Leitfaden für erste Schritte mit Zoom AI Companion

Unsere Arbeitsweise verändert sich. Unsere Textverarbeitungslösungen – die Arbeitsgrundlage für viele Wissensarbeiter – bildet da keine Ausnahme. 

Sie brauchen Dokumente als leere Leinwände, die Sie gestalten können – ob als Geschäftsidee, Tabelle mit Projektplänen und Ressourcen oder interne Wissensdatenbank. Gleichzeitig möchten Sie Ihre Dokumente mithilfe von KI mit wichtigen Informationen, Erkenntnissen aus Meetings und Ideen für den Einstieg füllen.

Dokumente müssen cloudbasiert und für kollaboratives Arbeiten in Echtzeit verfügbar sein. Sie dürfen nicht lokal auf Ihrer Festplatte versteckt liegen oder in zig Versionen per E-Mail hin- und hergesendet werden. 

Sie benötigen Dokumente für eine digitale Zielgruppe – schön strukturiert und leicht navigierbar, nicht eingeschränkt durch starre Ränder und druckfertige Formate.

Und da Effizienz von überragender Bedeutung ist, müssen sie Ihre Produktivität steigern, indem sie sich nahtlos in Ihre bestehenden Abläufe und Anwendungen einfügen, statt ihnen als separates Tool ein weiterer Klotz am Bein zu sein.

Und hier kommt Zoom Docs, das in Zoom Workplace enthalten ist, ins Spiel. Hier erfahren Sie, was Sie mit Zoom Docs alles tun können und wie es Sie bei den genannten Herausforderungen unterstützen kann.

Zoom Docs ist eine flexible, kollaborative Lösung für Dokumente, Wikis, Tabellen und mehr – alles innerhalb von Zoom Workplace und inklusive der AI Companion-Funktionen sind, die ohne zusätzliche Kosten enthalten sind.* 

AI Companion, Ihr generativer KI-Assistent, kann für Sie Informationen generieren, synthetisieren und Ihren Text verbessern. AI Companion kann Inhalte aus Zoom-Meetings in ein Zoom-Dokument einfügen. Sie können nach inhaltlichen Blöcke sortiert hinzugefügt und auf verschiedene Weise angezeigt werden.

Mit Zoom Docs wachsen Sie über traditionelle Textverarbeitungsprogramme hinaus und können KI-basierte Dokumente erstellen. Hier sind drei von unzähligen Anwendungsmöglichkeiten:

KI-basierte, kollaborative Dokumente erstellen

Ob Geschäftsidee, Marketingplan, oder Projektbeschreibung – AI Companion unterstützt Sie bei der Erstellung Ihres Entwurfs. Sie können sogar die Zusammenfassung und das Transkript Ihres AI Companion-Meetings nutzen, um AI Companion Zusatzinformationen zu liefern, sodass das Endprodukt noch mehr Ihren Vorstellungen entspricht. Auf diese Weise verwandeln Sie Ihre Meetinggespräche in gut strukturierte, umsetzbare Dokumente.

Fügen Sie Überschriften und Unterüberschriften hinzu, um Ihr Dokument in leicht navigierbare Abschnitte zu unterteilen. Markieren Sie Teamkollegen im Dokument, um ihnen Aufgaben zuzuweisen, oder fügen Sie Wörtern oder Sätzen Kommentare hinzu und markieren Sie Ihre Kollegen darin, sodass sie später darauf antworten können.

Sie können das Dokument per Team-Chat oder über einen Link per E-Mail für Ihre Kollegen freigeben oder es im Meeting im Fenster „Zoom Meetings“ öffnen. So können Sie es mit den anderen Teilnehmern kollaborativ in Echtzeit bearbeiten. 

Ein Firmenwiki für besseren Informationsaustausch anlegen

Wenn Unternehmenswissen und -prozesse nicht oder weit verstreut dokumentiert sind, wird es zur Herausforderung, relevante Informationen zu finden. Noch komplizierter kann es werden, wenn ein Kollege in den Urlaub geht oder die Stelle wechselt und Sie keinen Zugriff mehr auf die von ihm erstellten Dateien haben.

