Osobitné vyhlásenie o ochrane osobných údajov – Európsky portál pre mládež

 

OCHRANA VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV
Toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov obsahuje informácie o 
spracovaní a ochrane vašich osobných údajov.

 

Spracovateľská operácia: Osobitné vyhlásenie o ochrane osobných údajov – Európsky portál pre mládež

Prevádzkovateľ: DG.EAC.B3 – Generálne riaditeľstvo pre vzdelávanie, mládež, šport a kultúru (GR EAC)/Riaditeľstvo B – Mládež, vzdelávanie a Erasmus+/Oddelenie B.3 – Mládež a solidarita dobrovoľníkov

Referenčné označenie záznamu:DPR-EC-00371.3

 

1.    ÚVOD

Európska komisia (ďalej len „Komisia“) sa zaviazala chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Komisia získava a ďalej spracúva osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov [, ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001].

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako získavame všetky osobné údaje, ako s poskytnutými údajmi narábame a ako zabezpečujeme ich ochranu, ako tieto informácie používame a aké práva máte v súvislosti so svojimi osobnými údajmi. Takisto sa v ňom uvádzajú kontaktné údaje zodpovedného prevádzkovateľa, u ktorého si môžete uplatniť svoje práva, zodpovednej osoby a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.

Informácie týkajúce sa spracovateľskej operácie DPR-EC-00371.3 v súvislosti s Európskym portálom pre mládež a s ním spojenými online službami, ako sú webové sídla a aplikácie pre mobilné telefóny, ktorú vykonáva Generálne riaditeľstvo pre vzdelávanie, mládež, šport a kultúru (GR EAC)/riaditeľstvo B – Mládež, vzdelávanie a Erasmus+/oddelenie B.3 – Mládež a solidarita dobrovoľníkov (DG.EAC.B.3), sú uvedené ďalej.

 

2.    PREČO A AKO SPRACÚVAME VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE?

Účel spracovateľskej operácie: Oddelenie DG.EAC.B.3 zhromažďuje a používa osobné údaje na poskytovanie informácií a príležitostí mladým ľuďom v širšej Európe v súvislosti s témami programov EÚ pre mládež.

Účely zberu údajov sú:

• Poskytovanie informácií

  • Poskytnúť verejnosti kontaktné údaje (meno a priezvisko a/alebo e-mailové adresy osôb, ktoré sú uvedené v súvislosti s článkami, podujatiami a aktualitami).

  • Umožniť oprávneným používateľom zaregistrovať sa na portáli vo funkcii autora/editora a podľa potreby poskytovať technickú pomoc.

• Formulár na zasielanie otázok

  • Umožniť záujemcom položiť otázku prostredníctvom Európskeho portálu pre mládež a dostať odpoveď od orgánu Eurodesk Brussels Link, siete Eurodesk a/alebo správcov Európskeho portálu pre mládež.

• Európsky zbor solidarity

  • Umožniť mladým ľuďom registráciu na účasť v zbore sprístupnením ich základných osobných informácií a kontaktných údajov. Registrovaným uchádzačom v rámci zboru takisto umožniť dobrovoľne poskytnúť ďalšie kontaktné informácie, podrobné informácie o ich preferenciách typov činností, o ktoré by mali záujem, informácie o zručnostiach a skúsenostiach, ktorými môžu v rámci činností prispieť, prehľad ich vzdelania a pracovných skúseností a akýchkoľvek predchádzajúcich skúseností s prácou dobrovoľníka.

  • Umožniť registrovaným uchádzačom v rámci zboru prijímať e-maily, bulletiny a iné oznámenia súvisiace so zborom a s ďalšími iniciatívami Európskej komisie/mimo Európskej komisie, ktoré sú zacielené na mládež, ako aj zúčastňovať sa na prieskumoch a iných metódach získavania spätnej väzby od registrovaných účastníkov. Registrovaní uchádzači v rámci zboru majú možnosť určiť, ktoré správy chcú dostávať.

  • Umožniť zboru ponúknuť svojim registrovaným uchádzačom vzdelávacie príležitosti.

  • Umožniť registrovaným uchádzačom v rámci zboru spätnú väzbu o službách a procesoch.

  • Umožniť účastníkom zboru zaznamenávať si svoje neformálne vzdelávacie výstupy v externom nástroji „Youthpass“.

  • Umožniť zaregistrovaným uchádzačom vzájomnú komunikáciu prostredníctvom mobilnej aplikácie zboru určenej na budovanie komunity. To zahŕňa možnosť uverejňovať svoje skúsenosti z Európskeho zboru solidarity, ako aj prezerať si a komentovať príspevky iných zaregistrovaných uchádzačov, zdieľať vlastné príspevky na sociálnych médiách, vyhľadávať činnosti alebo žiadať o účasť na nich, zapájať sa do súťaží a používať funkciu diskusie medzi dvoma uchádzačmi. Uchádzači môžu takisto upozorniť správcov zboru na príspevky, ktoré sa ich týkajú. Príspevky musia byť v súlade s podmienkami používania Európskeho portálu pre mládež dostupnými na internete. Účastníci môžu okrem toho nahrať do svojho profilu avatara a uviesť svoju aktuálnu polohu.

  • Umožniť oprávneným zástupcom organizácií, ktoré sú oprávnené riadiť činnosti zboru, aktualizovať profily ich organizácií vrátane mien a priezvisk a/alebo e-mailových adries ľudí zapojených do organizácií a príslušných činností zboru.

  • Umožniť oprávneným zástupcom organizácií, ktoré sú oprávnené riadiť činnosti zboru, vyhľadávať v databáze registrovaných uchádzačov v rámci zboru s cieľom nájsť potenciálnych dobrovoľníkov pre činnosti zboru, a to porovnaním detailov navrhnutej činnosti s osobnými údajmi a preferenciami uvedenými registrovanými uchádzačmi v rámci zboru.

