Zoom Docs kullanma rehberiniz

Çalışma şeklimiz değişiyor. Bu da bilgi işçileri için temel bir unsur olan sözcük işleme çözümlerinin de değiştiği anlamına geliyor. 

İster standart bir teklif, ister proje planları ve varlıkların kaydını tutmak için bir tablo ya da dahili bir bilgi tabanı olsun, oluşturduğunuz her şey için belgelerinizin boş bir sayfa olması gerekir. Ancak aynı zamanda, belgelerinizi toplantılarınızdan elde ettiğiniz içgörüler, ilgili bilgi ve başlangıç fikirleriyle doldurarak boş sayfayı doldurmanıza yardımcı olması için yapay zekayı kullanabilmeyi de istersiniz.

Bunların bulut tabanlı ve gerçek zamanlı iş birliğine hazır olması, bilgisayarınıza takılı kalmaması veya e-postayla gönderilen birden fazla farklı sürüme dağılmaması gerekir. 

Sabit kenar boşlukları ve basıma hazır formatlarla kısıtlanmayan, düzgün organize edilmiş ve içerisinde kolayca gezinilebilen, dijital kitleler için tasarlanmış belgelere ihtiyaç duyarsınız.

Ayrıca verimliliğin esas olduğu bir dünyada, belgelerinizin günlük iş akışlarınıza ve sıklıkla kullandığınız uygulamalarınıza uyum sağlayarak üretkenliği artırmanıza yardımcı olması, ayrı bir araç olarak engel oluşturmaması gerekir.

Zoom Workplace ile dahil olan Zoom Docs bu konuda size yardımcı olabilir. Zoom Docs ile neler yapabileceğinize ve yukarıda bahsedilen zorlukların üstesinden nasıl geleceğinize bir göz atalım.

Zoom Docs, Zoom Workplace'te belgeler, wiki sayfaları, tablolar ve çok daha fazlasını oluşturmak için esnek, iş birliğine dayalı bir çözümdür ve temelinde hiçbir ek ücret ödemeden dahil edilen AI Companion yetenekleri bulunur.* 

Üretken yapay zeka asistanınız AI Companion, bilgi oluşturup sentezlemenize ve yazdıklarınızı geliştirmenize yardımcı olabilir. AI Companion, Zoom Meetings'teki içerikleri bir Zoom belgesine aktarabilir. Ayrıca farklı içerik blokları ekleyebilir ve bilgileri görüntülemek için çeşitli yollar seçebilirsiniz.

Zoom Docs ile yapay zeka öncelikli dokümanlar oluşturarak basit bir sözcük işlemcisinin ötesine geçebilirsiniz. İşte bunu kullanabileceğiniz üç farklı yöntem.

Yapay zeka odaklı iş birliğine dayalı belgeler oluşturun

Bir iş teklifi, pazarlama planı, proje özeti... — Ne isterseniz yazabilirsiniz. Taslağınızı oluşturmanıza yardımcı olmak için AI Companion yanınızda. İstediğiniz son ürünü oluşturmasında AI Companion'a yardımcı olacak daha ayrıntılı ve somut bilgiler sağlamak için AI Companion toplantı özetinizden ve dökümünüzden de yararlanabilirsiniz. Böylece toplantılarda yaptığınız konuşmaları düzenli ve eyleme geçirilebilir dokümanlara dönüştürebilirsiniz.

Dokümanınızı gezinmesi kolay bölümlere ayırmak için başlıklar ve alt başlıklar ekleyin. Dokümandaki iş arkadaşlarınızı etiketleyerek kendilerine eylem öğeleri atayın veya belirli bir sözcük ya da cümleye yorum ekleyerek ekip arkadaşınızı etiketleyerek diledikleri zaman yanıt vermelerini sağlayın.

Dokümanı Ekip Sohbeti veya e-posta yoluyla bir bağlantı olarak iş arkadaşlarınızla paylaşın ya da bir toplantı sırasında Zoom Meetings penceresinde açarak diğer rolsüz katılımcılarla gerçek zamanlı olarak görüntüleyin, birlikte düzenleyin ve iş birliği yapın. 

Daha iyi bilgi paylaşımı için bir şirket wiki sayfası oluşturun

Şirket bilgisi ve süreçleri belgelenmediğinde veya farklı yerlerde bulunduğu zaman ihtiyacınız olanı bulmak zorlaşır. Bir iş arkadaşınız tatildeyken veya başka bir pozisyona geçtiğinde onun oluşturduğu dosyalara erişemediğiniz zaman işler daha da karmaşık hale gelebilir.

