Hướng dẫn toàn diện dành cho người chủ trì sự kiện và người thuyết trình trực tuyến

Đại dịch đã thúc đẩy các nền tảng sự kiện trực tuyến trở thành xu hướng chủ đạo với nhu cầu về cuộc họp trực tuyến, hội thảo trực tuyến và sự kiện giao lưu gặp gỡ tăng cao chưa từng có. Tuy nhiên, các sự kiện trực tuyến đã tồn tại rất lâu trước khi có cơn địa chấn chuyển sang hoạt động trực tuyến. Không chỉ là một giải pháp thay thế cho các sự kiện trực tiếp, trải nghiệm trực tuyến là các sự kiện bền vững, mang tính hòa nhập, giúp giảm chi phí đi lại và thu hút đối tượng đa dạng hơn, trên diện rộng hơn. Những lợi ích này, kết hợp với dữ liệu và số liệu phân tích nâng cao, giúp bạn dễ dàng hiểu tại sao sự kiện trực tuyến là một phần không thể thiếu trong bất kỳ chiến lược tiếp thị sự kiện hiện đại nào.

Việc chủ trì một sự kiện trực tuyến gồm nhiều phần việc tương tự như sự kiện trực tiếp truyền thống, nhưng cũng đòi hỏi phải sử dụng các công nghệ tiên tiến để tạo ra trải nghiệm đáng nhớ cho mỗi người dự thính. Cho dù bạn là người sử dụng lần đầu hay chuyên gia sự kiện dày dạn kinh nghiệm, Hướng dẫn sử dụng Zoom Events dành cho người chủ trì sự kiện và người thuyết trình trực tuyến của chúng tôi sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn để tổ chức thành công một sự kiện trực tuyến.

*GHI CHÚ: Trong hướng dẫn này, người thuyết trình trực tuyến được định nghĩa là người nói trước camera hoặc điều phối giữa các diễn giả trong một sự kiện. Người chủ trì là người điều hành hoặc người quản lý sự kiện bằng nền tảng Zoom Events. Trong một số trường hợp, những vai trò này có thể chồng chéo hoặc có chung nhiệm vụ, tùy theo tổ chức của bạn.

Chào mừng đến với Zoom Events! Nền tảng sự kiện trực tuyến của chúng tôi tạo điều kiện để bạn chủ trì các sự kiện ở mọi quy mô, bao gồm các sự kiện một phiên, nhiều phiên, nhiều ngày và nhiều phòng. Nền tảng này kết hợp công nghệ Zoom Meetings và Zoom Webinars đáng tin cậy mà bạn biết và yêu thích, đồng thời được thiết kế với các trung tâm sự kiện chuyên dụng, các tùy chọn đăng ký và phát vé thiết thực, cũng như các tùy chọn kết nối mạng lưới cho người dự thính trong tất cả các sự kiện của bạn (công khai hoặc riêng tư, miễn phí hoặc trả phí). Zoom Events rất dễ sử dụng nên bạn có thể tập trung vào việc tạo ra trải nghiệm đáng nhớ và có tác động mạnh mẽ mà không gặp phiền phức vì công nghệ phức tạp.

Việc chủ trì một sự kiện trực tuyến và thuyết trình trước khán giả từ xa có thể khiến bạn cảm thấy hơi căng thẳng nếu đây là lần đầu tiên của bạn. Nhưng không nhất thiết phải như vậy. Dưới đây là một số phương pháp tốt nhất cần ghi nhớ khi bạn lên kế hoạch cho một sự kiện quan trọng.

Để có trải nghiệm âm thanh rõ ràng, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng micrô chất lượng thay vì dựa vào âm thanh tích hợp trên máy tính của bạn. Mặc dù Zoom Meetings và Zoom Webinars có thể giảm thiểu tạp âm nền khi nói, tốt nhất bạn nên cách âm môi trường xung quanh ở mức tối đa có thể trước khi thuyết trình.

Cuối cùng, hãy nhìn vào camera. Khi ngồi trước máy tính, việc giao tiếp bằng mắt thật không dễ dàng gì, nhưng nếu bạn hướng mắt vào camera, thay vì nhìn vào những khuôn mặt trên màn hình, thì phần thuyết trình của bạn sẽ ngay lập tức được nâng tầm hiệu quả.