  • Umožniť týmto oprávneným zástupcom skontaktovať sa s vybranými uchádzačmi, ak daní registrovaní uchádzači súhlasia s tým, aby sa s nimi organizácia skontaktovala.

  • Umožniť týmto oprávneným zástupcom ponúkať registrovaným účastníkom zboru konkrétne činnosti a spravovať odoslané ponuky.

  • Umožniť správcom zboru spravovať databázu registrovaných uchádzačov a poskytovanie podpory pre týchto registrovaných uchádzačov.

  • Umožniť národným agentúram zodpovedným za vykonávanie programu Erasmus+ a Európskeho zboru solidarity vykonávať kontroly, audity a hodnotenia projektov, ktoré dostávajú podporu od EÚ a do ktorých sú zapojení registrovaní uchádzači, a poskytovať pomoc oprávneným zástupcom organizácií prostredníctvom prístupu do databázy zboru.

  • Umožniť správcom zboru spravovať činnosti zboru a procesy vyhľadávania/párovania, ako aj poskytovať pomoc oprávneným zástupcom organizácií, ktoré sú oprávnené riadiť činnosti zboru.

  • Umožniť správcom zboru a iným dôveryhodným stranám odosielať registrovaným uchádzačom v rámci zboru a oprávneným zástupcom organizácií informácie a oznámenia týkajúce sa zboru a iných súvisiacich činností.

  • Umožniť správcom zboru analýzu údajov o registrovaných uchádzačoch a ich spätnej väzby.

  • Umožniť správcom zboru posudzovať príspevky a komentáre, ktoré odoslali registrovaní uchádzači alebo na ktoré upozornili, a ak nie sú v súlade s podmienkami používania Európskeho portálu pre mládež, prijať potrebné opatrenia.

  • Umožniť delegáciám EÚ, aby boli informované o účastníkoch zboru nasadených v krajinách, kde sa tieto delegácie nachádzajú.

• Databáza organizácií a príležitostí

  • Poskytnúť verejnosti kontaktné údaje (meno a priezvisko a/alebo e-mailové adresy osôb, ktoré sú uvedené v súvislosti s organizáciami Európskeho zboru solidarity, ktoré sú držiteľmi značky kvality).

  • Umožniť organizáciám Európskeho zboru solidarity spravovať uverejnené kontaktné údaje o ich organizáciách.

  • Umožniť organizáciám Európskeho zboru solidarity so značkou kvality propagovať svoje príležitosti pre potenciálnych uchádzačov a umožniť mladým ľuďom skontaktovať sa s týmito organizáciami.

  • Umožniť správcom portálu poskytovať organizáciám technickú pomoc.

• Iniciatíva DiscoverEU

  • Umožniť mladým ľuďom uchádzať sa o iniciatívu, čo je spojené s poskytnutím osobných informácií, kontaktných údajov, ako aj doplňujúcich informácií v súvislosti s cestovaním (pozri oddiel „Aké osobné údaje zhromažďujeme v rámci Európskeho portálu pre mládež?“).

  • Umožniť uchádzačom prijímať e-maily a ďalšie oznámenia súvisiace s iniciatívou DiscoverEU a ďalšími iniciatívami Európskej komisie/mimo Európskej komisie, ktoré sú zacielené na mládež, ako aj zúčastňovať sa na prieskumoch a iných metódach získavania spätnej väzby od uchádzačov, prijímať ďalšie správy, propagačné materiály, pozvánky na podujatia v súvislosti s iniciatívami EK/mimo EK, ale až po tom, ako uchádzači poskytnú svoj príslušný výslovný súhlas s tým, aby sa s nimi Európska komisia a jej oprávnení dodávatelia kontaktovali.

  • Umožniť administratívnemu personálu iniciatívy DiscoverEU a oprávneným dodávateľom skontaktovať sa s vybranými uchádzačmi a s uchádzačmi v rezervnom zozname prostredníctvom e-mailu alebo telefonicky.

  • Umožniť národným agentúram zodpovedným za vykonávanie programu Erasmus+ skontaktovať sa s vybranými uchádzačmi a s uchádzačmi, ktorí sú v rezervnom zozname, prostredníctvom e-mailu alebo telefonicky na účely zasielania pozvánok na podujatia.

  • Umožniť tlačeným, televíznym alebo rozhlasovým médiám, ktoré vybrala Európska komisia, skontaktovať sa s vybranými uchádzačmi až po tom, ako vybraní uchádzači na to poskytnú výslovný súhlas.

  • Umožniť oprávnenému dodávateľovi poskytnúť cestovný poukaz každému z vybraných uchádzačov.

  • Umožniť správcom iniciatívy DiscoverEU prístup k údajom uchádzačov uloženým online a uskutočnenie výberu uchádzačov, ako aj poskytnutie pomoci uchádzačom v rámci iniciatívy DiscoverEU (podpora na druhej úrovni). Podporu na prvej úrovni bude poskytovať Eurodesk.

  • Umožniť správcom iniciatívy DiscoverEU analyzovať údaje o uchádzačoch a ich spätnú väzbu.

  • Umožniť oprávnenému dodávateľovi ponúknuť každému nevybranému uchádzačovi (na základe jeho súhlasu) európsky preukaz mládeže.

Všeobecné úvahy:

V súvislosti s niektorými z uvedených prvkov sa na Európskom portáli pre mládež a jeho podportáloch občas usporadúvajú súťaže, v rámci ktorých sa môžu vyžadovať osobné údaje. Účasť na takýchto súťažiach je úplne dobrovoľná. Potenciálni účastníci sú informovaní o všetkých dôsledkoch poskytnutia svojich osobných údajov pred ich poskytnutím.

