如何使用 Zoom 打造最佳混合工作環境

從餐桌、咖啡廳到飯店房間，四處皆可工作，我們對辦公室的看法也發生了變化。它不是由傳統小隔間和會議室組成的僵化場所，員工需要每週工作五天，每天工作八小時。它是適合協作和聯繫的混合工作環境。

越來越多員工雖返回辦公室上班但仍保有遠端工作的彈性。Zoom 委託 Reward Insights 調查的一份 2024 年研究報告指出，64% 的企業主管表示組織現在已經引進混合工作模式，82% 的主管表示將會在兩年內進一步提高工作場所的彈性。

這種彈性做法為許多員工提供兩全其美的選擇，但混合工作模式為工作場所與設施團隊帶來挑戰。 畢竟您必須找到為所有員工提供最佳體驗的方法，無論他們是每週在辦公室工作五天、一半時間在家工作，或是完全遠端工作。

因為 Zoom 在建立有效率的混合型工作環境時遇過困難，我們知道這些挑戰為何。以我們的辦公室為例，任何人都可以透過我們的技術建立起高效率混合工作場所，增進分散團隊之間的聯繫、協作與信任基礎。以這樣的場所為中心，大家熟悉彼此、共同合作，用我們自己開創的產品將辦公室變得更美好。 

透過採用混合工作環境，我們齊心協力改良自己的技術、持續創新，並藉由有助於 定義混合式工作體驗的解決方案，為我們的全球客戶提供支援。

如果您面臨建立成功的 混合工作場所 (即能支援員工需求的混合工作場所) 的挑戰，以下是一些您可以採用的技巧和策略。

遠端工作有很多好處，例如可以吸引和僱用任何地點的最優秀人才，以及依不同需求和能力支援同儕。同時我們也了解實體會面的優點：完整結構的自然對話、促進團隊凝聚的集會活動和社交體驗等。

我們的技術讓人們聚在一起，無論他們在何處工作，透過團體聊天、電話、視訊會議、電子郵件和日曆、白板、虛擬工作空間和員工參與工具，協助促進辦公室內的人員與分散各地的員工之間的聯繫。 

在此混合式工作的新世界中，我們看到了要讓會議更加公平和包容的需求。 遠端員工不希望獲得二流的體驗，無法看到會議室中的每個人或參與私下聊天。 辦公室員工希望能夠像在家裡一樣，快速輕鬆地參加會議。 他們希望技術能夠正常運作，不必擔心需要影音專家來整理電纜和連線問題。

使用 Zoom 遠端工作的健康照護營業專員 Ash Thornley-Davies 表示：「生活在英格蘭鄉村，意味著要前往倫敦辦公室參加面對面的團隊會議是很困難的。在過去，這意味著感覺自己不被重視，當會議桌周圍的人們在對話時，自己像被擱置在螢幕的另一端。」

Zoom Rooms 不受與會者所在地點侷限，提供所有與會者更簡便、更均等的混合會議體驗。建構更具彈性的辦公室的工作場所團隊，輕鬆將高畫質視訊協作融入任何空間，包括二至三人的小型會議空間、高階主管會議室及簡報室。 

對於辦公室員工來說，預約會議室和加入會議就像使用手機或筆記型電腦一樣簡單。

Zoom 丹佛辦公室數位支援部門主管 Jeff Harling 表示：「能有如此正面的體驗，原因在於簡單易用性。 「只需按個按鈕，即可加入會議！ 畫面分享也很簡單。 我與團隊開會時，包括與辦公室裡在我旁邊的人以及分散全球各地的其他人，易用性非常有幫助。」

智慧姓名牌是我們最新的 Zoom Rooms 創新工具，此工具利用 AI 將姓名標籤套用到 Zoom Room 中的與會者，無論是否有人發言，與會者都能輕鬆辨識出會議室中的每個人。

在帳戶層級啟用此功能，並鼓勵員工註冊自動智慧姓名牌，協助 Zoom Rooms 與會者辨別其他與會者身分，藉以提高會議包容性和效率。

借助 Zoom Rooms 的智慧多流取景，遠端員工可在更大的空間中更清楚看見辦公室同事，避免會議室常見的「保齡球道視野」問題。智慧多流取景使用多部攝影機和 AI 技術，判斷 Zoom Room 中最多 16 人的最佳顯示角度。

Ash 表示：「當我們交談時，可以看到每個人以及他們臉上真實的表情， 讓我感覺自己和團隊就在同一個會議室裡。 我所在的地理位置可能很偏遠，但我同時也身在倫敦辦公室裡。」

硬體合作夥伴的解決方案也有助於擴大包容性。例如由 Zoom 認證的硬體解決方案羅技 Sight，透過配對會議室前方攝影機，提供類似家用網路攝影機的視訊體驗。Sight 已在公開測試版 CollabOS 1.13 配置智慧切換功能，可以根據與會者臉部方向，自動轉換成會議室前方或桌面中央攝影機的即時畫面。 

在您與主要客戶和高階主管的重要會議中，高品質的複合體驗至關重要的。在高階主管會議室加入 intelligent director 智慧多流取景和智慧姓名牌等最新 AI 創新技術，可打造更加身臨其境、更具吸引力及動態的會議進行方式，讓所有董事會成員和領導者都能被清楚看見及辨識。

進入辦公室的員工希望這麼做具有明確的目的， 他們希望利用在辦公室的時間進行更有效的面對面活動，包括會見客戶、舉行腦力激盪會議、在專案上進行合作，或者在午餐時間多加熟悉其團隊。

