ハイブリッドおよびバーチャル キャンパス イベントの完全ガイド
キャンパス イベントは、大学生活の中心に位置付けられ、高等教育機関にとって学生、家族、教職員、卒業生、パートナーとのつながりの強化に役立ちます。
ただしキャンパス内で開催しなくても、キャンパス イベントは教育コミュニティの連帯感や活気ある大学文化を構築できます。 現に、学内の会場で開かれる従来のキャンパス イベントをバーチャルやハイブリッドな体験として再構築することで、知名度が上がり、より参加しやすいイベントとなります。
このガイドには、Zoom Events を活用し、オンラインやハイブリッド形式のキャンパス イベントを計画、主催する方法に関する必須情報がすべてそろっています。 作成しようとするイベントの規模、形式、体験がどのようなものであれ、思いどおりのイベントの実現を Zoom Events が後押しします。
Zoom Events 入門
主催しようとする各種イベントの詳細を取り上げる前に、Zoom Events の概要について簡単に説明します。 Zoom Events は、バーチャル イベントの主催、管理、報告ができるオールインワン ソリューションです。
Zoom Meetings や Zoom Webinars で人々を集める方法を知っているユーザーは、両ソリューションに専用のイベントハブ登録、チケット発行などのオプション、出席者の交流が追加されたものとお考えください。Zoom Events プラットフォームでは、これらの機能をすべて管理できます。
Zoom Events を使用するべき理由
キャンパス イベントで Zoom Meetings や Zoom Webinars の代わりに Zoom Events を使用するべきタイミングはいつでしょうか？ ミーティングやウェビナーのほうが、開催目的に合っている場合もあります。 次のポイントについて考えてみてください。
- マルチセッションや複数日のイベントですか？
- 有料イベントにしますか？または出席者にチケットを発行しますか？
- イベント中（セッション中とセッションの合間）に出席者同士のチャットや交流を促しますか？
- 年間を通じて多くのイベントを主催し、すべてのイベントの一元管理や一覧表示ができる「イベントハブ」が必要ですか？
以上の質問でいずれか 1 つでも「はい」と答えたお客様にとっては、Zoom Events が最適なソリューションとなる可能性があります。
生産性の高いイベントを実現するイベント サービス
特別なイベント（100 周年記念イベント、卒業式、資金調達パーティーなど）を主催する場合、Zoom には、ハイエンドなバーチャル イベントやハイブリッド イベントの計画、サポート、プロデュースをお手伝いする専任のイベント サービスチームがあります。
Zoom イベント サービスには、ショー実施、本番の設定やサポート、ライブイベントの管理やモデレーションなどのベスト プラクティスのコンサルティングが含まれます。 イベント サービスチームでは、イベント前やイベント当日に出席者やホストが直通電話で相談できるサービスも提供しています。
バーチャル キャンパス イベント
一般的な大学のキャンパスでは、一年中さまざまなイベントが次々と開催されます。 オリエンテーション週間からキャリアフェア、同窓会の資金調達から卒業式まで、バーチャル化で再定義されたイベント体験の例をいくつかご紹介しましょう。
マルチセッションまたは複数日のイベント
- オリエンテーション。 学生が学長クラスや学部長、入寮アドバイザーから学生生活のさまざまな側面に関する話を聞くことができるセッションを計画しましょう。 ブレイクアウト ルームで少人数グループでのディスカッションを行う、Zoom 連携アプリでゲームやアイスブレーカーのアクティビティを導入するなど、各種機能を活用して、大学スタッフと学生が歓談する交流セッションをアジェンダに組み込みます。 Expo 機能を使用すると、学生が物理的な会場と同じようにブースを巡り、交流することができます。
- 同窓会のイベントと資金調達。 卒業後の節目や毎年の同窓会には、卒業生向けの多彩なアクティビティ、招待講演者、さらには Pledge Zoom 連携アプリを使った資金調達の要素まで盛り込んだマルチセッション イベントを計画しましょう。年に何度かシングル セッションの交流会を開催して、卒業生とのつながりを維持することもできます。
- 就職説明会。 バーチャル就職説明会なら、各社が物理的なキャンパスに移動する費用や移動を考慮する必要がなくなるため、他地域から参加する企業を増やすことができます。 企業ごとに専用のバーチャル「ブース」（セッション）を設定し、学生に各々が自分の話してみたいと思う企業のセッションに参加させます。 組織がブレイクアウト ルームを使用して、潜在的な候補者と個別相談や簡易面接を行うこともできます。 Expo はさらに積極的な情報交換や人脈作りに適しており、企業が独自のブースを設定したり、学生が説明会に参加したりすることができます。
