De ultieme handleiding voor evenementhosts en virtuele presentatoren

De pandemie zorgde voor een boost in virtuele evenementenplatforms met een ongekende vraag naar online vergaderingen, webinars en netwerkevenementen. Virtuele evenementen bestonden echter al lang voor deze enorme verschuiving naar het leven op afstand. Virtuele ervaringen zijn meer dan alleen een alternatief voor persoonlijke evenementen, maar ook duurzame, inclusieve evenementen die de reiskosten verlagen en een breder, diverser publiek aanspreken. Deze voordelen, gecombineerd met geavanceerde gegevens en analyses, maken het gemakkelijk om te zien waarom virtuele evenementen een integraal onderdeel zijn van elke moderne eventmarketingstrategie.

Het hosten van een virtueel evenement vraagt veel van dezelfde verantwoordelijkheden van een traditioneel persoonlijk evenement, maar vereist ook het gebruik van innovatieve technologieën om een gedenkwaardige ervaring voor elke deelnemer te creëren. Of je nog een beginner bent of een doorgewinterde evenementenprofessional, onze Zoom Events -handleiding voor evenementhosts en virtuele presentatoren helpt je je beter voor te bereiden op een geslaagd virtueel evenement.

*OPMERKING: In deze handleiding worden virtuele presentatoren gedefinieerd als de persoon die spreekt voor de camera of modereert tussen sprekers tijdens een evenement. De host is de facilitator of persoon die het evenement zelf beheert via het Zoom Events-platform. In sommige gevallen kunnen deze functies elkaar overlappen of taken delen afhankelijk van je organisatie.

Welkom bij Zoom Events! Met ons virtuele evenementenplatform kun je evenementen van elke omvang hosten, waaronder evenementen met één sessie, meerdere sessies, meerdaagse en multitrack-evenementen. Het combineert de vertrouwde technologie van Zoom Meetings en Zoom Webinars en is ontworpen met speciale evenementhubs, robuuste registratie- en ticketmogelijkheden en netwerkopties voor deelnemers voor al je evenementen (openbaar of privé, gratis of betaald). Zoom Events is eenvoudig te gebruiken, zodat je je kunt concentreren op het creëren van een gedenkwaardige, impactvolle ervaring zonder omslachtige, gecompliceerde technologie.

Een virtueel evenement hosten en presenteren aan een extern publiek kan wat zenuwslopend zijn als je het voor het eerst doet. Maar dat hoeft niet zo te zijn. Hier volgen enkele best practices voor de grote dag van je evenement.

Voor glasheldere audio raden we aan een kwalitatief hoogwaardige microfoon te gebruiken in plaats van alleen de ingebouwde audio van je computer. Hoewel in Zoom Meetings en Zoom Webinars achtergrondgeluid kan worden gedempt terwijl je spreekt, kun je je omgeving best zo stil mogelijk maken voordat je begint met je presentatie.

En vergeet niet in de camera te kijken. Het is niet eenvoudig om oogcontact te maken via een computer, maar als je in de camera kijkt in plaats van naar de gezichten op je scherm, vergroot je meteen de impact van je presentatie.

2. Schrijf een script (presentatoren) Het is altijd een goed idee om een script te schrijven, hoe goed je je specifieke onderwerp ook kent. Dit geeft je host een idee van de duur van de presentatie en komt vooral van pas als deze visuele hulpmiddelen gebruikt of voorbereidingen moet treffen voor de volgende spreker of als er een plotselinge aanpassing moet gebeuren. Een duidelijk overzicht met punten beperkt de stress voor iedereen en laat de sessie vlotter verlopen.

3. Oefening baart kunst (presentatoren en hosts) Zoals het spreekwoord zegt: oefening baart kunst. Wij raden je aan minstens 24 uur van tevoren te oefenen. In het ideale geval oefen je je evenement op dezelfde apparaten die je tijdens het evenement wilt gebruiken. En wacht niet tot de dag van je evenement om nieuwe technologie of softwarefuncties onder de knie te krijgen. Zoom Events bevat talloze hulpmiddelen om de ervaring van gebruikers en deelnemers te verbeteren, maar je moet deze wel vooraf instellen. Probeer je evenement zoveel mogelijk te spiegelen tijdens je repetities om inzicht te krijgen in eventuele behoeften die zich op het laatste moment kunnen voordoen.