Na získanie prístupu k niektorým funkciám sa od používateľa môže ich pred použitím vyžadovať prihlásenie a autentifikácia. Na to môže Európsky portál pre mládež využiť identifikačný riadiaci systém Európskej komisie (IMS) využívajúci systém EU Login. Na tento systém sa vzťahuje osobitné vyhlásenie o ochrane osobných údajov.

Európska komisia a organizácie zodpovedné za implementáciu funkcií Európskeho portálu pre mládež nebudú spracovávať zhromaždené osobné údaje na iný účel, než je uvedené.

Vaše osobné údaje sa nepoužijú na prijímanie automatizovaných rozhodnutí ani na profilovanie.

 

3.    AKÉ PRÁVNE DÔVODY MÁME NA SPRACÚVANIE VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV

Hlavnými právnymi základmi spracúvania osobných údajov v súvislosti s funkciami Európskeho portálu pre mládež sú nariadenie (EÚ) 2021/888, ktorým sa zriaďuje program Európsky zbor solidarity a zrušujú nariadenia (EÚ) 2018/1475 a (EÚ) č. 375/2014, nariadenie (EÚ) 2021/817, ktorým sa zriaďuje program Erasmus+ a zrušuje nariadenie (EÚ) č. 1288/2013, a rozhodnutie Európskej komisie o ročnom pracovnom programe na rok 2018, 2019 a 2020 pre prípravnú akciu „DiscoverEU: bezplatný cestovný poukaz pre Európanov, ktorí dosiahli vek 18 rokov“.

Vaše osobné údaje spracúvame z týchto dôvodov: 

a) spracúvanie je potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie,

b) spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa,

d) dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na jeden konkrétny účel alebo na viaceré konkrétne účely.

Nasledujúce činnosti spracovania údajov sú založené na výslovnom súhlase účastníkov: 

• Používať kontaktné údaje (e-mailové adresy) účastníkov, aby mohli prijímať e-maily a ďalšie oznámenia súvisiace s iniciatívou DiscoverEU a ďalšími iniciatívami Európskej komisie/mimo Európskej komisie, ktoré sú zacielené na mládež, ako aj zúčastňovať sa na prieskumoch a iných metódach získavania spätnej väzby od uchádzačov a prijímať ďalšie správy, propagačné materiály a pozvánky na podujatia v súvislosti s iniciatívami EK/mimo EK, ale až po tom, ako uchádzači poskytnú svoj príslušný výslovný súhlas s tým, že ich môže Európska komisia a jej oprávnení dodávatelia kontaktovať.

• Umožniť tlačeným, televíznym alebo rozhlasovým médiám, ktoré vybrala Európska komisia, skontaktovať sa s týmito uchádzačmi po tom, ako na to poskytnú výslovný súhlas.

• Spracovávať osobné údaje účastníkov, aby oprávnený dodávateľ mohol ponúknuť každému nevybranému uchádzačovi (na základe jeho súhlasu) európsky preukaz mládeže.

• Poskytovať informácie pre potreby článkov, správ, udalostí a príbehov. Tieto údaje sa zadávajú a udržiavajú manuálne prostredníctvom orgánu Eurodesk Brussels Link a siete národných organizácií Eurodesk. Zobrazenie a zverejnenie osobných údajov v týchto článkoch, správach, udalostiach a príbehoch podlieha výslovnému súhlasu dotknutých osôb.

• Umožniť zaregistrovaným osobám/účastníkom zboru sledovať súťaže prostredníctvom aplikácie. Aplikácia Európskeho zboru solidarity pre mobilné telefóny má niektoré funkcie rovnaké, ako má Európsky portál pre mládež. Preto sa toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov vzťahuje aj na uvedenú aplikáciu. Hneď ako sa registrovaní uchádzači/účastníci zapoja do súťaže, aplikácia ich aktívne požiada o súhlas.

Súhlas so spracúvaním osobných údajov na uvedené účely udeľujú dotknuté osoby v okamihu, keď sa zaregistrujú do zboru alebo sa prihlásia do iniciatívy DiscoverEU, a to začiarknutím políčka, ktoré nie je štandardne začiarknuté. Pokiaľ ide o obsah uverejňovaný na Európskom portáli pre mládež, súhlas sa udeľuje prostredníctvom formulárov súhlasu, ktoré sa podpisujú pred uverejnením obsahu.

 

4.    AKÉ OSOBNÉ ÚDAJE ZÍSKAVAME A ĎALEJ SPRACÚVAME? 

Na vykonanie tejto spracovateľskej operácie získava oddelenie DG.EAC.B.3 tieto kategórie osobných údajov:

• Poskytovanie informácií

  • V prípade jednotlivcov z radov verejnosti, ktorých sa týka článok, podujatie alebo aktualita: meno, priezvisko, e-mailová adresa.

  • V prípade zamestnancov Eurodesk Brussels Link alebo siete národných organizácií Eurodesk: meno, priezvisko, e-mailová adresa, krajina.

• Formulár na zasielanie otázok

  • Osoby, ktoré sa rozhodnú položiť otázku prostredníctvom konkrétneho formulára, musia poskytnúť svoje krstné meno a e-mailovú adresu.

• Európsky zbor solidarity

  • Jednotlivci z radov verejnosti, ktorí sa rozhodnú vstúpiť do zboru, musia poskytnúť tieto základné údaje: meno, priezvisko, dátum narodenia, pohlavie, krajina oprávneného pobytu, štátna príslušnosť, e-mailová adresa, uprednostňovaný jazyk komunikácie, typy činností zboru, o ktoré majú záujem, predchádzajúce znalosti a skúsenosti. Okrem toho musia vyjadriť súhlas s poslaním a so zásadami zboru.

