Zoom으로 최상의 하이브리드 업무 환경을 구축하는 방법

식탁부터 커피숍, 호텔 객실에 이르기까지 어디서나 업무를 할 수 있게 되면서 사무실에 대한 생각도 변했습니다. 사무실은 직원이 주 5일, 하루 8시간을 근무해야 하는 칸막이 업무 공간이나 회의실 같은 딱딱한 장소가 아니라 협업과 소통을 할 수 있는 유연한 하이브리드 업무 환경이어야 합니다.

사무실로 복귀하는 직원 수가 어느 정도 증가하고 있지만 때에 따라서는 유연하게 원격으로 근무할 수도 있습니다. Zoom이 의뢰하고 Reworked Insights에서 실시한 2024년 연구 보고서에 따르면 리더 중 64%가 현재 조직에서 하이브리드 모델을 구현하고 있다고 답했으며, 82%는 향후 2년 이내에 업무 환경을 더 유연하게 만들 계획이라고 답했습니다.

이 유연한 하이브리드 방식은 두 가지 업무 방식의 이점을 수많은 직원에게 제공하지만, 하이브리드 업무 모델은 작업 공간과 시설을 사용하는 팀에 과제를 안겨 주기도 합니다. 즉, 주 5일을 사무실에서 근무하든, 반절은 재택 근무를 하든, 완전히 원격으로 근무하든 관계없이 모든 직원에게 최적의 경험을 제공하는 방법을 찾아야 합니다.

Zoom은 효과적인 하이브리드 업무 환경을 구축하는 것의 어려움을 잘 알고 있습니다. 저희도 직접 겪어 봤기 때문입니다. Zoom 사무실은 누구나 Zoom의 기술을 사용하여 분산된 팀 간의 연결, 협업 및 신뢰를 촉진하는 효과적인 하이브리드 업무 환경을 구축할 수 있다는 것을 잘 보여주는 공간입니다. 허브와도 같은 이 사무실에서 직원들은 서로를 알아가고 함께 일하며 함께 만든 제품을 사용하여 더 나은 제품을 만들 수 있습니다. 

Zoom은 하이브리드 업무 환경을 수용해, 함께 모여 기술을 개선하고 혁신을 지속하며 하이브리드 업무 환경을 정의하는 데 도움이 되는 솔루션을 바탕으로 글로벌 고객을 지원합니다.

직원에게 필요한 것을 제대로 지원하는 성공적인 하이브리드 업무 환경을 구축하는 데 어려움을 겪고 있다면 다음의 몇 가지 팁과 전략을 활용해 보세요.

원격 근무를 하면 위치와 관계없이 최고의 인재를 유치 및 채용하고 다양한 요구 사항 및 역량을 가진 동료를 지원할 수 있는 등의 이점이 있습니다. 물론 직접 대면하여 협업할 때는 유기적인 대화, 팀 단합, 교류 경험 등의 이점이 있다는 사실 또한 잘 알고 있습니다.

Zoom의 기술을 사용하면 직원이 팀 채팅, 전화, 비디오 회의, 메일 및 캘린더, 화이트보드, 가상 작업 공간, 직원 참여 도구를 사용하여 어떤 곳에서 일하든지 관계없이 직원들을 한데 모을 수 있고 사무실에 있는 직원과 분산된 인력 간의 연결을 촉진할 수 있습니다. 

Zoom은 이 새로운 하이브리드 업무 환경에서 회의가 더 평등하게 포용적으로 이루어져야 한다는 필요성을 느끼고 있습니다. 원격 직원은 회의실에 있는 모든 사람을 볼 수 없거나 잡담에 참여할 수 없는 등의 소외된 경험을 원하지 않습니다. 사무실 내 직원은 집에 있을 때처럼 빠르고 쉽게 회의에 참여할 수 있기를 원합니다. 모든 직원은 AV 전문가가 해결해 줘야 하는 케이블과 연결에 대해 걱정할 필요 없이 기술이 제대로 작동하기를 바랍니다.

