Исчерпывающее руководство для организаторов мероприятий и виртуальных ведущих

Пандемия способствовала стремительному росту популярности платформ для виртуальных мероприятий, а спрос на онлайн-конференции, вебинары и мероприятия для налаживания связей достиг небывалых масштабов. Тем не менее виртуальные мероприятия существовали задолго до радикального перехода на удаленный режим. Помимо того, что виртуальные мероприятия стали альтернативой очным, они способствуют экологичности, сокращению транспортных расходов, являются инклюзивными и позволяют привлечь более широкую и разнообразную аудиторию. Эти преимущества в сочетании с расширенными данными и аналитическими сведениями — очевидная причина того, почему виртуальные мероприятия являются неотъемлемой составляющей современной стратегии событийного маркетинга.

При проведении виртуальных мероприятий нужно не только выполнять многие обязанности, сопутствующие традиционным очным, но и использовать инновационные технологии, чтобы мероприятия запомнились каждому посетителю. Наше руководство по Zoom Events для организаторов мероприятий и виртуальных ведущих поможет лучше подготовиться к проведению успешного виртуального мероприятия как новичкам, так и опытным специалистам.

* ПРИМЕЧАНИЕ. В этом руководстве виртуальные ведущие определяются как люди, говорящие на камеру или произносящие речь между выступлениями докладчиков во время мероприятия. Организатор — это координатор или пользователь, управляющий самим мероприятием на платформе Zoom Events. В некоторых случаях, в зависимости от организации, эти роли могут накладываться одна на другую либо включать в себя одинаковые обязанности.

Добро пожаловать в Zoom Events! Наша платформа для виртуальных мероприятий позволяет организовывать мероприятия любого масштаба, в том числе односеансовые, многосеансовые, многодневные и разноплановые. Она объединяет в себе известные и полюбившиеся вам надежные технологии Zoom Meetings и Zoom Webinars и содержит специальные центры мероприятий, стабильные параметры регистрации и оформления билетов, а также варианты налаживания связей с посетителями для мероприятий всех видов (открытые или закрытые, бесплатные или платные). Платформу Zoom Events легко использовать, так что можно сосредоточиться на создании запоминающихся продуктивных мероприятий без необходимости применять сложные технологии, сопряженные с хлопотами.

Перед первым проведением виртуального мероприятия и выступлением перед удаленной аудиторией вы можете немного нервничать. Но это совершенно ни к чему. Ниже представлены некоторые рекомендации, которые помогут подготовиться к важному дню.

Для четкого воспроизведения звука рекомендуется использовать качественный микрофон, а не встроенное аудио компьютера. И хотя решения Zoom Meetings и Zoom Webinars могут минимизировать фоновый шум во время выступления, перед речью лучше позаботиться о том, чтобы вокруг было как можно меньше постороннего шума.

И наконец, смотрите в камеру. Устанавливать зрительный контакт, сидя за компьютером, сложно. Но если вы будете смотреть в камеру, а не в лица на экране, это сразу же повысит уровень вашего выступления.

2. Составление сценария (для ведущих). Независимо от знания темы, всегда полезно написать сценарий. Благодаря этому организатор будет знать, сколько времени займет ваше выступление. Это особенно полезно, если он работает с наглядными материалами, готовится к выступлению следующего докладчика или если ему необходимо внезапно внести корректировки. Краткий маркированный план как минимум позволит уменьшить волнение всех участвующих и провести сеанс более организованно.

3. Практика — залог совершенства (для ведущих и организаторов). Как говорится, практика — залог совершенства. Рекомендуем провести репетицию как минимум за 24 часа до выступления. Желательно репетировать мероприятие с помощью тех же устройств, которые планируется использовать во время его проведения. Кроме того, не следует откладывать изучение новых технологий или функций программного обеспечения до самого дня проведения мероприятия. Решение Zoom Events содержит инструменты, предоставляющие пользователям и посетителям дополнительные возможности, однако эти инструменты требуют расширенной настройки. Постарайтесь как можно точнее воспроизводить мероприятие во время репетиций, чтобы понять, что может потребоваться в последний момент.

4. Разработка плана мероприятия (для организаторов). План мероприятия, иногда называемый монтажным листом, — это последовательность действий во время мероприятия. Он представляет собой основной документ для участвующих, которому они должны следовать. План мероприятия охватывает больше аспектов, чем повестка дня. Это критически важный документ, который помогает поддерживать организованность и снизить уровень волнения, сопутствующий проведению мероприятия. Подробности, указываемые в плане мероприятия, будут зависеть от сложности мероприятия. Тем не менее в план полезно включить как минимум указанное далее.

