Zoom AI Companion 2.0을 최대로 활용하는 방법: AI 어시스턴트 시작 가이드

빠르게 변화하는 오늘날의 업무 환경에서는 생산성 극대화 및 협업 개선이 최우선 과제입니다. 다행히 AI 기술이 과제 해결에 도움이 되어 많은 조직에서 이점을 누리고 있습니다. Zoom의 의뢰로 Morning Consult에서 수행한 글로벌 설문조사*에 따르면, AI를 사용하는 팀 중 75% 이상의 리더가 직원의 작업 완료 속도가 빨라지고 생산성이 높아졌으며 작업의 품질도 향상되었다고 보고했습니다.

생성형 AI 어시스턴트인 Zoom AI Companion을 사용하면 업무 및 커뮤니케이션 방식을 혁신할 수 있습니다. Zoom 사용자 계정의 유료 서비스에 추가 비용 없이 제공되고, Zoom Workplace 환경에 원활하게 통합되도록 설계되었으며, 업무를 수월하고 더 스마트하게 수행하는 데 도움이 되는 다양한 기능을 제공합니다. 

이 가이드에서는 AI Companion 2.0을 활성화하는 방법을 자세히 안내하고, 주요 기능을 살펴보며, 이 탁월한 AI 어시스턴트를 최대로 활용하는 몇 가지 팁과 요령을 공유합니다.

AI를 처음 접하든, AI의 이점을 한동안 알아봤든 관계없이, AI Companion이 어떠한 이점을 제공하는지 궁금하실 겁니다. AI Companion의 큰 장점 중 하나는 사용자의 Zoom 이용 방식에 긴밀히 통합되어 Zoom Workplace의 다른 모든 서비스와 마찬가지로 사용이 간편하다는 것입니다. 

AI Companion 2.0을 사용하면 다음과 같이 생산성을 높일 수 있습니다.

• 확장된 컨텍스트: AI Companion의 측면 패널은 컨텍스트를 인식합니다. 사용자가 찾고 있는 내용을 이해하고, 이전의 상호 작용을 인식하며, 제안을 제공하여 업무를 효과적으로 관리할 수 있도록 돕습니다. 예를 들어, Zoom Team Chat이 열려 있으면 '최근 메시지 요약'과 같은 Zoom Team Chat 기반의 프롬프트 제안이 표시됩니다.
• 종합적 정보: 새로운 측면 패널에서 회의, 채팅, 문서 등의 정보를 가져올 수 있으며, Zoom Workplace에 연결된 경우 Microsoft Outlook, Microsoft Office, Gmail, Google 캘린더, Google 문서의 정보도 가져올 수 있습니다. 또한 AI Companion에서 바로 웹 정보를 검색할 수도 있습니다.
• 업무 수행: AI Companion 2.0은 다음 단계와 실행 항목을 파악하고 완료하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 2024년 말 출시 예정인 Zoom Tasks가 출시되면 Zoom Workplace 전반에서 실행 항목을 표시, 추적, 완료하여 생산성을 크게 높일 수 있습니다.

신속한 파악을 지원하는 정보 요약

시간이 부족하고 확인해야 하는 채팅 메시지가 매우 많다면 AI Companion으로 채팅 스레드를 빠르게 요약하고 실행 항목을 파악하여 더 효율적으로 전체 내용을 파악하고 응답할 수 있습니다.

AI Companion이 회의 요약도 제공해 주므로 회의 중에 논의된 내용이나 본인과 팀이 취해야 할 다음 단계를 기억하기 위해 메모할 필요가 없습니다. 또한 회의를 녹화하지 않아도 AI Companion으로 회의 요약을 생성할 수 있습니다.

AI Companion은 Zoom Phone에서 통화, SMS 메시지, 음성 메일의 요약도 제공하므로 시간을 더욱 절약할 수 있도록 도와줍니다.

회의 대화의 집중도와 영향력 유지

Zoom Morning Consult 설문조사에 따르면, 리더가 AI가 가장 필요하다고 생각하는 최우선 작업은 회의 중 실시간 지원으로, 이 점에서 AI 회의 어시스턴트는 단연 유용한 도구입니다.

AI Companion은 진행 중인 회의에 대한 질문에 답변할 수 있습니다. AI Companion 2.0에서는 측면 패널을 통해 AI Companion과 채팅할 수 있으며, 여기에서 피드백 및 논의 요점 파악, 웹에서 질문, 참석자의 역할 및 시간대와 같은 참석자에 대한 자세한 정보 알아보기 등 다양한 작업에 대한 지원을 요청할 수 있습니다. 회의 호스트는 참가자가 자신이 회의에 참여하기 전에 논의된 내용을 알아보는 등 회의에 대해 질문할 수 있는 권한을 설정하여 제어할 수 있습니다. 

