如何充分發揮 Zoom AI Companion 2.0 的功能：使用 AI 助理的入門指南

在現今快節奏的工作環境中，發揮最大生產力和強化協作是優先要務。幸運的是，AI 科技可協助我們更臻完美，有許多組織已經看見其中的效益。由 Morning Consult 代表 Zoom* 進行的全球問卷調查結果發現，使用 AI 的團隊當中，超過 75% 的主管表示，員工完成工作的時間縮短、變得更具生產力，而且產出成果的品質更高。

Zoom AI Companion 是您的生成式 AI 助理，協助您顛覆以往工作與通訊的方式。包含於 Zoom 使用者帳戶的付費服務之內，無須額外成本，專為無縫整合 Zoom Workplace 體驗而設計，提供一系列功能，幫助您聰明工作、事半功倍。 

在這份指南中，我們將逐步引導您啟用 AI Companion 2.0、探索其主要功能，並且分享一些技巧和訣竅，讓您充分發揮 AI 助理的無限可能。

無論您對 AI 完全陌生，或是已經探索其優勢一段時間，您可能好奇究竟 AI Companion 能如何提供協助。AI Companion 最出色的一點是，它融入在您使用的 Zoom 當中，就像 Zoom Workplace 的所有內容一樣簡單易用。 

您可以透過 AI Companion 2.0 完成更多工作：

• 擴展的內容：您的 AI Companion 側邊面板可以感知情境。它了解您正在尋找的內容，識別您先前的互動並提供建議，協助您維持工作進度。例如，如果您開啟 Team Chat，您將根據團體聊天看到提示建議，例如「總結近期訊息」。
• 綜合資訊：在新的側邊面板中，您可以從會議、聊天、文件等擷取資訊，如果連線到 Zoom Workplace，可以從 Microsoft Outlook、Microsoft Office、Gmail、Google 日曆和 Google 文件中擷取資訊。您甚至可以直接從 AI Companion 搜尋網路資訊。
• 採取行動：AI Companion 2.0 可以幫助您確定並完成下一步驟與行動項目。隨著 Zoom Tasks 的推出 (預計 2024 年底)，您很快就可以透過在 Zoom Workplace 上面顯示、追蹤和採取行動完成更多工作。

摘要資訊以協助您快速理解

如果您沒有時間，並有大量聊天訊息需要處理，AI Companion 可快速摘要您的聊天對話串，並確定行動項目，讓您掌握全局並有效做出回應。

AI Companion 還可以提供會議摘要，因此會議期間您不需要做筆記以記住討論的內容，或者您和團隊要採取的後續行動。更棒的是，您不需要為 AI Companion 錄製會議即可產生會議摘要。

AI Companion 還可以在 Zoom Phone 上提供通話、SMS 訊息和語音信箱的摘要，幫助您節省更多時間。

讓會議對話持續聚焦於主題並維持影響力

根據 Zoom Morning Consult 的問卷調查，主管最樂意於使用 AI 的首要任務，就是會議期間的即時協作，使 AI 會議助理成為有價值的工具。

AI Companion 可以回答您在進行中會議的相關問題。透過 AI Companion 2.0，您可以透過側邊面板與 AI Companion 聊天，藉此要求協助處理各種任務，例如擷取意見反應和討論重點、從網路提出問題，以及了解與會者的更多資訊，例如他們的角色和所在的時區。會議主持人可以設定是否允許與會者提問會議相關問題，包括查詢他們加入會議之前的內容。 

會議結束後，您可以使用新的側邊面板向 AI Companion 詢問有關會議的問題，例如： 「涵蓋了哪些主題？」或「是否提到我的名字？」 

協助您製作草稿，並加快內容吸收速度 

根據 Zoom Morning Consult 的問卷調查，員工花較多的時間撰寫草稿、傳送電子郵件和聊天訊息，勝過其他工作事項。除此之外，有 44% 的員工表示，他們在這些任務上花費的時間比自己希望的還多。

作為 AI 撰寫助理，AI Companion 能夠以適當的語氣和長度撰寫電子郵件訊息，協助您進行專業且有效的溝通。AI Companion 還可以幫助您根據討論內容撰寫後續感謝電子郵件給會議與會者。 

您也可以用適合的語氣和長度撰寫 Zoom Team Chat 回覆，協助您省下寶貴時間，並實現團隊內有效溝通。

在 Zoom Docs 中，您可以在單一位置建立、修訂和彙整內容。從會議摘要建立新文件，並使用 AI 範本將現有內容轉換為您所需的內容。

在新的 AI Companion 側邊面板中，您可以要求提供協助，例如： 

• 根據上傳的宣傳活動簡介文件，建立一些宣傳活動想法，或要求生成一些標語。讓 AI Companion 協助您提出新的標題、介紹，或變更草稿的語氣。 
• 彙整或提供上傳文件的特定關鍵要點。上傳 PDF、Microsoft Office 365 檔案或 Google 文件、試算表和簡報，並要求 AI Companion 進行摘要，以快速了解關鍵要點，而無需閱讀整份文件。