- 映画祭。 映像・メディア学科はバーチャル映画祭を主催して学生作品をより幅広い視聴者に届けることができます。 独立したバーチャル セッションを複数回設けて 1 本ずつ映画を放映すると、学生は、キャンパスを訪問できない家族や友人にも簡単に自らの努力の成果を披露することができます。
シングル セッションのイベント
- 卒業式、学位授与式。 卒業は学生にとっても父兄にとっても非常に大切なイベントです。 ハイブリッド卒業式なら、学生へのはなむけにバーチャル講演会を開催でき、会場では列席できない家族や親しい人々にも、Zoom でライブイベントを視聴する機会を提供できます。
- スポーツ イベントと観戦パーティー。 Zoom を使用して衛星観戦者にスポーツ イベントのライブ配信ができ、卒業生や在学生がどこからでもライブ解説を付けることができます。
- 部門単位のイベント。 学生やコミュニティの幅広い視聴者に向けて、パネル ディスカッション、世界的な著名人を招いての講演会といった幅広く魅力的なライブイベントを特定部門が主催するとき役立ちます。
- 学生運営イベント。 文化クラブの記念イベント、人脈づくりの機会、ギリシャのライフスタイルを楽しむイベントといった多様な学生運営イベントをバーチャル化することで、学外の入学候補者、卒業生など、同じ教育コミュニティに属する学外者も参加できるようになります。
イベントチーム
キャンパス イベントの計画と実行は、チームで取り組むべきものです。 コミュニケーションを効率化し、準備を簡素化し、イベント当日に向けて準備を徹底するために、すべての詳細部分の役割と責任を割り当ててください。 一部のメンバーが複数の役割や責任を担うことになった場合も、次の基本事項を押さえておくとよいでしょう。
プロダクション チーム
プロダクション関連のすべてを担当するプロデューサーです。 各セッションの開始時間、スピーカーの交代、ショットリスト、セッション間の休憩、音楽などの詳細情報を記した進行表を作成することになります。
イベント当日は、プロダクション チームがイベントを指揮し、すべてが計画通りに進み、スケジュールどおりに進行するよう徹底します。
テクニカル チーム
テクニカル チームはイベントのテクノロジーの統括者です。 チームメンバーはバーチャル セッションのスケジュール管理、Q＆A やチャット、ライブ配信、レコーディングなどの機能が適切に設定されていることを確認します。 またカメラ、マイク、照明などのハードウェアの設定と動作が正しいことを確認し、リモートの講演者がどこからでもプレゼンテーションに成功するように、適切な機器の手配を支援します。
プレゼンテーション チーム
プレゼンテーション チームは、イベント中のスピーカー（大学コミュニティのメンバーか学外の講演者かを問わない）と緊密に連携してイベント準備を進めます。 スライドデッキなどのプレゼンテーション資料を集め、Zoom Events に公開する前に講演者の経歴の確認を支援します。 また講演者が Zoom をスムーズに使いこなしてプレゼンテーションできるように、また適切な機器とヒントを活用して良好なカメラ写りとサウンドを徹底できるように取り計らいます。
マーケティング チーム
マーケティング チームは、適切な視聴者にイベントを宣伝して出席者を増やし、イベントの目標の達成を支援します。 イベントのウェブページ、チラシ、ソーシャル メディア投稿、ブログ記事、ビジュアルなどのアセットを作成し、人々に出席するべき理由を伝え、登録に必要な情報を提供し、イベント当日を楽しみにする気分を盛り上げます。
開催前: 計画と準備
早めに計画を開始し、しっかりとしたイベント基盤を築く時間を十分に設けましょう。 Zoom Events のあらゆる詳細設定から外部参加者に個性と充実感を強く印象付ける体験の実現まで、イベント前の週単位、日単位の作業項目は以下のとおりです。
Zoom Events を使ってみる
ハブを作成する
まだハブを作成していない場合は、予定されているイベント、現在のイベント、過去のイベントをまとめるハブの作成をお勧めします。
すべての学内イベントを 1 つのハブで管理することもできますが、年間に主催する予定のイベントの種類や対象者が多岐にわたる場合は、複数のハブを作成することもできます。 たとえば卒業生向けイベントのハブ、大学当局が主導するオリエンテーションや卒業式などのイベントのハブ、各部門のイベント告知用のハブを作成することができます。
次のような詳細をカスタマイズできます。
- 可視性 – ハブを非公開にするか、一般ユーザーがアクセスできるようにするかを選択します。 ハブが非公開の場合、登録リンクの一般公開はできません。 イベントに招待した相手のみ、登録リンクを表示できます。
