O guia completo para eventos híbridos e virtuais do campus

Antes de falarmos sobre todos os diferentes tipos de eventos que você pode querer organizar, aqui está um rápido resumo do Zoom Events. Pense no Zoom Events como a sua solução multifuncional para organizar, gerenciar e fazer relatórios sobre os seus eventos virtuais.

Se você já está familiarizado em reunir as pessoas no Zoom Meetings e no Zoom Webinars, o Zoom Events se baseia nestas soluções ao incluir hubs dedicados ao evento, inscrições, opções para venda ou distribuição de ingressos e networking de participantes, que você pode gerenciar diretamente na plataforma do Zoom Events.

Serviços de evento para eventos com grande produção

Se você quer que seu evento seja mais que especial (pense em aniversários de cem anos, celebrações de conclusão de curso ou bailes para arrecadação de fundos), o Zoom tem uma equipe de Serviços de evento dedicada para ajudá-lo a planejar, apoiar e produzir um evento virtual ou híbrido de ponta.

Os serviços do Zoom Events incluem consultoria de boas práticas para a execução do show, configuração e suporte de produção e gerenciamento e moderação de eventos ao vivo. Nossa equipe de Serviços de evento também pode oferecer suporte pré-evento e no dia do evento com um número de telefone de contato para ser acionado pelos organizadores e participantes.

Obter Serviços de evento

O típico campus de uma faculdade ferve com eventos durante todo o ano. Da semana de orientação até as feiras de carreira, arrecadação de fundos, eventos de ex-alunos e até cerimônias de formatura, aqui estão algumas maneiras de reimaginar o evento como uma experiência virtual.

Eventos multissessão ou de vários dias

• Orientações. Planeje as sessões virtuais para que os alunos ouçam dos líderes da universidade, reitores e conselheiros residenciais sobre os diferentes aspectos da vida estudantil. Misture sessões sociais na agenda para apresentações, usando recursos como Salas simultâneas para discussões em pequenos grupos e o Zoom Apps para apresentar jogos e outras atividades de apresentação. Com o recurso Expo, os alunos poderão explorar e se socializar, exatamente como fariam em um evento presencial.
• Eventos de ex-alunos e de arrecadação de fundos. Para reuniões comemorativas ou festividades de retorno às aulas, talvez você queira planejar um evento multissessão que inclua diversas atividades com ex-alunos, palestrantes convidados e até mesmo um elemento de arrecadação de fundos, usando o nosso Pledge Zoom App. É possível também manter os ex-alunos envolvidos com encontros virtuais de sessão única durante todo o ano.

• Feiras de carreira. As feiras de carreira virtuais permitem que você receba mais empresas que estão fora da sua região geográfica, já que elas não precisam se preocupar em relação aos custos e a logística para viajar para o campus físico. Dê a cada empresa o seu próprio “estande” (sessão) e convide os alunos a acessarem as sessões das empresas com as quais eles estão interessados em conversar. A organização pode usar Salas simultâneas para que conversas privadas ou minientrevistas possam ocorrer com possíveis candidatos. O recurso Expo proporciona ainda mais oportunidades de interação e networking, já que as empresas podem configurar seus próprios estandes e os alunos podem acessar para acompanhar sessões informativas.
• Festivais de cinema. Os departamentos de cinema e de mídia podem organizar festivais de cinema virtuais com o intuito de levar o trabalho dos alunos para um público maior. É possível configurar diferentes sessões virtuais para exibir cada filme, tornando fácil para os alunos compartilhar o fruto do seu trabalho árduo com os familiares ou amigos que não podem estar presentes no campus.

Eventos de sessão única

• Celebrações de conclusão de curso. A graduação é um evento tão importante para os alunos e os seus familiares. Uma celebração de conclusão de curso híbrida permite que você traga oradores virtuais para se dirigirem aos alunos, dar aos entes queridos a oportunidade de assistir ao evento ao vivo pelo Zoom e permitir aos alunos que não podem estar presentes, que participem.
• Eventos esportivos e watch parties. Você pode transmitir ao vivo eventos esportivos até watch parties menores e até mesmo possibilitar que alunos e ex-alunos comentem, independentemente de onde estão.
• Eventos setoriais. É possível ajudar setores específicos com painéis de discussão e até conferencistas convidados de renome, organizando eventos ao vivo para um público mais amplo de alunos e membros da comunidade.
• Eventos organizados por estudantes. Celebrações culturais, oportunidades de networking, eventos de repúblicas estudantis, existem diversos eventos organizados por estudantes que poderiam ser virtualizados para incluir outros alunos, ex-alunos e outros membros da comunidade educacional que não estão presentes no campus.

