Créer le meilleur environnement de travail hybride avec Zoom

Salons, cafés, chambres d’hôtel… Le travail s’invite dans des lieux qui servaient autrefois d’autres fonctions, preuve que notre vision du bureau a changé. Ce n’est plus cet endroit rigide regroupant des salles de conférence et des box traditionnels, où les employés devaient passer huit heures par jour, cinq jours par semaine. Il s’agit d’un environnement de travail hybride et flexible destiné à la collaboration et aux échanges.

Un nombre grandissant d’employés retournent sur leur lieu de travail d’une façon ou d’une autre, avec la possibilité de télétravailler de temps en temps. Dans une étude de 2024 réalisée par Reworked Insights à la demande de Zoom, 64 % des dirigeants déclarent avoir aujourd’hui recours à des pratiques de travail hybrides, et la plupart d’entre eux (82 %) prévoient de les assouplir au cours des deux prochaines années.

Beaucoup d’employés y trouvent leur compte, car ils profitent des avantages des deux systèmes. Toutefois, ce modèle de travail hybride représente un défi pour les équipes chargées des installations et de l’aménagement du lieu de travail. Elles doivent trouver un moyen d’offrir la meilleure expérience à tous les employés, qu’ils se rendent au bureau cinq jours par semaine, la moitié de la semaine ou travaillent uniquement à domicile.

Pour avoir, nous aussi, été confrontés à ce défi, nous savons à quel point il est difficile de créer un environnement de travail hybride efficace. Ces bureaux démontrent parfaitement comment nous pouvons utiliser nos technologies pour créer un lieu de travail hybride efficace qui favorise les échanges, la collaboration et la confiance entre les équipes dispersées. Ce sont des lieux dans lesquels nous apprenons à nous connaître, à travailler ensemble et à utiliser les produits que nous avons créés pour les améliorer.

En adoptant un environnement de travail hybride, nous pouvons nous rassembler pour perfectionner nos propres technologies, continuer à innover et aider nos clients internationaux à utiliser nos solutions pour définir leur expérience du travail hybride.

Si vous aussi, vous voulez créer un lieu de travail hybride efficace, qui répond vraiment aux besoins de vos employés, voici quelques astuces et stratégies que vous pouvez mettre en place.

Nous connaissons les avantages du télétravail, parmi lesquels la capacité à attirer et à recruter les meilleurs éléments où qu’ils se trouvent et à s’adapter aux personnes présentant des besoins différents. Nous connaissons aussi les avantages du présentiel : des conversations naturelles, de la cohésion et des expériences sociales.

Que ce soit le chat de groupe, le téléphone, les réunions vidéo, les e-mails, le calendrier, le tableau blanc, les espaces de travail virtuels ou les outils d’engagement des employés, nos technologies rassemblent tous les collaborateurs, où qu’ils se trouvent, et contribuent à renforcer les liens entre les personnes sur place et à distance.

À l’ère du travail hybride, le besoin d’équité et d’inclusivité dans les réunions se fait de plus en plus ressentir. Les employés à distance ne veulent pas d’une expérience de seconde zone, au cours de laquelle ils ne voient personne présent dans la salle de conférence ou ne prennent pas part à la conversation. Les employés sur site veulent pouvoir participer à des réunions aussi rapidement et facilement que lorsqu’ils travaillent à domicile. Ils veulent que la technologie fonctionne instinctivement, sans avoir à se soucier des câbles et connexions nécessitant l’intervention d’un spécialiste en audiovisuel.

Ash Thornley-Davies, chargé de compte Santé qui travaille à distance, témoigne : « Je vis en banlieue anglaise et il m’est parfois difficile de me rendre dans les bureaux de Zoom à Londres pour assister à nos points d’équipe. Avant, j’avais l’impression de ne pas vraiment compter, d’être un simple spectateur tenu à l’écart des discussions qui se déroulaient autour de la table. »

Grâce à Zoom Rooms, tout le monde peut profiter de réunions hybrides plus équitables, quel que soit leur mode de participation. Les équipes chargées des installations et de l’aménagement du lieu de travail qui souhaitent créer des bureaux plus flexibles peuvent facilement introduire la collaboration par la vidéo HD dans n’importe quelle pièce, du petit espace de réunion pour 2 ou 3 personnes à la salle de conférence, en passant par la salle de réunion de la direction.

Les employés au bureau peuvent réserver une salle et rejoindre une réunion en un clin d’œil avec leur téléphone ou leur ordinateur portable.

Jeff Harling, responsable de l’assistance numérique dans nos locaux de Denver, témoigne : « C’est tellement simple que l’outil est très agréable à utiliser. Il suffit d’appuyer sur un bouton, et on est connecté. Le partage d’écran est aussi très pratique. Cette fonctionnalité m’est très utile quand je fais des réunions avec mon équipe, qui comprend aussi bien des personnes assises à côté de moi que d’autres travaillant à distance partout dans le monde. »

Les étiquettes de nom intelligentes, notre dernière innovation pour Zoom Rooms, s’appuient sur l’IA pour attribuer une étiquette de nom aux personnes présentes dans une salle Zoom, que celles-ci soient en train de parler ou non, afin que les autres participants sachent qui a rejoint la réunion.