- カテゴリ
- ハブの説明 — 該当するハブで主催する予定のイベントの概要を説明する短文を 1～2 個追加します
- ハブのロゴとマストヘッド（カバー画像やビデオ）
- ソーシャル プロフィール
Zoom のサポートページでは、ハブの作成方法をステップごとに詳しく説明しています。
イベントの作成
ハブの設定が完了したら、予定されているイベントの詳細情報を作成し、入力することができます。 ハブが複数ある場合は、イベントを関連付けるハブを選択します。
イベントに関する次の詳細情報を追加できます。
- イベントの説明
- カテゴリ
- イベントタイプ — Zoom Webinars と Zoom Meetings のいずれを使用するか（Meetings または Webinars を使用するべき場合に関するブログ投稿をご覧ください）
- 無料または有料
- 日付、時刻、所要時間
- イベントの画像とビデオ
- 連絡先情報
- 資金調達 — 適宜、イベントの目的に資金調達を加えることを選択し、資金調達の目標を追加することもできます
- 可視性 — ハブを非公開にするか、一般ユーザーがイベントリンクでアクセスできるようにするかを管理します
- セキュリティ設定 — 待機室を有効にする、出席者に特定のアクション（表示名の変更や画面共有など）の実行を許可するといった多様なセキュリティ オプションから選択します
- レコーディング設定 — イベント開始時刻に自動的にレコーディングを開始する、レコーディングを視聴するためのアクセス権を出席者に提供するなど、クラウド レコーディングに関する数種類のオプションを設定できます
- チケット発行 — 販売できるチケットの費用や数量など、チケット発行オプションをカスタマイズできます
イベント作成手順に関する詳細情報については、Zoom のサポートページをご覧ください。
イベント終了後のアンケートの設定
イベント中またはイベント終了時のフィードバック収集は、出席者のエンゲージメントが高まり、出席者がセッションの内容をまだよく覚えているうちに振り返る機会を得ることができるよい方法です。 Zoom Events には、各セッションの終了後または、選択したセッションの終了時、イベント全体の終了時にアンケートを表示するオプションがあります。 アンケートに複数種の質問形式を追加することもできます。
人を引き付ける体験を作る
バーチャル イベントやハイブリッド イベントの主催者は、リモートの出席者にも魅力的でインタラクティブな体験を提供するという高度な課題を課されており、要はスムーズなマルチタスク機能や随時シンプルなクリック操作でイベントを離れる機能などが必要です。 出席者の参加意欲をそそる体験の設計に役立つ機能をいくつかご紹介します。
イベントロビー
登録した参加者がイベント前やイベント中に接続し、交流に利用できます。 教育サミットや学生のオリエンテーション、同窓会などのイベントでは、イベントの 2 週間前にすべての参加者とのトピックを設定して宣伝し、対話のきっかけを作り、質問を投げかけ、出席者の交流を促しましょう。
Q＆A
Q＆A 機能を利用すると、ウェビナーの出席者は、セッション中に、ライブか書き込み形式での回答を得るために質問を送信できます。 ウェビナーで Q＆A を利用する際のヒントをいくつかご紹介しましょう。
- 大勢の視聴者が見込まれる場合は、パネリストと調整するか、他のホストを参加させて、イベント中に質問に答えられるようにしてください。
- チームのメンバーを指定して、Q＆A を管理させ、講演者が話に集中できるようにした方がいい場合もあります。 Q＆A チームがオーディオまたはビデオで参加していない場合は、[音声参加者を非表示にする] 機能を使って、チームのビデオフィードを非表示にすることが
- できます。
- 出席者から質の高い質問が出なかった場合に備えて、Q＆A に割り当てられている時間を有効活用するために、思考を促すような質問を用意しておいてください。
- Q＆A の設定時には、視聴者に配慮して、混乱を招く態度や不適切な態度の発言が行われる可能性がないように考慮してください。 社内の視聴者の場合は、質問や応答の表示に対して透明性を保持したいかもしれませんが、大規模な一般的な入場イベントの場合には Q＆A の設定に制限が必要かもしれません。
- ウェビナーの最中に Q＆A 設定を調整することにより、匿名の質問を許可したり、無効にしたりすることができます。また、出席者が質問を表示したり、それに対してコメントしたり、賛成の投票をしたりできるかできないかを変更することもできます。
- ウェビナーの後で Q＆A レポートを確認して、質問がライブ配信で回答されていない出席者に対してフォローアップを行います。
投票
視聴者からリアルタイムのフィードバックを得て、投票機能を使用して説明したコンテンツに対する視聴者の理解度を測定してください。 イベント前に投票の質問と選択肢を設定し、セッション中に事前設定の投票を立ち上げてください。