Planejar e executar um evento no campus é um trabalho de equipe! Delegue funções e responsabilidades em relação a cada detalhe para facilitar as comunicações, simplificar a preparação e assegurar de que tudo esteja pronto para o dia do evento. Você terá as seguintes áreas cobertas, mesmo que alguns membros da equipe tenham que atuar em mais de uma frente.

Equipe de produção

Seu(s) produtor(es) estará(ão) responsável(is) por todas as coisas relacionadas à produção. Eles desenvolverão um cronograma que destaca o horário que cada sessão começará, as transições entre os palestrantes, roteiros, intervalos entre sessões, música e outros detalhes.

No dia do evento, a equipe de produção será a responsável por orquestrar o evento, se assegurando de que tudo aconteça de acordo com o planejado e no horário.

Equipe técnica

A equipe técnica supervisiona a tecnologia do evento. Membros da equipe estarão responsáveis por agendar suas sessões virtuais e assegurar de que as configurações adequadas estão habilitadas para recursos como Perguntas e respostas, chat, transmissão ao vivo e gravação. Eles também devem se assegurar de que o hardware, como câmeras, microfones e luzes estejam montados e operando adequadamente, além de trabalhar com palestrantes que não estejam no local para ter certeza de que eles têm o equipamento correto e possam fazer as suas apresentações no local em que se encontram.

Equipe de apresentação

A sua equipe de apresentação trabalhará com os palestrantes do evento (sejam eles parte da comunidade do campus ou apresentadores externos) na preparação do evento. Eles ajudarão a reunir os materiais da apresentação como roteiros de slides, além de revisarem as biografias dos palestrantes antes delas serem publicadas no Zoom Events. Eles se certificarão de que os palestrantes fiquem confortáveis em usar o Zoom para apresentar e que estejam bem preparados, tendo à disposição o equipamento correto, além de dicas para parecer e soar bem em frente à câmera.

Baixe os checklists de preparação do evento

Equipe de marketing

A sua equipe de marketing se ocupará de promover o evento para o público certo, além de aumentar a presença e atingir as metas do seu evento. Eles criarão materiais como uma página da web para o evento, flyers, publicações nas mídias sociais, artigos para o blog e materiais para convencer as pessoas a participar, dar a elas as informações necessárias para se inscreverem e aumentar o entusiasmo para o grande dia.

Baixar checklist de promoção do evento

Comece a planejar com antecedência e tenha tempo de sobra para criar uma base sólida para o seu evento. De desenvolver todos os detalhes no Zoom Events até criar uma experiência exclusiva e agradável para os seus convidados, aqui está o que fazer nas semanas e dias que antecedem o seu evento.

Introdução ao Zoom Events

Crie o seu hub

Se você ainda não criou um hub, está na hora de criar. Ele é uma reunião de eventos futuros, atuais e passados.

Você pode ter um único hub para todos os eventos da universidade, mas se você planeja organizar muitos tipos de eventos, para públicos diferentes ao longo do ano, é possível criar vários hubs. Por exemplo, você pode ter um hub para eventos de ex-alunos, outro para eventos realizados pela administração, como eventos de boas-vindas e de celebração de conclusão de curso, além de hubs para os diferentes departamentos publicarem seus eventos.

É possível personalizar detalhes, como:

• Visibilidade – escolha se o seu hub é privado ou acessível pelo público. Se o seu hub for privado, não será possível compartilhar os links de inscrição com o público. Eles serão visíveis apenas para as pessoas convidadas para o evento.
• Categoria
• Descrição do hub – inclua uma ou duas frases curtas sobre quais categorias de eventos você planeja organizar neste hub
• Logo marca e cabeçalho do hub (imagem ou vídeo da capa)
• Perfis sociais

Acesse a nossa página de suporte para uma orientação detalhada sobre como criar um hub.

Crie o seu evento

Após ter configurado o hub, é possível criar e preencher os detalhes sobre os seus próximos eventos. Se você tiver vários hubs, pode escolher o hub para associar um determinado evento.