  • Po úvodnej registrácii v zbore môžu účastníci dobrovoľne o sebe poskytnúť ďalšie informácie: poštová adresa, telefónne čísla, prehľad vzdelania a pracovných skúseností, informácie o predchádzajúcej dobrovoľníckej činnosti, jazykové zručnosti, dostupnosť pre činnosti zboru, motivácia zapojiť sa do činností zboru ako dobrovoľník, motivácia zapojiť sa do činnosti zboru, preferované krajiny dobrovoľníckej činnosti, typ práce, o ktorý má účastník záujem, akékoľvek ďalšie informácie, ktoré chce používateľ poskytnúť, ochota dostávať e-maily, bulletiny, oznámenia a iné správy od Európskeho zboru solidarity. V rámci uchádzania sa o príležitosť inzerovanú organizáciami môžu uchádzači poskytnúť aj ďalšie informácie, ktoré môžu organizácie od nich žiadať.

  • Na portál môžu takisto nahrať svoj životopis vo forme dokumentu s tým, že všetky informácie uvedené v životopise vrátane kontaktných informácií a všetkých ostatných osobných údajov budú sprístupnené zástupcom organizácií oprávnených na riadenie činností zboru, ktorí ich môžu využiť v rámci svojich postupov výberu registrovaných uchádzačov na vlastné činnosti.

  • Prostredníctvom mobilnej aplikácie zboru môžu takisto uverejňovať svoje skúsenosti z Európskeho zboru solidarity a pridávať komentáre k príspevkom iných zaregistrovaných uchádzačov. Príspevky musia byť v súlade s podmienkami používania Európskeho portálu pre mládež.

  • Do svojho profilu v mobilnej aplikácii zboru môžu takisto nahrať avatara, uviesť svoju aktuálnu polohu a vyhľadávať činnosti a žiadať o účasť na nich.

  • Pri používaní mobilnej aplikácie zboru sa zbierajú ďalšie údaje spojené s identifikátormi používateľa (ID používateľa, ID zariadenia), používaním (interakcia s produktom: spustenie aplikácie a prezerané stránky, ako aj ďalšie údaje o používaní: druh zariadenia a prehliadača) a diagnostikou (údaje o zlyhaní).

  • Európsky zbor solidarity bude slúžiť ako platforma na uľahčenie nadväzovania kontaktov medzi organizáciami a jednotlivcami, pričom GR EAC nebude vykonávať žiadne hodnotenie osobných údajov dotknutých osôb.

  • Oprávnení zástupcovia organizácií, ktoré sú oprávnené riadiť činnosti zboru: meno, priezvisko, používateľské meno, e-mailová adresa, organizácia (-e), ktorú (-é) je daná osoba oprávnená spravovať, súhlas s poslaním a so zásadami zboru.

• Databáza organizácií a príležitostí

  • Jednotlivci z radov verejnosti prepojení s organizáciami Európskeho zboru solidarity, ktoré sú držiteľmi značky kvality: meno, priezvisko, e-mailová adresa.

  • Manažéri organizácií: meno, priezvisko, používateľské meno, e-mailová adresa, organizácia (-e), ktorú (-é) je daná osoba oprávnená spravovať.

• Iniciatíva DiscoverEU

  • Jednotlivci z radov verejnosti alebo vedúci skupiny, ktorí sa rozhodnú prihlásiť sa do súťaže, musia poskytnúť tieto základné informácie: meno, priezvisko, dátum narodenia, pohlavie, krajina oprávneného pobytu, štátna príslušnosť, e-mailová adresa, číslo preukazu totožnosti alebo cestovného pasu, telefónne číslo, zamestnanie. Uchádzači musia takisto odpovedať na súbor otázok súvisiacich s cestovaním, napr. v akom období by chceli cestovať, či do inej krajiny EÚ cestujú po prvýkrát, či prvýkrát cestujú bez svojich rodičov/opatrovateľov, čo by sa vďaka tejto skúsenosti chceli naučiť, na akých aktivitách by sa chceli počas výletu zúčastniť, akým spôsobom by si financovali svoje náklady a ako sa o tejto iniciatíve dozvedeli.

  • V prípade prihlášky skupiny musí tieto informácie poskytnúť vedúci skupiny. Následne dostane kód, ktorý použijú ostatní členovia skupiny na vyplnenie osobných údajov.

  • E-mailová adresa a telefónne číslo vybraných uchádzačov sa môže zdieľať s médiami, ktoré Európska komisia vybrala, po získaní výslovného súhlasu uchádzačov, že sa s nimi tieto médiá môžu kontaktovať. Rovnako sa uvedené údaje môžu zdieľať aj so zastúpeniami Európskej komisie a s kanceláriou hovorcu Európskej komisie (SPP). Po tom, ako uchádzači vyjadria súhlas s poskytnutím svojich e-mailových adries médiám, si uchádzači musia byť vedomí, že sa na nich vzťahuje príslušné vyhlásenie o ochrane osobných údajov konkrétneho zodpovedného média.

  • Európska komisia môže poskytnúť osobné údaje vybraných uchádzačov v rámci iniciatívy DiscoverEU (konkrétne meno, priezvisko, e-mailovú adresu, telefónne číslo, dátum narodenia, krajinu) svojmu oprávnenému dodávateľovi, ktorý je zodpovedný za komunikačné činnosti, napr. na účely zasielania pozvánok na podujatia alebo rezervácie cestovných lístkov na dané podujatie.

  • Európska komisia môže poskytovať osobné údaje vybraných uchádzačov v rámci iniciatívy DiscoverEU a uchádzačov na rezervnom zozname (konkrétne ich meno, priezvisko, e-mailovú adresu, telefónne číslo, dátum narodenia, krajinu) národným agentúram programu Erasmus+ na účely zasielania pozvánok na podujatia.