4. Ontwikkel een draaiboek (hosts) Dit kan een blad met hints of aanwijzingen zijn. Dit is de leidraad van je evenement en een hoofddocument dat belanghebbenden kunnen volgen. Het draaiboek is meer dan een agenda. Het is een cruciaal hulpmiddel om je te helpen alles goed te organiseren en de stress te verminderen die gepaard kan gaan met het hosten van een evenement. De details in je draaiboek variëren afhankelijk van de complexiteit van je evenement, maar het is altijd handig om de volgende onderdelen erin op te nemen:

• • Lijst met contactpersonen (presentatoren, sprekers, A/V-teams, opdrachtnemers, catering)
  • Het verloop van het evenement (volgorde van sprekers, locaties (virtuele vergaderzalen, externe kantoren of vergaderruimtes op locatie))
  • Technische onderdelen (technische aanwijzingen voor muziek, diavoorstellingen, video's)
  • Tijdsindicaties (sprekers, sessies, pauzes, openen/sluiten)

We raden je aan een sjabloon te maken dat makkelijk kan worden bewerkt voor toekomstige evenementen.

5. Bereid contact met het publiek voor (hosts en presentatoren)Denk er bij het organiseren van een V&A-sessie of als je wilt chatten met je publiek over na over hoe je contact met hen maakt. Voor evenementen met een groot aantal deelnemers kan het handig zijn om iemand anders dan de spreker de vragen te laten beantwoorden via de chat of V&A-sessie. Ook raden we aan enkele collega's te vragen je evenement bij te wonen met vragen die vooraf zijn voorbereid om het gesprek op gang te brengen. Als je spreekt tijdens een hybride evenement, vergeet dan het virtuele publiek niet. Externe deelnemers voelen zich meer betrokken als je niet vergeet hun vragen te beantwoorden en hen direct aan te spreken. Om te voorkomen dat mensen door elkaar heen gaan praten, kun je de deelnemers aanmoedigen om de functie Reacties tijdens Zoom Webinars te gebruiken waarmee virtuele gebruikers kunnen reageren op inhoud met emoji's.

Als je een congres, webinar, tentoonstelling of vergadering houdt, volgen hieronder enkele technische elementen die je kunt overwegen voordat je begint.

• • Virtuele camera-applicaties: als je wat extra plezier wilt toevoegen aan je livestream-feed, gebruik dan virtuele camera-apps voor augmented reality-filters, lenzen en geavanceerde visuele hulpmiddelen. Zodra je een camera-app hebt gedownload, koppel je deze aan je desktop (of externe) microfoon en camera. Open de Zoom-desktopclient en selecteer het tandwielpictogram > optie Video. Hier kun je wisselen tussen je nieuwe camera-app en de huidige camera-invoer.