• • Список контактов (ведущие, докладчики, команды по работе со звуковой и видеоаппаратурой, подрядчики, специалисты по обслуживанию мероприятий).
  • Процесс мероприятия [порядок выступлений докладчиков, места расположения (виртуальные конференц-залы, удаленные офисы или помещения для конференций на объекте)].
  • Технические элементы (технические подсказки для музыки, показа слайдов, видео).
  • Подсказки о времени (выступления докладчиков, сеансы, перерывы, начало и окончание).

Рекомендуем создать шаблон, который можно легко редактировать для будущих мероприятий.

5. Заблаговременная подготовка к вовлечению аудитории (для организаторов и ведущих). Если вы планируете провести сеанс вопросов и ответов или хотите пообщаться с аудиторией в чате, подумайте о способах вовлечения аудитории. Если на мероприятии много присутствующих, полезно назначить пользователя, который будет отвечать на вопросы, отправляемые в чат или с помощью функции вопросов и ответов, вместо докладчика. Также рекомендуется попросить нескольких коллег посетить мероприятие с заранее подготовленными вопросами, чтобы способствовать началу разговора. Если вы выступаете на гибридном мероприятии, не забывайте о виртуальной аудитории. Удаленные посетители почувствуют большую вовлеченность, если вы будете отвечать на их вопросы и говорить с ними непосредственно. Для того чтобы посетители не говорили одновременно, поощряйте их использовать функцию реакций Zoom Webinars, которая позволяет виртуальным пользователям реагировать на содержимое с помощью эмодзи.

Перед проведением конференции, вебинара или выставки необходимо позаботиться о некоторых технических элементах или настроить их.

• • Приложения виртуальной камеры. Если трансляцию в режиме реального времени необходимо сделать более увлекательной, можно воспользоваться приложениями виртуальной камеры с фильтрами и объективами дополненной реальности, а также улучшенными визуальными средствами. Сразу после загрузки приложения камеры подключите его к микрофону и камере компьютера (или к внешним микрофону и камере). Откройте клиент Zoom для ПК и выберите значок шестеренки, а затем параметр «Видео». Здесь можно переключаться между новым приложением камеры и текущей камерой.

1. Освещение. Напомним, что надлежащее освещение — залог успешного мероприятия. Если вы планируете провести мероприятие в конференц-зале, обратите внимание на верхнее освещение, которое может создавать темные тени, особенно если докладчик будет ходить по залу. При бронировании зала обратите внимание на яркость в дневное и вечернее время и определите, можно ли регулировать интенсивность светового потока. Если мероприятие будет проводиться с использованием персонального компьютера, попытайтесь поместить устройство рядом с естественным источником света и используйте внешние источники освещения, такие как кольцевые лампы и панельные светильники, направленные на лицо докладчика. Если выступление проводится на рабочем месте на дому и (или) с использованием личного устройства, также рекомендуется, чтобы по возможности окно находилось перед докладчиком, а не сзади него.
2. Кадрирование изображения. Для наилучшего воспроизведения видео кадрируйте изображение докладчика крупным планом от плеч до макушки. Отрегулируйте камеру на уровне глаз докладчика или немного выше, чтобы он не горбился над ноутбуком и не смотрел вверх. Для этого, возможно, понадобится переустановить веб-камеру на другой монитор, установить ее на штатив или использовать внешнюю камеру с триподом. При подготовке к мероприятию помните правило третей и пытайтесь заполнить две трети кадра субъектом и оставить свободное место вверху. И хотя фон не является объектом внимания, его также следует учитывать при кадрировании изображения и следить за тем, чтобы он не был загроможден. Большую часть кадра должно занимать изображение докладчика, а не его окружение.
3. Виртуальные фоны. Виртуальные фоны Zoom — это функция для выражения вашей индивидуальности, создания праздничного настроения или добавления фирменной символики вашей компании. Выберите изображение из нашей библиотеки или создайте собственное. Как и другие приложения виртуальной камеры, Zoom Meetings и Zoom Webinars содержат фильтры, стикеры и аватары, которые можно размещать поверх изображения докладчика. Чтобы изменить фон, загрузите изображение (в формате GIF, JPG/JPEG или PNG с соотношением сторон 16:9 и разрешением 1280 x 720 пикселей или выше) или видео (в формате MP4 или MOV с разрешением от 480 x 360 до 1920 x 1020 пикселей) и получите к нему доступ в меню настроек клиента Zoom для ПК «Настройки» > «Фон и фильтры» > «Виртуальные фоны». В этом разделе можно либо загрузить свое изображение, либо выбрать изображение из предустановленных.
4. Фирменная символика для вебинаров. То, что ваше мероприятие является виртуальным, не означает, что ваш бренд должен остаться незамеченным. Благодаря функции фирменной символики для сеанса Zoom Webinars можно настроить страницы регистрации, используя предпочтительную цветовую схему, тему, баннер, логотип, изображения, бейджи и биографии докладчиков. В сочетании с пользовательским виртуальным фоном ваш бренд будет отображаться на видном месте на протяжении всего мероприятия.
5. Zoom Rooms. Если вы проводите гибридное мероприятие, решение Zoom Rooms легко интегрируется с Zoom Events, создавая настоящее гибридное пространство для выступлений. Zoom Rooms с современными возможностями конференц-зала объединяет очных и удаленных участников, позволяя им совместно использовать содержимое и взаимодействовать друг с другом независимо от расположения. Докладчики могут выступать в большом конференц-зале, за трибуной или из дома и развертывать сертифицированные компанией Zoom аппаратные средства и устройства для проведения мероприятий на профессиональном уровне.