Você pode incluir os seguintes detalhes sobre o seu evento:

• Descrição do evento
• Categoria
• Tipo de evento – se você deseja usar o Zoom Webinars ou o Zoom Meetings (leia o artigo no nosso blog sobre quando usar o Meetings e quando usar o Webinars)
• Gratuito ou pago
• Data, horário e duração
• Imagens e vídeo do evento
• Informações de contato
• Arrecadação de fundos – você pode escolher se deseja que o seu evento seja uma arrecadação de fundos e, até mesmo incluir uma meta de arrecadação, caso queira
• Visibilidade – controle se o seu evento será privado ou acessível aos usuários que tiverem o link do evento
• Configurações de segurança – escolha dentre uma variedade de opções de segurança, como habilitar a Sala de espera ou permitir que os participantes realizem certas ações como alterar o nome de exibição ou compartilhar suas telas
• Configurações de gravação – é possível definir algumas opções diferentes para gravação na nuvem, como iniciar a gravação automaticamente no horário de início do evento e fornecer aos participantes acesso para visualizar as gravações
• Emissão de ingressos – personalize as opções de emissão de ingressos, incluindo o custo e quantidade de ingressos que podem ser vendidos

Acesse a nossa página de suporte para instruções detalhadas sobre como criar o seu evento.

Configure a pesquisa pós-evento

Reunir feedback durante o evento e no final é uma ótima maneira de envolver os participantes e dar a eles a oportunidade de refletir sobre o conteúdo da sessão, enquanto o evento ainda está fresco na memoria. No Zoom Events, você tem a opção de adicionar uma pesquisa que é exibida após cada sessão terminar, quando sessões selecionadas terminam ou quando o evento todo termina. Você também pode incluir formatos diferentes de perguntas na pesquisa.

Crie uma experiência envolvente

Os organizadores de eventos virtuais e híbridos têm um grande desafio para criar uma experiência envolvente e interativa para os participantes remotos, afinal para eles é muito fácil fazer outras tarefas enquanto seu evento acontece ou, simplesmente, sair do evento com um único clique, a qualquer momento. Aqui estão alguns recursos que podem ajudá-lo a criar uma experiência da qual todos os participantes desejarão participar.

Lobby do evento

Os participantes inscritos podem se conectar e fazer networking antes e durante o evento, no lobby do Zoom Events. Para eventos como uma conferência educacional, orientação do aluno ou reunião de ex-alunos, é possível definir e promover assuntos com todos os participantes duas semanas antes do evento e, assim, iniciar um diálogo e colocar perguntas que incentivem a interação dos participantes.

Perguntas e respostas

O recurso de perguntas e respostas permite que os participantes de um webinar enviem perguntas para serem respondidas ao vivo ou por escrito durante a sessão. Veja a seguir algumas dicas para usar o recurso perguntas e respostas durante um webinar:

• Se você prevê um grande público, combine com os palestrantes ou traga outros anfitriões para ajudar a responder às perguntas durante o evento.
• Você pode designar membros da sua equipe para gerenciar as perguntas e respostas para que os apresentadores possam se concentrar em suas falas. Se sua equipe de perguntas e respostas não estiver participando por áudio ou vídeo, você pode ocultar a transmissão de vídeo por meio do recurso Ocultar participantes com vídeo desativado
• Recursos dos participantes.
• Tenha algumas perguntas instigantes preparadas, caso você não receba perguntas dos participantes de alta qualidade o suficiente para preencher o tempo alocado para perguntas e respostas.
• Leve em consideração o seu público e o potencial para comportamentos inadequados ou impróprios ao configurar suas perguntas e respostas. Para um público interno, talvez você queira ser mais transparente ao mostrar perguntas e respostas, enquanto um evento de admissão geral em grande escala pode exigir configurações de perguntas e respostas mais restritas.
• Você pode ajustar as configurações das perguntas e respostas durante um webinar para permitir ou impedir perguntas anônimas, ou alterar se os participantes podem ver, comentar ou votar nas perguntas.
• Revise o relatório de perguntas e respostas após seu webinar e dê um retorno aos participantes cujas perguntas não foram respondidas ao vivo.

Enquete

Receba feedback em tempo real do seu público ou avalie seu nível de compreensão com o conteúdo que você está apresentando usando o recurso de enquete. Você pode configurar as perguntas e opções de resposta da enquete antes do seu evento e lançar as enquetes predefinidas durante a sessão.

Expo

Habilite o recurso Expo para o seu evento e permita que os participantes façam networking uns com os outros e entrem nos estandes para saber mais sobre assuntos específicos ou patrocinadores. O Expo é um recurso no Zoom Events que permite que os organizadores do evento configurem uma exposição virtual que conecta os participantes e representantes dos estandes (patrocinadores e expositores) para descobrir mais sobre seus produtos e serviços. Ao criar o seu evento, você verá uma aba chamada “Expo”. Nesta aba, é possível alternar o recurso Expo para habilitá-lo.