1. Verlichting: vergeet niet dat een goede verlichting cruciaal is voor een geslaagd evenement. Als je het evenement wilt houden vanuit een vergaderruimte, let dan op eventuele bovenverlichting die donkere schaduwen kan werpen, vooral als je spreker door de ruimte loopt. Als je een ruimte reserveert, bekijk dan de helderheid van de ruimte zowel bij daglicht als in de avond en bepaal of je de lichtintensiteit moet aanpassen. Als je een evenement houdt vanaf een persoonlijke computer, probeer dit apparaat dan in de buurt van een natuurlijke lichtbron te plaatsen. Gebruik daarnaast ook externe verlichting gericht op de presentator, zoals zachte ringverlichting en paneelverlichting. Bij de presentatie uit een thuiskantoor en/of met een persoonlijk apparaat, raden we aan de presentator waar mogelijk te laten uitkijken op een raam in plaats van een raam op de achtergrond te hebben.
2. Frames: voor de beste video-ervaring plaats je een close-up van de spreker in het frame, vanaf de schouders tot de kruin. Zet de camera op ooghoogte of net iets hoger, zodat de spreker niet over een laptop gebukt staat of omhoog moet kijken. Hiervoor kan het nodig zijn om je webcam op een andere monitor te plaatsen, te laten staan of een externe camera en statief te gebruiken. Vergeet tijdens de voorbereidingen niet de regel om tweederde van het frame te vullen met je onderwerp en wat ruimte vrij te laten. Hoewel dit niet de focus heeft, speelt de achtergrond een belangrijke rol in je beeld en moet deze netjes opgeruimd zijn. Deelnemers willen meer zien van de spreker en minder van de omgeving.
3. Virtuele achtergronden: de virtuele achtergronden van Zoom zijn een leuke functie om je persoonlijkheid te laten zien, een feestdag te vieren of om je bedrijfsbranding in op te nemen. Kies een afbeelding uit onze bibliotheek of maak er zelf één. Net als bij andere virtuele camera-apps bevatten Zoom Meetings en Zoom Webinars ook filters, stickers en avatars om als laag bovenop je presentatie te plaatsen. Voor het wijzigen van je achtergrond download je een afbeelding (GIF, JPG/JPEG, PNG met 16:9 beeldverhouding en 1280x720 pixels of hoger) of video (MP4 of MOV 480x360 pixels en niet meer dan 1920x1020) naar keuze en open je deze vanuit de instellingen van de Zoom-desktopclient onder Voorkeuren > Achtergrond en filters > Virtuele achtergronden. Daar zie je de optie om je afbeelding te uploaden of een van onze voorgeladen afbeeldingen te kiezen.
4. Webinarbranding: het is niet omdat je evenement virtueel is, dat je merk onopgemerkt moet blijven. Met sessiebranding van Zoom Webinars kun je je registratiepagina's aanpassen met het door jou gewenste kleurenschema, titel, banner, logo, afbeeldingen, naamplaatjes en bio's van presentatoren. In combinatie met een aangepaste virtuele achtergrond is je merk tijdens het hele evenement volledig zichtbaar.
5. Zoom Rooms: als je een hybride evenement houdt, kan Zoom Rooms eenvoudig worden geïntegreerd in Zoom Events om een echt hybride presentatieruimte te creëren. Als moderne vergaderruimte-ervaring verenigt Zoom Rooms persoonlijke en externe deelnemers door hen de mogelijkheid te bieden inhoud te delen en met elkaar te communiceren, ongeacht de locatie. Sprekers van het evenement kunnen presenteren vanuit een grote vergaderruimte, achter een podium of thuis, en kunnen Zoom-gecertificeerde hardware en apparaten inzetten om een professionele evenementervaring te bieden.

Achter de schermen: minimaliseer de stress voor je presentatoren met Zoom Webinars Backstage, een virtuele greenroom voor presentatoren om samen te komen als ze niet actief spreken. De greenroom is open voor, tijdens en na een evenement en is de ideale plek om audio- en videoverbindingen te controleren, presentatie-inhoud te bekijken, te communiceren met andere panelleden, vragen van deelnemers te beantwoorden zonder dat de camera aanstaat of schermen te delen.

Wacht echter niet tot de grote dag om de backstage-functie voor de eerste keer te openen. We raden je ten zeerste aan om je evenement te repeteren binnen de daadwerkelijke sessie die je presenteert om vertrouwd te raken met de beschikbare instellingen. Met Backstage kun je repeteren in de oefenruimte, in de sessie zelf en/of in de wachtruimte. Hosts en co-hosts, evenals alt-hosts, sprekers en sponsors hebben toegang tot je Zoom-evenementenlobby om deze oefensessies op elk gewenst moment te bekijken zodra je evenement is gepubliceerd.