Ekip üyelerinin güncel bilgileri bulabileceği tek bir doğru bilgi kaynağına ihtiyacınız olur. Zoom Docs'u kullanarak kolayca arama yapılabilen ve erişilebilen bir wiki sayfası, yani bilgilerin yer aldığı bir merkez oluşturabilirsiniz. 

Bir ana sayfa oluşturmanızı, ardından bu ana sayfanın içinde belirli konulara odaklanan bağlanabilir alt sayfalar oluşturmanızı öneririz. Ana sayfa, ekip üyelerinin ihtiyaç duydukları bilgilere kolayca ulaşabilmeleri için içindekiler tablosu görevi görür. 

Ayrıntılı paylaşım kontrolleri sayesinde, belirli bir grup iş arkadaşınızın veya şirketteki herkesin wiki sayfasını görüntülemesine izin verebilirsiniz. Düzenleme erişimini dokümanı güncellemekten sorumlu kişilerle de sınırlayabilirsiniz. 

Bilgileri düzenlemek ve ekipleri bir araya getirmek için veri tablolarını kullanın 

Zoom Docs, ekipleri tek bir ortak dokümanda bir araya getirir. Hedef belirleme, üç aylık planlar, etkinlik planlama ve daha fazlası için kullanabilirsiniz. Düzenli kalmak için wiki sayfalarını kullanabilir, böylece bir projeyle ilgili dokümanlardan oluşan bir koleksiyon oluşturarak önemli bilgilerin ve varlıkların kolaylıkla bulunmasını sağlayabilirsiniz. Ayrıca proje şablonumuzu kullanarak eylem öğelerinin durumunu takip edebilir veya ihtiyacınız olan durum sütunlarıyla özelleştirilmiş bir izleyici oluşturabilirsiniz. Veri tabloları bilgileri kolayca filtrelemenize, sıralamanıza, gruplamanıza ve düzenlemenize olanak tanır.

AI Companion tarafından oluşturulan sonraki adımları toplantı özetinden alabilir ve bunları veri tablonuza ekleyebilirsiniz. Ekibinizin iş birliğine dayalı beyaz tahtasını aynı dokümana yerleştirebilirsiniz. Böylece proje ekibiniz bilgileri nerede bulacağını ve ekleyeceğini bilir ve bu dokümanları bir Zoom toplantısında açarak gerçek zamanlı olarak birlikte çalışarak iş birliğini daha da sorunsuz hale getirebilirsiniz.

Zoom Workplace masaüstü veya mobil uygulamasında (6.1.6 veya üstü), Docs sekmesine gidin (üst gezinme çubuğunda göremiyorsanız Daha Fazla'ya tıklayın). Burada, oluşturduğunuz ve üzerinde iş birliği yapmaya davet edildiğiniz dokümanların bir listesini ve yeni bir doküman oluşturma seçeneklerini bulacaksınız. Ayrıca docs.zoom.us adresine giderek veya app.zoom.us/wc/docs adresindeki Zoom Web Uygulamasından Docs'a erişebilirsiniz.

Başlamak için kullanabileceğiniz birkaç farklı yöntem vardır:

Boş bir doküman oluşturun

Docs sekmesinin ana sayfasından "Boş belge" seçeneğini belirleyerek sıfırdan başlayın. Buradan, AI Companion'dan beyin fırtınası yapmanıza ve bir taslak oluşturmanıza yardımcı olmasını isteyebilirsiniz.

"Toplantılarım" görünümü

Docs ana sayfasından, doküman oluşturabileceğiniz toplantıların bir listesini bulmak için sol kenar çubuğundaki "Toplantılarım"a tıklayın. Toplantı sonrası iş birliğine devam etmek için, önceki toplantılardan AI Companion toplantı özetlerini veya dökümlerini bir dokümana çekebilirsiniz. Bilgileri en yararlı şekilde biçimlendirmenize yardımcı olması için "ayaküstü" veya "kullanıcı geri bildirimi" gibi mevcut şablonları keşfedin. 

Toplantı bilgilerine yalnızca toplantı sahiplerinin erişebileceğini ve diğerleriyle nelerin paylaşılacağını seçebileceğini unutmayın. Toplantılarım görünümünden, toplantı özeti etkin olan ve doküman oluşturabileceğiniz hangi toplantıları düzenlediğinizi görebilirsiniz.