  • Európska komisia môže poskytnúť osobné údaje nevybraných uchádzačov v rámci iniciatívy DiscoverEU (konkrétne meno, e-mailovú adresu, telefónne číslo, dátum narodenia, krajinu) dodávateľovi na účely vydania európskeho preukazu mládeže.

Poskytnutie osobných údajov je povinné len na splnenie požiadaviek na účasť v programoch DiscoverEU a Európsky zbor solidarity. Ak svoje osobné údaje neposkytnete, nebudete sa môcť zúčastniť sa na týchto programoch.

 

5.    AKO DLHO UCHOVÁVAME VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE?

Oddelenie DG.EAC.B.3 uchováva osobné údaje len počas obdobia potrebného na splnenie účelu ich získania alebo ďalšieho spracúvania.

Osobné údaje uvedené v článkoch, aktualitách, príbehoch a podujatiach budú spolu s pôvodným obsahom archivované počas dvoch rokov od uplynutia dátumu, ktorým sa končí obdobie uverejnenia online. 

Osobné údaje, ktoré sú súčasťou používateľských kont editorov a autorov na Európskom portáli pre mládež, sa archivujú dva roky od posledného prihlásenia používateľa na portál pomocou príslušného konta.

Osobné údaje, ktoré sú súčasťou používateľských kont v rámci Európskeho zboru solidarity, budú vymazané tri roky po tom, ako používateľ dovŕšil hornú vekovú hranicu oprávnenosti na účasť v zbore, pokiaľ sa používateľ neprihlásil do niektorého v danom čase prebiehajúceho programu absolventov („alumni“), nevyjadril prostredníctvom e-mailu záujem o ponechanie používateľského konta alebo nevyužíval financovanie EÚ na základe účasti na programe – v tom prípade sa údaje uchovávajú päť rokov od poslednej finančnej transakcie podľa spoločného zoznamu uchovávania.

Osobné údaje uvedené v prihláškach používateľov, ktorí neboli vybraní v rámci iniciatívy DiscoverEU, sa vymažú dva roky po podaní prihlášky, pokiaľ používatelia nevyjadrili záujem o informácie o ďalších službách Európskeho portálu pre mládež alebo o zapojenie do týchto služieb – v tom prípade sa ich údaje uchovávajú maximálne päť rokov. Po uplynutí tohto obdobia budú ich osobné údaje anonymizované a budú sa uchovávať len na štatistické účely. 

Osobné údaje obsiahnuté vo vybraných používateľských aplikáciách v rámci iniciatívy DiscoverEU sa vymažú päť rokov od dátumu rezervácie cesty podľa spoločného zoznamu uchovávania, pokiaľ používateľ neprejaví záujem o zrušenie statusu „vybraného používateľa“ a nečerpal prostredníctvom iniciatívy finančné prostriedky EÚ – v tom prípade sa údaje uchovávajú maximálne dva roky.

 

6.    AKO CHRÁNIME A ZABEZPEČUJEME VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE?

Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, databázy, nahrané súbory údajov atď.) sú uložené na serveroch Európskej komisie. Všetky operácie spracúvania údajov sa vykonávajú podľa rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.

Dodávatelia Komisie sú viazaní osobitnou zmluvnou doložkou, ktorá sa vzťahuje na všetky operácie spracúvania vašich údajov vykonávané v mene Komisie, a povinnosťami zachovávania dôvernosti vyplývajúcimi zo všeobecného nariadenia o ochrane údajov [všeobecné nariadenie o ochrane údajov (EÚ) 2016/679].

Európsky zbor solidarity:

Prijatím tohto osobitného vyhlásenia o ochrane osobných údajov organizácia oprávnená na riadenie činností zboru súhlasí s tým, že bude používať informačné systémy Európskeho zboru solidarity výhradne na vyhľadávanie registrovaných uchádzačov v rámci zboru pre činnosti, ako aj na oslovovanie registrovaných uchádzačov a predkladanie ponúk týmto registrovaným uchádzačom na zapojenie sa do činnosti zboru. Tieto činnosti môžu byť vlastnými činnosťami príslušnej organizácie alebo činnosťami inej organizácie, ktorú oprávnená organizácia oficiálne zastupuje.

Konkrétne sa oprávnená organizácia zaväzuje prijať technické opatrenia a opatrenia prevádzkovej bezpečnosti, ktoré zodpovedajú riziku vyplývajúcemu zo spracovávania osobných údajov registrovaných uchádzačov, s cieľom:

• zabrániť prístupu akejkoľvek neoprávnenej osoby k počítačovým systémom, ktoré spracúvajú osobné údaje, a najmä

  • nepovolenému čítaniu, kopírovaniu, zmene alebo odstráneniu pamäťového média;

  • nepovolenému vkladaniu, ako aj nepovolenému zverejneniu, zmene alebo vymazaniu uložených osobných údajov;

  • neoprávneným osobám využívať systémy spracovania údajov prostredníctvom zariadení na prenos údajov;

• zabezpečiť, aby oprávnení používatelia systémov spracovania údajov mohli mať prístup len k tým osobným údajom, na ktoré sa vzťahujú ich prístupové práva;

• zaznamenávať, ktoré osobné údaje boli kedy a komu oznámené;

• zabezpečiť, že sa osobné údaje spracovávajú v súlade s ustanoveniami o ochrane osobných údajov stanovenými vo vnútroštátnych právnych predpisoch;

• zabezpečiť, že počas oznamovania osobných údajov a prepravy pamäťových médií nemožno tieto údaje bez povolenia čítať, kopírovať ani mazať;

• navrhnúť svoju organizačnú štruktúru tak, aby spĺňala požiadavky na ochranu údajov.
  V záujme ochrany vašich osobných údajov Komisia zaviedla niekoľko technických a organizačných opatrení. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracúvanie a povaha spracúvaných údajov. Súčasťou organizačných opatrení je obmedzenie prístupu k osobným údajom len na oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich na účely tejto spracovateľskej operácie.