Sessiebranding instellen: naast de bovengenoemde logo's, kleuren en visuele merkelementen, helpt Zoom Webinars Session Branding je ook om creatieve elementen toe te voegen aan het uiterlijk van je sprekers. Besteed voorafgaand aan het evenement wat tijd aan het verkennen van de beschikbare opties om te beslissen hoe je wilt dat je panelleden of presentatoren worden weergegeven.Als je sessiebranding wilt inschakelen, meld je je aan bij de Zoom-webportal en ga je naar Accountbeheer > Accountinstellingen en zoek je het tabblad Vergaderingen. Daar zie je het tabblad In vergadering (Geavanceerd), waar je Branding van webinarsessie kunt in- of uitschakelen. Zodra deze functie is ingeschakeld, kun je het volgende doen:

Zoom Webinars en Zoom Meetings zijn ontworpen voor een boeiende, interactieve ervaring met talloze functies om je virtuele evenementen onvergetelijk te maken. We raden je aan de volgende hulpprogramma's te gebruiken om de ervaring voor zowel deelnemers als hosts te stroomlijnen.

• Spotlight: het hulpmiddel Spotlight is handig om de aandacht te vestigen op een specifieke deelnemer (zoals een inleidende spreker) en geeft de videofeeds weer van de primaire actieve sprekers die je aan de deelnemers wilt tonen. Je kunt ook jezelf in de spotlight zetten als spreker en tijdens het evenement weer omschakelen. Deze functie is te vinden in zowel Zoom Meetings als Zoom Webinars. Zet de muisaanwijzer op de video van de persoon waarop je de aandacht wil vestigen en klik vervolgens op de drie puntjes om de Spotlight-functie te vinden.
• Dempen: als host kun je achtergrondgeluiden beperken met de optie alle deelnemers dempen of het dempen van alle deelnemers opheffen. Met hun toestemming kunnen hosts iedereen tegelijk dempen in plaats van iedereen te vragen om zichzelf te dempen of een deelnemer uit te kiezen. Ga in de Zoom-werkbalk naar het tabblad Deelnemers > Meer om iedereen te dempen of het dempen op te heffen. Zodra je bent aangemeld bij je evenement, plaats je de muis op de naam van een specifieke deelnemer om te dempen/het dempen op te heffen of vraag je hem of haar om het dempen zelf op te heffen. Vergeet niet om iedereen eraan te herinneren om gedempt te blijven totdat het hun tijd is om te spreken.
• Backstage naar mainstage: we raden je ten zeerste aan Zoom Webinars Backstage in te schakelen en dit vooraf met al je panelleden uit te proberen. Opmerking: Je moet de beheerdersstatus hebben om de accountinstellingen van de Zoom-webportal te bewerken. Ga naar het tabblad Vergaderingen en open het gedeelte In vergadering (Geavanceerd) om Webinar Backstage voor iedereen in te schakelen. Zodra Backstage is ingeschakeld, krijgen panelleden automatisch toegang tot de backstage, zelfs als het webinar niet toegankelijk is voor deelnemers. Hosts kunnen deelnemers heen en weer verplaatsen tussen livesessies of panelleden laten rondhangen nadat het webinar is afgelopen voor debriefings. Panelleden die Backstage zijn, kunnen de livesessie bekijken, zodat ze kunnen horen wanneer het hun moment is om te beginnen. Of ze zien, wanneer ze aan het wachten zijn tot het webinar begint een duidelijke NIET LIVE-afbeelding, zodat ze weten dat er nog geen deelnemers actief naar de webinar kijken. Voor moderators, productieassistenten of ander personeel achter de schermen biedt Backstage de mogelijkheid om buiten beeld te blijven, maar toch te communiceren en te chatten met panelleden, toegang te krijgen tot peilingen/V&A's en door het live-evenement te navigeren. Als je deelnemers toegang wilt verlenen, ga je naar het tabblad Deelnemers > Panelleden.