Toplantı içinde doküman oluşturun

Toplantı araç çubuğundaki Docs simgesine tıklayarak yeni bir doküman oluşturun veya mevcut bir dokümanı doğrudan toplantıda açın. Size bu konuda yardımcı olması için AI Companion ile toplantı katılımcılarıyla iş birliği içinde düzenleme yapabilirsiniz. Toplantı bittikten sonra dokümanınızı bulmak, paylaşmak ve düzenlemek için Docs sekmenize bakabilirsiniz.

Bir doküman şablonu ile başlayın

Docs ana sayfasında "Şablonlar" düğmesini seçin. Ne tür bir doküman oluşturmak istediğinize bağlı olarak çeşitli şablonlar arasından seçim yapabilirsiniz: Proje takibi, özet, toplantı gündemi ve daha fazlası.

Mevcut bir dosyayı içe aktarın

Eğer bir metin dosyanız (.docx, .txt, .md) veya elektronik tablo dosyanız varsa (.xlsx, .csv) Docs ana sayfasından İçe Aktar seçeneğini seçin. Zoom Workplace'te daha kolay paylaşım, biçimlendirme ve iş birliği için mevcut belgelerinizi ve içeriğinizi bu yöntemle Zoom dokümanlarına dönüştürebilirsiniz.

Dokümanınızı başlattıktan ve AI Companion veya diğer kaynakları kullanarak bilgilerle doldurduktan sonra, farklı modüller veya bloklar eklemek için artı işaretine tıklayarak veya ileri eğik çizgi / yazarak oluşturmaya devam edin. 

Başlıklar ve listeler gibi temel doküman bileşenlerini ekleyin veya resimler, videolar, ses dosyaları, beyaz tahtalar ve diğer medyalarla süsleyin. 

Dokümanınızın düzenini sütunlar ve veri tabloları ile organize edin. Verilerinizi farklı bir şekilde görüntülemek isterseniz tablo görünümünden takvim veya pano görünümüne geçebilirsiniz.

En önemlisi, farklı düzenler ve bileşenler denemenizi, bunları sayfa üzerinde hareket ettirmenizi ve dokümanınızı sizin için en uygun şekilde oluşturmanızı öneririz. Zoom Docs, esnek ve çalışma şeklinize uyum sağlayacak şekilde tasarlanmıştır.

Zoom Docs, hem sizin hem de ekiplerinizin dokümanlar oluşturmasını, geliştirmesini, özetlemesini ve toplantı dökümlerinden eyleme dönüştürülebilir dokümanlar oluşturarak toplantılarınızda daha fazla verim elde etmenizi sağlayan AI Companion ile birlikte kullanıldığında çok daha iyi bir deneyim sunar. Ekiplerinizin Zoom Docs için AI Companion kullanarak toplantı iş birliğini genişletmesine olanak sağlamak için, bir hesap yöneticisinin toplantı özetleri ve toplantı dökümlerinin kullanımı da dahil olmak üzere doğru ayarları etkinleştirmesi gerekir.

Her bir ayarın nerede bulunacağı ve etkinleştirileceği hakkında adım adım kılavuz için Docs destek makalemizi ziyaret edin.

Zoom Docs, Zoom Workplace Pro, İşletme, İşletme Plus, Eğitim ve Kurumsal planlarına dahildir. AI Companion kullanarak hiçbir ek ücret ödemeden sınırsız doküman oluşturabilirsiniz.* Zoom Workplace Temel planlarındaki kullanıcılar sınırsız kişisel doküman ve 10 adede kadar ortak doküman oluşturabilir, ancak AI Companion özelliklerine erişemezler. 

Zoom Workplace masaüstü veya mobil uygulamanızı 6.1.6 veya daha yüksek bir sürüme yükseltin veya Zoom Docs'u kullanmaya başlamak için docs.zoom.us veya app.zoom.us/wc/docs adresine gidin.

Daha fazla bilgi için Zoom Docs sayfamızı ve destek makalemizi ziyaret edin veya ilk dokümanınızı oluşturmak için Zoom Workplace uygulamasındaki Docs sekmesine tıklayın.

*Zoom kullanıcı hesaplarındaki ücretli hizmetlere dahildir. AI Companion tüm bölgeler veya sektörlerde kullanıma sunulmayabilir. Zoom Docs için AI Companion özellikleri Zoom Basic planlarına dahil değildir.