회의가 끝난 후에는 새로운 측면 패널을 사용하여 AI Companion에게 "어떤 주제가 나왔지?" 또는 "내 이름이 언급되었어?"와 같이 회의에 관해 질문할 수 있습니다. 

초안 작성에 도움을 받고 내용을 더 빠르게 파악 

Zoom Morning Consult 설문조사에 따르면, 직원들은 다른 어떤 업무보다 이메일과 채팅 메시지의 초안을 작성하고 전송하는 데 더 많은 시간을 할애합니다. 게다가, 44%의 직원이 이러한 작업에 필요 이상으로 시간을 할애하고 있다고 응답했습니다.

AI 작성 어시스턴트인 AI Companion은 적절한 어조와 길이로 이메일 메시지를 작성할 수 있으므로 전문적이고 효과적인 커뮤니케이션에 도움이 됩니다. AI Companion을 이용하면 논의된 내용을 바탕으로 회의 참석자에게 보내는 후속 감사 이메일을 작성할 수도 있습니다. 

또한 적절한 어조와 길이로 Zoom Team Chat 응답을 작성하는 데에도 사용할 수 있어, 시간을 절약하고 효율적인 팀 커뮤니케이션을 수행할 수 있습니다.

Zoom Docs로 한곳에서 콘텐츠를 만들고, 수정하고, 요약할 수 있습니다. 회의 요약을 이용해 새 문서를 만들고 AI 템플릿을 사용하여 기존 콘텐츠를 필요한 형태로 정확히 변환할 수 있습니다.

새로운 AI Companion 측면 패널에서 다음과 같은 도움을 요청할 수 있습니다. 

• 마케팅 캠페인 아이디어를 작성하거나 업로드된 캠페인 요약 문서를 기반으로 슬로건을 작성하도록 합니다. AI Companion의 도움을 받아 새로운 제목이나 소개글을 구상하거나 초안의 어조를 변경할 수 있습니다. 
• 업로드된 파일의 특정 요점을 요약하거나 제공하도록 합니다. PDF, Microsoft Office 365 파일 또는 Google 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션을 업로드하고 AI Companion에게 요약을 요청하면, 문서 전체를 읽을 필요 없이 요점을 빠르게 파악할 수 있습니다.

Zoom Whiteboard에서 AI Companion를 이용해 디지털 화이트보드에 아이디어를 생성하고, 내용을 카테고리별로 정리하여 브레인스토밍 세션의 수준을 높일 수 있습니다. 

Zoom 사용자 계정의 유료 서비스에 추가 비용 없이** 제공되는 AI Companion 기능을 이용할 수 있습니다. 활성화하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 관리자에게 문의: 관리자는 계정 및 그룹 수준 설정을 통해 기능을 활성화 또는 비활성화할 수 있습니다. Zoom 회의 중 도구 모음에 AI Companion의 다이아몬드 아이콘이 표시되면 이를 클릭하고 지침에 따라 관리자에게 해당 기능의 활성화를 요청할 수 있습니다. 
2. Zoom Workplace를 열고 로그인: AI Companion 2.0을 사용하려면 업데이트를 확인하세요(6.2.5 버전 이상 필요). 
3. 웹 브라우저에서 계정 설정 열기: 
1. 왼쪽에서 설정을 클릭합니다.
2. 상단에서 AI Companion을 클릭합니다.
3. 사용자 수준의 설정이 있는 기능의 경우, 각 기능을 켜거나 끌 수 있습니다.
4. 탐색 시작: Zoom Meetings 제어 도구 모음이나 Zoom Team Chat 창 등 Zoom Workplace의 여러 제품에서 AI Companion 다이아몬드 아이콘을 찾아보세요 . AI Companion 다이아몬드를 찾았다면 AI 회의 어시스턴트, 문서 작성 도우미 등의 기능을 살펴볼 준비가 된 것입니다.

AI Companion을 사용하여 시간을 절약하고 협업을 간소화하는 방법을 알아보세요. 다음은 몇 가지 전문가 팁입니다.

1. 한 번 설정하고 잊으세요. AI Companion을 항상 회의 요약을 생성하도록 설정하면, 주최하는 모든 회의가 자동으로 요약됩니다. 요약을 원하지 않는 회의에 참석하는 경우, 회의 중에 언제든지 회의 요약을 끄고 생성된 모든 회의 자산을 삭제할 수 있습니다. 
2. 어디서나 AI Companion 다이아몬드를 사용하세요. AI Companion은 Zoom Workplace 전체에 통합되어 있습니다. AI Companion 다이아몬드가 표시되면 클릭하여 매 순간 AI Companion으로 어떤 도움을 받을 수 있는지 확인할 수 있습니다. 
3. 프롬프트를 구체적으로 작성하세요. 의도한 바에 더 가까운 결과를 얻으려면 요청을 구체적으로 설명하고, 배경 정보를 제공하고, AI Companion에게 정보를 분석하는 방법을 알려주고, 어떤 방식으로 결과를 제공받고 싶은지 정확히 설명하세요. 