Expo
イベントの Expo 機能を有効にすると、出席者が出席者同士で人脈を形成し、ブースを訪問して特定のトピックやスポンサーに関する詳細情報を把握することができます。 Expo は、イベント主催者が参加者とブースの代表者（スポンサーと出展者）を結ぶバーチャル展示会を開催し、その製品やサービスについての詳細を紹介することができる機能です。 イベントを作成するときは、[Expo] というタブを見つけます。このタブで Expo 機能を有効または無効に切り替えることができます。
次のイベントで Expo を設定するために必要な情報はすべて、Zoom のサポートページにそろっています。
Zoom 連携アプリ
Zoom 連携アプリを Kahoot! や Mentimeter、Miro と同じように使用して、イベントの楽しさやインタラクティブな操作、コラボレーションを強化することもできます。
ブレイクアウト ルーム
イベント中は出席者が小規模なグループで互いにエンゲージメントを高めることができるようにします。 出席者をリアルタイムでブレイクアウト ルームに割り当てたり、出席者を事前に割り当てたりすることができます。また、出席者に、自分の希望するルームに参加させ、複数のルームの間を自由に移動できるように、自分で選択させることができます。
忘れずに予行演習を行ってください。
イベントチームと発表者にとって予行演習は、当日への改善や準備の機会となります。
プロダクション、テクニカル、プレゼンテーションの各チームが協力し、イベント関係者全員で取り組む舞台裏とカメラに映る部分の予行演習スケジュールを組む必要があります。 本番と同じように機器や設定をテストし、スピーカーの入れ替えやタイミングを練習して、適切なプレゼンテーションができることを確認します。
開催中: 主催とトラブルシューティング
それでは始めましょう！ イベント当日には、事前準備の大半はすでに完了しています。 練り上げた計画を実行し、可能な限り最高の体験を外部参加者に提供することに注力しましょう。
イベントの開始
バックステージに移動する（ウェビナー用）
Zoom Webinars のバックステージ機能を使用すると、ホスト、共同ホスト、パネリストは、ウェビナーの本番セッションの前や途中にプライベートな「バックステージ」または「グリーンルーム」エリアで整理や準備ができます。 バックステージでは、本番中のウェビナー セッション（「メインステージ」とも）のビデオやオーディオを通じて、イベントを視聴したり、メインステージに参加するタイミングを通知音で把握したりすることができます。
バックステージで講演者にあいさつし、講演者がメインステージに影響を与えずビデオやオーディオ、画面共有、バーチャル背景などをテストできるように、講演者にはイベント開始の 10～20 分前の参加時刻を伝えます。 ホストとパネリストは以後何度でも、シームレスにメインステージに出入りすることができます。
早めの開始
ミーティングやウェビナーは数分早く開始するようにしてください。これにより、出席者がプログラム開始前に参加できます。 ウェルカム ミュージックを流す場合は、著作権使用料が無料であることを確認してください。
設定のチェック
出席者が参加しているときは、ミーティングまたはウェビナーの設定が適切であるか確認する絶好の機会です。 適切なプラットフォームにレコーディング（ウィンドウ左上隅に表示）とライブ配信が行われているかを確認します。また、自動的に有効にならない場合は、ライブ配信を開始してください。 また Q＆A の設定が適切に有効になっていて、パネリストと共同ホストが適切な権限を保持していることを確認してください。
オープニング スクリプト
手短な事務連絡でイベントを開始して、ウェビナーがレコーディングされているかどうか、質問をどのように提出したらよいのか、イベントが何についてのものなのかを出席者が把握できるようにします。 講演者とスポンサーに感謝の意を伝えることも忘れないでください！
Zoom Events での出席者のエンゲージメント
最適なイベント体験を提供し、外部参加者間の交流を促すこれらの機能の要点を出席者に周知します。
イベントロビー
イベントロビーとは、出席者がイベントの前後や途中にイベント スポンサーやほかの出席者と交流できる常設スペースです。 外部参加者はイベントロビーでほかの出席者と連絡先情報を交換し、チャットし、ミーティングを開始することができます。 出席者は、参加する前にもロビーでライブ セッションを視聴できます。
セッション内チャット
マルチセッションのイベントでは、各セッションに関連するトピックについて議論できるセッション内チャットで、踏み込んだ会話をするよう出席者に声をかけましょう。 また発表者にもセッション内チャットに参加し、質問への回答や議論の掘り下げをするよう促すこともできます。