2. Viết kịch bản (người thuyết trình)Viết kịch bản luôn là một ý tưởng hợp lý, cho dù bạn hiểu rõ chủ đề đến mức nào. Việc này giúp người chủ trì nắm được độ dài của phần thuyết trình do bạn thực hiện và đặc biệt hữu ích khi người chủ trì đang phải quản lý các công cụ hỗ trợ trực quan, chuẩn bị cho diễn giả tiếp theo hoặc khi cần điều chỉnh đột xuất. Ít nhất thì một dàn ý gồm các ý chính được trình bày thành từng gạch đầu dòng sẽ giúp chúng ta bớt hồi hộp và có một phiên thuyết trình suôn sẻ hơn.

3. Có công mài sắt có ngày nên kim (người thuyết trình và người chủ trì) Tục ngữ có câu: “Có công mài sắt có ngày nên kim”. Chúng tôi khuyên bạn nên tập trước ít nhất 24 giờ. Tốt nhất là bạn nên tập dượt sự kiện của mình trên chính các thiết bị mà bạn định sử dụng trong sự kiện. Và đừng đợi đến ngày diễn ra sự kiện rồi mới tìm hiểu tính năng phần mềm hoặc công nghệ mới. Zoom Events có nhiều công cụ nâng cao trải nghiệm của người dùng và người dự thính nhưng cần một số thiết lập trước. Cố gắng diễn tập sự kiện của bạn càng gần với sự kiện thực tế càng tốt trong các buổi tập dượt để thu thập thông tin chi tiết về những điều cần thiết có thể phát sinh vào phút chót.

4. Soạn kế hoạch chi tiết (người chủ trì)Đôi khi được xem là bảng gợi ý hoặc chuỗi gợi ý, kế hoạch chi tiết bao gồm một chuỗi các hành động trong một sự kiện và là tài liệu chính để các bên liên quan thực hiện theo. Không chỉ là lịch trình sự kiện, kế hoạch chi tiết là một công cụ quan trọng, giúp bạn sắp xếp mọi thứ và giảm bớt tình trạng hồi hộp có thể xảy ra khi chủ trì một sự kiện. Các chi tiết trong kế hoạch chi tiết sẽ thay đổi tùy theo mức độ phức tạp của sự kiện nhưng tối thiểu nên bao gồm các yếu tố sau:

• • Danh sách liên hệ (người thuyết trình, diễn giả, nhóm âm thanh/hình ảnh, nhà thầu, đội ngũ phục vụ)
  • Luồng sự kiện (thứ tự người nói, địa điểm (phòng hội nghị ảo, văn phòng từ xa hoặc không gian họp tại chỗ))
  • Các yếu tố kỹ thuật (tín hiệu kỹ thuật cho âm nhạc, trình chiếu, video)
  • Dấu hiệu thời gian (người nói, phiên, thời gian nghỉ, khai mạc/kết thúc)

Chúng tôi khuyên bạn nên tạo một mẫu có thể dễ dàng chỉnh sửa cho các sự kiện trong tương lai.

5. Chuẩn bị trước để khán giả tham gia (người chủ trì và người thuyết trình)Nếu bạn dự định có một phiên Hỏi đáp hoặc muốn trò chuyện với khán giả, hãy nghĩ về cách bạn sẽ thu hút họ tham gia. Đối với các sự kiện có nhiều người tham dự, bạn nên bố trí người khác ngoài diễn giả để quản lý các câu hỏi thông qua chức năng trò chuyện hoặc hỏi đáp. Chúng tôi cũng khuyên bạn nên yêu cầu một vài đồng nghiệp tham dự sự kiện với các câu hỏi được chuẩn bị trước để bắt đầu cuộc trò chuyện. Nếu bạn sẽ phát biểu tại một sự kiện theo hình thức kết hợp, đừng quên khán giả trực tuyến. Những người dự thính từ xa sẽ cảm thấy gắn kết hơn nếu bạn nhớ trả lời câu hỏi của họ và nói chuyện trực tiếp với họ. Để tránh tình trạng người này nói át người kia, hãy khuyến khích người dự thính sử dụng tính năng Phản ứng trên Zoom Webinars, qua đó người dùng trực tuyến có thể phản hồi với nội dung bằng các biểu tượng thích hợp.