AI Companion용 프롬프트 작성 방법에 관한 자세한 내용은 모범 사례 가이드를 참조하세요.

AI Companion 2.0으로 성과를 높이기

다음은 시작하는 데 도움이 되는 몇 가지 예시 프롬프트와 향후 구현 예정인 몇 가지 기능입니다. 다음과 같은 방식으로 AI Companion에 도움을 요청해 보세요. 로컬 문서를 AI Companion에 업로드할 수 있다는 점도 기억하세요.

• Zoom Meetings
• 이전 회의를 요약해 주세요.
• 이 회의를 요약해 주세요.
• 이 회의에서 제 이름이 언급됐나요?
• 이 회의에서 어떤 주제가 논의되었나요?
• 이 회의의 다음 단계는 무엇인가요?
• Zoom Team Chat
• 이 채널의 최근 메시지를 요약해 주세요.
• 이 채널에서 읽지 않은 메시지를 요약해 주세요.
• 이 채널에서 [사람]이 [주제]에 대해 뭐라고 말했나요?
• 이 채널에서 제가 실행할 항목은 무엇인가요?
• Zoom Docs
• 이 문서를 요약해 주세요.
• 이 문서의 요점은 무엇인가요?
• [주제]의 개요를 작성해 주세요.
• [도시] 방문을 위한 여행 일정을 만들어 주세요.
• 이 문서에서 한 문단 분량의 마케팅 공지를 작성해 주세요.
• Zoom Mail
• 이 이메일을 요약해 주세요.
• 이 이메일의 다음 단계를 나열해 주세요.
• 이 이메일에 응답해야 하나요?
• 이 이메일이 긴급한 사안을 다루고 있나요?

AI Companion이 향후 어떤 도움을 제공할 수 있는지 살펴보세요.

• 여러 채팅 또는 채널에서 읽지 않은 Zoom Team Chat 메시지에 대해 질문할 수 있습니다. 
• 여러 이메일 스레드에 대한 요약과 답변을 확인할 수 있습니다.
• "지난 주의 주요 내용을 보여 주세요"와 같이 기간이 포함된 프롬프트를 사용할 수 있습니다.
• 예정된 회의에 대한 전체 상세 정보를 요청할 수 있습니다. 지금은 예정된 회의에 대해 물어보면 거부한 회의나 불완전한 회의 요약만 확인할 수 있습니다.
• Zoom Phone, Zoom Scheduler, Zoom Clips, Zoom Notes, Zoom Workflows, Zoom Revenue Accelerator, Workvivo, Zoom Apps, Zoom Workspaces에 대해 질문하세요.

실제 AI Companion의 결과와 응답 속도는 프롬프트, 제품 설정 및 사용 가능한 데이터에 따라 달라질 수 있습니다. Zoom은 계속해서 AI Companion을 혁신하고 개선하며, 고객의 피드백을 모아 응답 속도와 품질을 개선할 것입니다. 이 문서의 작성 시간을 기준으로, AI Companion 2.0은 macOS 및 Windows용 Zoom 앱에서 사용할 수 있습니다. 모바일 버전도 곧 제공될 예정입니다.

생산성과 협업을 향상할 준비가 되었다면, 지금 바로 AI Companion을 사용해 보세요. Zoom 사용자 계정의 유료 서비스에서 추가 비용 없이 이용할 수 있습니다. 

해당하는 유료 Zoom 요금제를 사용하고 있지 않다면, 지금 업그레이드하여 AI Companion의 혜택을 누리세요. 이제 더 스마트하게 일하고, 더 효과적으로 협업하고, 쉽게 목표를 달성할 때입니다.

더 많은 AI Companion 팁과 요령이 궁금하다면 다음 리소스를 확인해 보세요.

• AI Companion 온보딩 센터
• Zoom 학습 센터의 실습 데모
• Zoom AI Companion 지원

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편집자 주: 이 블로그 게시글은 2024년 10월 23일에 Zoom AI Companion에 대한 최신 정보를 포함하도록 편집되었습니다.

*미국, 영국, 아일랜드, 독일, 프랑스, 일본, 싱가포르, 호주의 정규직 지식 근로자 11,023명을 대상으로 실시한 설문조사 결과입니다. Zoom Video Communications, Inc.의 의뢰로 Morning Consult에서 2023년 8월 10일~25일에 실시했습니다.

**일부 업종 및 지역의 고객은 AI Companion을 이용하지 못할 수 있습니다.