• Video afspelen: als je een video wilt laten zien tijdens je evenement, gebruik je de geïntegreerde videospeler voor gedeelde inhoud in plaats van je scherm te delen. Dit biedt een stabielere en professionelere kijkervaring die geen invloed heeft op de resolutiekwaliteit van je video. Het delen van video via de Zoom-afspeelfunctie codeert video rechtstreeks vanuit het bestand en minimaliseert de impact op je CPU-gebruik, schermresolutie, grafische kaart en besturingssystemen, waardoor je videokwaliteit kan worden verlaagd. Zodra je bent aangemeld bij Zoom Meetings, klik je op de knop Scherm delen in de werkbalk van de vergadering. Van daaruit schakel je over naar het tabblad Geavanceerd en selecteer je Video. Zoek gewoon de video die je wilt delen en klik op 'Openen' om te beginnen met kijken.
• Dia delen: het hulpmiddel voor diabeheer biedt presentatoren de mogelijkheid om te wisselen tussen dia's zonder afhankelijk te zijn van een host om de inhoud door te nemen. Met slechts enkele klikken kunnen hosts de toegang voor één gebruiker, een specifieke groep of alle deelnemers in- of uitschakelen. Als je deze functie voor alle gebruikers wilt instellen, gebruik je de Zoom-webportal om je aan te melden bij Accountbeheer > Instellingen. Navigeer vanaf daar naar het tabblad Vergaderingen en vervolgens naar In Vergadering > Diabeheer om diabeheer in of uit te schakelen. Voor een specifieke groep meld je je aan bij Gebruikersbeheer > Groepsbeheer in plaats van de accountinstellingen en volg je dezelfde aanwijzingen.
• Audio: op dezelfde manier als waarop je je scherm deelt voor dia's, kun je ook audio van hoge kwaliteit delen tijdens je evenement met de optie Geluid delen en hier kun je kiezen uit mono en stereo (high-fidelity) audio. Deze geavanceerde functie spiegelt de voordelen van het hulpmiddel voor het afspelen van video's door een professionele en meeslepende ervaring te bieden. Deel eenvoudig je scherm vanuit je Zoom-vergadering en selecteer 'Geluid delen' in de linkerbenedenhoek. Van daaruit kun je schakelen tussen verschillende audio-opties.

• Peilingen: wil je horen wat je publiek ervan vindt? Wil je direct feedback verzamelen tijdens je evenement? Maak een Zoom Meetings- of Zoom Webinars-peiling (kan vooraf of live) om te starten tijdens je presentatie (live peilingen moeten worden gemaakt via de Zoom-webportal). Download de resultaten van de peiling en bekijk deze achteraf of bespreek deze in real time met deelnemers. Als je van plan bent een peiling meer dan eens te gebruiken, sla je deze op in de Peilingenbibliotheek voor eenvoudige toegang. OPMERKING: Alleen de oorspronkelijke organisator van de vergadering kan peilingen bewerken of toevoegen tijdens een vergadering. Als je de rol van co-host hebt overgedragen aan een andere gebruiker, kan die persoon alleen peilingen starten die eerder zijn gemaakt. Voor het starten van een peiling tijdens een evenement moet je eerst de functie Peilingen/quizzen inschakelen. Net als bij Dia's delen en andere functies, kunnen peilingen worden ingeschakeld voor specifieke groepen, alle gebruikers of voor eigen gebruik. Meld je voor de hele groep aan bij de Zoom-webportal, open je accountinstellingen via het menu Accountbeheer en klik op het tabblad Vergaderingen. Daar zie je de functie Peilingen/quizzen in vergaderingen om in te schakelen. Zodra de peiling is uitgevoerd en de functie is ingeschakeld, zoek je naar de knop Peilingen in de besturingselementen van vergaderingen of webinars (afhankelijk van het type evenement). Als je er van tevoren een hebt gemaakt, selecteer je de peiling die je wilt starten en worden de deelnemers gevraagd om vragen te beantwoorden. Peilingresultaten in Zoom Webinars kunnen worden bekeken door alle panelleden, co-hosts en hosts, terwijl peilingen in Zoom Meetings alleen kunnen worden bekeken door de hosts en co-hosts.
  
  
• Apps: open je favoriete apps direct in Zoom Meetings voor een leuke ijsbreker of geavanceerde hulpmiddelen voor samenwerking. Gebruik het tabblad Ontdekken van je vergadering om door de apps te bladeren en voeg vervolgens de apps toe die je wilt gebruiken. Of bezoek de Zoom App Marketplace vanuit je Zoom-desktopclient om naar beschikbare apps te zoeken.
• V/A: net als bij peilingen kunnen deelnemers in Zoom Webinars in vraag- en antwoordsessies vragen stellen aan de hosts of panelleden. Deelnemers kunnen ook stemmen of elkaars vragen beantwoorden. Zodra je V&A hebt ingeschakeld vanuit het deel In vergadering (Geavanceerd) in je accountinstellingen, kun je eenvoudig je vragen starten.

