Mit automatisierten Workflows für diese 5 häufigen Aufgaben spart Ihr Team Stunden

Denken Sie daran, wie viel Zeit Sie für Routineaufgaben aufwenden, wie z. B. das Versenden einer wöchentlichen Check-in-Nachricht oder das Duplizieren von Informationen aus einer Anwendung in eine andere. Was hier und da wie eine Minute erscheinen mag, kann sich schnell summieren, wenn Sie wichtigere Projekte haben, die Sie lieber erledigen würden. Automatisierte Arbeitsabläufe können Ihnen helfen, wertvolle Zeit einzusparen.

Die Automatisierung einfacher, allgemeiner Geschäftsprozesse hilft Ihnen, Ihren Arbeitstag effizienter zu gestalten. Mit der Workflow-Automatisierung von Zoom, jetzt in der Beta-Phase, können Sie Ihre Routineabläufe automatisieren und Zeit sparen.

Mit der Workflow-Automatisierung können Sie eine Vielzahl von Aufgaben in Zoom Team Chat automatisieren oder automatisch ein Zoom Meeting planen. Sie können auch Anwendungen von Drittanbietern integrieren, sodass Sie Schritte wie das Erstellen eines Dokuments in Google Drive oder eines Kalenderereignisses in Microsoft Outlook oder sogar das Erstellen eines Jira-Tickets (bald) direkt in Team-Chat hinzufügen können. Die Workflow-Automatisierung wird sich in Zukunft auf Zoom Workplace ausdehnen. In Kürze wird es möglich sein, Workflows in anderen Zoom-Produkten zu erstellen.

Wir werden sehen, wie das in Ihrem Arbeitsalltag aussieht, aber zunächst erhalten Sie einen Überblick über die Workflow-Automatisierung und ihre Funktionsweise.

Unter Workflow-Automatisierung versteht man die Verwendung von Software zur Automatisierung bestimmter Aufgaben durch die Erstellung von Regeln oder Workflows zwischen Systemen. Mit der Workflow-Automatisierung von Zoom können Sie eine Reihe von Aufgaben einrichten, die automatisch in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden, sobald ein Auslöser eintritt. 

Wie kann ich einen Workflow erstellen?

Die Workflow-Automatisierung von Zoom ist auch ohne technische Vorkenntnisse einfach zu bedienen. Beginnen Sie auf der Registerkarte „Workflows“ in Zoom Workplace einfach mit einer vorgefertigten Vorlage und passen Sie jeden Schritt an Ihre speziellen Bedürfnisse an. Oder Sie erstellen einen Workflow von Grund auf neu, indem Sie aus einer Liste verfügbarer Schritte auswählen und bei Bedarf neue Schritte per Drag-and-drop in den Ablauf ziehen.

Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie mithilfe von Workflows fünf gängige Aufgaben automatisieren können.

Als Manager müssen Sie den Überblick darüber behalten, was Ihre Teammitglieder zu tun haben und den Status der laufenden Projekte kennen. Viele Manager erreichen dies mit einem wöchentlichen Check-in, bei dem die einzelnen Mitarbeiter in Zoom Team Chat mitteilen, woran sie arbeiten. Aber diese scheinbare Routineaufgabe kann für Sie und Ihre direkten Mitarbeiter sehr zeitaufwändig sein. Zunächst müssen Sie daran denken, die Erinnerungsnachricht zu versenden, dann muss Ihr Team seine Fortschritte verkünden und Sie müssen möglicherweise Nachfragen stellen, um die erforderlichen Details zu erhalten.

Die Automatisierung dieses wöchentlichen Check-ins mithilfe der Workflow-Automatisierung kann die Produktivität aller Beteiligten verbessern. Sie können einen Workflow erstellen, um eine geplante Nachricht in einem von Ihnen gewählten Rhythmus zu versenden, und ein Formular hinzufügen, um Ihrem Team die Beantwortung mit den richtigen Informationen zu erleichtern. Das ist ein Punkt weniger auf Ihrer wöchentlichen To-do-Liste!

Chat-Nachrichten können sich schnell anhäufen, vor allem, wenn Sie in einer Rolle sind, in der Sie immer wieder die gleichen Fragen oder das gleiche Feedback erhalten. Sie können einen Workflow einrichten, um einer Emoji-Reaktion eine anpassbare Antwort zuzuweisen. 

