La tua guida completa per la pianificazione e l'organizzazione degli eventi virtuali

Gli eventi online e ibridi ti offrono flessibilità, per raggiungere più persone in modi coinvolgenti. Utilizza la nostra guida dettagliata per pianificare e realizzare un evento virtuale di successo di qualunque dimesione.

 

 

Relatore di una riunione virtuale

Perché organizzare un evento virtuale?

Sono diversi i motivi per organizzare i tuoi eventi virtuali: ad esempio, sei interessato dai viaggi o semplicemente desideri rivolgerti a un pubblico più vasto, risparmiando tempo e denaro.

 

Quando i tuoi relatori e i tuoi partecipanti possono connettersi ovunque si trovino, nascono delle incredibili opportunità per fare rete, condividere le proprie idee, insegnare, imparare e connettersi a livello più personale.

 

Se stai organizzando eventi di persona, puoi comunque aggiungere una componente virtuale e raggiungere un pubblico più vasto. L'esperienza di un evento ibrido premette di unire il pubblico in presenza e quello online.

Il 93%

degli operatori di marketing prevede di passare dagli eventi di persona agli eventi virtuali.1

I migliori eventi online sono...

Migliorano il coinvolgimento

Il 85%

degli operatori di marketing ritiene che il video generi un ottimo ritorno sull'investimento 2

Pianificazione

brainstorming sulla lavagna

Poni le domande corrette

Fare le domande giuste ti permetterà di creare una base solida per pianificare e per prendere delle decisioni, tra cui scegliere il relatore giusto o capire come e dove promuovere l'evento. Ecco una lista di domanda da cui partire.

Chi è il mio pubblico ideale?

Conoscere il tuo pubblico ideale ti aiuterà a modellare l'evento e l'esperienza che offrirai, dall'ordine del giorno fino alla pianificazione dei contenuti.

 

Perché il mio pubblico dovrebbe partecipare?

Pensa a quale valore aggiunto puoi dare al tuo pubblico in termini di contenuti, possibilità di networking e altre opportunità.

 

Quali obiettivi voglio raggiungere con questo evento?

Sia che tu voglia coinvolgere i clienti attuali o trovare potenziali contatti, devi identificare gli obiettivi e definire una strategia precisa per raggiungerli.

 

Quale esperienza voglio offrire al mio pubblico?

Immersiva, interattiva, collaborativa... Pensa a come vuoi che il tuo pubblico interagisca con contenuti, relatori e altri partecipanti. Desideri organizzare un'esperienza webinar unidirezionale o renderla più interattiva, ad esempio in stile riunione? Oppure stai pianificando una conferenza con più sessioni e tracce tra cui il tuo pubblico può scegliere?

 

Di quanto tempo ho bisogno per pianificare il mio evento virtuale?

Se stai pianificando per la prima volta un evento virtuale, ti consigliamo di preventivare dalle quattro alle sei settimane di lavoro. Se si tratta di un grande evento su più giornate con sessioni contemporanee, stima almeno dodici settimane di lavoro.

 

Quale assistenza tecnologica mi serve?

Coinvolgi il tuo team informatico (oppure consulta un esperto del settore: Zoom Events mette a disposizione personale esperto per aiutare i clienti nella configurazione e nella pianificazione, nelle prove e nell'assistenza dal vivo) e invitalo a partecipare a ogni riunione. In questo modo, il team potrà evidenziare i limiti tecnologici, consigliare soluzioni, eseguire test e risolvere problemi.

 

Qual è il mio budget per gli eventi virtuali?

Decidi il budget per l'acquisizione dei partecipanti e il marketing, lo sviluppo dei contenuti, il costo dei relatori, i regali per i partecipanti e l'attrezzatura audio e video.

 

Come posso misurare il successo del mio evento?

I parametri variano in base agli obiettivi, alle dimensioni del pubblico e al settore dell'evento oltre, naturalmente, al tipo stesso di evento.

 

Alcuni fattori da considerare sono:

  • Numero di iscrizioni e partecipanti
  • La percentuale di iscritti che hanno effettivamente partecipato
  • Nuovi lead di marketing generati per le vendite
  • Risultati del sondaggio tra i partecipanti
  • Il Net Promoter Score dell'evento e delle sessioni virtuali
  • Numero di demo prenotate dal webinar
  • I profitti generati

 

Ricorda di stabilire delle modalità di tracciamento delle metriche che ritieni più importanti.