プロのヒント
イベント オーナーと指定のモデレーターには、Zoom Events のロビーグループのチャットからメッセージやユーザーを削除できます。 イベント スタッフに Zoom Events のモデレーター ロールを割り当て、チャットの妨害や不適切なメッセージを監視するようチームに指示します。
出席者の日程
各外部参加者は、自分の予定表にセッションを追加して、カスタム イベント アジェンダを作成できます。 予定表は、出席者が目的のセッションすべてをカレンダー形式で一目で確認できる一元管理の場です。
セッション ディレクトリ
セッション ディレクトリでは、出席者がセッションを検索し、トピック追跡や視聴者タイプなどに沿ってビューをフィルタリングすることができます。
トラブルシューティング
Zoom Events、Zoom Webinars や Zoom Meetings のサポートページを開いたままにして、出席者の問題をすぐにトラブルシューティングできるようにしておいてください。 パネリストが問題に直面した場合、Zoom デスクトップ クライアント、Zoom モバイルアプリまたはセッション内非公開チャット機能を使って、パネリストと個人的にチャットで連絡をとります。
以下はホストや出席者の一般的な問題をすばやく解決できるリソース例です。
開催後: フィードバックとフォローアップ
主催されたイベントのご成功、おめでとうございます。 イベント終了後も出席者とつながりを維持し、フィードバックを集め、イベント後のレポートを詳しくみて、出席状況とエンゲージメントを分析することができます。
フィードバックのレビュー
Zoom Events の分析とコントロール パネルのセクションを訪問し、イベント後のアンケートの結果レポートを生成しましょう。 各セッションとイベント全体のフィードバックを集計し、まとめの話し合いに組み込みましょう。
レコーディングの共有
登録者はだれでもアクセスできるようにイベントのレコーディングをオンラインで提供すること、ウェブサイトでレコーディングを一般公開すること、制限を設けてレコーディングにアクセスする視聴者からユーザーデータを収集することができます。 イベントのレコーディングを管理するには、次の数種類の方法があります。
- イベントのレコーディングへの 7 日間限定無料アクセスをチケット登録で有効にします。 イベント設定時にこのオプションを選択しておくと、イベントの開始時にイベントのレコーディングが自動的に開始されます。 このオプションを使用すると、レコーディングを視聴し、編集を加えてからオンラインで提供することができます。またレコーディングが視聴可能な状態になったとき、出席者に自動通知を送ることも選択できます。
- Panopto や Kaltura などとの統合を利用すると、レコーディングの保管や整理が楽になります。 Zoom 連携アプリ マーケットプレイスでは、レコーディング関連の統合をすべて確認できます。
- 手動でクラウドにレコーディングし、レコーディングを管理することができます。 このオプションを使用すると、レコーディングを開始するときと終了するときをホストが管理できます（ただしホストが「レコーディング」ボタンを都度、適切なタイミングで押す必要があります）。 パスワード保護、ダウンロードの許可、リンクの有効期限の設定など、レコーディングの共有方法を厳密に管理できます。
出席者とのつながり
イベントは大学コミュニティとの交流に最適ですが、ぜひイベント終了後も交流を続けてください。 セッションのレコーディングがある場合は出席者にメールを送って視聴を促し、各人が興味を持ちそうな関連イベントや最新情報を共有するなどのフォローアップを提供しましょう。 視聴者に合わせてコンテンツを調整します。たとえば新入生向けのオリエンテーションを主催した後は、入学後のスムーズな学生生活のヒント、さまざまなクラブや学内アクティビティへのリンクなどを提供するフォローアップができます。
イベントの評価
Zoom Events を使用している場合は、分析とコントロール パネルをレビューして、ページ別分析、ロビーやセッションの分析、イベント セッションのレポート、イベント スポンサーの分析を確認できます。 ミーティングの登録と投票に関するデータを提供するミーティングのレポートを生成してください。あるいは登録、出席者、Q＆A、投票、イベントのパフォーマンスに関するデータを提供するウェビナーのレポートを生成してください。
出席者のデータとアンケート結果、ならびにレポート、講演者、パネリストのフィードバックを利用し、コンテンツやほかのイベントの特徴と関連するエンゲージメントを追跡してください。 成功した要素、成功しなかった要素を評価することで、次のキャンパス イベントのインパクトを前回よりも大きくすることができます。