Cette fonctionnalité peut contribuer à renforcer le caractère inclusif et productif des réunions Zoom Rooms et à reconnaître plus facilement les participants. Autant de raisons pour l’activer au niveau du compte et encourager les employés à l’utiliser.

Le réalisateur intelligent de Zoom Rooms offre aux participants à distance une meilleure vue de leurs collègues présents au bureau, en particulier dans les grands espaces tels que les salles de conférence. Cette fonction permet d’éviter les vues statiques donnant sur une table interminable auxquelles nous sommes habitués. Le réalisateur intelligent utilise plusieurs caméras et l’intelligence artificielle pour déterminer le meilleur angle de vue des salles Zoom Room, dans la limite de 16 participants.

Ash Thornley-Davies poursuit : « Je peux voir chacun des participants et leurs expressions quand je leur parle. J’ai vraiment l’impression d’être dans la pièce avec le reste de mon équipe. Même si je suis loin géographiquement, j’ai enfin le sentiment d’être présent dans nos bureaux de Londres. »

Les solutions proposées par nos partenaires fabricants de matériel visent également à favoriser l’inclusion. Logitech Sight, une solution matérielle certifiée par Zoom, repose sur l’appairage avec une caméra qui englobe l’ensemble de la salle pour filmer chaque participant présent comme s’il utilisait une webcam. Grâce à la fonctionnalité de basculement intelligent Smart Switching, disponible dans la version bêta de CollabOS 1.13, Sight passera automatiquement de la vue globale de la première caméra à la vue individuelle de la caméra centrale placée en face des participants.

Il est encore plus important de proposer une expérience hybride de qualité lors des réunions avec les dirigeants et les gros clients. Grâce aux dernières innovations basées sur l’intelligence artificielle, comme le réalisateur intelligent et les étiquettes de nom intelligentes, vous pouvez équiper votre salle de réunion de la direction pour créer des réunions plus immersives, intéressantes et dynamiques, dans lesquelles chaque membre de la direction et participant est reconnu et pris en compte.

Les employés choisissent de se rendre au bureau dans un but précis. Ils souhaitent consacrer ce temps aux activités qui fonctionnent mieux en personne, comme les réunions avec les clients, les sessions de brainstorming, la collaboration sur un projet ou les pauses déjeuner entre collègues pour mieux se connaître.

Les travailleurs qui prennent la peine de quitter leur domicile, de subir les embouteillages et d’affronter les problèmes de stationnement veulent que leur temps sur place soit bien employé et que tout fonctionne sans accroc.

Jeff Smith, responsable produit de Zoom Meetings, Spaces et Whiteboard, ajoute : « Les employés qui se rendent au bureau veulent savoir exactement à quoi s’attendre. Ils veulent l’assurance de pouvoir s’asseoir à côté des autres membres de leur équipe ou de pouvoir occuper une salle de conférence. »

Les employés peuvent se rendre dans Réservation d’un espace de travail Zoom et réserver un bureau à l’avance pour un jour précis ou pour une période récurrente. Vous pouvez personnaliser Réservation d’un espace en fonction de la disposition de vos locaux et indiquer à vos employés où vont s’installer les autres employés pour qu’ils puissent choisir un bureau à proximité de leur équipe ou de la machine à café, par exemple. Vous pouvez créer des voisinages dans votre configuration afin de faciliter le regroupement de membres d’un même service.

Les recommandations basées sur l’IA suggèrent la meilleure place en fonction des préférences des employés ou les dates auxquelles le plus grand nombre de collègues sera présent.

Grâce à la fonctionnalité Réservation d’un espace de travail et aux appareils certifiés par Zoom tels que Neat Frame, Neat Pad et Neat Board 50, vos employés trouvent plus facilement un espace de travail et réservent plus rapidement des lieux flexibles, comme les espaces ouverts, les petites salles de réunion et les cabines téléphoniques. Libérés des difficultés liées à la réservation, ils peuvent consacrer plus de temps aux tâches importantes, tout en bénéficiant d’un espace adapté à leurs besoins.

Nos Zoomies utilisent aussi Réservation d’un espace de travail pour planifier leur venue et réserver tout ce dont ils ont besoin pour être bien installés et efficaces, des postes de travail aux salles de conférence. Ils peuvent même rechercher des postes de travail offrant des équipements spécifiques, tels que des bureaux à taille ajustable ou des ordinateurs à double écran.

Dans le cas d’une réunion entre un employé et un client, Réservation d’un espace de travail propose des options pour vous assurer que la salle est correctement configurée. Vous pouvez ajouter un questionnaire personnalisé dans lequel vos employés indiquent s’ils prévoient d’occuper la salle avec un client, de sorte que les responsables de la salle soient prévenus à l’avance. Les équipes chargées des installations et de l’aménagement du lieu de travail peuvent ainsi prévoir les commandes de repas et mieux attribuer les ressources, afin d’améliorer l’expérience de tous les employés.