Scegliere la giusta soluzione per eventi

Scatola di dispositivi

Zoom Events, Zoom Meetings, Zoom Webinars e integrazioni

La scelta della tecnologia giusta è fondamentale per il successo del tuo evento virtuale. Ci sono varie opzioni disponibili sul mercato, ognuna con il proprio set di caratteristiche e vantaggi. Questi generalmente si dividono in due categorie:

 

  1. Prodotti webinar autonomi: si concentrano principalmente sull'hosting di un'esperienza di webinar virtuale una tantum.
  2. Piattaforme di gestione degli eventi all-in-one: offrono una suite completa di strumenti per la pianificazione, la promozione e l'esecuzione di eventi virtuali e talvolta di persona.

 

Quando scegli una piattaforma, prendi in considerazione fattori quali:

  • Facilità d'uso sia per gli organizzatori che per i partecipanti
  • Scalabilità per adattarsi alle dimensioni dell'evento
  • Funzionalità interattive per coinvolgere il tuo pubblico
  • Funzionalità di integrazione con gli strumenti esistenti
  • Economicità e struttura dei prezzi

 

Ricorda, lo strumento migliore è quello che non solo soddisfa le tue esigenze di organizzatore, ma fornisce anche un'esperienza agevole per i tuoi partecipanti. Idealmente, vuoi una piattaforma che sia già familiare al tuo pubblico, riducendo al minimo la curva di apprendimento e i potenziali problemi tecnici.

Le soluzioni per eventi virtuali di Zoom

Zoom offre una gamma di prodotti in grado di gestire vari tipi di eventi virtuali, dai semplici webinar alle complesse conferenze ibride. Essendo una piattaforma già affidabile e utilizzata da milioni di persone, fornisce un'interfaccia familiare per molti partecipanti.

Il nostro portafoglio comprende:

  1. Zoom Webinars:  ideale per gli organizzatori di webinar a cui servono applicativi di gestione semplici.
  2. Zoom Sessions: organizza webinar o riunioni più brandizzati con funzionalità avanzate come iscrizione avanzata, analisi dettagliate, branding personalizzato e applicativi per la collaborazione nel team.
  3. Zoom Events: una piattaforma completa che supporta eventi virtuali raffinati, con sessioni simultanee, opportunità di networking e opzioni di sponsorizzazione.

 

Opzioni di prezzo flessibili

Comprendiamo che organizzazioni diverse hanno esigenze di eventi diverse. Ecco perché offriamo piani tariffari flessibili:

 

  1. Piani di abbonamento basati sulle dimensioni dei partecipanti: ideali per i team che organizzano eventi regolari e che desiderano costi prevedibili in base alle dimensioni tipiche del pubblico.
  2. Piani con prezzo per partecipante: perfetti per coloro che organizzano eventi occasionali e preferiscono pagare in base alla partecipazione effettiva.

 

Queste opzioni ti consentono di scegliere un piano che meglio si adatta alle tue esigenze di frequenza e budget dell'evento.

Ricorda, la chiave è selezionare uno strumento che si allinei con gli obiettivi del tuo evento e fornisca valore ai tuoi partecipanti. Che tu scelga Zoom o un'altra piattaforma, concentrati sulla creazione di un'esperienza coinvolgente e senza interruzioni per il tuo pubblico virtuale.

Zoom Meetings o Zoom Webinars?

Una scelta importante è quella di decidere se utilizzare Zoom Meetings o Zoom Webinars per una sessione individuale. La soluzione giusta ti consentirà di progettare l'esperienza adatta per raggiungere i tuoi obiettivi e, infine, si tradurrà in un evento di successo. Gli utenti di Zoom Events possono scegliere con facilità quale soluzione utilizzare per una sessione individuale nel tuo evento.

 

Nel caso di una grande sessione l'opzione webinar è perfetta per presentazioni d'apertura, relatori ospiti e attività di intrattenimento (come una sorta di palco principale). L'opzione per riunioni è invece più adatta alle sessioni separate e a tavole rotonde più ridotte.

 

Nella scelta tra riunione e webinar, considera questi fattori chiave:

Capacità

Ti aspetti oltre 1000 ospiti? Opta per Zoom Webinars o Zoom Events che consente di accogliere fino a 100 000 partecipanti.
 

Zoom Events

Combinazione di Zoom Meetings e Zoom Webinar con un biglietto per i partecipanti e una lobby per il networking.

