Découvrez Zoom Docs avec AI Companion : aidez-vous de nos conseils pour créer des documents collaboratifs sur la base des synthèses et des transcriptions de réunion, des modèles, etc.
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Mis à jour le August 13, 2024
Publié le August 05, 2024
Notre mode de travail est en train de changer. Et il en va de même pour les solutions de traitement de texte sur lesquelles s’appuient les travailleurs du savoir.
Quel que soit votre objectif, élaborer une simple proposition, un tableau pour suivre les plans et les ressources d’un projet, ou une base de connaissances interne, votre document doit être une ardoise blanche à partir de laquelle créer. Mais vous voulez aussi disposer de l’IA pour passer le cap de la page blanche et enrichir vos documents d’informations provenant de réunions, de données pertinentes et d’idées de départ.
Pour permettre une collaboration en temps réel, vos documents doivent être basés sur le cloud et disponibles, et non enregistrés sur votre ordinateur ou disséminés en différentes versions sans cesse échangées par e-mail.
Vous avez besoin de documents adaptés au public de l’ère numérique, à savoir parfaitement organisés, simples à parcourir, et affranchis des marges rigides et des formats prêts à imprimer.
Enfin, dans un monde où l’efficacité est le maître mot, vos documents doivent contribuer à stimuler la productivité en s’intégrant à vos flux de travail quotidiens et aux applications les plus souvent utilisées, sans leur faire obstacle en tant qu’énième outil distinct.
Zoom Docs, inclus dans Zoom Workplace, peut vous y aider. Voici un aperçu de ce que vous pouvez faire avec Zoom Docs et de la façon dont il vous permet de relever les défis mentionnés ci-dessus.
Flexible et collaborative, la solution Zoom Docs permet de créer des documents, des wikis, des tableaux et bien plus encore dans Zoom Workplace. Elle repose sur des fonctionnalités AI Companion, incluses sans frais supplémentaires.*
L’assistant d’IA générative AI Companion peut vous aider à générer et à synthétiser des informations, ainsi qu’à perfectionner vos productions écrites. Il permet d’importer du contenu Zoom Meetings dans un document Zoom. Vous pouvez également ajouter différents blocs de contenu et sélectionner diverses façons d’afficher les informations.
Zoom Docs propose bien plus que les simples outils de traitement de texte : il vous permet de créer des documents basés sur l’IA. Voici trois façons parmi tant d’autres de l’utiliser.
Rédigez une proposition commerciale, un plan marketing, une note relative à un projet, ... À vous de voir. AI Companion vous assiste lors de l’élaboration de votre brouillon. Vous pouvez même utiliser la synthèse et la transcription de réunion générées par AI Companion pour mettre davantage de détails et d’informations spécifiques à disposition de ce même outil et l’aider à créer le produit final souhaité. Il devient ainsi possible de transformer les conversations tenues lors des réunions en documents bien organisés et exploitables.
Ajoutez des titres et des sous-titres pour diviser votre document en sections simplifiant la navigation. Insérez dans le document des balises correspondant aux membres de votre équipe afin de leur attribuer des mesures à prendre. Vous pouvez aussi ajouter un commentaire à un mot ou à une phrase spécifique et y associer la balise d’un collègue afin qu’il puisse répondre à son rythme.
Partagez le document avec vos collègues via Team Chat ou via un lien dans un e-mail. Vous pouvez également l’ouvrir en cours de réunion dans la fenêtre Zoom Meetings afin de le consulter, de le co-éditer et de collaborer avec d’autres participants en temps réel.
Lorsque les connaissances et les processus d’une entreprise ne sont pas consignés ou qu’ils le sont, mais en des emplacements variés, trouver ce dont vous avez besoin devient un véritable défi. Et les choses se compliquent encore plus si un collègue part en vacances ou change de poste et que vous ne pouvez pas accéder aux fichiers qu’il a créés.
Vous avez besoin d’une source unique d’informations où les membres de l’équipe trouveront des données à jour. Avec Zoom Docs, vous pouvez créer un wiki, c’est-à-dire un hub central regroupant les informations, facilement consultable et accessible.
Nous vous recommandons de créer une page principale, puis d’y imbriquer des sous-pages accessibles via des liens, menant vers des sujets spécifiques. La page principale sert de table des matières aux membres de l’équipe, qui peuvent alors facilement accéder aux informations requises.
Grâce aux contrôles de partage granulaires, vous pouvez autoriser un groupe précis de collègues ou tout le personnel de l’entreprise à consulter le wiki. Vous avez aussi la possibilité de réserver l’accès en édition aux personnes chargées de la mise à jour du document.
Zoom Docs rassemble les équipes autour d’un seul document collaboratif. Utilisez-le pour définir des objectifs, élaborer des plans trimestriels, planifier des événements, etc. Les wikis facilitent l’organisation : vous disposez de tout un ensemble de documents associés à un projet, ce qui simplifie la recherche des informations et des ressources importantes. Vous pouvez également suivre le statut des mesures à prendre à l’aide de notre modèle de projet ou créer un outil de suivi personnalisé comportant les colonnes de statut qui vous conviennent. Les tableaux de données vous permettent de filtrer, de trier, de regrouper et d’organiser facilement les informations.