如果員工要經歷出門、塞車和尋找停車位的麻煩，他們會希望自己的時間得到充分利用，而不必擔心交通的問題。

Zoom Meetings、Spaces 和 Whiteboard 產品部門主管 Jeff Smith 表示：「員工希望能清楚了解來到辦公室後會有什麼情況。他們不希望來到這裡卻只發現自己不能坐在團隊成員旁邊，或者所有的會議室都已預約一空。」

員工可以使用 Zoom 工作區預約工具提前預訂辦公座位，無論是指定某日或定期預約皆可。您可以根據您辦公室配置自訂工作區預約工具，所有人座位可一目了然，讓員工視需要決定選擇團隊附近或咖啡機旁邊的位置。您也可以在配置中建立社區，方便同部門員工集中在一起。

工作區預約功能的 AI 智慧建議會根據員工的偏好建議最佳座位，或根據團隊多數成員同時進辦公室的時間建議日期。

在部署工作區預約工具時，選擇以下通過 Zoom 認證之裝置例如 Neat Frame、Neat Pad 或 Neat Board 50 可有效提高工作空間搜尋效率，更快速預約開放空間、小型會議室或電話亭等較具彈性的位置。透過無縫流暢的預訂體驗，員工可在最適合他們需求的空間中，將更多時間投注在真正重要的事務上。

我們自己的 Zoomies 使用工作區預約功能來提前規劃並預約舒適高效工作所需的一切，例如工作站與會議室等。他們甚至可以找到配備特殊設備的工作站，例如可調整高度的辦公桌或雙顯示器。

如果是員工要與客戶見面，工作區團隊需要相關資訊設定會議室時該怎麼辦？您可在工作區預約工具中新增自訂問卷，詢問員工是否計畫接待客戶、是否需要用餐，或是將會提早離開，以便提醒辦公室內員工注意。此作法也能幫助工作區團隊高效制定食物預訂、資源分配等計畫，進而創造更順暢的員工體驗。

當員工到達辦公室時，數位看板可協助引導他們前往需要前往的地方、提供友善提醒，以及傳達其他重要資訊。您可以設定數位看板來顯示員工認為有幫助的任何內容，例如工作區預約地圖、活動日曆、午餐菜單和辦公室規則。

員工希望進入辦公室能發揮更多效益，因此設施團隊面臨了創造值得通勤的理想混合工作環境的壓力。 這包括與員工的居家辦公室設置一樣好或更好的技術，以及能滿足他們與同事社交和協作的期望的工作區。

您不是唯一煩惱這些升級的費用的人，在經濟不確定的時期，許多公司都在設法減少支出。 2023 Deloitte 報告指出，54% 的財務主管表示，他們的 CEO 要求他們專注於降低成本，而房地產和辦公空間是企業成本最高的部分。 

工作場所團隊需要找到方法，使用可搭配您所擁有硬體的彈性技術解決方案，為現有投資注入新的活力。

首先，調整您的空間以滿足員工當前的需求，然後重新配置不再使用的空間。資料可協助您了解員工如何使用辦公室，以便您做出明智的決策。

例如，透過工作區預約和 Zoom Rooms，您可以查看每天有多少張辦公桌被預約和簽到、哪些會議室預約最頻繁，以及哪些會議室很少使用。您可透過這些資訊決定如何整合營運，減少所需的樓層，並重新思考該如何運用不再滿足員工不斷變化的需求的會議室，藉此削減成本。 

例如，您可能會發現不再需要最大的會議室，因為面對面會議的人數比以前少。 您可以使用隔板將空間分成較小的非正式聚會區域。

許多組織希望在不增加支出的前提下，在更多小型空間引進視訊工具。有了 Zoom Rooms，您只需按下按鈕即可加入 Zoom 會議，任何空間即可搖身一變成為混合會議室。您可以使用您現成的硬體，或從我們合作夥伴靈活的硬體生態系統中另行選擇，用快速且具成本效益的方式設定 Zoom Rooms。 

支援這些空間不需使用額外的資源 — Zoom 裝置管理工具可協助您從中央管理員入口網站遠端管理會議室和裝置。

Poly Lens 是硬體合作夥伴 HP Poly 的解決方案，已通過 Zoom 認證，能整合 Zoom 裝置管理工具，提供詳細的會議室即時狀態，進一步協助改善效率、深入分析和排除原生 Zoom Rooms 上發生的問題。所有資訊都可在 Poly Lens 入口網站上取得。 

Jeff Smith 表示：「最後，並沒有最佳的辦公室設置方法，因為這完全取決於您的員工以及他們需要什麼才能最有效地協作。 關鍵在於彈性的解決方案，以提供能適應空間和員工使用方式的技術。」

對於「什麼是混合式工作？」這個問題，每個組織都有不同的答案。對 Zoom 而言，這意味著有些員工遠端工作，另一些員工則採用混合排程，在特定的日子進辦公室。我們認為辦公室不只是實體場所，而且是吸引員工的目的地，是一個將 Zoomies 以面對面和虛擬方式聚集在一起的創造力和創新中心。

藉由適合的技術，您的辦公室將會是專為滿足員工目前和未來需求設計的協作、溝通和聯繫的空間。

探索 Zoom Rooms 和工作區解決方案如何協助您的團隊打造有效率的混合式工作環境。

編者註：此文章最初發表於 2023 年 9 月，於 2024 年 8 月更新，增加了 Zoom 新產品資訊。