Wenn Sie zum Beispiel in einem Produktdesign-Team arbeiten, können Sie das Herz-Emoji so einstellen, dass Sie auf positives Feedback automatisch mit einer Dankesnachricht reagieren. Sie könnten das Brillen-Emoji so einstellen, dass damit bei häufigen Fragen ein Link zu den Produkt-FAQ gesendet wird.

Die Genehmigung von Anträgen auf Geschäftsreisen, Urlaube und Spesenabrechnungen kann Ihren E-Mail-Posteingang überfüllen und Ihren Tag mit viel Arbeit überfrachten. Mit der Workflow-Automatisierung können Sie diesen Prozess vereinfachen und straffen, sodass Sie diese Art von Anfragen direkt in Team-Chat überprüfen und genehmigen können.

Beginnen Sie einfach mit der Workflow-Vorlage „Urlaubsanträge“, passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an und posten Sie den Link zum Workflow im Chat-Kanal Ihres Teams (Sie können ihn sogar an diesen Kanal anheften, damit ihn alle leicht finden können). Wenn Teammitglieder eine Anfrage von Ihnen genehmigen lassen müssen, können sie einfach das Formular ausfüllen. Es wird automatisch zur Überprüfung an Sie gesendet und sobald Sie es genehmigen, werden die Teammitglieder benachrichtigt.

Wenn Sie schon einmal darauf gewartet haben, dass Ihr Vorgesetzter ein wichtiges Dokument genehmigt, wissen Sie, dass es zeitaufwändig und ineffizient sein kann, wenn Sie ständig nach dem Status sehen müssen. Eventuell müssen Sie in einer anderen Registerkarte nachsehen, ob das Dokument kommentiert wurde, Ihren Posteingang auf neue Nachrichten überprüfen oder in Ihrem Chat-Kanal nachsehen, ob Ihre Nachricht mit einem „Daumen hoch“ beantwortet wurde.

Erstellen Sie einen Workflow, bei dem Ihr Vorgesetzter problemlos seine Zustimmung erteilt und Sie darüber benachrichtigt werden. Dazu können Sie der Person, die Sie um Zustimmung bitten, Emojis zuweisen (z. B. die Emojis „Daumen hoch“ und „Daumen runter“). Dann können Sie eine Bedingung erstellen, die den nächsten Schritt im Workflow auslöst: eine Direktnachricht an Sie, wenn der Daumen nach oben gezeigt wird, oder die Bitte um weiteres Feedback, wenn das Daumen-nach-unten-Emoji verwendet wird.

Neue Mitarbeiter, die in ein hybrid oder dezentral organisiertes Team kommen, haben es möglicherweise schwerer, ihre Kollegen kennenzulernen und ein Gefühl der Verbundenheit zu entwickeln. Wenn Sie einen team- oder abteilungsweiten Chat-Kanal haben, können Sie einen Workflow einrichten, um neue Mitglieder automatisch einzuführen. Machen Sie es ihnen leicht, indem Sie ein Formular erstellen, das sie ausfüllen können und das ihre wichtigsten Aufgaben, Hobbys und Interessen enthält. 

Wenn der neue Mitarbeiter das Formular ausfüllt, löst dies einen Schritt aus, der eine Nachricht mit einer kurzen Willkommensnachricht und einer Vorstellung an den Kanal des Teams in Zoom Team Chat sendet. Sie können neuen Mitarbeitern auch mit einer automatischen Nachricht helfen, sich willkommen zu fühlen, indem Sie ihnen wichtige Ressourcen wie den Teamkalender zugänglich machen. Natürlich können Sie diese Nachrichten an die Kultur Ihres Teams anpassen.

Die Workflow-Automatisierung ist jetzt in der Betaphase für zahlende Zoom-Benutzer ohne zusätzliche Kosten verfügbar.* Admins und Kontoinhaber können die Vorteile der Automatisierung für Ihre Mitarbeiter nutzen, indem sie die Workflow-Automatisierung im Admin-Portal aktivieren. Auf unserer Support-Seite finden Sie weitere Informationen darüber, wie Sie Workflows automatisieren können.

*Hinweis: In der Betaphase möglicherweise nicht für alle Regionen und Branchen verfügbar.