Het is gemakkelijk om al je aandacht te richten op de visuele aspecten van je evenement of je uitstraling op de camera, maar als je webinar technische problemen ondervindt, is dat lastig te herstellen. Als je Zoom gebruikt met een Zakelijk- of Onderneming-licentie, is Zoom Dashboard je controlekamer om de status van je evenement te volgen in real time en waardevolle gegevens en inzichten te bekijken voor het plannen van evenementen in de toekomst.

Op de Meetings- en Webinars-dashboards kunnen hosts de video-/audio-ervaring van deelnemers, het type licentie en een diepgaande analyse van de kwaliteit van de verbinding monitoren. Het dashboard volgt in het bijzonder:

Selecteer de vergadering-ID van het evenement dat je monitort op de tabbladen Live vergaderingen of Vorige vergaderingen op je dashboard. Daar zie je gedetailleerde analyses met betrekking tot de algehele status van de verbindingen van je deelnemers.

Als je van plan bent je webinar of vergadering naar deelnemers of teamgenoten te sturen, of als je deze gewoon zelf wilt bekijken, raden we je aan deze op te nemen in de cloud of lokaal op je computer. Cloudopnames kunnen worden beheerd in de Zoom-webportal, terwijl lokale opnames toegankelijk zijn via de map Documenten op je computer. Als je je standaardlocatie voor lokale opnames wilt wijzigen, zoek je naar Opnames in de instellingen van je Zoom-client.

Als je je cloudopnames wilt bewerken, log je in op de Zoom-webportal en zoek je de gewenste opname. Met deze instelling kun je de naam van de opname bewerken, het begin of einde van je cloudopnames bijsnijden, de bestanden downloaden, een deelbare link kopiëren om naar anderen te verzenden, toegang krijgen tot weergave-analyses of je opname helemaal verwijderen.

Een lokale opname delen  met anderen kun je door deze te uploaden naar een app voor cloudopslag van derden of een platform voor contentmanagement. Vanuit je Zoom-desktopclient vind je je opname op het tabblad Vergaderingen > Opgenomen. Van daaruit kun je het MP4-bestand uploaden naar de app van derden.

Als je cloudopnames deelt, heb je meerdere opties voor de toegang voor kijkers. Klik op de pagina van de opname op Delen, dan kun je kiezen of je je opname openbaar wilt delen of privé wilt houden.

Wil je de ins en outs van alle Zoom Meetings-functies leren? Bekijk onze volledige database met artikelen, veelgestelde vragen, releaseopmerkingen, videohandleidingen en gidsen voor probleemoplossing voor de ondersteuning voor Zoom Meetings.

Voor een gedetailleerde gids voor het gebruik van Zoom Webinars en een uitgebreide lijst met functies, bieden de ondersteuningsartikelen van Zoom Webinars een stap-voor-stap-aanpak voor het instellen van je evenement, het uitnodigen van deelnemers en panelleden en het lanceren van je webinar.

Heb je nog wat extra hulp nodig bij je virtuele evenement? Zoom Events Services biedt advies bij evenementen, technische begeleiding, ondersteuning tijdens evenementen en geavanceerde technische productie voor je evenement, van begin tot eind.
Afhankelijk van de complexiteit van je evenement kan ons team van Zoom Events-experts voorafgaand aan je evenement met jou vergaderen om best practices, ideeën, registratie en ticketaanbevelingen te bespreken, of een stap verder gaan en een draaiboek met specifieke technische ondersteuning ontwikkelen. Tijdens het evenement kunnen we je evenementdashboard bewaken, toezicht houden op de A/V-productie en contentmiddelen en zelfs geavanceerde video- en audiomixapparatuur leveren. We zijn er om ervoor te zorgen dat je je comfortabel voelt en voorbereid bent om een virtueel evenement te lanceren.

Lees meer over onze abonnementen voor ondersteuning van Zoom Events Services om je evenement te transformeren in een geslaagde ervaring die impact maakt.