Acesse a nossa página de suporte para saber tudo o que precisa sobre como configurar o Expo para o seu próximo evento.

Zoom Apps

Use Zoom Apps como o Kahoot!, Mentimeter, ou Miro para levar mais diversão, interatividade e colaboração para o seu evento.

Salas simultâneas

Permita que os participantes se envolvam em grupos menores durante o evento. Você pode atribuir participantes a salas simultâneas em tempo real, pré-atribuir participantes ou permitir que eles selecionem a sala em que desejam ingressar e se movam livremente entre as salas.

Tudo o que você precisa saber sobre as Salas simultâneas do Zoom

Aprenda como criar, atribuir e gerenciar as Salas simultâneas.

leia o Blog

Não se esqueça da simulação!

Uma simulação dá à equipe do evento e aos apresentadores a oportunidade de se aprimorar e se preparar para o grande dia.

As equipes de produção, técnica e apresentação devem trabalhar juntas para agendar uma simulação com todos os envolvidos no evento, seja nos bastidores ou na linha de frente. Faça a simulação, teste os equipamentos e configurações, treine as transições e a duração e certifique-se de que as apresentações estão funcionando corretamente.

Baixe o checklist para simulação

É hora do show! No dia do evento, a maior parte do trabalho de preparação já terá passado. Agora, o foco recairá sobre a execução dos esforços planejados, além de proporcionar aos seus convidados a melhor experiência possível.

Como iniciar o seu evento

Ir para os bastidores (para webinars)

Nosso recurso de Bastidores para o Zoom Webinars proporciona aos anfitriões, coanfitriões e palestrantes um “bastidor” privado ou uma área de convivência para organizar e preparar antes da sessão de webinar começar ou entre as sessões. Dos bastidores é possível ver e ouvir a sessão de webinar que está acontecendo (também chamada de “palco principal”) para assistir ao evento e ouvir deixas que permitirão saber quando acessar o palco principal.

Deixe que os palestrantes acessem o evento de 10 a 20 minutos antes que ele comece, para que possam se encontrar nos bastidores para testar vídeo e áudio, compartilhamento de tela e planos de fundo virtuais, tudo isso sem ter que interromper o palco principal. Lá os anfitriões e palestrantes podem entrar e sair de maneira simples do palco principal sempre que quiserem ou precisarem.

Comece mais cedo

Tente iniciar a sua reunião ou webinar alguns minutos antes para permitir que os participantes tenham tempo de acessar antes do início do programa. Se você quiser tocar uma música de boas-vindas, certifique-se de que ela é isenta de royalties.

Verifique as configurações

Enquanto os participantes acessam é o momento perfeito para verificar se as configurações da sua reunião ou webinar estão corretas. Verifique se você está gravando (a indicação fica no canto superior esquerda da janela) e transmitindo ao vivo para as plataformas apropriadas e comece a transmissão ao vivo, caso ela não esteja habilitada para iniciar automaticamente. Além disso, verifique se as configurações de Perguntas e respostas estão habilitadas corretamente e se os palestrantes e coanfitriões têm as permissões corretas.

Roteiro de abertura

Comece o seu evento com um breve anúncio sobre a organização, permitindo que os participantes saibam se o evento será gravado, como enviar perguntas e sobre o que é o webinar. Não esqueça de agradecer aos palestrantes e patrocinadores!

Envolvimento do participante com o Zoom Events

Certifique-se de que os participantes conheçam os recursos que permitem a eles criar uma experiência ideal do evento, além de se conectarem com outros convidados.

Lobby do evento

O lobby do evento é um espaço contínuo onde os participantes podem fazer networking uns com os outros e com os patrocinadores, antes, durante e após o evento. Os convidados podem facilmente trocar informações de contato, conversar e começar reuniões com outros participantes no lobby do evento. Os participantes também podem assistir às sessões ao vivo, no lobby, antes de acessarem.

Chat da sessão

Caso o seu evento tenha várias sessões, incentive os participantes a se envolverem em conversas mais focadas em chats de sessão, onde eles poderão falar sobre assuntos relacionados a cada sessão. Você também pode incentivar os apresentadores a participarem do chat da sessão para responder perguntas e proporcionar discussões mais aprofundadas.