원격으로 근무하는 Zoom의 의료 분야 계정 책임자인 Ash Thornley-Davies는 다음과 같이 말합니다. "잉글랜드 시골에 살다 보니 대면 팀 회의를 위해 런던 사무실까지 가기가 언제나 힘들었습니다. 원격 회의를 하면 테이블 주위에서는 논의가 진행되는데 저는 화면에 추가 의견이나 보태며 회의에서 뒷전으로 밀려나는 느낌을 받았습니다."

Zoom Rooms는 어디에서 참여하든지 모두에게 더 간단하고 더 평등한 하이브리드 회의 경험을 제공합니다. 더 유연한 사무실을 구축하려는 작업 공간 팀이라면 2~3명을 위한 작은 허들 공간부터 중역 회의실, 프레젠테이션 룸에 이르기까지 모든 공간에서 HD 비디오 협업을 얼마나 쉽게 구현할 수 있는지 알 수 있을 것입니다. 

사무실 내 직원의 경우 전화나 노트북을 사용하는 것만큼 간단하게 룸을 예약하고 회의에 참여할 수 있습니다. 

"긍정적인 경험을 만드는 요소는 단순성에 있습니다"라고 Zoom의 덴버 사무소에서 일하는 디지털 지원 책임자인 Jeff Harling은 말합니다. "버튼 하나만 누르면 참여할 수 있고 화면 공유도 쉽습니다. 사용이 편리해서 사무실 바로 옆에 있는 직원과 전 세계에 흩어져 있는 직원이 있는 팀이 함께 회의를 할 때 큰 도움이 됩니다."

최신 Zoom Rooms 혁신 기능인 스마트 이름 태그는 AI를 활용해 Zoom 룸에 있는 사람들에게 이름 태그를 적용합니다. 따라서 말하는 사람과 관계없이 회의실에 어떤 참가자가 있는지 쉽게 알 수 있습니다.

계정 수준에서 이 기능을 활성화하고 직원들에게 자동 스마트 이름 태그에 등록하도록 권장하면 각 Zoom 룸 참가자를 식별할 수 있어 더욱 포용적이고 생산적인 회의를 진행할 수 있습니다.

그리고 Zoom Rooms 지능형 디렉터를 이용하면 회의실에서 흔히 보이는 "볼링장 뷰"를 피하고 원격 직원이 더 넓은 공간에서 사무실 동료를 더 명확히 볼 수 있습니다. 지능형 디렉터는 여러 대의 카메라와 AI 기술로 최적의 각도를 파악하여 Zoom 룸에 최대 16명의 개인을 보여줍니다.

"서로 대화를 나눌 때 모두의 얼굴을 보며 상대방의 생생한 표정을 확인할 수 있습니다. 덕분에 팀과 함께 같은 회의실에 있는 듯한 느낌이 듭니다. 지리적으로는 멀리 떨어져 있지만 런던 사무실에 함께 있는 것 같이 느껴집니다"라고 Ash는 말합니다.

하드웨어 파트너의 솔루션을 사용하는 것도 포용성을 높이는 데 도움이 될 수 있습니다. Zoom 인증 하드웨어 솔루션인 Logitech Sight는 회의실 전면 카메라와 페어링하여 가정용 웹캠과 같은 경험을 제공함으로써 회의실 경험을 향상시켜 줍니다. 현재 공개 베타 CollabOS 1.13에서 사용할 수 있는 스마트 스위칭 기능을 사용하면 참가자가 바라보고 있는 위치에 따라 회의실 전면과 테이블 중앙 카메라 간에 카메라 스트림이 자동으로 전환됩니다. 

중요 고객 및 임원과의 중요한 회의에는 고화질 하이브리드 환경이 필수입니다. 임원실에 지능형 디렉터, 스마트 이름 태그와 같은 최신 AI 기반 혁신 기술을 갖추면, 더 몰입감 넘치고 참여도 높은 역동적인 회의를 진행할 수 있어 모든 이사회 구성원과 리더를 명확하게 확인하고 인식할 수 있습니다.

사무실로 출근하는 직원은 뚜렷한 목적이 있기 때문에 출근합니다. 이들은 고객과 만나고, 브레인스토밍 세션 열고, 프로젝트를 공동 작업하고, 점심식사를 하며 팀에 대해 알아가는 등 직접 만날 때 더 효과적인 활동을 위해 사무실에서 시간을 보내고 싶어 합니다.

