一般的な 5 つのタスクのワークフローを自動化してチームの作業時間を短縮

毎週のチェックイン メッセージの送信や、あるアプリケーションから別のアプリケーションへの情報の複製など、日常的な反復作業にどれだけの時間を費やしているか考えてみてください。ほんの 1 分や 2 分のことでも、ほかに優先的に取り組みたいプロジェクトがある場合など、積み重なればあっという間に膨大な時間が過ぎてしまいます。そんなときにワークフローを自動化すれば、貴重な時間を取り戻すのに役立ちます。

シンプルで一般的なビジネス プロセスを自動化することで、1 日の業務効率を高めることができます。Zoom Workflow Automation（現在ベータ版を提供）を使用すると、日常的なワークフローを自動化して時間を節約できます。

Workflow Automation を使用すると、Zoom Team Chat 内のさまざまなタスクを自動化したり、Zoom ミーティングを自動的にスケジュールしたりすることができます。サードパーティ アプリを連携することもでき、Google Drive のドキュメントや Microsoft Outlook のカレンダー イベントを作成したり、Team Chat から直接 Jira チケットを作成したりするなどのステップも追加できます（近日公開予定）。Workflow Automation は、将来的に Zoom Workplace 全体に拡張され、ほかの Zoom プロダクトでワークフローを作成する機能も近々追加される予定です。

日常業務での活用方法はのちほどご紹介しますが、まずは Workflow Automation とその仕組みについて、概要をご覧ください。

ワークフローの自動化とは、ソフトウェアを使用してシステム間のルールやワークフローを作成し、特定のタスクを自動化するプロセスです。Zoom Workflow Automation を使用すると、トリガーとともに自動的に一定の順序で完了する、一連のタスクを設定できます。

ワークフローの構築方法

Zoom Workflow Automation は、技術的な経験がなくても簡単に使用できます。Zoom Workplace の [ワークフロー] タブから、あらかじめ用意されたテンプレートで開始し、特定のニーズに合わせて各ステップをカスタマイズするだけです。また、利用可能なステップのリストから選択し、必要に応じて新しいステップをフローにドラッグ＆ドロップして、ワークフローをゼロから作成することもできます。

ここからは、一般的な 5 つのタスクを自動化するワークフローの設定方法について説明します。

マネージャーは、チームメンバーの仕事内容を把握し、進行中のプロジェクトの状況を知る必要があります。多くのマネージャーは、週次チェックインでこれを実践し、個々のメンバーは Zoom Team Chat を使って取り組んでいることを共有します。しかし、一見日常的なタスクに思えますが、あなたや直属の部下にとっては意外と時間がかかるものです。まず、リマインダー メッセージを送信することを覚えておく必要があり、次にチームは最新情報を共有しなければならず、その後必要な詳細情報を入手するためにフォローアップの質問をする必要が出てくるかもしれません。

Workflow Automation を使ってこの週次チェックを自動化することで、全員の生産性を向上させることができます。選択した頻度でスケジュールされたメッセージを送信するワークフローを作成したり、チームが適切な情報を簡単に返信できるフォームを追加したりできます。これで毎週のやることリストから、項目をひとつ減らせます！

同じ質問やフィードバックを何度も受けるような職務に就いている場合は特に、チャット メッセージがすぐに溜まってしまいます。カスタマイズ可能な返信を絵文字のリアクションに割り当てるワークフローを設定できます。

たとえば、プロダクト デザインチームに所属しているのであれば、肯定的なフィードバックに対して自動的にハートの絵文字を設定して、感謝のメッセージとともに返信できます。よくある質問に対してプロダクトの FAQ へのリンクを共有して回答する場所には、メガネの絵文字を設定できます。

出張や休暇、経費の申請を承認する作業では、メールの受信トレイが煩雑になり、多忙な業務に追われることになります。Workflow Automation は、こうしたリクエストをチーム チャットで直接確認、承認できるように、プロセスを簡単かつ合理化します。

「休暇申請」のワークフロー テンプレートから始めて、ニーズに合わせてカスタマイズし、ワークフローのリンクをチームのチャット チャネルに投稿するだけです（誰もが簡単に見つけられるようチャネルにピン留めすることもできます）。チームメンバーのリクエストを承認する必要がある場合は、フォームに入力してもらうだけです。自動的にそのフォームを受信するので確認し、承認すると、メンバーに通知が届きます。

マネージャーに重要な文書を承認してもらうために待機する場合、最新情報の確認は時間がかかり、非効率的です。文書にコメントが付いているかどうかをタブを切り替えて確認したり、新着メッセージがないかメールをチェックしたり、自分のメッセージに「いいね」のリアクションがあるかどうかチャット チャネルを覗いたりする必要があるかもしれません。

そんなときは、マネージャーが簡単に承認印を押すことができ、常に最新情報を共有できるワークフローを作成しましょう。承認を求める相手に絵文字（「いいね」や「却下」など）を割り当てれば、完了です。次に、ワークフローの次のステップをトリガーする条件を作成します。「いいね」の絵文字を受信したらダイレクト メッセージを送ったり、または「却下」の絵文字を受信したらさらなるフィードバックを求めたりできます。

ハイブリッド チームやリモートチームに参加する新入社員は、同僚と知り合いになったり、つながりを感じたりすることが難しいかもしれません。チーム全体または部署全体のチャット チャネルがある場合、新しいメンバーを自動的に紹介するワークフローを設定できます。主な職責、趣味、興味などを記入してもらうフォームを作成すれば簡単です。

新入社員がフォームに入力すると、短い歓迎メッセージと自己紹介を含むメッセージをチームチャット チャネルに送信するステップがトリガーされます。また、チーム カレンダーなどの重要なリソースを共有する自動メッセージを活用して、新入社員が歓迎されていると感じられるようにすることもできます。もちろん、これらのメッセージは通常通りチームの文化に合わせてカスタマイズできます。

現在 Zoom 有料プランのユーザーは、Workflow Automation を追加料金なしでご利用いただけます（ベータ版の期間中）。* 管理者とアカウント オーナーは、管理者ポータルで Workflow Automation を有効にすることで、自動化のメリットを従業員にもたらすことができます。ワークフローの自動化を開始する方法については、サポートページをご覧ください。

* 注: ベータ版の期間中、地域や業種によってはご利用いただけない場合があります。