione per monitorare lo stato del tuo evento in tempo reale e per accedere a dati e informazioni preziosi per la pianificazione di eventi futuri.

Le dashboard di Meetings e Webinars consentono agli organizzatori di monitorare l'esperienza video/audio dei partecipanti, i tipi di licenza e i dettagli approfonditi sulla qualità della loro connessione. In particolare, la dashboard terrà traccia di:

Seleziona l'ID riunione dell'evento che stai monitorando dalle schede Riunioni Dal vivo o Precedenti nella dashboard e qui troverai le analisi dettagliate relative allo stato generale delle connessioni dei partecipanti.

Se prevedi di inviare il webinar o la riunione ai partecipanti o ai membri del team o vuoi semplicemente rivederli autonomamente, ti consigliamo di registrarli nel cloud o i locale sul tuo computer. Le registrazioni nel cloud possono essere gestite su Zoom web portal, mentre puoi accedere alle registrazioni in locale tramite la cartella Documenti nel computer. Se devi modificare la posizione predefinita per le registrazioni in locale, cerca Registrazioni nelle impostazioni del client Zoom.

Per modificare le registrazioni nel cloud, accedi a Zoom web portal e individua la registrazione che stai cercando. Con questa impostazione, puoi modificare il nome della registrazione, tagliare l'inizio o la fine delle registrazioni nel cloud, scaricare i file, copiare un collegamento condivisibile da inviare ad altri, accedere alle analisi di visualizzazione o eliminare completamente la registrazione.

Per condividere una registrazione in locale con altri, la devi caricare su un'app di archiviazione cloud di terze parti o su una piattaforma di gestione dei contenuti. All'interno del Client Zoom Desktop, troverai la registrazione nella scheda Riunioni > Registrate. Da lì, puoi caricare il file MP4 sull'app di terze parti.

Quando condividi le registrazioni nel cloud hai a disposizione diverse opzioni a cui può accedere chi guarda. Sulla pagina della registrazione, clicca su Condividi e puoi scegliere se condividere la registrazione pubblicamente o mantenerla privata.

Vuoi conoscere i dettagli di tutte le funzionalità di Zoom Meetings? Guarda il nostro database completo e troverai articoli di assistenza per Zoom Meetings, FAQ, note di rilascio, video tutorial e guide alla risoluzione dei problemi.

Per conoscere in modo dettagliato come usare Zoom Webinars e per avere un elenco completo delle sue funzionalità, i nostri articoli di assistenza per Zoom Webinars consentono un approccio dettagliato per organizzare l'evento, invitare partecipanti e relatori e avviare il webinar.

Ti serve ancora un aiuto extra per il tuo evento virtuale? I servizi Zoom Events ti offrono consulenza per eventi, linee guida tecniche, assistenza durante l'evento e produzione tecnica avanzata per il tuo evento: dall'inizio alla fine.
A seconda della complessità del tuo evento, puoi incontrare in anticipo il nostro team di esperti di Zoom Events per discutere le best practice, l'ideazione, l'iscrizione e i suggerimenti per i biglietti, oppure fare un ulteriore passo avanti e sviluppare una scaletta con le indicazioni per l'assistenza tecnica. Durante l'evento, possiamo monitorare la dashboard dell'evento, supervisionare la produzione A/V e le risorse del contenuto, inoltre possiamo persino fornire apparecchiature avanzate per mixare video e audio. Il nostro ruolo è assicurarci che tu ti senta a tuo agio e abbia la preparazione per dare l'avvio a un evento virtuale.

Scopri maggiori informazioni sui nostri piani di assistenza per i servizi Zoom Events che ti permettono di trasformare il tuo evento in un'esperienza di successo e di grande impatto.