使用自动化工作流程完成这 5 项常见任务，为团队节省时间

想想您在日常工作任务上花费了多少时间，比如发送每周签到消息，或将信息从一个应用程序复制到另一个应用程序。当您有更有意义的项目要做时，这里或那里看似一分钟的时间很快就会累积起来。自动化工作流程可以帮助您节省宝贵的时间。

将简单、常见的业务流程自动化可帮助您提高整个工作日的效率。Zoom Workflow Automation 目前处于测试阶段，可让您将日常工作流程自动化，从而节省时间。

借助工作流程自动化，您可以在Zoom Team Chat 中自动执行各种任务，还可以自动安排 Zoom 会议。您还可以集成第三方应用程序，以添加诸如在 Google Drive 中创建文档或在 Microsoft Outlook 中创建日历事件之类的步骤，甚至添加直接从 Team Chat 创建 Jira 工单（即将推出）的步骤。未来，工作流程自动化将扩展到整个 Zoom Workplace，在其他 Zoom 产品中创建工作流程的功能也即将推出。

我们将看到这在您的工作日中是什么样子的，但首先，这里有一个关于工作流程自动化及其工作原理的概述。

工作流程自动化是指通过在系统间创建规则或工作流程，使用软件将某些任务自动化的过程。使用 Zoom Workflow Automation，您可以设置一系列任务，一旦触发，这些任务将按一定顺序自动完成。

如何建立工作流程？

Zoom Workflow Automation 无需任何技术经验即可轻松使用。在 Zoom Workplace 的工作流程选项卡中，只需从预建模板开始，然后根据您的特定需求自定义每个步骤。或者，您也可以从头开始创建工作流程，从可用步骤列表中进行选择，并根据需要将新步骤拖放到流程中。

请继续阅读，了解如何设置工作流程来自动执行五项常见任务。

作为管理者，您需要随时了解团队成员的工作情况，并了解正在进行的项目的状态。许多管理者通过每周签到来实现这一目标，每个贡献者都会在 Zoom Team Chat 上分享他们的工作内容。但是，对于您和您的直接下属来说，这项看似例行公事的任务似乎非常耗时——首先，您必须记得发送提醒消息，然后您的团队需要提供他们的更新信息，您可能还需要提出后续问题，以获得所需的详细信息。

利用工作流程自动化将每周签到自动化，有助于提高每个人的工作效率。您可以创建一个工作流程，按照您选择的频率发送预定的消息，还可以添加一个表单，让您的团队更轻松地回复正确的信息。这样，您每周的待办事项清单上就少了一项！

聊天消息很快就会堆积如山，尤其是当您的职位经常会反复收到相同的问题或反馈时。您可以设置一个工作流程，为表情回应指定一个可定制的回复。

例如，如果您是产品设计团队的一员，您可以设置心形表情，自动回复积极的反馈并发送感谢信息。您可以设置眼镜表情，通过分享产品常见问题解答的链接来回答常见问题。

批准出差、请假和开支申请会让您的电子邮件收件箱变得杂乱无章，并使您一天的工作繁忙而陷入停滞。工作流程自动化可以使这一过程变得简单和简化，这样您就可以直接在 Team Chat 中审查和批准这些类型的请求。

只需从“请假申请”工作流程模板开始，根据自己的需要进行定制，然后将工作流程链接发布到团队的聊天频道（您甚至可以将其固定到该频道，以便每个人都能轻松找到）。当团队成员需要您批准某项请求时，他们只需填写表单，表单将自动发送给你进行审核，一旦您签字同意，他们就会收到通知。

如果您曾经等待经理批准一份重要文件，那么检查更新既耗时又低效。也许您需要不停地切换选项卡，看看他们是否对文档发表了评论，查看电子邮件中是否有新消息，或者看一眼聊天频道，看看您的消息是否得到了点赞的回应。

创建一个工作流程，让您的经理可以轻松地盖章批准，并让您随时了解情况。您可以通过为寻求批准的人分配表情（例如拇指向上和拇指向下表情）来实现这一点。然后，你可以创建一个条件来触发工作流程的下一步：一旦收到拇指向上的表情，就直接给您发消息；如果使用了拇指向下的表情，就要求您提供更多反馈。

加入混合团队或远程团队的新员工可能更难了解同事，也更难产生联系感。如果您有一个团队范围或部门范围的聊天频道，您可以设置一个工作流程来自动介绍新成员。创建一份表单让他们填写，其中包括他们的主要职责、爱好和兴趣，这样做就很容易了。

一旦新员工填写了表单，就会触发一个步骤，向团队聊天频道发送一条消息，其中包含简短的欢迎消息和介绍。您还可以通过共享关键资源（如团队日历）的自动消息，让新员工感到宾至如归。您可以一如既往地定制这些消息，以适应您的团队文化。

在测试期间，付费 Zoom 用户无需支付额外费用即可使用工作流程自动化。*作为管理员和账户所有者，您可以在管理员门户中启用工作流程自动化，让员工享受自动化带来的好处。请查看我们的支持页面，更详细地了解如何开始自动化工作流程。

*注：在测试期间，可能不适用于所有地区和垂直行业。