새로운 Zoom Workplace로 업무 환경을 레벨업하는 5가지 협업 팁

오늘날의 다면적인 업무 환경에서 협업할 때 겪는 가장 큰 어려움 중 한 가지는 여러 팀과 프로젝트 간에 전달되는 모든 정보를 파악하는 일입니다. 여러 협업 도구와 사일로화된 커뮤니케이션 채널로 인해 모든 사람에게 지속적으로 진행 상황을 알리는 일이 어려워졌습니다. 

Zoom이 준비한 반가운 소식으로 이러한 고민을 덜어보세요. 동료, 파트너, 고객과의 협업이 한결 수월해지는 Zoom Workplace를 소개합니다! 이제 Zoom AI Companion이라는 AI 어시스턴트가 포함된 단 하나의 앱으로 컨텍스트 전환, 정보 검색에 소요되는 시간, 커뮤니케이션 오류를 줄이며 업무에 활력을 불어넣을 수 있습니다. 

Zoom Workplace 전체에 접목된 AI Companion을 활용하여 채팅이나 이메일에서 메시지를 작성하고 화이트보드에 아이디어를 정리하며 통화, 채팅 메시지, 미팅을 요약할 수 있습니다. Zoom Phone의 음성 메일 우선 순위 지정과 같은 기능을 통해 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 미팅의 다음 단계를 파악하여 모든 사람에 맞춰 조율할 수 있도록 지원함으로써 플랫폼 전반에서 업무 방식을 간소화하고 생산성을 극대화할 수 있습니다.

Zoom Workplace의 진정한 위력은 효과적인 협업을 중심으로 업무 시간을 구성하여 자주 함께 일하는 사람들, 프로젝트와 보다 효율적으로 연결할 수 있다는 것입니다. 이러한 새로운 환경을 최대한 누리기 위해 해야 할 5가지를 알려드립니다.

그룹이나 프로젝트의 협업은 미팅을 중심으로 이루어지는 경우가 많습니다. 아마도 특정 프로젝트의 진행 상황을 논의하기 위해 매주 같은 사람들과 반복 미팅을 해야 하고, 각 미팅 사이에 진행되는 상황도 계속 파악해야 할 것입니다. 

다음에 새로운 미팅 또는 일련의 반복 미팅을 만든다면 지속적인 미팅 채팅을 활성화하는 옵션이 켜져 있는지 확인하세요. 이 옵션을 켜면 해당 미팅 ID에 연결된 영구적 채팅 채널이 생성됩니다.

사전에 그룹과 채팅을 진행하다가 미팅에 함께 참여하여 대화를 이어갈 수 있으며, 통화 사이에도 토론을 계속할 수 있습니다. 미팅 중에 공유된 모든 문서, 이미지, 파일을 지속적인 미팅 채팅의 리소스 탭에 추가할 수 있으며, 자산 유형별로 정리되므로 누구나 필요한 리소스를 쉽게 찾을 수 있습니다.

Zoom Workplace의 간소화된 새로운 캘린더 및 미팅 탭에서 각 미팅 카드를 클릭하면 해당 미팅의 전체 세부 정보가 열립니다. 여기에 안건과 화이트보드 등 미팅에 필요한 추가 항목을 업로드하면 다른 참석자들이 해당 항목을 쉽게 찾을 수 있습니다. 또한 지속되는 미팅 채팅에 액세스할 수 있으며, 미팅 카드에서 채팅을 시작하거나 초대받은 사람에게 이메일을 보낼 수도 있습니다.

새 보기를 사용해 보고 싶다면 온라인 계정 포털에서 설정을 클릭하세요. 설정을 전환하면 새 미팅 탭 환경을 활성화할 수 있습니다. (Google 또는 Microsoft 365 캘린더를 연결하거나 Zoom Mail 및 Calendar를 시작하세요.) 그런 다음 Zoom Workplace에서 캘린더 탭을 클릭하여 일정을 확인하고 예정된 미팅에 대한 자산을 추가하거나 이용하세요.