La signalisation numérique peut guider les employés à leur arrivée au bureau pour qu’ils trouvent leur salle, mais aussi afficher des rappels ou d’autres informations importantes. Les contenus affichés sur la signalisation numérique sont entièrement personnalisables. Utilisez-les pour communiquer des informations pratiques telles que les plans de Réservation d’un espace de travail, les calendriers des événements, les menus du déjeuner et les règles des locaux.

Soumises à une forte pression des employés qui cherchent à optimiser leur présence au bureau, les équipes chargées des installations et de l’aménagement du lieu de travail redoublent d’efforts pour proposer un environnement de travail hybride qui vaut le déplacement. Les technologies doivent fonctionner aussi bien (voire mieux) qu’à leur bureau à domicile et les espaces de travail doivent favoriser leur désir de socialisation et de collaboration avec leurs collègues.

Ces changements ont un coût qui en inquiète plus d’un. Dans ces temps incertains, la tendance au sein de beaucoup d’entreprises est à la réduction des dépenses. Dans un rapport Deloitte de 2023, 54 % des directeurs financiers indiquaient que la priorité de leur PDG était de diminuer les coûts. Or, l’immobilier et les espaces de bureaux représentent quelques-uns des plus gros postes de dépense pour les entreprises.

Les équipes chargées des installations et de l’aménagement du lieu de travail doivent trouver un moyen d’optimiser les investissements existants en utilisant des solutions technologiques flexibles compatibles avec le matériel dont elles disposent déjà.

Vous devez commencer par adapter vos espaces aux besoins actuels de vos employés et reconfigurer les espaces qui ne sont plus utilisés. Exploitez les données pour comprendre comment les employés utilisent vos locaux et prendre des décisions avisées.

Par exemple, dans Réservation d’un espace de travail et Zoom Rooms, vous pouvez voir chaque jour combien de bureaux ont été réservés et utilisés, ainsi que les salles de conférence qui sont les plus ou les moins réservées. Grâce à ces informations, vous pouvez regrouper vos activités sur une surface réduite en supprimant des étages et réorganiser des espaces qui ne répondent plus aux besoins de vos employés, afin de réduire vos coûts.

Demandez-vous si vos grandes salles de conférence sont encore utiles maintenant que le nombre de participants aux réunions en présentiel est bien moins important. Il est peut-être préférable de diviser ces espaces en zones plus petites pour des rassemblements informels.

Beaucoup d’entreprises cherchent à mettre en place des systèmes vidéo dans un nombre grandissant d’espaces réduits, sans pour autant se ruiner. Zoom Rooms vous permet de transformer n’importe quel espace en salle de réunion hybride, avec la possibilité de participer à une réunion Zoom en appuyant simplement sur un bouton. La plupart du temps, vous pouvez utiliser le matériel dont vous disposez déjà, mais vous pouvez également choisir parmi la multitude d’options proposées par notre écosystème de partenaires pour configurer Zoom Rooms rapidement et à moindre coût.

D’autre part, vous n’avez pas besoin de dédier des ressources à la maintenance du système grâce au portail administrateur de Gestion des appareils Zoom, qui vous permet de gérer l’ensemble des salles et des appareils à distance.

Poly Lens, l’une des solutions certifiées par Zoom conçue par notre partenaire fabricant de matériel, HP Poly, intègre désormais Gestion des appareils Zoom pour vous informer du statut des salles. Armé de ces informations détaillées sur les salles Zoom Rooms natives, vous pouvez analyser et optimiser leur utilisation, mais aussi réagir rapidement en cas de problème. Il suffit de vous connecter au portail Poly Lens pour accéder à cette mine d’informations.

Jeff Smith conclut : « Finalement, il n’existe pas de configuration idéale, car tout dépend de ce dont les employés ont besoin pour collaborer efficacement. C’est pourquoi il est primordial d’adopter des solutions flexibles, avec des technologies qui s’adaptent aux espaces et à la façon dont les employés les utilisent. »

Chaque entreprise a sa propre définition du travail hybride. Pour Zoom, cela signifie que certains de nos employés travaillent uniquement à distance et d’autres se rendent quelques jours précis au bureau. À nos yeux, le bureau n’est pas un simple bâtiment, il s’agit d’un point de convergence des Zoomies, dans lequel ils peuvent créer, innover, se rencontrer et échanger avec les personnes à distance.

En choisissant les bonnes technologies, vous pouvez transformer vos locaux en espaces de collaboration, de communication et de connexion qui répondent aux besoins actuels et futurs de vos employés.

Découvrez comment Zoom Rooms et nos solutions pour espaces de travail peuvent vous aider à créer un environnement de travail hybride efficace et flexible.

Note de l’éditeur : cet article a été publié initialement en septembre 2023 et a été actualisé en août 2024 pour inclure les dernières informations produit.