 

7.    KTO MÁ PRÍSTUP K VAŠIM OSOBNÝM ÚDAJOM A KOMU SA POSKYTUJÚ?

Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje zamestnancom Komisie zodpovedným za vykonávanie tejto spracovateľskej operácie a oprávneným zamestnancom podľa zásady „need-to-know“ (potreba poznať). Na týchto zamestnancov sa vzťahuje povinnosť zachovávať dôvernosť, ktorá im vyplýva z právnych predpisov, resp. v prípade potreby aj z dohôd o zachovávaní dôvernosti.

• Poskytovanie informácií

  • Široká verejnosť môže mať prístup ku kontaktným údajom všetkých osôb, ktoré redaktori Európskeho portálu pre mládež uviedli v súvislosti s článkami, správami alebo podujatiami, napríklad k údajom kontaktných osôb uvedených v súvislosti s podujatím alebo správami.

  • K týmto údajom majú takisto prístup pracovníci orgánu Eurodesk Brussels Link a siete národných organizácií Eurodesk.

  • K týmto informáciám majú prístup aj správcovia Európskeho portálu pre mládež.

• Formulár na zasielanie otázok

  • Ku kontaktným údajom budú mať prístup orgán Eurodesk Brussels Link, sieť národných organizácií Eurodesk a správcovia Európskeho portálu pre mládež.

• Európsky zbor solidarity

  • Verejnosti sa zobrazia osobné kontaktné údaje zástupcov organizácií, ktoré sú oprávnené riadiť činnosti zboru, ak samotná organizácia pridá tieto informácie do svojho profilu v zbore, ktorý je uverejnený na webových stránkach zboru.

  • Verejnosti sa takisto zobrazí obsah vytváraný používateľmi a komentáre uverejnené a zdieľané registrovanými uchádzačmi v rámci zboru o skúsenostiach z Európskeho zboru solidarity, ako aj ich avatar a poloha, ak boli tieto prvky spresnené.

  • Registrovaní uchádzači v rámci zboru môžu zobrazovať a aktualizovať svoje osobné údaje tak, že sa prihlásia do svojho konta Európskeho zboru solidarity. Sami zodpovedajú za kvalitu svojich údajov a majú právo svoje konto kedykoľvek vymazať.

  • Zaregistrovaní uchádzači môžu prostredníctvom mobilnej aplikácie zboru takisto prehliadať, zdieľať, meniť a vymazávať svoje príspevky o skúsenostiach z Európskeho zboru solidarity. Môžu si takisto prezerať a komentovať príspevky iných zaregistrovaných uchádzačov a upozorňovať správcov zboru na príspevky, ktoré podľa nich nie sú v súlade s podmienkami používania portálu. Zaregistrovaní uchádzači v rámci zboru môžu takisto v mobilnej aplikácii zboru nahrať, meniť alebo vymazať avatara k svojmu profilu a polohu.

  • K osobným údajom zaregistrovaných uchádzačov majú prístup oprávnení zástupcovia organizácií, ktoré sú oprávnené riadiť činnosti zboru.

  • Osobné údaje zaregistrovaných uchádzačov sú prístupné národným agentúram zodpovedným za vykonávanie programu Erasmus+ a Európskemu zboru solidarity na poskytovanie pomoci oprávneným zástupcom organizácií, ako aj na účely vykonávania kontrol, auditov a hodnotení projektov, ktoré dostávajú podporu od EÚ a do ktorých sú zapojení registrovaní uchádzači.

  • K osobným údajom zaregistrovaných uchádzačov majú prístup aj správcovia zboru a správcovia rozličných programov EÚ, prostredníctvom ktorých oprávnené organizácie zabezpečujú činnosti Európskeho zboru solidarity.

  • Osobné údaje sa môžu poskytovať iným útvarom Európskej komisie, ktoré by mohli mať záujem sa skontaktovať s registrovanými uchádzačmi.

  • Osobné údaje vybraných účastníkov sa môžu poskytovať tlačovým, televíznym alebo rozhlasovým médiám, ktoré vybrala Európska komisia, po získaní výslovného súhlasu vybraných uchádzačov.

  • Obmedzené osobné údaje registrovaných uchádzačov v rámci zboru (meno, priezvisko, dátum narodenia, krajina pobytu, štátna príslušnosť, e-mailová adresa) sa môžu poslať ďalším nástrojom, ktoré riadi GR EAC a môžu k nim mať prístup oprávnené organizácie, národné agentúry a správcovia zboru.

  • Obmedzené osobné údaje účastníkov zboru (meno, priezvisko, dátum narodenia, krajina pobytu, štátna príslušnosť, e-mailová adresa, pohlavie) sa môžu poslať dodávateľovi Európskeho zboru solidarity s cieľom riadiť poistné krytie účastníkov Európskeho zboru solidarity. Účastníci budú poistení rôznymi poisťovňami v závislosti od obdobia, v ktorom sa ich projekt uskutočňuje. Oznámenie poisťovne CIGNA o ochrane údajov platí pre projekty z obdobia 2018 – 2020, ktoré sa uskutočňujú v medziach viacročného finančného rámca (VFR) na roky 2014 – 2020, a pre projekty, ktoré sa začali pred 7. februárom 2023 v rámci súčasného VFR na roky 2021 – 2027. Oznámenie o ochrane údajov týkajúce sa poistenia Henner platí pre projekty realizované v rámci súčasného VFR na roky 2021 – 2027, ktorý sa začal 7. februára 2023.