Cho dù bạn đang chủ trì một hội nghị, hội thảo trực tuyến, gian hàng triển lãm hay cuộc họp, có một số yếu tố kỹ thuật bạn sẽ cần phải xem xét hoặc thiết lập trước khi bắt đầu.

• • Ứng dụng camera ảo: Nếu bạn muốn thêm chút thú vị vào nguồn cấp dữ liệu phát trực tiếp của mình, ứng dụng camera ảo có thể mang đến các bộ lọc thực tế ảo tăng cường, ống kính và công cụ hỗ trợ hình ảnh nâng cao. Sau khi bạn tải xuống, hãy kết nối ứng dụng camera với micrô và camera của máy tính để bàn (hoặc bên ngoài). Mở ứng dụng Zoom trên máy tính và chọn biểu tượng bánh răng>tùy chọn video. Tại đó, bạn có thể chuyển đổi giữa ứng dụng camera mới và đầu vào camera hiện tại.

1. Ánh sáng: Xin nhắc lại, ánh sáng thích hợp là yếu tố quan trọng để tạo nên một sự kiện thành công. Nếu bạn dự định chủ trì sự kiện từ một không gian hội nghị, hãy chú ý đến ánh sáng từ trên cao có thể tạo ra bóng đen, đặc biệt nếu diễn giả sẽ đi lại quanh phòng. Khi đặt chỗ cho không gian của bạn, hãy xem độ sáng của căn phòng vào cả ban ngày và buổi tối, đồng thời xác định xem bạn có thể điều chỉnh cường độ chiếu sáng hay không. Nếu tổ chức sự kiện từ máy tính cá nhân, hãy cố gắng đặt thiết bị gần nguồn sáng tự nhiên và sử dụng ánh sáng bên ngoài, chẳng hạn như đèn vòng có ánh sáng dịu nhẹ và đèn bảng đối diện với người thuyết trình. Nếu thuyết trình từ văn phòng tại nhà và/hoặc thiết bị cá nhân, chúng tôi cũng khuyên người thuyết trình nên quay mặt về phía cửa sổ bất cứ khi nào có thể thay vì quay lưng về phía cửa sổ.
2. Chọn khung hình quay video: Để có trải nghiệm video tốt nhất, hãy chọn khung hình quay video của bạn với kiểu cận cảnh diễn giả từ vai đến đỉnh đầu. Điều chỉnh camera ngang tầm mắt hoặc cao hơn một chút để người nói không phải cúi xuống máy tính xách tay hoặc nhìn ngước lên. Để điều chỉnh được như vậy, có thể bạn phải đặt webcam sang một màn hình khác, đứng lên hoặc sử dụng camera và chân máy bên ngoài. Khi bạn chuẩn bị, hãy nhớ quy tắc một phần ba và cố đặt chủ thể vào hai phần ba khung hình, đồng thời giữ khoảng hở ở trên. Mặc dù không phải là tiêu điểm nhưng hậu cảnh cũng đóng vai trò quan trọng trong việc chọn khung hình quay video của bạn và cần phải ngăn nắp, gọn gàng. Người tham gia muốn nhìn thấy diễn giả nhiều hơn và ít khung cảnh xung quanh hơn.
3. Nền ảo: Nền ảo của Zoom là một tính năng thú vị để thể hiện cá tính của bạn, kỷ niệm một ngày lễ hoặc kết hợp quảng bá thương hiệu cho công ty của bạn. Chọn một ảnh từ thư viện của chúng tôi hoặc tạo ảnh của riêng bạn. Giống như các ứng dụng camera ảo khác, Zoom Meetings và Zoom Webinars cũng cung cấp các bộ lọc, nhãn dán và hình đại diện để đặt trên nội dung trình bày của bạn. Để thay đổi hình nền, hãy tải xuống hình ảnh (GIF, JPG/JPEG, PNG với tỷ lệ 16:9 và kích thước 1280×720 pixel trở lên) hoặc video (MP4 hoặc MOV với kích thước 480×360 pixel và độ phân giải không quá 1920×1020) mà bạn muốn và truy cập từ menu cài đặt của ứng dụng Zoom trên máy tính trong mục Tùy chọn>Hình nền và bộ lọc>Nền ảo. Từ đó, bạn sẽ thấy tùy chọn tải lên ảnh của bạn hoặc chọn từ các ảnh đã tải sẵn của chúng tôi.
4. Quảng bá thương hiệu trong hội thảo trực tuyến: Việc sự kiện của bạn diễn ra trực tuyến không có nghĩa là thương hiệu của bạn trở nên kém nổi bật. Quảng bá thương hiệu trong phiên Zoom Webinars cho phép bạn tùy chỉnh các trang đăng ký của mình bằng bảng màu, tiêu đề, biểu ngữ, logo, hình ảnh, thẻ tên và tiểu sử của người thuyết trình theo ý thích của bạn. Khi được kết hợp với nền ảo tùy chỉnh, thương hiệu của bạn sẽ được hiển thị đầy đủ trong suốt sự kiện.
5. Zoom Rooms: Nếu chủ trì một sự kiện theo hình thức kết hợp, bạn có thể dễ dàng tích hợp Zoom Rooms với Zoom Events để tạo ra một không gian thuyết trình thực sự theo hình thức kết hợp. Là trải nghiệm phòng hội nghị hiện đại, Zoom Rooms kết hợp những người tham gia từ xa và trực tiếp bằng cách cho phép họ chia sẻ nội dung và tương tác với nhau bất kể vị trí. Các diễn giả trong sự kiện có thể thuyết trình từ một phòng hội nghị lớn, trên bục diễn thuyết hoặc tại nhà, đồng thời triển khai phần cứng và thiết bị được Zoom chứng nhận để mang lại trải nghiệm sự kiện chuyên nghiệp.