在 Zoom Whiteboard 中，AI Companion 可協助您在數位白板上產生想法並將內容分類，將腦力激盪會議帶到更高境界。 

您可以使用指派至您 Zoom 使用者帳戶中的付費服務以使用 AI Companion 的功能，無須額外費用。**如要啟動：

1. 請洽詢您的管理員：您的管理員可以透過帳戶和群組層級設定啟用或停用功能。如果您正在 Zoom 會議中，並且在工具列中看到 AI Companion 四芒星圖示，可以按一下並遵循指示以請求管理員啟用該功能。 
2. 開啟 Zoom Workplace 並登入：若要使用 AI Companion 2.0，請檢查是否更新。(需要 6.2.5 以上版本。) 
3. 在網頁瀏覽器中，開啟您的帳戶設定： 
1. 按一下左側的設定。
2. 按一下上方的 AI Companion。
3. 針對擁有使用者層級設定的各項功能，您可以個別開啟或關閉。
4. 開始探索：在 Zoom Workplace 的多個產品中尋找 AI Companion 四芒星，例如 Zoom Meetings 控制項工具列或 Zoom Team Chat 視窗。找到 AI Companion 四芒星之後，就可以開始探索它的 AI 會議助理、寫作助手等功能。

瞭解如何使用 AI Companion 協助節省時間和簡化協作。以下是一些專業祕訣：

1. 設定之後就一勞永逸。如果您將 AI Companion 設定為一律建立會議摘要，您將可以自動彙整所有主持的會議摘要。如果您目前的會議不用製作摘要，可以隨時在會議期間關閉會議摘要，並刪除所有已建立的會議資產。 
2. 不論您在哪裡看到四芒星圖示，都可以使用 AI Companion。AI Companion 整合在整個 Zoom Workplace 中。無論您在哪裡看到，只要按下 AI Companion 四芒星，AI Companion 就會顯示目前可以提供的協助。 
3. 明確說明提示內容。若要讓結果更接近您的想法，請明確說明您的要求，包括背景資訊，告訴 AI Companion 如何分析資訊，並精準描述您希望結果呈現的方式。 

如需瞭解如何編寫 AI Companion 提示，詳細資訊請閱讀我們的最佳做法指南。

使用 AI Companion 2.0 達成更多目標

以下的提示範例協助您開始使用，部份功能我們計畫在未來實施。請嘗試以下方法以尋求 AI Companion 的協助；記住，您可以將本機文件上傳到 AI Companion：

• Zoom Meetings
• 彙整之前的會議。
• 回顧本次會議。
• 這次會議中是否提到我的名字？
• 這次會議中提到的主題是什麼？
• 這次會議的下一步是什麼？
• Zoom Team Chat
• 彙整此頻道中近期的訊息。
• 彙整此頻道中未讀的訊息。
• [個人] 在這個頻道中針對 [主題] 說了什麼？
• 我在這個頻道中的行動項目是什麼？
• Zoom Docs
• 彙整此文件。
• 此文件的重點是什麼？
• 撰寫關於 [主題] 的大綱。
• 建立造訪 [城市] 的旅遊行程。
• 從本文件建立一則行銷公告。
• Zoom Mail
• 總結這封電子郵件。
• 從這封電子郵件列出後續步驟。
• 我需要回覆這封電子郵件嗎？
• 這封電子郵件有多緊急？

期待 AI Companion 在未來提供幫助的方式：

• 在多個聊天或頻道中提出有關未讀 Team Chat 訊息的問題。 
• 取得多個電子郵件對話串的摘要和回答。
• 使用包含時間範圍的提示，例如「向我展示過去一週的重點摘要」。
• 請求有關即將開始會議的完整詳細資料。目前在您詢問有關即將開始的會議時，您可能會看到已拒絕的會議或不完整的會議摘要。
• 提出有關 Zoom Phone、Zoom Scheduler、Zoom Clips、Zoom Notes、Zoom Workflow、Zoom Revenue Accelerator、Workvivo、Zoom Apps 和 Zoom Workspace 的問題。

實際 AI Companion 結果和回應速度可能因提示、產品設定和可用資料而有不同。隨著時間，Zoom 將不斷創新和改善 AI Companion，收集客戶的意見反應並提高回應能力。在撰寫本文時，macOS 和 Windows 版的 Zoom App 已經可以下載 AI Companion 2.0。手機版本即將推出。

如果您準備好立即使用 AI Companion 來提升您的生產力和協作能力，歡迎透過指派至您 Zoom 使用者帳戶的付費服務以立即開始使用，無須額外費用。 

如果您未擁有合格的付費 Zoom 方案，請立即升級以開始享有 AI Companion 的優勢。是時候以更聰明的方式工作、更有效協作，並輕鬆達成您的目標。

如果您需要更多 AI Companion 的提示和技巧，請查看以下資源：

• AI Companion 上線中心
• Zoom 學習中心的實作示範
• Zoom AI Companion 支援

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編輯註釋：此部落格貼文於 2024 年 10 月 23 日編輯，以包含 Zoom AI Companion 的最新資訊。

*結果根據對 11,023 名全職知識工作者進行的線上問卷調查，範圍涵蓋美國、英國、愛爾蘭、德國、法國、日本、新加坡和澳洲。由 Zoom Video Communications, Inc. 委託 Morning Consult 進行的調查，自 2023 年 8 月 10 日至 25 日。

**AI Companion 可能不適合用於特定產業和特定地區客戶。