Vous pouvez extraire de la synthèse de la réunion les prochaines étapes, générées par AI Companion, et les ajouter au tableau de données. Il est aussi possible d’intégrer le tableau blanc collaboratif de votre équipe dans le même document. Votre équipe de projet sait ainsi où trouver et ajouter des informations. Et, pour une collaboration encore plus transparente, vous pouvez ouvrir les documents en cours de réunion Zoom afin de travailler ensemble en temps réel.
Sur la page d’accueil de Docs, parcourez la liste des documents que vous avez créés et auxquels vous avez collaboré et commencez un nouveau document.
Dans l’application de bureau ou mobile Zoom Workplace (version 6.1.6 ou ultérieure), accédez à l’onglet Docs (cliquez sur Plus si vous ne le voyez pas dans la barre de navigation supérieure). Vous y trouverez la liste des documents que vous avez créés et auxquels vous avez été invité à collaborer, ainsi que des options de création de document. Vous pouvez également accéder à Docs via docs.zoom.us ou dans l’application web Zoom à l’adresse app.zoom.us/wc/docs.
Voici plusieurs manières de commencer :
Partez de zéro en choisissant l’option Blank document (Document vierge) sur la page d’accueil de l’onglet Docs. Vous pouvez ensuite demander à AI Companion de vous aider à trouver des idées et à rédiger un brouillon.
Sur la page d’accueil de Docs, cliquez sur Mes réunions dans la barre latérale gauche pour trouver la liste des réunions à partir desquelles vous pouvez créer un document. Pour poursuivre la collaboration après la réunion, vous pouvez extraire vers un document des transcriptions ou des synthèses générées par AI Companion à partir de réunions précédentes. Découvrez les modèles proposés pour une mise en forme judicieuse des informations, tels que Stand up (Point) ou User feedback (Commentaires utilisateur).
Notez que seuls les hôtes des réunions ont accès aux informations des réunions et décident de ce qu’il convient de partager. La vue Mes réunions affiche les réunions que vous avez organisées. La synthèse de réunion activée permet de créer un document.
Créez un nouveau document ou ouvrez un document existant directement dans une réunion en cliquant sur l’icône Docs de la barre d’outils de la réunion. Vous pouvez lancer une création collaborative en demandant aux participants de la réunion de co-éditer le document, et recourir à cette occasion à AI Companion. Une fois la réunion terminée, consultez l’onglet Docs pour rechercher, partager et modifier le document.
Sur la page d’accueil de Docs, sélectionnez le bouton Modèles. Vous avez le choix entre plusieurs modèles en fonction du type de document à créer : suivi d’un projet, note, ordre du jour, etc.
Si vous disposez d’un fichier texte (.docx, .txt, .md) ou d’une feuille de calcul (.xlsx, .csv), sélectionnez l’option Importer sur la page d’accueil de Docs. Vous pourrez transformer vos documents et contenus existants en documents Zoom pour faciliter le partage, la mise en forme et la collaboration dans Zoom Workplace.
Une fois que vous avez commencé votre document et que vous y avez inséré des informations issues d’AI Companion ou d’autres sources, poursuivez son élaboration en cliquant sur le signe plus ou en entrant une barre oblique (/) afin d’ajouter différents modules ou blocs.
Intégrez des composants standard tels que des titres et des listes, ou faites preuve de fantaisie avec des images, des vidéos, des fichiers audio, des tableaux blancs et bien plus encore.
Présentez votre document de manière organisée à l’aide de colonnes et de tableaux de données. Si vous souhaitez changer d’affichage, vous pouvez basculer entre la vue tableau, le calendrier ou la vue table.
Nous vous encourageons vivement à essayer différentes dispositions et à déplacer les composants choisis sur la page afin de créer le document qui vous convient le mieux. Zoom Docs est flexible et s’adapte à votre manière de travailler.
AI Companion optimise l’utilisation de Zoom Docs : il vous permet, à vous et à vos équipes, de créer, de perfectionner et de résumer des documents et de tirer le meilleur parti des réunions en générant des documents exploitables issus de transcriptions de réunion. Pour que vos équipes puissent développer la collaboration en réunion à l’aide d’AI Companion pour Zoom Docs, un administrateur de compte doit tout d’abord activer les paramètres appropriés, notamment les synthèses et les transcriptions de réunion.
Consultez notre article d’assistance Docs pour accéder à un guide pas à pas expliquant où trouver et activer chaque paramètre.
Zoom Docs est inclus dans les forfaits Zoom Workplace Pro, Affaires, Affaires Plus, Éducation et Entreprise : vous pouvez créer un nombre illimité de documents à l’aide d’AI Companion sans frais supplémentaires.* Les utilisateurs disposant de forfaits Zoom Workplace Basique peuvent créer un nombre illimité de documents personnels et jusqu’à 10 documents collaboratifs, mais n’ont pas accès aux fonctionnalités d’AI Companion.
Mettez à niveau votre application de bureau ou mobile Zoom Workplace vers la version 6.1.6 ou ultérieure, ou rendez-vous sur docs.zoom.us ou app.zoom.us/wc/docs pour commencer à utiliser Zoom Docs.
Pour plus d’informations, consultez notre page Zoom Docs et notre article d’assistance, ou cliquez sur l’onglet Docs dans l’application Zoom Workplace pour créer votre premier document.
* Inclus dans les services payants des comptes utilisateur Zoom. AI Companion peut ne pas être disponible dans toutes les régions ni pour tous les secteurs d’activité. Les fonctionnalités d’AI Companion pour Zoom Docs ne sont pas incluses dans les forfaits Zoom Basique.
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