  • Obmedzené osobné údaje účastníkov zboru (meno, priezvisko, dátum narodenia, e-mailová adresa, krajina pobytu) sa pošlú do externého nástroja Youthpass s cieľom umožniť účastníkom v prípade záujmu zaznamenať si svoje neformálne vzdelávacie výstupy.

  • Obmedzené osobné údaje zaregistrovaných uchádzačov/účastníkov zboru [meno, priezvisko, e-mailová adresa, používateľské meno EU Login, kontaktný jazyk, krajina pobytu, mesto (ak je uvedené)], ktorí majú záujem o absolvovanie kurzov všeobecnej online odbornej prípravy alebo odbornej prípravy pre dobrovoľnícku činnosť v oblasti humanitárnej pomoci, sa zašlú platforme Akadémie EÚ s cieľom umožniť zaregistrovaným/účastníkom prístup k týmto kurzom. Registrovaní uchádzači/účastníci zboru dostanú pred prenosom ich údajov z Európskeho portálu pre mládež na platformu Akadémie EÚ informácie o oznámení o ochrane údajov, ktoré sa vzťahuje na všeobecnú online odbornú prípravu. Táto platforma má svoje vlastné vyhlásenie o ochrane osobných údajov, ktoré je dostupné na jej webovom sídle. Registrovaní uchádzači v rámci Európskeho zboru solidarity, ktorí prejavili záujem o dobrovoľnícku činnosť v oblasti humanitárnej pomoci, budú mať možnosť absolvovať osobitnú odbornú prípravu na platforme Akadémie EÚ, na ktorú sa dostanú z profilu v zbore. Registrovaní uchádzači dostanú pred prenosom ich údajov z Európskeho portálu pre mládež na platformu Akadémie EÚ informácie o oznámení o ochrane údajov, ktoré sa vzťahuje na odbornú prípravu v oblasti humanitárnej pomoci.

  • K obsahu vytváranému používateľmi a komentárom uverejneným zaregistrovanými uchádzačmi o skúsenostiach z Európskeho zboru solidarity majú prístup aj správcovia zboru.

  • Obmedzené osobné údaje účastníkov zboru (meno, priezvisko, pohlavie, e-mailová adresa, štátna príslušnosť, krajina pobytu) sa môžu zaslať delegáciám EÚ, aby mali informácie o osobách nasadených v krajinách, kde tieto delegácie sídlia.

• Databáza organizácií a príležitostí

  • Osobné kontaktné údaje osôb prepojených s organizáciami Európskeho zboru solidarity so značkou kvality, pričom ide o príležitosti, ktoré si môže pozrieť široká verejnosť.

  • Oprávnení zástupcovia organizácií Európskeho zboru solidarity so značkou kvality majú prístup k osobným kontaktným údajom osôb, ktoré sú uvedené v súvislosti s danými organizáciami a ich projektmi.

• Iniciatíva DiscoverEU

  • Uchádzač zodpovedá za kvalitu svojich vlastných údajov.

  • K osobným údajom uchádzačov majú prístup správcovia iniciatívy DiscoverEU.

  • Osobné údaje sa môžu poskytovať iným útvarom Európskej komisie, ktoré by mohli mať záujem sa skontaktovať s registrovanými uchádzačmi.

  • Osobné údaje vybraných uchádzačov sa môžu zdieľať s tlačenými, televíznymi alebo rozhlasovými médiami, ktoré vybrala Európska komisia, a to na základe výslovného súhlasu vybraných uchádzačov.

  • S uchádzačmi, ktorých vybrala Európska komisia, sa môžu prostredníctvom e-mailu alebo telefonicky kontaktovať národné agentúry programu Erasmus+ alebo oprávnený dodávateľ Európskej komisie, ktorý je zodpovedný za komunikačné činnosti. V príslušných prípadoch a ak vybraný uchádzač súhlasí, dodávateľ mu môže rezervovať cestovný lístok na dané podujatie. Dodávateľ vyberie najkonkurencieschopnejších a najvhodnejších prevádzkovateľov dopravy tretích strán (na hlavnú železničnú trasu).

  • Na účely rezervácie cestovných lístkov môže dodávateľ zdieľať s uchádzačmi názov určeného prevádzkovateľa dopravy a odkaz na online rezervačné formuláre a platné vyhlásenie o ochrane osobných údajov daného prevádzkovateľa dopravy tretích strán. Aby si uchádzač mohol rezervovať lístky a vykonať online check-in, musí tieto rezervačné formuláre vyplniť. Upozorňujeme, že takýto prevádzkovateľ dopravy tretích strán nepôsobí pod dohľadom Európskej komisie ani oprávneného dodávateľa Európskej komisie a dané postupy tretích strán v oblasti ochrany súkromia sa môžu líšiť od tohto vyhlásenia o ochrane osobných údajov. Európska komisia ani oprávnený dodávateľ nenesú za tieto postupy tretích strán v oblasti ochrany súkromia a ani za súvisiace vyhlásenia o ochrane osobných údajov zodpovednosť. Vybraní uchádzači si musia byť vedomí týchto vyhlásení tretích strán o ochrane osobných údajov, keď udelia súhlas s nákupom alebo rezerváciou prostredníctvom webového sídla alebo aplikácie prevádzkovateľa dopravy. Vyzývame vás, aby ste si prečítali príslušné vyhlásenia tretích strán v oblasti dopravy o ochrane osobných údajov a získali tak ďalšie podrobné informácie o ich príslušných postupoch v oblasti ochrany súkromia.

  • Na účely získania cestovného poukazu a doplnkových služieb vrátane rezervácie cestovných lístkov budú vybraní účastníci (vrátane osôb na rezervnom zozname, ak sa kontaktujú) požiadaní, aby si pred odoslaním svojich údajov autorizovanému dodávateľovi prečítali oznámenie o ochrane údajov týkajúce sa iniciatívy DiscoverEU.