Dica de profissional

Os proprietários do evento e moderadores designados têm a possibilidade de excluir mensagens e usuários dos chats de grupo, no lobby do Zoom Events. Atribua a função de moderador ao pessoal da organização do evento no Zoom Events e peça à equipe para monitorar o chat e evitar mensagens inapropriadas ou prejudiciais.

Itinerário do participante

Cada convidado pode elaborar sua própria agenda personalizada para o evento, incluindo sessões ao seu próprio itinerário. Um itinerário é um local central onde os participantes podem visualizar rapidamente todas as sessões nas quais têm interesse em um formato de calendário.

Diretório de sessão

O diretório de sessão facilita a pesquisa de sessões pelos participantes e filtra visualizações, de acordo com a trilha do assunto, tipo de público e muito mais.

Solução de problemas

Mantenha as páginas de suporte do Zoom Events, Zoom Webinars ou Zoom Meetings abertas para solucionar rapidamente problemas enfrentados pelos participantes. Se os palestrantes encontrarem algum problema, converse em particular com eles no Zoom Client ou por meio do recurso de chat privado na sessão.

Aqui estão alguns recursos rápidos para solução de problemas comuns enfrentados pelos anfitriões e participantes:

• Como prevenir interrupções ao seu evento
  
• Como acessar um evento no Zoom Events
  
• Como usar o lobby do evento
  
• Como criar um itinerário
  

Parabéns por organizar um evento de sucesso! Assim que o seu evento tiver terminado, você pode continuar a se conectar com os participantes, reunir feedback e se dedicar aos relatórios do pós-evento para analisar a participação e o envolvimento.

Analisar feedback

Acesse a seção de Análises e painel de controle do Zoom Events para visualizar e gerar relatórios de resultados das pesquisas pós-evento. Compile o feedback das sessões e do evento em geral, como parte das discussões da reunião de avaliação.

Compartilhe gravações

Disponibilize a gravação do evento para todos que se inscreveram, coloque as gravações no site para acesso geral ou condicione o acesso ao conteúdo para coletar dados de usuário das pessoas que acessam as gravações. Há algumas maneiras diferentes para gerenciar as gravações do evento:

• Habilite o acesso de cortesia, por sete dias, às gravações de eventos com a inscrição do ingresso. Selecionar esta opção ao configurar o seu evento, fará com que as gravações se iniciem automaticamente quando o evento começa. Com esta opção, é possível visualizar e editar as gravações antes de disponibilizá-las e você ainda pode optar por notificar automaticamente os participantes assim que as gravações estiverem prontas para serem visualizadas.
• Use uma integração como o Panopto ou Kaltura para ajudar a armazenar e organizar as suas gravações. Confira todas as nossas integrações de gravação no Zoom App Marketplace.
• Grave na nuvem e gerencie as gravações manualmente. Com esta opção, os anfitriões podem controlar quando a gravação começa e termina (mas eles também precisam lembrar de iniciar a “gravação” no momento certo!). Você pode gerenciar exatamente como deseja compartilhar gravações, incluindo protegê-las com senha, permitir downloads, além de incluir uma data de vencimento no link.

Conecte-se com os participantes

Os eventos são ótimos para se conectar com a comunidade do campus, mas não se esqueça de continuar estes contatos após as festividades terminarem! Envie e-mails para os participantes os convidando para visualizar as gravações da sessão, quando elas estiverem disponíveis, além de acompanhar para compartilhar informações sobre outros eventos interessantes ou notícias nas quais eles podem estar interessados. Personalize o seu conteúdo para o público – por exemplo, após organizar uma orientação para novos alunos, faça um acompanhamento dando dicas sobre ter sucesso no primeiro ano, além de compartilhar links de diferentes clubes e atividades que acontecem no entorno do campus.

Avalie o evento

Caso esteja usando o Zoom Events, revise a Análise e painel de controle para dar uma olhada na página de análises sobre o lobby, a sessão e o patrocinador do evento, além de um relatório sobre a sessão do evento. Você também pode gerar relatórios de reunião, que fornecem dados sobre inscrições e enquetes ou relatórios de webinar, que fornecem dados sobre inscrições, participantes, perguntas e respostas, enquetes e desempenho do evento.

Use os dados dos participantes e resultados da pesquisa, assim como feedback referente aos palestrantes e painelistas e acompanhe o envolvimento com o seu conteúdo e com outros recursos do evento. Ao avaliar o que funcionou e o que não funcionou, você poderá melhorar o seu próximo evento do campus, fazendo com que ele tenha mais impacto do que o anterior.