Присутствие на закулисном сеансе. Минимизируйте стресс докладчиков, используя закулисный сеанс Zoom Webinars — виртуальную комнату подготовки для тех, кто в данный момент не выступает. Она открыта до мероприятия, во время и после него. Это идеальное место для проверки подключения аудио и видео, повторения материала, общения с другими докладчиками, ответов на вопросы посетителей без включенной камеры либо тренировки демонстрации экрана.

Однако не ждите дня мероприятия, чтобы впервые попасть на закулисный сеанс. Настоятельно рекомендуем провести репетицию мероприятия в рамках фактического сеанса, чтобы ознакомиться с доступными настройками. Функция закулисного сеанса позволяет потренироваться в области практических навыков, на самом сеансе и (или) в зале ожидания. Организаторы (в том числе альтернативные) и соорганизаторы, а также докладчики и спонсоры смогут получить доступ к лобби мероприятия Zoom для просмотра этих практических сеансов в любое время после публикации вашего мероприятия.

Настройка фирменной символики для сеансов. В дополнение к упомянутым ранее логотипам, цветам и визуальным элементам функция фирменной символики сеанса Zoom Webinars также позволяет добавить к внешнему виду докладчиков творческие элементы. До начала мероприятия вы можете выбрать из доступных вариантов внешний вид докладчиков или ведущих, в котором они предстанут перед посетителями. Чтобы включить функцию фирменной символики для сеанса, войдите на веб-портал Zoom, перейдите в меню «Управление учетными записями» > «Настройки учетной записи» и щелкните вкладку «Конференции». После этого отобразится вкладка «На конференции (расширенные)», на которой можно включить или отключить функцию фирменной символики для сеанса вебинара. После включения этой функции можно:

Функции решений Zoom Webinars и Zoom Meetings предназначены для проведения увлекательных интерактивных мероприятий, которые запомнятся надолго. Для расширения возможностей посетителей и организаторов рекомендуется использовать указанные далее инструменты.

• Отслеживание. Инструмент отслеживания позволяет выделить конкретного участника (например, основного докладчика) и отображает посетителям видеопотоки основных активных выступающих. Кроме того, этот инструмент позволяет отслеживать себя как докладчика и переключаться на свое видео на протяжении всего мероприятия. Функция отслеживания доступна и в Zoom Meetings, и в Zoom Webinars. Чтобы воспользоваться ею, наведите указатель мыши на видео пользователя, которого необходимо отслеживать, и щелкните кнопку с многоточием.
• Выключение звука. Как организатор, вы можете минимизировать фоновый шум, воспользовавшись параметром выключения и включения звука для всех участников. С разрешения пользователей организаторы могут выключить звук сразу для всех, а не просить каждого выключить свой звук или обосабливать посетителей. Чтобы выключить или включить звук для всех, на панели инструментов Zoom перейдите на вкладку «Участники» > «Еще». Сразу после входа на мероприятие наведите указатель мыши на имя конкретного участника, чтобы выключить или включить для него звук, либо попросите его включить звук самостоятельно. Не забудьте напомнить всем участвующим, чтобы они не включали звук, пока не придет их время выступать.
• Из закулисья на главную сцену. Настоятельно рекомендуем включить функцию закулисного сеанса Zoom Webinars и попросить всех докладчиков заранее практиковаться в ее использовании. Примечание. Для редактирования настроек учетной записи на веб-портале Zoom необходимо иметь статус администратора. Чтобы включить на вебинаре функцию закулисного сеанса для всех, откройте вкладку «Конференции» и перейдите в раздел «На конференции (расширенные)». Сразу после включения функции закулисного сеанса докладчики начнут присоединяться к закулисному сеансу автоматически, даже если вебинар еще не открыт для посетителей. Организаторы могут перемещать участников в закулисный сеанс и обратно между сеансами в реальном времени либо разрешить докладчикам переходить в закулисный сеанс после завершения вебинара для подведения итогов. Если докладчики, которые присутствуют на закулисном сеансе, просматривают сеанс в реальном времени, то они услышат подсказку, когда им необходимо присоединиться. Если они ждут начала вебинара, то увидят надпись «НЕ В ЭФИРЕ» и поймут, что пока еще никто не смотрит вебинар. Модераторам, специалистам по оборудованию и другому техническому персоналу функция закулисного сеанса позволяет оставаться за кадром, но при этом взаимодействовать и общаться в чате с докладчиками, иметь доступ к опросам и сеансам вопросов и ответов, а также перемещаться по мероприятию в реальном времени. Чтобы предоставить доступ участников, перейдите на вкладку «Участники» > «Докладчики».

