Fai risparmiare ore al tuo team con i flussi di lavoro automatizzati per queste cinque attività comuni

Pensa a quanto tempo spendi in attività lavorative di routine, come l'invio di un messaggio di check-in settimanale o la duplicazione di informazioni da un'applicazione all'altra. Quello che può sembrare un minuto qui o là, può accumularsi rapidamente quando hai progetti più importanti che vorresti privilegiare. I flussi di lavoro automatizzati possono aiutarti a recuperare quel tempo prezioso.

L'automazione di processi aziendali semplici e comuni ti aiuta ad essere più efficiente durante la tua giornata lavorativa. Zoom Workflow Automation, ora in versione beta, ti consente di automatizzare i flussi di lavoro di routine, in modo da risparmiare tempo.

Con l'automazione dei flussi di lavoro, puoi automatizzare diverse attività all'interno di Zoom Team Chat, oltre a pianificare automaticamente una riunione Zoom. Puoi anche integrare app di terze parti, potendo quindi aggiungere passaggi come la creazione di un documento in Google Drive o di un evento in calendario in Microsoft Outlook, o persino la creazione di un ticket Jira direttamente dalla chat per il team (disponibile a breve). In futuro l'automazione del flusso di lavoro si estenderà a Zoom Workplace , consentendoti la possibilità di creare flussi di lavoro in altri prodotti Zoom in arrivo.

Vedremo come funzionerà nella tua giornata lavorativa, ma prima ecco una panoramica dell'automazione del flusso di lavoro e di come opera.

L'automazione del flusso di lavoro è il processo di utilizzo del software per automatizzare determinate attività creando regole o flussi di lavoro tra i sistemi. Con Zoom Workflow Automation, puoi impostare una serie di attività che verranno completate automaticamente in un determinato ordine dopo che si è attivato un trigger. 

Come posso creare un flusso di lavoro?

Zoom Workflow Automation è facile da usare senza alcuna esperienza tecnica. Dalla scheda Flussi di lavoro in Zoom Workplace, inizia semplicemente con un modello predefinito e personalizza ogni passaggio in base alle tue esigenze specifiche. In alternativa, puoi creare un flusso di lavoro dall'inizio, scegliendo da un elenco di passaggi disponibili e trascinando e rilasciando nuovi passaggi nel flusso in base alle esigenze.

Prosegui la lettura per scoprire come configurare i flussi di lavoro per automatizzare cinque attività comuni.

In qualità di manager, devi tenere traccia di ciò che i membri del tuo team hanno in serbo e conoscere lo stato dei progetti in corso. Molti manager realizzano questo obiettivo con un check-in settimanale, in cui i singoli collaboratori condividono ciò su cui stanno lavorando in Zoom Team Chat. Ma questa attività apparentemente di routine può essere ingannevolmente dispendiosa in termini di tempo per te e per i suoi riporti diretti: in primo luogo devi ricordarti di inviare il messaggio di promemoria, quindi il tuo team deve fornire i propri aggiornamenti e potresti dover porre domande di follow-up per ottenere il livello di dettaglio di cui hai bisogno.

Rendere automatico questo check-in settimanale utilizzando l'automazione del flusso di lavoro può contribuire a migliorare la produttività di tutti. Puoi creare un flusso di lavoro per inviare un messaggio programmato con la frequenza che desideri e aggiungere un modulo per semplificare al tema la risposta con le informazioni corrette. Un elemento in meno nella tua lista di cose da fare per la settimana.

I messaggi di chat possono accumularsi rapidamente, soprattutto se ricopri un ruolo in cui tendi a ricevere sempre le stesse domande o lo stesso feedback. Puoi impostare un flusso di lavoro per assegnare una risposta personalizzabile a una reazione con emoji. 

Ad esempio, se fai parte di un team di progettazione del prodotto, puoi impostare l'emoji del cuore per rispondere automaticamente ai feedback positivi con un messaggio di ringraziamento. Puoi impostare l'emoji degli occhiali per rispondere alle domande più comuni condividendo un link alle FAQ sul prodotto.

L'approvazione delle richieste di viaggi di lavoro, permessi e spese può riempire la tua casella di posta elettronica e appesantire la tua giornata lavorativa. L'automazione del flusso di lavoro può semplificare e snellire questo processo, in modo da poter rivedere e approvare questo tipo di richieste direttamente nella chat per il team.

Inizia semplicemente con il modello di flusso di lavoro per "Richieste di permessi", personalizzalo in base alle tue esigenze e pubblica il link del flusso di lavoro nel canale di chat del tuo team (puoi anche aggiungerlo a quel canale in modo che tutti possano trovarlo facilmente). Quando i membri del team serve che tu approvi una richiesta, possono semplicemente compilare il modulo: ti verrà inviato automaticamente per la revisione e, una volta che ti disconnetti, riceveranno una notifica.

Se ti è mai capitato di aspettare l'approvazione di un documento importante da parte del tuo manager, il controllo degli aggiornamenti può richiedere molto tempo e risultare inefficiente. O magari devi cambiare scheda continuamente per vedere se ha commentato il documento, controllare l'e-mail per verificare la presenza di nuovi messaggi o sbirciare nel canale di chat per vedere se il tuo messaggio ha ricevuto un pollice in su.

Crea un flusso di lavoro che consenta al tuo manager di dare facilmente la sua approvazione e ti tenga aggiornato. Puoi farlo assegnando emoji alla persona a cui stai chiedendo l'approvazione (ad esempio, gli emoji con il pollice in su e il pollice in giù). Quindi, puoi creare una condizione che attiva il passaggio successivo nel flusso di lavoro: inviarti un messaggio diretto una volta ricevuto il pollice in su o chiedere ulteriori feedback se viene utilizzata l'emoji del pollice in giù.

I nuovi dipendenti che entrano a far parte di un team ibrido o remoto potrebbero avere più difficoltà a conoscere i colleghi e a sentirsi connessi. Se hai un canale di chat a livello di team o di reparto, puoi configurare un flusso di lavoro per presentare automaticamente i nuovi membri. Semplifica il tutto creando un modulo da compilare che includa le loro responsabilità, hobby e interessi chiave. 

Una volta che il nuovo assunto avrà compilato il modulo, si attiverà una fase che invierà un messaggio al canale di chat del team con un breve messaggio di benvenuto e di presentazione. Puoi anche aiutare i nuovi assunti a sentirsi benvenuti con un messaggio automatico che condivida le risorse chiave, come il calendario del team. Come sempre, puoi personalizzare questi messaggi in base alla cultura del tuo team.

L'automazione del flusso di lavoro è ora disponibile per gli utenti Zoom a pagamento senza costi aggiuntivi durante il periodo beta.* Amministratori e titolari dell'account, potete portare i vantaggi dell'automazione alla vostra forza lavoro abilitando l'automazione del flusso di lavoro nel vostro portale amministratori. Leggete la nostra pagina di supporto per ulteriori informazioni su come iniziare ad automatizzare i tuoi flussi di lavoro.

*Nota: potrebbe non essere disponibile per tutte le regioni e per tutti i settori durante il periodo di beta.