Sie benötigen eine zuverlässige, zentrale Quelle, an der Teammitglieder aktuelle Informationen finden können. Mit Zoom Docs können Sie ein Wiki erstellen – einen zentralen Sammelpunkt für Informationen –, das leicht durchsuchbar und zugänglich ist. 

Wir empfehlen, eine Hauptseite zu erstellen und dann verlinkbare Unterseiten in sie einzubetten, die sich mit spezifischen Themen befassen. Die Hauptseite dient als Inhaltsverzeichnis, sodass Teammitglieder die gesuchten Informationen schnell und einfach finden. 

Durch eine fein abgestufte Freigabekontrolle können Sie bestimmten oder auch allen Mitarbeitern im Unternehmen Zugriff auf das Wiki geben. Sie können den Bearbeitungszugriff auch auf die Personen beschränken, die für die Pflege des jeweiligen Dokuments verantwortlich sind. 

Mit Datentabellen Informationen organisieren und Teams zusammenbringe 

Zoom Docs bringt Teams in einem gemeinsamen Dokument zusammen. Nutzen Sie es für gemeinsame Zielsetzungen, Quartalspläne, zur Veranstaltungsplanung und vieles andere. Mit Wikis behalten Sie den Überblick und haben mit Projekten verknüpfte Dokumentensammlungen. So finden sich wichtige Informationen und Assets schnell und einfach. Über unsere Projektvorlage können Sie auch den Status von Aufgaben verfolgen. Außerdem können Sie Ihre ganz eigene Trackingübersicht mit allen Statusspalten erstellen, die Sie benötigen. In Datentabellen können Sie Informationen ganz einfach filtern, sortieren, gruppieren und organisieren.

Sie können die von AI Companion generierten nächsten Schritte aus der Meeting-Zusammenfassung in Ihre Datentabelle ziehen. In dasselbe Dokument können Sie auch das kollaborative Whiteboard Ihres Teams einbetten. So weiß Ihr Projektteam, wo es Informationen finden und ablegen kann. Außerdem können Sie diese Dokumente in Zoom Meetings öffnen, um kollaborativ an ihnen zu arbeiten. All das sorgt für reibungslose Zusammenarbeit.

Klicken Sie in der Desktopanwendung oder mobilen App (6.1.6 oder höher) von Zoom Workplace auf die Registerkarte „Dokumente“. (Wenn Sie diese nicht in der oberen Navigationsleiste sehen, klicken Sie auf „Mehr“). Dort finden Sie alle Dokumente, die Sie erstellt haben und zu denen Sie eingeladen wurden, sowie Optionen zum Erstellen neuer Dokumente. Sie können auf Docs auch über docs.zoom.us oder in der Zoom Web-App unter app.zoom.us/wc/docs zugreifen.

Zu Beginn haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

Leeres Dokument erstellen

Hiermit fangen Sie bei null an. Klicken Sie auf der Startseite der Registerkarte „Dokumente“ auf „Neues Dokument“. Von dort aus können Sie AI Companion bitten, Sie beim Brainstorming und der Erstellung eines Entwurfs zu unterstützen.

Ansicht „Meine Meetings“

Klicken Sie auf der Docs-Startseite in der linken Seitenleiste auf „Meine Meetings“. Sie sehen eine Liste der Meetings, aus denen Sie ein Dokument erstellen können. Um nach einem Meeting weiter kollaborativ zu arbeiten, können Sie von AI Companion generierte Meeting-Zusammenfassungen oder Transkripte früherer Meetings in ein Dokument einfügen. Sehen Sie sich die verfügbaren Vorlagen wie „Stand-up“ oder „Benutzerfeedback“ an, um die Informationen optimal zu formatieren. 

Beachten Sie, dass nur Meeting-Hosts Zugriff auf Informationen aus ihren Meetings haben und auswählen können, was mit anderen geteilt wird. In der Ansicht „Meine Meetings“ sehen Sie, welche Meetings Sie mit aktivierter Meeting-Zusammenfassung gehostet haben. Aus ihnen können Sie ein Dokument erstellen.