• Воспроизведение видео. Если во время мероприятия вы планируете показывать видео, вместо демонстрации экрана используйте встроенный видеопроигрыватель. Он обеспечивает более стабильный и качественный просмотр видео и не снижает разрешение. При демонстрации с помощью функции воспроизведения Zoom видео кодируется непосредственно из файла, что минимизирует нагрузку на процессор, разрешение экрана, графическую карту и операционные системы, из-за которой качество видео может ухудшиться. После входа в систему Zoom Meetings щелкните кнопку «Демонстрация экрана» на панели инструментов конференции. Отсюда перейдите на вкладку «Расширенные» и выберите «Видео». Просто найдите видео, которое необходимо показать, и щелкните «Открыть», чтобы начать просмотр.
• Демонстрация слайдов. Инструмент управления слайдами позволяет докладчикам переключаться между слайдами в любое время, поэтому для выполнения действий с материалами им не нужно обращаться к организатору. Организаторы могут включить или отключить доступ для одного пользователя, конкретной группы или всех посетителей всего парой щелчков. Чтобы включить эту функцию для всех пользователей, войдите на веб-портал Zoom и перейдите в меню «Управление учетными записями» > «Настройки». Отсюда перейдите на вкладку «Конференции» и выберите «На конференции» > «Управление слайдами», чтобы включить или выключить управление слайдами. Чтобы включить эту функцию для группы, вместо меню настроек учетной записи войдите в меню «Управление пользователями» > «Управление группами» и следуйте тем же инструкциям.
• Аудио. На мероприятии можно не только демонстрировать экран для показа презентации, но и транслировать высококачественное аудио в режиме моно и стерео (высокое качество) с помощью параметра «Совместный доступ к звуку». Эта расширенная функция имеет те же преимущества, что и инструмент воспроизведения видео: профессиональное качество с эффектом присутствия. Чтобы воспользоваться этой функцией, просто продемонстрируйте экран на конференции Zoom и выберите параметр «Совместный доступ к звуку» в левом нижнем углу. Здесь можно переключаться между различными параметрами аудио.

• Опрос. Хотите узнать мнение аудитории? Необходимо быстро собрать обратную связь во время мероприятия? Создайте опрос Zoom Meetings или Zoom Webinars (заранее или в реальном времени) и запустите его во время выступления (опросы в реальном времени необходимо создавать на веб-портале Zoom). Загрузите результаты опроса и просмотрите их после мероприятия или обсудите с участниками в реальном времени. Если опрос планируется использовать несколько раз, сохраните его в библиотеке опросов для удобного доступа. ПРИМЕЧАНИЕ. Изменять и добавлять опросы в ходе конференции может только исходный организатор конференции. Если роль соорганизатора передана другому пользователю, этот пользователь сможет запускать только ранее созданные опросы. Чтобы запустить опрос во время мероприятия, сначала необходимо включить функцию опросов и тестов. Функцию опросов, как и демонстрацию слайдов и другие функции, можно включить для конкретных групп, всех пользователей или для личного пользования. Чтобы включить эту функцию для всей группы, войдите на веб-портал Zoom, перейдите в раздел «Настройки учетной записи» из меню «Управление учетными записями» и щелкните вкладку «Конференции». Здесь отобразится функция опросов и тестов конференций, которую необходимо включить. Сразу после создания опроса и включения функции опросов в элементах управления конференцией или вебинаром (в зависимости от типа мероприятия) появится кнопка «Опросы». Если опрос создан заранее, выберите его и запустите, после чего участникам будет предложено ответить на вопросы. Результаты опросов Zoom Webinars могут просматривать все докладчики, соорганизаторы и организаторы, а опросов Zoom Meetings — только организаторы и соорганизаторы.
  