팀 관리를 담당하고 있다면 동료들이 각자 적합한 대화에 쉽게 참여하도록 할 수 있습니다. 팀 채팅에서 공유 공간을 만들고 모든 팀원을 추가한 다음, 부서 전체의 채널부터 프로젝트 기반 대화에 이르기까지 팀원들이 알고 있어야 할 모든 채팅 채널을 추가하세요. 그러면 공유 공간에 있는 모든 팀원이 아직 참여하지 않은 채널에 자동으로 각각 추가됩니다. 팀원이 늘어날 때마다 새 팀원을 공유 공간에 쉽게 추가할 수 있으며, 각 채널에 개별적으로 직접 추가하는 대신 필요한 모든 채널에 액세스할 수 있는 권한을 부여하여 온보딩 프로세스의 시간을 절약할 수 있습니다.

시작하려면 팀 채팅 탭으로 이동하여 + 아이콘을 클릭한 다음, 공유 공간을 선택합니다. 공간 이름을 지정하고, 팀원을 추가하거나 기존 채널을 추가할 수도 있으며, 기본 설정을 사용자 지정할 수 있습니다. 공간이 생성되면 팀의 요구 사항에 따라 팀원과 채널을 계속 추가하세요.

비디오 미팅은 특히 직원, 고객, 파트너, 벤더가 여러 지역에 흩어져 있는 경우에 팀이 커뮤니케이션하고 협업할 수 있는 가장 핵심적인 수단입니다. 하지만 틀에 박힌 흔한 미팅 환경은 다소 진부하여 참석자들의 참여도가 낮아지게 됩니다.

새로운 Zoom Meetings 환경에서는 손끝 하나로 협업을 훨씬 간편하고 빠르게 진행할 수 있습니다. 더 이상 미팅 창과 열려 있는 문서를 번거롭게 전환할 필요 없이 미팅에서 바로 화이트보드와 메모를 공유하고 공동 편집할 수 있으며 Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox, Box, Microsoft Sharepoint의 문서에서 협업할 수도 있습니다. 이 기능을 사용해보고 싶다면 공유를 클릭하고 문서 탭을 선택하세요. 

위와 같은 협업 기능 외에도 새로운 미팅 환경에는 다음 기능이 제공됩니다.

• 간소화된 도구 모음: AI Companion을 간단하게 켜고 화면을 공유하며 호스트 도구를 찾을 수 있습니다.
• 새로운 다중 발표자 보기: 활발하게 이야기하는 사람들을 더욱 역동적으로 볼 수 있습니다.
• 맞춤형 옵션: 배경을 어둡게 하고 나를 강조하여 돋보이게 만드는 새로운 맞춤형 테마 색상과 인물 사진 조명으로 새로운 분위기를 연출할 수 있습니다. 호스트는 미팅에 배경 화면을 추가할 수도 있습니다.
• 개인화된 오디오 격리: 개방된 환경에서 보다 향상된 음질로 미팅 중에 더욱 선명한 목소리를 들을 수 있고 주변 소음을 차단할 수 있습니다. 

하이브리드 또는 사무실 내 직원에게 책상 예약은 당연한 일상적인 업무로 자리잡고 있습니다. 지금까지 휴대폰이나 온라인으로 Zoom 계정 포털에서 작업 공간 예약을 사용하여 책상을 예약했다면, 이제 새로운 작업 공간 탭을 통해 Zoom Workplace 앱에서 바로 예약할 수 있습니다. 

스마트 추천 기능으로 작업 공간을 선택하는 데 있어 추가적인 도움을 받을 수도 있습니다. 작업 공간 탭에서 왼쪽의 로봇 아이콘을 클릭하면 주로 협업하는 사람들이 책상을 예약한 날짜 및 기본 설정, 자주 협업하는 작업자와의 근접성을 바탕으로 가장 출근하기 좋은 날과 가장 앉기 좋은 자리를 AI에게 추천받을 수 있습니다.

Zoom Workplace를 사용해 보고 싶으신가요? 먼저 Zoom 데스크톱 앱을 6.0 이상으로 업데이트한 후에 위에 소개된 새로운 기능과 환경을 사용하실 수 있습니다. 

AI Companion에게 물어보기를 비롯하여 앞으로 몇 달 동안 더 많은 플랫폼을 간단하게 통합할 수 있는 기능이 계속 출시될 예정이니 끝까지 지켜봐 주시기 바랍니다.

편집자 참고: 이 블로그는 2016년 7월에 처음 게시되었으며 최신 Zoom 협업 기능 및 제품에 대한 내용을 추가하여 2024년 4월에 업데이트되었습니다.