Hậu trường họp mặt: Giảm thiểu căng thẳng cho người thuyết trình nhờ Hậu trường Zoom Webinars, một phòng nghỉ ảo cho người thuyết trình tụ tập khi không thuyết trình. Hậu trường này mở trước, trong và sau một sự kiện và là nơi lý tưởng để xem lại các kết nối âm thanh và video, nội dung bản trình bày, giao tiếp với các tham luận viên khác, trả lời câu hỏi của người dự thính mà không cần bật camera hoặc để tập chia sẻ màn hình.

Tuy nhiên, đừng đợi đến ngày diễn ra sự kiện rồi mới truy cập vào Hậu trường lần đầu tiên. Chúng tôi thực sự khuyên bạn nên tập dượt sự kiện của mình trong phiên thực tế mà bạn định thuyết trình để tự làm quen với các cài đặt có sẵn. Hậu trường cho phép bạn thực hành trong khu vực thực hành, trong chính phiên họp và/hoặc trong Phòng chờ. Người chủ trì và người đồng chủ trì cũng như người chủ trì thay thế, diễn giả và nhà tài trợ có thể vào Phòng chờ sự kiện Zoom để xem các phiên tập dượt này bất kỳ lúc nào sau khi sự kiện của bạn được công bố.

Thiết lập tính năng Quảng bá thương hiệu trong phiên: Ngoài các logo, màu sắc và các yếu tố quảng bá thương hiệu trực quan đã nói ở trên, tính năng Quảng bá thương hiệu trong phiên Zoom Webinars còn giúp bạn thêm các yếu tố sáng tạo vào sự xuất hiện của diễn giả. Trước sự kiện, hãy dành thời gian khám phá các tùy chọn có sẵn để quyết định cách bạn muốn tham luận viên hoặc người thuyết trình xuất hiện trước những người dự thính. Để bật tính năng Quảng bá thương hiệu trong phiên, hãy đăng nhập vào Cổng thông tin web của Zoom và điều hướng đến Quản lý tài khoản>Cài đặt tài khoản và tìm thẻ Cuộc họp. Ở đó, bạn sẽ thấy thẻ Trong cuộc họp (nâng cao), nơi bạn có thể bật/tắt Webinar Session Branding [Quảng bá thương hiệu trong phiên hội thảo trực tuyến]. Khi tính năng này được bật, bạn có thể:

Zoom Webinars và Zoom Meetings được thiết kế để mang lại trải nghiệm tương tác hấp dẫn với nhiều tính năng giúp sự kiện trực tuyến trở nên đáng nhớ. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng các công cụ sau để hợp lý hóa trải nghiệm cho cả người dự thính và người chủ trì.

• Làm nổi bật: Công cụ Làm nổi bật rất hữu ích để làm nổi bật một người tham gia cụ thể (chẳng hạn như một diễn giả chính) và sẽ hiển thị nguồn cấp video của những diễn giả đang trình bày chính mà bạn chọn để người dự thính nhìn thấy. Bạn cũng có thể tự làm nổi bật mình với tư cách là diễn giả và chuyển đổi trong suốt sự kiện. Bạn có thể tìm thấy tính năng này trong cả Zoom Meetings và Zoom Webinars khi di chuột lên video của người mà bạn muốn làm nổi bật và nhấp vào ba dấu chấm lửng để tìm tính năng làm nổi bật.
• Tắt tiếng: Với tư cách là người chủ trì, bạn có thể giảm thiểu tạp âm nền bằng tùy chọn tắt tiếng/bỏ tắt tiếng tất cả người tham gia. Khi được mọi người đồng ý, người chủ trì có thể tắt tiếng họ ngay lập tức thay vì dừng lại để yêu cầu mọi người tự tắt tiếng hoặc chọn từng người dự thính riêng lẻ để tắt tiếng. Từ thanh công cụ Zoom, truy cập thẻ Participants [Người tham gia] > More [Tùy chọn khác] để tắt tiếng/bỏ tắt tiếng mọi người. Sau khi bạn đăng nhập vào sự kiện, hãy di chuột lên tên của một người tham gia cụ thể để tắt tiếng/bỏ tắt tiếng hoặc yêu cầu họ tự bỏ tắt tiếng. Đừng quên nhắc mọi người tắt tiếng khi chưa đến lượt nói của mình.
• Từ hậu trường đến sân khấu chính: Chúng tôi đặc biệt khuyến nghị bạn nên bật Hậu trường Zoom Webinars và tập sử dụng trước tính năng này với tất cả tham luận viên của bạn. Lưu ý: bạn phải có tư cách Quản trị viên thì mới chỉnh sửa được cài đặt tài khoản từ Cổng thông tin web của Zoom. Tìm thẻ Cuộc họp và truy cập phần Trong cuộc họp (nâng cao) để bật Webinar Backstage [Hậu trường hội thảo trực tuyến] cho mọi người. Sau khi bật Hậu trường, các tham luận viên sẽ tự động tham gia vào khu vực hậu trường, ngay cả khi hội thảo trực tuyến không mở cho người dự thính. Người chủ trì có thể di chuyển người tham gia qua lại giữa các phiên trực tiếp hoặc để tham luận viên trò chuyện sau khi hội thảo trực tuyến kết thúc để tổng hợp báo cáo. Tham luận viên ở Hậu trường có thể xem phiên trực tiếp để có thể nghe thấy tín hiệu tham gia hoặc nếu đang đợi hội thảo trực tuyến bắt đầu, họ sẽ thấy hình ảnh OFF AIR [CHƯA PHÁT SÓNG] rõ ràng để biết rằng chưa có người dự thính nào đang xem hội thảo trực tuyến. Với người điều hành, trợ lý sản xuất hoặc nhân sự hậu trường khác, tính năng Hậu trường cho phép họ không xuất hiện trên màn hình nhưng vẫn tương tác và trò chuyện với tham luận viên, truy cập phần Bình chọn/Hỏi đáp và di chuyển quanh sự kiện đang diễn ra. Để cấp quyền truy cập cho người tham gia, hãy truy cập thẻ Participants [Người tham gia] > Panelists [Tham luận viên].