  
• Приложения. Непосредственно в Zoom Meetings можно открыть избранные приложения, которые позволят установить связь увлекательными способами или использовать расширенные инструменты для коллективной работы. Чтобы просмотреть приложения и выбрать те, которые необходимо использовать, перейдите на вкладку «Найти» на конференции. Либо найдите доступные приложения в Zoom App Marketplace, перейдя в него из клиента Zoom для ПК.
• Вопросы и ответы. Как и опросы, функция вопросов и ответов для Zoom Webinars позволяет посетителям задавать вопросы, на которые отвечают организаторы или докладчики. Кроме того, посетители могут голосовать за вопросы или отвечать на вопросы друг друга. Вопросы можно легко запустить, включив функцию вопросов и ответов в разделе настроек учетной записи «На конференции (расширенные)».

Сосредоточить все внимание на визуальных материалах или на внешнем виде выступающего на мероприятии легко, но если во время вебинара возникают технические проблемы, их сложно устранить. Если вы используете Zoom по лицензии «Бизнес» или «Предприятие», то вам доступна панель управления Zoom — центр управления для отслеживания работоспособности мероприятий в реальном времени и доступа к важным данным и аналитическим сведениям, полезным для планирования будущих мероприятий.

Панели управления Meetings и Webinars позволяют организаторам отслеживать качество видео и аудио участников, типы лицензий, а также получать подробные сведения о качестве подключения участников. В частности, на панелях управления отслеживаются перечисленные ниже показатели.

На панели управления выберите на вкладке текущих или прошедших конференций идентификатор конференции для отслеживаемого мероприятия, после чего будут представлены подробные аналитические данные об общей работоспособности подключений участников.

Если вы планируете отправить вебинар или конференцию посетителям, своей команде либо просто хотите просмотреть их самостоятельно, рекомендуем записать их в облако или выполнить локальную запись на компьютере. Записями в облаке можно управлять на веб-портале Zoom, а локальные записи находятся в папке документов на компьютере. Если необходимо изменить расположение локальных записей по умолчанию, перейдите в раздел «Записи» в настройках клиента Zoom.

Чтобы изменить запись в облаке, войдите в систему на веб-портале Zoom и найдите необходимую запись. В этой настройке можно изменять имя записей в облаке, обрезать их начало или конец, загружать файлы, копировать ссылку для общего доступа, предназначенную для отправки другим пользователям, получать доступ к аналитическим данным о просмотре или окончательно удалять записи.

Для того чтобы использовать локальную запись совместно с другими пользователями, необходимо загрузить ее в стороннее приложение облачного хранилища или на платформу управления содержимым. В клиенте Zoom для ПК запись можно найти на вкладке «Конференции» > «Записано». Здесь можно отправить файл MP4 в стороннее приложение.

При совместном использовании записей в облаке доступно несколько параметров доступа для просмотра. Щелкните на странице записи «Совместное использование» и выберите, необходимо ли совместно использовать запись со всеми пользователями или хранить ее для личного просмотра.

Хотите досконально изучить все функции Zoom Meetings? Ознакомьтесь с нашей полной базой данных статей о поддержке Zoom Meetings, часто задаваемыми вопросами, примечаниями к выпуску, обучающими видео и руководствами по устранению неполадок.

Подробное руководство по использованию Zoom Webinars и исчерпывающий список функций см. в статьях о поддержке Zoom Webinars. Они содержат пошаговые инструкции о том, как настроить мероприятие, пригласить посетителей и докладчиков и запустить вебинар.

Все еще необходима дополнительная помощь в организации виртуального мероприятия? Команда по обслуживанию мероприятий Zoom Events предлагает консультации, техническое руководство, поддержку и расширенные технические услуги на протяжении всего мероприятия.
В зависимости от сложности мероприятия, наш коллектив экспертов по вопросам Zoom Events может встретиться с вами до его начала, обсудить рекомендации и замысел, дать советы по регистрации и оформлению билетов или же оказать дополнительные услуги и разработать план мероприятия, в котором рассмотрены конкретные вопросы технической поддержки. Во время мероприятия наши специалисты могут отслеживать панель управления, наблюдать за аудио- и видеоаппаратурой и носителями информации и даже использовать передовое оборудование для микширования видео и аудио. Мы заботимся о вашем комфорте и подготавливаем вас к запуску виртуальных мероприятий.

Узнайте подробнее о наших планах поддержки от команды по обслуживанию мероприятий Zoom Events, которые помогут сделать ваши мероприятия успешными и продуктивными.