Ein Dokument in einem Meeting erstellen

Sie können auch unmittelbar in Meetings ein neues Dokument erstellen oder ein vorhandenes öffnen. Klicken Sie dazu in der Meeting-Symbolleiste auf das Dokumentsymbol. Sie können das Dokument dann mit den Teilnehmern zusammen kollaborativ bearbeiten. Dabei steht Ihnen auch AI Companion zur Seite. Sobald das Meeting beendet ist, können Sie Ihr Dokument in der Registerkarte „Dokumente“ finden, freigeben und weiter bearbeiten.

Ein Dokument aus einer Vorlage erstellen

Wählen Sie auf der Bock-Startseite die Schaltfläche „Vorlagen“ aus. Sie können je nach Art des Dokuments aus mehreren Vorlagen wählen: Projekt-Tracker, Briefing, Tagesordnung und vieles mehr.

Eine vorhandene Datei importieren

Wenn Sie eine Textdatei (.docx, .txt, .md) oder Tabellenkalkulation (.xlsx, .csv) importieren möchten, klicken Sie auf der Docs-Startseite auf die Option „Importieren“. Sie können vorhandene Dokumente und Inhalte in Zoom-Dokumente umwandeln. Damit vereinfachen Sie ihre Freigabe, Formatierung und das kollaborative Arbeiten in Zoom Workplace.

Nachdem Sie mit Ihrem Dokument begonnen und es mithilfe von AI Companion oder anderen Quellen befüllt haben, können Sie auf das Pluszeichen klicken oder einen Schrägstrich „/“ eingeben, um verschiedene Module und Bausteine einzufügen. 

Sie können grundlegende Dokumentkomponenten wie Überschriften und Listen hinzufügen oder Ihre Dokumente mit Bildern, Videos, Audiodateien, Whiteboards und anderen Medien ausgefallen gestalten. 

Mit Spalten und Datentabellen organisieren Sie das Layout Ihres Dokuments. Wenn Sie Ihre Daten anders anzeigen lassen möchten, können Sie von der Tabellenansicht auch zu einer Kalender- oder Board-Ansicht wechseln.

Vor allem möchten wir Sie dazu ermutigen, unterschiedliche Layouts und Komponenten auszuprobieren, sie auf der Seite zu verschieben und Ihr Dokument so zu gestalten, wie es für Sie am besten passt. Zoom Docs ist so konzipiert, dass es sich flexibel an Ihre Arbeitsweise anpasst.

Zoom Docs lässt sich am besten mit AI Companion nutzen. Dieses Tool unterstützt Sie beim Erstellen, Verfeinern und Zusammenfassen von Dokumenten. Es erstellt für Sie aus Meeting-Transkripten umsetzbare Dokumente und holt damit das Möglichste aus Ihren Meetings heraus. Damit Ihre Teams genauso wie in Meetings auch in Zoom Docs mit AI Companion arbeiten können, muss ein Kontoadministrator die entsprechenden Einstellungen vornehmen, einschließlich der Aktivierungen von Meeting-Zusammenfassungen und Meeting-Transkripten.

In unserem Support-Artikel „Dokumente“ finden Sie eine detaillierte Anleitung zum Finden und Vornehmen der einzelnen Einstellungen.

Zoom Docs ist in den Plänen Zoom Workplace Pro, Business, Business Plus, Education und Enterprise enthalten. Mit AI Companion können Sie unbegrenzt viele Dokumente ohne zusätzliche Kosten erstellen.* Benutzer mit Zoom Workplace Basic-Plänen können unbegrenzt viele eigene Dokumente und bis zu 10 gemeinsame Dokumente erstellen, haben jedoch keinen Zugriff auf die Funktionen von AI Companion. 

Aktualisieren Sie Ihre Zoom Workplace Desktopanwendung oder mobile App auf Version 6.1.6 oder höher oder gehen Sie auf docs.zoom.us oder app.zoom.us/wc/docs, um mit Zoom Docs zu beginnen.

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite „Zoom Docs“ und im Support-Artikel. Sie können auch in Zoom Workplace auf die Registerkarte „Dokumente“ klicken, um Ihr erstes Dokument zu erstellen.

*In den kostenpflichtigen Diensten in Zoom-Benutzerkonten enthalten. AI Companion ist unter Umständen nicht in allen Regionen und vertikalen Märkten verfügbar. Die Funktionen von AI Companion für Zoom Docs sind in den Zoom Basic-Plänen nicht enthalten.