Faites gagner des heures de travail à votre équipe en automatisant les flux de travail pour ces 5 tâches courantes.

Réfléchissez au temps que vous passez sur des tâches de routine, comme l’envoi de messages hebdomadaires ou la duplication d’informations d’une application à l’autre. Ce qui semble être une minute ici ou là peut rapidement s’accumuler surtout lorsque des projets plus importants vous attendent. Les flux de travail automatisés peuvent vous aider à récupérer ce temps précieux.

L’automatisation de processus simples et courants optimise votre journée de travail. Avec Zoom Workflow Automation, actuellement en version bêta, vous automatisez vos flux de travail habituels afin de gagner du temps.

Workflow Automation vous permet d’automatiser diverses tâches dans Zoom Team Chat et de programmer automatiquement une réunion Zoom. Vous pouvez également intégrer des applications tierces, afin d’ajouter des étapes telles que la création d’un document dans Google Drive ou d’un événement de calendrier dans Microsoft Outlook, ou même la création d’un ticket Jira directement à partir de Team Chat (prochainement). L’automatisation des flux de travail s’étendra à Zoom Workplace ultérieurement, avec la possibilité de créer des flux de travail dans d’autres produits Zoom.

Nous verrons comment cela peut transformer votre journée de travail, mais tout d’abord, voici un aperçu de l’automatisation du flux de travail et de son fonctionnement.

L’automatisation des flux de travail consiste à utiliser un logiciel pour automatiser certaines tâches en créant des règles ou des flux de travail entre les systèmes. Avec Zoom Workflow Automation, vous pouvez configurer une série de tâches qui seront automatiquement exécutées dans un ordre précis lorsqu’un déclencheur est activé. 

Comment créer un flux de travail ?

Zoom Workflow Automation est facile à utiliser sans aucune expérience technique. Depuis l’onglet Flux de travail dans Zoom Workplace, commencez avec un modèle prédéfini et personnalisez chaque étape en fonction de vos besoins spécifiques. Vous pouvez aussi créer un flux de travail à partir de zéro en ajoutant des étapes proposées parmi une liste par glisser-déposer dans le flux.

Découvrez comment configurer des flux de travail pour automatiser cinq tâches courantes.

En tant que manager, vous devez savoir ce que les membres de votre équipe ont à faire et connaître l’état d’avancement des projets en cours. De nombreux responsables organisent pour cela une réunion hebdomadaire, au cours de laquelle chaque collaborateur fait part de son travail sur Zoom Team Chat. Cependant, cette tâche en apparence simple peut rapidement devenir chronophage pour vous et vos subordonnés directs. Vous devez d’abord vous souvenir d’envoyer le message de rappel, puis votre équipe doit rapporter son avancement, et il se peut que vous ayez à poser des questions supplémentaires pour obtenir les informations nécessaires.

Automatiser cette vérification hebdomadaire à l’aide d’un flux de travail automatisé peut contribuer à améliorer la productivité de tous. Vous pouvez créer un flux de travail pour envoyer un message programmé à la fréquence de votre choix et ajouter un formulaire pour faciliter la réponse de votre équipe avec les bonnes informations. C’est une tâche de moins sur votre liste hebdomadaire !

Les messages de chat peuvent rapidement s’accumuler, surtout si vous occupez un poste où les mêmes questions ou commentaires reviennent fréquemment Vous pouvez configurer un flux de travail qui attribue une réponse personnalisable à une réaction emoji. 

Par exemple, si vous faites partie d’une équipe de conception de produits, vous pouvez paramétrer l’emoji cœur pour qu’il réponde automatiquement aux commentaires positifs par un message de remerciement. Vous pouvez configurer l’emoji lunettes pour répondre aux questions les plus courantes en partageant un lien vers la FAQ du produit.

L’approbation des demandes de voyages d’affaires, de congés et de dépenses peut encombrer votre boîte de réception et alourdir votre journée de travail. L’automatisation du flux de travail peut faciliter et rationaliser ce processus afin que vous puissiez examiner et approuver ces types de demandes directement dans Team Chat.

Commencez avec le modèle de flux de travail de demandes de congés, personnalisez-le en fonction de vos besoins et publiez le lien correspondant dans le chat de votre équipe (vous pouvez même l’épingler à ce canal pour que tout le monde puisse le trouver facilement). Lorsque les membres de l’équipe ont besoin que vous approuviez une demande, il leur suffit de remplir le formulaire. Il vous sera automatiquement envoyé pour examen, et une fois que vous aurez donné votre accord, ils recevront une notification en retour.

Si vous avez déjà attendu que votre supérieur approuve un document important, la vérification des mises à jour peut être à la fois chronophage et inefficace. Vous devez peut-être changer d’onglet pour regarder si quelqu’un a commenté le document, vérifier si vous avez reçu de nouveaux e-mails dans votre messagerie ou jeter un coup d’œil sur votre chat pour voir si votre message a reçu un Pouce en l’air.

Créez un flux de travail afin que votre responsable puisse donner facilement son aval et vous tenir au courant. Pour ce faire, attribuez des emojis à la personne dont vous attendez l’approbation (pouce en l’air et pouce baissé, par exemple). Créez ensuite une condition qui déclenche l’étape suivante du flux de travail : l’envoi d’un message direct à réception d’un pouce en l’air, ou la demande d’un retour d’information supplémentaire en cas de pouce baissé.

Les nouveaux employés qui rejoignent une équipe hybride ou à distance peuvent éprouver davantage de difficultés à se familiariser avec leurs collègues et à développer un sentiment d’appartenance. Si vous disposez d’un canal de discussion à l’échelle d’une équipe ou d’un service, vous pouvez mettre en place un flux de travail pour introduire automatiquement les nouveaux membres. Facilitez la tâche en créant un formulaire qu’ils pourront remplir et qui mentionnera leurs principales responsabilités, leurs loisirs et leurs centres d’intérêt. 

Une fois le formulaire rempli par le nouvel employé, une action est déclenchée qui envoie un message au canal de discussion de l’équipe avec un court message de bienvenue et une présentation. Pour accueillir les nouvelles recrues, envoyez-leur un message automatique contenant les ressources clés, comme le calendrier de l’équipe. Comme toujours, vous pouvez adapter ces messages à la culture de votre équipe.

Workflow Automation est maintenant disponible pour les comptes Zoom payants sans coût supplémentaire pendant la période bêta.* Administrateurs et titulaires de comptes, vous pouvez faire bénéficier votre personnel des avantages de l’automatisation en activant Workflow Automation dans votre portail d’administration. Consultez notre page d’assistance pour en savoir plus sur le processus d’automatisation de vos flux de travail.

*Remarque : cette fonctionnalité peut ne pas être disponible dans toutes les régions ni pour tous les secteurs d’activité pendant la phase bêta.