A sua equipe pode economizar muitas horas usando fluxos de trabalho automatizados para estas 5 tarefas comuns

Pense quanto tempo é gasto em tarefas rotineiras de trabalho, como enviar uma mensagem de check-in semanal ou duplicar informações de um aplicativo para outro. O que pode parecer um minuto aqui ou ali pode se acumular rapidamente quando existem projetos mais significativos que você gostaria de realizar. Os fluxos de trabalho automatizados podem ajudar você a recuperar esse tempo valioso.

Automatizar processos de negócios simples e comuns ajuda você a ser mais eficiente durante todo o dia de trabalho. A Automação do Fluxo de Trabalho Zoom, agora em versão beta, permite que você automatize seus fluxos de trabalho de rotina para economizar tempo.

Com a Automação do Fluxo de Trabalho, é possível automatizar diversas tarefas no Zoom Team Chat, bem como agendar automaticamente uma reunião Zoom. Também é possível integrar aplicativos de terceiros, o que permite adicionar etapas como a criação de um documento no Google Drive ou um evento de calendário no Microsoft Outlook, ou até mesmo criar um protocola de atendimento da Jira diretamente do Team Chat (em breve). Futuramente, a automação do fluxo de trabalho se estenderá pelo Zoom Workplace, com a capacidade de, em breve, criar fluxos de trabalho em outros produtos Zoom.

Veremos como é isso durante o dia de trabalho, mas, primeiro, aqui está uma visão geral da automação do fluxo de trabalho e como ela funciona.

A automação do fluxo de trabalho é o processo de utilização de software para automatizar determinadas tarefas por meio da criação de regras ou fluxos de trabalho entre sistemas. Com a automação do fluxo de trabalho do Zoom, é possível configurar uma série de tarefas que serão automaticamente concluídas em uma determinada ordem quando ocorrer um acionamento. 

Como posso criar um fluxo de trabalho?

Mesmo sem nenhuma experiência técnica, é muito fácil de usar a Automação de Fluxo de Trabalho do Zoom. No Zoom Workplace, na aba Fluxos de trabalho basta começar com um modelo pré-pronto e personalizar cada etapa para suas necessidades específicas. Ou você pode criar um fluxo de trabalho do zero, escolhendo de uma lista de etapas disponíveis e arrastando e soltando novas etapas no fluxo, conforme necessário.

Continue lendo para ver como configurar fluxos de trabalho para automatizar cinco tarefas comuns.

Sendo um gerente, você precisa acompanhar o que os membros da sua equipe estão fazendo e saber o status dos projetos em andamento. Muitos gerentes fazem isso com um check-in semanal, em que os colaboradores individuais compartilham o que estão fazendo no Zoom Team Chat. Mas essa tarefa, aparentemente rotineira, pode ser demorada para você e seus subordinados diretos. Primeiro, você é preciso de se lembrar de enviar o lembrete. Em seguida, sua equipe precisa fornecer as atualizações e talvez seja necessário fazer perguntas de acompanhamento para conseguir o nível de detalhe necessário.

Automatizar esse check-in semanal usando a automação do fluxo de trabalho pode ajudar a melhorar a produtividade de todos. É possível criar um fluxo de trabalho para enviar uma mensagem programada com a frequência que você escolher e adicionar um formulário para facilitar a resposta da sua equipe com as informações corretas. Esse é um item a menos em sua lista de tarefas semanais!

As mensagens de chat podem se acumular rapidamente, especialmente se você for parte da sua função receber as mesmas perguntas ou feedback repetidamente. É possível configurar um fluxo de trabalho para atribuir uma resposta personalizável a uma reação de emoji. 

Por exemplo, se você faz parte de uma equipe de design de produtos, pode definir o emoji de coração para responder automaticamente a um feedback positivo com uma mensagem de agradecimento. Você pode definir o emoji de óculos para responder a perguntas comuns compartilhando um link para as perguntas frequentes sobre o produto.

Aprovar solicitações de viagens de negócios, folgas e despesas pode encher sua caixa de entrada de e-mails e atrapalhar seu dia com muito trabalho. A automação do fluxo de trabalho pode simplificar esse processo fácil para que você possa revisar e aprovar esses tipos de solicitações diretamente no Team Chat.

Basta começar com o modelo de fluxo de trabalho "Solicitações de folga", personalizá-lo para atender às suas necessidades e publicar o link do fluxo de trabalho no canal de chat da sua equipe (é possível até mesmo fixá-lo nesse canal para que todos possam encontrá-lo facilmente). Quando os membros da equipe precisarem da sua aprovação na solicitação, eles podem simplesmente preencher o formulário e ele será automaticamente enviado a você para análise e, assim que você assiná-lo, eles receberão uma notificação de volta.

Se você já esperou que seu gerente aprovasse um documento importante, sabe que ficar conferindo se há atualizações pode consumir muito tempo e ser ineficiente. Talvez tenha que ficar alternando entre as abas para ver se comentaram no documento, verificar se há novas mensagens no seu e-mail ou você tenha que dar uma olhada no canal de chat para ver se a sua mensagem recebeu uma reação positiva.

Crie um fluxo de trabalho para permitir que seu gerente aprove e o mantenha informado. É possível fazer isso mandando emojis para a pessoa a quem você está pedindo aprovação (os emojis de polegar para cima e polegar para baixo, por exemplo). Em seguida, é possível criar uma condição que acione a próxima etapa do fluxo de trabalho: enviar uma mensagem direta ao usuário quando o emoji de polegar para cima for recebido ou solicitar mais feedback se o emoji de polegar para baixo for usado.

Os novos funcionários que entram em uma equipe híbrida ou remota podem ter mais dificuldade para conhecer seus colegas e sentir um senso de conexão. Se você tiver um canal de chat para toda a equipe ou para um departamento, é possível configurar um fluxo de trabalho para apresentar automaticamente novos membros. Facilite as coisas criando um formulário para eles preencherem que inclua suas principais responsabilidades, hobbies e interesses. 

Quando o novo contratado preencher o formulário, será acionada uma etapa que envia uma mensagem para o canal do chat em equipe, com uma breve mensagem de boas-vindas e uma apresentação. Também é possível ajudar os novos contratados a se sentirem bem-vindos com uma mensagem automática compartilhando recursos importantes, como o calendário da equipe. Como sempre, você pode personalizar essas mensagens de acordo com a cultura da sua equipe.

A automação do fluxo de trabalho agora está disponível para usuários pagos do Zoom sem custo extra, durante o período beta.* Os proprietários da conta e administradores, podem trazer os benefícios da automação para a sua força de trabalho permitindo a automação do fluxo de trabalho no seu portal de administração. Confira nossa página de suporte para mais informações sobre como começar a automatizar seus fluxos de trabalho.

*Observação: pode não estar disponível para todas as regiões e setores durante o período beta.