 

Interazione con il pubblico

Vuoi che i partecipanti interagiscano tra loro o preferisci che l'attenzione sia concentrata sui presentatori?

 

Se desideri che il pubblico appaia in video, intervenga o condivida lo schermo, allora Zoom Meetings è la scelta giusta.

 

Se invece desideri che l'evento sia in modalità di sola visualizzazione e che l'organizzatore controlli quali partecipanti far apparire e far parlae, la scelta giusta è la piattaforma per webinar.

 

Pubblico interno o esterno

Se conosci i partecipanti (ad esempio, se sono tuoi dipendenti o clienti), il rischio che siano fonte di disturbo è minore ed è più probabile che vogliano interagire nella modalità offerta da Zoom Meetings. Zoom Webinars è la scelta migliore per eventi in cui devi gestire gruppi più ampi con partecipanti sconosciuti: questa soluzione offre infatti un maggiore controllo su fattori chiave, come chi può intervenire e apparire in video.

Usa Zoom Meetings per:

Sessioni secondarie
Tavole rotonde con i partecipanti
Gruppi di discussione
Formazione interattiva e di piccolo gruppo
Sessioni di networking

Usa Zoom Webinars per:

Discorsi
d'apertura Presentazioni dal palco principale
Intrattenimento dal vivo
Dimostrazioni di prodotti per un vasto pubblico
Interventi di gruppo in modalità assemblea cittadina

Zoom Webinars o Zoom Events?

Zoom Webinars è perfetto per presentazioni con un'unica sessione effettuate da una sola persona per un vasto pubblico. Se acquisti una licenza di Zoom Events, ricevi anche tutti i vantaggi di Zoom Webinars e molto altro ancora.

 

Puoi decidere se organizzare i webinar dal web portal oppure configurare l'evento in Zoom Events. Con Zoom Events, inoltre, avrai la possibilità di connettere Zoom Webinars a diverse sessioni di webinar e di combinarle con Zoom Meetings per esperienze virtuali più lunghe e interattive. Zoom Events include la gestione completa degli eventi grazie a funzionalità come hub evento, iscrizione e biglietti brandizzati e le migliori funzionalità per i report. Leggi qui le FAQ su Zoom Webinars.

 

Alcune situazioni in cui valutare se organizzare un unico Zoom Webinars dal Web Portal sono i corsi di formazione, le presentazioni e gli eventi a unica sessione effettuati da una sola persona per un vasto pubblico.

 

Usa Zoom Events per eventi più lunghi e coinvolgenti come inizi di vendite, eventi con i clienti, assemblee e inserimento dei dipendenti.

Utilizzo delle integrazioni di Zoom

Integra Zoom con i tuoi strumenti tecnologici per un evento online più efficace.

 

Visita Zoom App Marketplace per scoprire le oltre 1 000 integrazioni disponibili!

Automazione del marketing

Sfrutta l'integrazione con piattaforme di marketing come MarketoPardotHubSpot per trasformare automaticamente i partecipanti di Zoom Webinars in potenziali clienti.

 

Monetizzazione

Vuoi che l'evento sia a pagamento? Usa Zoom Events e connettiti con PayPal o Stripe per semplificare il processo di pagamento.

Creazione di un'esperienza interattiva

Agenti dell'assistenza clienti
Progetta il tuo evento nel dettaglio

Cosa fa di un evento un grande evento? Dipende tutto dall'esperienza che offri al tuo pubblico.

 

Durante un evento online farai molto più che sedere davanti a un computer e guardare un video o un intervento dal vivo. Se stai organizzando un evento virtuale in che in precedenza si svolgeva in presenza, devi ricorrere a tutta la tua creatività inserendo alcuni elementi interattivi anche nella modalità online.

 

Dalla preparazione all'evento dal vivo, scopri come sviluppare interazioni e coinvolgimento nell'evento.

Prima dell'evento

Progetta la pagina di destinazione dell'evento

 

La pagina di destinazione del tuo evento è il fulcro centrale delle tue attività di promozione. È il tuo flier digitale per feste, la prima impressione che i potenziali partecipanti avranno del tuo evento. In passato, la creazione di una pagina evento avvincente richiedeva un team di professionisti: uno scrittore per i contenuti, un designer per le immagini e uno sviluppatore web per raggruppare il tutto. Questo processo non era dispendioso solo in termini di tempo, ma anche di denaro.