• Phát lại video: Nếu bạn dự định chiếu video trong sự kiện của mình, hãy sử dụng trình phát video tích hợp sẵn cho nội dung được chia sẻ thay vì chia sẻ màn hình của bạn. Tính năng này mang lại trải nghiệm xem chuyên nghiệp và ổn định hơn mà không ảnh hưởng đến chất lượng độ phân giải của video. Quá trình chia sẻ video qua tính năng phát lại của Zoom sẽ mã hóa video trực tiếp từ tệp và giảm thiểu tác động đến mức độ sử dụng CPU, độ phân giải màn hình, card đồ họa và hệ điều hành – đó là những yếu tố có thể làm giảm chất lượng video của bạn. Sau khi bạn đăng nhập vào Zoom Meetings, hãy nhấp vào nút Chia sẻ màn hình trên thanh công cụ cuộc họp. Từ đó, bạn sẽ chuyển sang thẻ Advanced [Nâng cao] và chọn Video. Chỉ cần tìm video bạn muốn chia sẻ và nhấp vào “open” [“mở”] để bắt đầu xem.
• Chia sẻ trang trình chiếu: Công cụ điều khiển trang trình chiếu cho phép người thuyết trình thoải mái chuyển đổi giữa các trang trình chiếu mà không phụ thuộc vào người chủ trì để điều khiển nội dung của họ. Chỉ với một vài cú nhấp chuột, người chủ trì có thể bật hoặc tắt quyền truy cập của một người dùng, một nhóm cụ thể hoặc toàn bộ người dự thính. Để đặt tính năng này cho tất cả người dùng, hãy sử dụng Cổng thông tin web của Zoom để đăng nhập vào Quản lý tài khoản>Cài đặt. Từ đó, điều hướng đến thẻ Cuộc họp, rồi đến Trong cuộc họp>Slide Control [Điều khiển trang trình chiếu] để bật hoặc tắt chức năng điều khiển trang trình chiếu. Đối với một nhóm cụ thể, thay vì vào Cài đặt tài khoản, hãy đăng nhập vào Quản lý người dùng>Quản lý nhóm và làm theo các hướng dẫn tương tự.
• Âm thanh: Cũng giống như cách bạn chia sẻ màn hình của mình cho các trang trình chiếu, bạn cũng có thể chia sẻ âm thanh chất lượng cao tại sự kiện với tùy chọn Share Sound [Chia sẻ âm thanh] và chọn giữa âm thanh đơn và âm thanh nổi (độ trung thực cao). Tính năng nâng cao này mang lại những lợi ích tương tự như công cụ phát lại video nhờ việc đem đến trải nghiệm chuyên nghiệp và sống động. Chỉ cần chia sẻ màn hình của bạn từ Cuộc họp Zoom và chọn “Share Sound” [“Chia sẻ âm thanh”] ở góc dưới bên trái. Từ đó, bạn có thể chuyển đổi giữa các tùy chọn âm thanh khác nhau.