직원이 집을 떠나 교통 체증을 겪고 주차 공간을 찾는 수고를 하게 된다면, 실제 회의의 진행 여부를 걱정할 필요 없이 시간을 유용하게 쓸 수 있기를 바랄 것입니다.

Zoom Meetings, Spaces, Whiteboard 제품 책임자인 Jeff Smith는 다음과 같이 말합니다. "직원은 사무실에 출근할 때 어떠한 업무가 진행되는지 명확하게 파악하고 싶어 합니다. 사무실까지 와서 자신의 팀원 옆에 앉을 수 없다거나 모든 회의실이 예약되었다는 사실을 알게 되면 싫으니까요."

직원은 Zoom 작업 공간 예약을 사용하여 특정 날짜에 미리 데스크를 예약하거나 반복적으로 예약할 수 있습니다. 사무실 레이아웃에 맞게 작업 공간 예약을 맞춤화하면, 직원이 다른 사람들이 어디에 앉는지 확인한 후 팀 근처의 책상을 선택하거나 원하는 경우 커피 머신 옆에 있는 책상을 선택하도록 할 수 있습니다. 또한 부서 사람들끼리 더 쉽게 앉을 수 있도록 레이아웃 내에 구역을 만들 수도 있습니다.

작업 공간 예약의 AI 기반 스마트 추천 기능은 직원의 선호도를 기반으로 가장 좋은 좌석 또는 팀원이 더 많이 참석할 수 있는 날짜를 제안합니다.

Neat Frame, Neat Pad 또는 Neat Board 50과 같은 Zoom 인증 기기를 사용하여 작업 공간 예약을 배포하면 업무 공간을 찾는 효율성이 향상되므로 개방형 공간, 허들룸, 공중전화와 같은 다양한 위치를 유연하고 빠르게 예약할 수 있습니다. 원활한 예약 경험을 통해 직원은 각자의 요구사항에 가장 적합한 공간에서 정말 중요한 업무에 더 많은 시간을 투자할 수 있습니다.

Zoom 직원은 작업 공간 예약을 사용하여 워크스테이션, 회의실과 같이 편하게 생산적으로 업무하는 데 필요한 모든 것을 사전에 계획하고 예약합니다. 높이 조절 책상이나 듀얼 모니터 같은 특수 장비를 갖춘 워크스테이션도 찾을 수 있습니다.

그런데 한 직원이 고객과 회의를 할 예정이고 작업 공간 팀이 작업 공간 준비를 위해 정보가 필요한 경우에는 어떻게 해야 할까요? 작업 공간 예약을 사용하면 사용자 지정 설문지를 추가하여 직원에게 고객을 맞이할 계획인지, 점심식사를 할 것인지, 일찍 퇴근할 것인지 등을 묻고 이를 사무실 직원에게 미리 알릴 수 있습니다.

직원이 사무실에 도착할 때 디지털 사이니지를 이용하면 직원이 가야 할 곳을 안내하고, 친절한 미리 알림을 제공하고, 기타 중요한 정보를 전달할 수 있습니다. 작업 공간 예약 지도, 이벤트 캘린더, 점심 메뉴, 사무실 규칙 등 직원에게 도움이 될 만한 모든 콘텐츠가 표시되도록 디지털 사이니지를 설정할 수 있습니다.

직원들이 사무실 출근에서 더 많은 가치를 찾으려고 하는 상황에서, 시설 팀은 출근할 가치가 있는 매력적인 하이브리드 업무 환경을 조성해야 한다는 압박을 받고 있습니다. 이러한 요구 사항에는 직원의 홈 오피스 환경만큼(또는 그보다 원활하게 작동하는) 기술을 갖추는 것부터 동료와 교류하고 협업하려는 직원의 바람을 지원하는 작업 공간을 마련하는 것 등이 포함됩니다.

이러한 업그레이드에 드는 비용을 걱정하는 사람은 여러분만이 아닙니다. 경제적 불확실성의 시대에 많은 기업이 지출을 절감할 수 있는 방법을 모색하고 있습니다. 2023년 Deloitte 보고서에 따르면 재무 리더의 54%는 CEO로부터 비용 절감을 위해 노력할 것을 요구받고 있으며 부동산과 사무실 공간 비용이 비즈니스 비용에서 가장 높은 비중을 차지한다고 답했습니다. 