  • Osobné údaje nevybraných uchádzačov sa môžu zaslať dodávateľovi na účely získania európskeho preukazu mládeže.

Všetky osobné údaje budú okrem toho prístupné:

• pracovníkom útvarov GR EAC zodpovedných za vykonávanie služieb prostredníctvom Európskeho portálu pre mládež,

• pracovníkom IT oddelenia GR EAC,

• pracovníkom iných príslušných útvarov Európskej komisie, ktoré sú spoluzodpovedné za vykonávanie služieb prostredníctvom Európskeho portálu pre mládež.

V prípade potreby je možné osobné údaje sprístupniť aj:

• pracovníkom vnútorného auditu GR EAC,

• pracovníkom GR IAS,

• pracovníkom úradu OLAF.

K osobným údajom môžu mať prístup títo externí sprostredkovatelia oprávnení Európskou komisiou:

• orgán Eurodesk Brussels Link,

• národné organizácie Eurodesk,

• oprávnené organizácie Európskeho zboru solidarity,

• zmluvný poisťovateľ Európskeho zboru solidarity,

• vnútroštátne pracovné skupiny Európskeho dialógu s mládežou,

• dodávatelia a subdodávatelia iniciatívy DiscoverEU,

• národné agentúry pre program Erasmus+ a Európsky zbor solidarity (vrátane siete RAY),

• oprávnení ďalší sprostredkovatelia národných agentúr,

• delegácie EÚ.

Kontaktné údaje týchto externých sprostredkovateľov nájdete na tomto odkaze: https://youth.europa.eu/privacy/external-processors_sk  

Okrem toho GR EAC a EACEA pôsobia v súvislosti s iniciatívou DiscoverEU ako spoloční prevádzkovatelia, pretože spoločne spracúvajú osobné údaje uchádzačov, ktorí predkladajú žiadosť na Európskom portáli pre mládež, aby získali cestovné poukazy DiscoverEU.

Medzinárodný prenos údajov: 

Osobné údaje zaregistrovaných uchádzačov sa prenášajú k organizáciám z tretích krajín mimo EÚ/EHP, ktoré získali značku kvality Európskeho zboru solidarity (krajiny zapojené do programu a partnerské krajiny), ale na ktoré sa nevzťahuje rozhodnutie o primeranej ochrane (vrátane krajín zapojených do programu, ako je Turecko, Srbsko a Severné Macedónsko). V tomto prípade bude úroveň ochrany vašich osobných údajov závisieť od právnych predpisov alebo praxe tejto tretej krajiny. Vaše práva, pokiaľ ide o ochranu údajov, však nemusia byť rovnocenné s vašimi právami v krajinách EÚ/EHP alebo v krajinách, vo vzťahu ku ktorým bolo prijaté rozhodnutie o primeranosti.

 

8.    AKÉ SÚ VAŠE PRÁVA A AKO ICH MÔŽETE UPLATNIŤ?

Ako „dotknutá osoba“ máte osobitné práva podľa kapitoly III (článkov 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725, najmä právo na prístup k svojim osobným údajom a ich opravu v prípade, že sú nepresné alebo neúplné. V prípade potreby máte právo na vymazanie svojich osobných údajov, obmedzenie ich spracúvania, právo namietať proti ich spracovaniu, ako aj právo na prenosnosť údajov.

Súhlasili ste s poskytnutím svojich osobných údajov oddeleniu DG.EAC.B.3 na účely tejto operácie spracovania údajov. Svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať tým, že to oznámite prevádzkovateľovi. Odvolanie neovplyvní zákonnosť spracovania vykonaného pred odvolaním vášho súhlasu.

Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa alebo v prípade sporu na zodpovednú osobu. V prípade potreby môžete osloviť aj európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Ich kontaktné údaje sa nachádzajú v bode 9. 

Ak si želáte uplatniť svoje práva v rámci jednej alebo viacerých konkrétnych spracovateľských operácií, uveďte vo svojej žiadosti ich opis (t. j. referenčné označenie záznamu, ako sa uvádza v bode 10).

Keď bude toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov pripravené a uverejnené, bude k dispozícii v päte webovej stránky Európskeho portálu pre mládež (https://youth.europa.eu/privacy_sk) v časti „Ochrana osobných údajov“. Okrem toho sa vyhlásenie o ochrane osobných údajov poskytne dotknutým osobám okamžite po tom, ako bude známa ich e-mailová adresa.

 

9.    KONTAKTNÉ ÚDAJE

• Prevádzkovateľ údajov
  Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 alebo ak máte pripomienky, otázky alebo obavy, alebo ak by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa zhromažďovania a používania vašich osobných údajov, môžete sa skontaktovať s prevádzkovateľom: Head of Unit, Youth, Volunteer Solidarity and Traineeships Office, Rue Joseph II 70, B-1049, Brussels, e-mail: EAC-EYP@ec.europa.eu.

• Zodpovedná osoba Komisie pre ochranu údajov
  V otázkach týkajúcich sa spracúvania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)

Ak sa domnievate, že v dôsledku spracovania vašich osobných údajov prevádzkovateľom došlo k porušeniu vašich práv podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (t. j. môžete podať sťažnosť) (edps@edps.europa.eu).

 

10.    KDE MOŽNO NÁJSŤ PODROBNEJŠIE INFORMÁCIE?

Zodpovedná osoba Komisie pre ochranu údajov uverejňuje register všetkých operácií spracúvania osobných údajov Komisiou, ktoré boli zdokumentované a ktoré jej boli oznámené. Prístup k registru získate kliknutím na tento odkaz: http://ec.europa.eu/dpo-register. 

Táto konkrétna spracovateľská operácia je vedená vo verejnom registri zodpovednej osoby pod týmto referenčným označením záznamu: DPR-EC-00371.3.