• Bình chọn: Bạn muốn lắng nghe suy nghĩ của khán giả? Bạn cần thu thập góp ý ngay tức thì trong sự kiện của mình? Hãy tạo một cuộc bình chọn trong Zoom Meetings hoặc Zoom Webinars (có thể tạo trước hoặc trong sự kiện) để mọi người bình chọn trong khi bạn thuyết trình (các cuộc bình chọn trực tiếp phải được tạo qua Cổng thông tin web của Zoom). Tải xuống kết quả cuộc bình chọn và xem xét sau đó hoặc thảo luận với người tham gia theo thời gian thực. Nếu bạn dự định sử dụng một cuộc bình chọn nhiều lần, hãy lưu cuộc bình chọn đó vào Poll Library [Thư viện cuộc bình chọn] để dễ dàng truy cập. GHI CHÚ: chỉ có người chủ trì cuộc họp ban đầu mới có thể chỉnh sửa hoặc thêm các cuộc bình chọn khi cuộc họp đang diễn ra. Nếu bạn đã chuyển vai trò đồng chủ trì cho người dùng khác thì người đó chỉ có thể khởi chạy cuộc bình chọn đã được tạo trước đó. Để khởi chạy cuộc bình chọn trong sự kiện, bạn sẽ cần bật chức năng Polls/Quizzes [Bình chọn/Kiểm tra kiến thức] trước tiên. Tương tự như tính năng Chia sẻ trang trình chiếu và các tính năng khác, tính năng bỏ phiếu có thể được bật cho các nhóm cụ thể, tất cả người dùng hoặc cho riêng bạn sử dụng. Đối với toàn bộ nhóm, hãy đăng nhập vào Cổng thông tin web của Zoom, truy cập Cài đặt tài khoản của bạn từ menu Quản lý tài khoản và nhấp vào thẻ Cuộc họp. Ở đó, bạn sẽ thấy tính năng Meetings Polls/Quizzes [Bình chọn/Kiểm tra kiến thức cho cuộc họp] để bật. Sau khi tạo cuộc bình chọn và bật chức năng, hãy tìm nút Polls [Bình chọn] trong bảng điều khiển cuộc họp hoặc hội thảo trực tuyến (tùy thuộc vào loại sự kiện). Nếu bạn đã tạo trước một cuộc bình chọn, hãy chọn cuộc bình chọn bạn muốn khởi chạy và những người tham gia sẽ được nhắc trả lời các câu hỏi. Với Zoom Webinars, tất cả tham luận viên, người đồng chủ trì và người chủ trì đều có thể xem kết quả cuộc bình chọn, trong khi với Zoom Meetings, chỉ người chủ trì và đồng chủ trì mới có thể xem các cuộc bình chọn.
  
  
• Ứng dụng: Truy cập các ứng dụng yêu thích của bạn trực tiếp trong Zoom Meetings để có một số công cụ làm quen thú vị hoặc các công cụ cộng tác nâng cao. Sử dụng thẻ Discover [Khám phá] trong cuộc họp của bạn để duyệt các ứng dụng, sau đó thêm (các) ứng dụng bạn muốn sử dụng. Hoặc truy cập Zoom App Marketplace từ ứng dụng Zoom trên máy tính của bạn để tìm kiếm các ứng dụng có sẵn.
• Hỏi đáp: Giống với tính năng bỏ phiếu, tính năng hỏi đáp dành cho Zoom Webinars cho phép người dự thính đặt câu hỏi và yêu cầu người chủ trì hoặc tham luận viên trả lời. Những người dự thính cũng có thể ủng hộ hoặc trả lời câu hỏi của nhau. Sau khi đã bật tính năng Hỏi đáp từ phần Trong cuộc họp (Nâng cao) trong cài đặt tài khoản của mình, bạn có thể dễ dàng bắt đầu đặt câu hỏi.

Bạn có thể dễ dàng tập trung hoàn toàn vào nội dung hình ảnh của sự kiện hoặc diện mạo của bạn trước camera nhưng nếu hội thảo trực tuyến của bạn gặp sự cố kỹ thuật, thì rất khó để khôi phục. Nếu bạn đang sử dụng Zoom với giấy phép Kinh doanh hoặc Doanh nghiệp lớn, Bảng điều khiển Zoom sẽ là trung tâm kiểm soát nhiệm vụ để bạn giám sát tình trạng của sự kiện theo thời gian thực và truy cập dữ liệu cũng như thông tin chi tiết hữu ích để lập kế hoạch sự kiện trong tương lai.

Bảng điều khiển Cuộc họp và Hội thảo trực tuyến cho phép người chủ trì theo dõi trải nghiệm video/âm thanh, loại giấy phép của người tham gia và chi tiết chuyên sâu về chất lượng kết nối của họ. Cụ thể, bảng điều khiển sẽ theo dõi:

Chọn ID cuộc họp của sự kiện bạn đang giám sát từ các thẻ Live [Cuộc họp trực tiếp] hoặc Past meetings [Cuộc họp trước đây] trong bảng điều khiển của bạn, ở đó bạn sẽ thấy các số liệu phân tích chi tiết liên quan đến tình trạng tổng thể của kết nối của những người tham gia.