작업 공간 팀은 보유한 하드웨어와 호환되는 유연한 기술 솔루션을 사용하여 기존 투자에 새로운 활력을 불어넣는 방법을 찾아야 합니다. 

먼저 오늘날 직원의 요구사항에 맞게 공간을 조정하는 일부터 시작하여 더 이상 사용되지 않는 공간을 재구성하세요. 데이터를 이용하면 직원이 사무실을 어떻게 사용하는지 이해하고, 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다.

예를 들어 작업 공간 예약 및 Zoom Rooms를 이용하면 매일 몇 개의 데스크가 예약 및 체크인되고 있는지, 가장 자주 예약되는 회의실과 거의 사용되지 않는 회의실은 무엇인지 확인할 수 있습니다. 이 정보를 통해 더 적은 층으로 운영을 통합하고 직원의 변화하는 요구사항을 충족하지 못하는 공간은 재구성하여 비용을 절감할 수 있습니다. 

예를 들어 대면 회의의 규모가 예전보다 축소되어 가장 큰 회의실이 더 이상 필요하지 않다는 사실을 확인한 경우, 룸 칸막이를 이용해 그 공간을 더 작은 편안한 모임 공간으로 나눌 수 있습니다. 

수많은 조직에서 큰 비용 없이 동영상 기능을 여러 작은 공간에 배치할 방법을 찾고 있습니다. Zoom Rooms를 사용하면 버튼 하나로 Zoom 회의에 참여할 수 있으므로, 어떠한 공간이든 하이브리드 회의실로 바꿀 수 있습니다. 보유 중인 하드웨어를 사용하거나 유연한 파트너 하드웨어의 에코시스템 중에서 선택하여 Zoom Rooms를 빠르고 경제적으로 구축할 수 있습니다. 

또한 이러한 공간을 지원하기 위해 리소스를 추가할 필요가 없습니다. Zoom 장치 관리를 사용하면 중앙 집중식 관리자 포털에서 원격으로 회의실 및 장치를 관리할 수 있습니다.

하드웨어 파트너 HP Poly의 Zoom 인증 솔루션인 Poly Lens가 이제 Zoom 장치 관리와 통합되었습니다. 상세한 회의실 상태를 확인할 수 있으므로 효율성을 높이고 인사이트를 얻고 기본 Zoom Rooms의 문제를 해결하는 데 도움이 될 것입니다. 이 모든 정보는 Poly Lens 포털을 통해 확인할 수 있습니다. 

Jeff Smith는 다음과 같이 말합니다. "결국 사무실을 구성하는 최적의 방법이 한 가지만 있는 것은 아닙니다. 직원에 따라, 그리고 직원이 가장 효과적으로 협업하는 데 필요한 것이 무엇인지에 따라 방법은 달라지기 때문입니다. 중요한 것은 공간에 맞추고 직원이 공간을 사용하는 방식에 맞추는 기술을 갖춘 유연한 솔루션입니다."

"하이브리드 업무란 무엇인가?"라는 질문에 대해 조직마다 제시하는 답은 상이합니다. Zoom의 경우, 하이브리드 업무란 어떤 직원은 원격으로 근무하고 어떤 직원은 하이브리드 일정에 따라 특정 요일에 사무실에서 근무하는 것을 의미합니다. Zoom은 사무실을 단지 물리적인 장소가 아니라 직원을 모으는 목적지이자, Zoom 직원을 대면 또는 온라인 장소로 불러 모으는 창의성과 혁신의 허브로 봅니다.

적절한 기술을 사용하면 사무실은 직원의 현재와 미래의 요구사항에 맞게 설계된 협업, 소통, 연결을 위한 공간이 될 수 있습니다.

팀이 효과적이고 유연한 하이브리드 업무 환경을 구축하는 데 Zoom Rooms 및 Workspace 솔루션이 어떻게 도움이 되는지 알아보세요.

편집자 주: 이 게시물은 2023년 9월에 처음 게시되었으며 신제품 정보가 포함된 내용으로 2024년 8월에 업데이트되었습니다.