Nếu bạn dự định gửi hội thảo trực tuyến hoặc cuộc họp của mình cho những người dự thính hoặc các thành viên trong nhóm hay chỉ muốn tự mình xem lại, chúng tôi đều khuyên bạn nên ghi lại sự kiện đó lên đám mây hoặc ghi cục bộ vào máy tính của bạn. Các bản ghi trên đám mây có thể được quản lý trong Cổng thông tin web của Zoom, trong khi các bản ghi cục bộ có thể được truy cập thông qua thư mục Documents [Tài liệu] trên máy tính của bạn. Nếu bạn cần thay đổi vị trí mặc định cho các bản ghi cục bộ, hãy tìm Recordings [Bản ghi] trong cài đặt ứng dụng Zoom.

Để chỉnh sửa các bản ghi trên đám mây, hãy đăng nhập vào Cổng thông tin web của Zoom và tìm bản ghi mà bạn đang tìm kiếm. Trong phần cài đặt này, bạn có thể chỉnh sửa tên của bản ghi, cắt phần đầu hoặc phần cuối của bản ghi trên đám mây, tải tệp xuống, sao chép đường liên kết có thể chia sẻ để gửi cho người khác, truy cập số liệu phân tích về hoạt động xem hoặc xóa hoàn toàn bản ghi.

Để chia sẻ một bản ghi cục bộ với người khác, bạn cần tải bản ghi đó lên ứng dụng lưu trữ trên đám mây hoặc nền tảng quản lý nội dung của bên thứ ba. Từ ứng dụng Zoom trên máy tính, bạn sẽ thấy bản ghi của mình trong thẻ Cuộc họp>Đã ghi. Từ đó, bạn có thể tải tệp MP4 lên ứng dụng của bên thứ ba.

Khi chia sẻ bản ghi trên đám mây, bạn có một số tùy chọn cho người xem truy cập. Trong trang của bản ghi, nhấp vào Share [Chia sẻ] và bạn có thể chọn chia sẻ bản ghi công khai hay giữ riêng tư.

Bạn muốn tìm hiểu thông tin chi tiết về tất cả các tính năng của Zoom Meetings? Hãy xem cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh của chúng tôi gồm các bài viết hỗ trợ về Zoom Meetings, những câu hỏi thường gặp, ghi chú phát hành, video hướng dẫn và hướng dẫn khắc phục sự cố.

Để biết hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Zoom Webinars và danh sách đầy đủ các tính năng, hãy tham khảo các bài viết hỗ trợ về Zoom Webinars của chúng tôi với phương pháp từng bước về cách thiết lập sự kiện, mời người dự thính và tham luận viên, cũng như cách bắt đầu hội thảo trực tuyến.

Bạn vẫn cần trợ giúp thêm với sự kiện trực tuyến của mình? Dịch vụ Zoom Events cung cấp dịch vụ tư vấn sự kiện, hướng dẫn kỹ thuật, hỗ trợ trong sự kiện và sản xuất kỹ thuật nâng cao cho sự kiện của bạn từ đầu đến cuối.
Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của sự kiện, đội ngũ gồm các chuyên gia Zoom Events của chúng tôi có thể gặp bạn trước sự kiện để thảo luận về các phương pháp tốt nhất, lên ý tưởng, đề xuất cho việc đăng ký và phát vé hoặc tiến thêm một bước nữa và xây dựng kế hoạch chi tiết với các chi tiết hỗ trợ kỹ thuật cụ thể. Trong thời gian diễn ra sự kiện, chúng tôi có thể theo dõi bảng điều khiển sự kiện của bạn, giám sát quá trình sản xuất âm thanh/hình ảnh cũng như nội dung và thậm chí là cung cấp thiết bị trộn âm thanh và video nâng cao. Chúng tôi luôn sẵn sàng trợ giúp để đảm bảo bạn cảm thấy tự tin và sẵn sàng bắt đầu một sự kiện trực tuyến.

Tìm hiểu thêm về các gói hỗ trợ Dịch vụ Zoom Events của chúng tôi để giúp sự kiện của bạn trở thành một trải nghiệm thành công và có tác động mạnh mẽ.