 

Per fortuna, l'ascesa dei costruttori di siti Web senza codice ha reso più facile la creazione di splendide pagine di eventi per gli utenti non tecnici. Tuttavia, queste piattaforme spesso hanno le proprie curve di apprendimento e i propri costi.

 

In Zoom, abbiamo recentemente lanciato un generatore di pagine per eventi nella piattaforma Zoom Events che consente agli operatori di marketing di creare pagine di eventi professionali e brandizzate utilizzando una semplice funzionalità di trascinamento della selezione. Non sono richieste competenze di programmazione!

 

Funzionalità principali del generatore di pagine Zoom Events:

 

  • Interfaccia drag-and-drop intuitiva
  • Modelli personalizzabili per adattarsi al tuo marchio
  • Zoom AI Companion integrato per la generazione di testo e immagini
  • Integrazione agevole dei dettagli dell'evento e del processo di registrazione

 

 

 

Sfruttando questi strumenti, puoi assicurarti che la messaggistica, i dettagli, l'invito all'azione, le immagini e il design della pagina dell'evento siano tutti in linea con il marchio e mostrino la personalità unica del tuo evento. Il risultato? Una pagina che non solo informa ma emoziona i potenziali partecipanti, aumentando le iscrizioni e ponendo le basi per un evento di successo.

Coinvolgimento durante l'evento

Attiva le sessioni di domande e risposte

La funzionalità Domande e risposte consente ai partecipanti del webinar di inviare delle domande durante la sessione e di ottenere risposte dal vivo o per iscritto. Ecco alcuni consigli per usare la funzionalità Domande e risposte durante un webinar:

  • Se ti aspetti un pubblico molto ampio, coordinati con i relatori o coinvolgi gli organizzatori per rispondere alle domande durante l'evento.
  • Puoi anche incaricare dei membri del tuo team di gestire le domande e le risposte, permettendo così ai tuoi relatori di concentrarsi sui loro interventi. Se il tuo team dedicato alle domande e alle risposte non partecipa con audio e video, puoi nascondere i loro video tramite la funzione Nascondi partecipante senza video.
  • Prepara in anticipo alcune domande stimolanti, nel caso in cui quelle inviate dai partecipanti non siano abbastanza mirate.
  • Considera da chi è composto il tuo pubblico e valuta la possibilità che qualcuno disturbi o si comporti in maniera inappropriata durante la sessione di domande e risposte. Nel caso il pubblico sia interno all'azienda, è possibile mostrare a tutti le domande e le risposte, mentre in un evento aperto e su larga scala servono delle regole più ferree in merito.
  • Puoi adattare le impostazioni per attivare o disattivare le domande anonime o per decidere se i partecipanti possono visualizzare, commentare o votare le domande.
  • Al termine del webinar, consulta l'elenco di domande e risposte, e ricontatta i partecipanti a cui non hai potuto
    rispondere in diretta.

 

Sondaggi

Ricevi feedback in tempo reale dal pubblico o valuta il livello di comprensione del contenuto che stai presentando e lancia sondaggi preimpostati durante la sessione.

 

Maggior coinvolgimento

Usa applicativi come Slido, Kahoot! o giochi come "la ruota della fortuna" per rendere l'evento più divertente e interattivo.

 

Sessioni secondarie

Fai conoscere i partecipanti tra loro dividendoli in piccoli gruppi durante l'evento. Puoi dividerli in sessioni secondarie in tempo reale, assegnarli a una sala prima dell'evento oppure permettere a ciascuno di scegliere a quale sala partecipare e di spostarsi liberamente da una all'altra.

Ecco tutto quello che devi sapere sulle sessioni secondarie di Zoom.

 

Chiedi un feedback

Per raccogliere le opinioni dei partecipanti, invia un sondaggio al termine dell'evento. Se usi Zoom Webinars, puoi impostare l'avvio automatico del sondaggio quando gli ospiti escono dalla sessione.

Vuoi vedere queste funzionalità in azione?

Iscriviti al webinar Presentazione di Zoom Events

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Preparazione dell'evento

calendario

Prepara il tuo team

Organizzare un evento online di successo è un lavoro di team. Dovrai preparare i tuoi relatori e coordinare il team dell'evento per assicurarti che tutto funzioni senza intoppi. Leggi attentamente le nostre liste di controllo degli eventi per assicurarti di non dimenticare nulla.

 

Checklist per il team di produzione

 

  • Velocizzare il team di produzione

    Designare la persona (o le persone) incaricate di gestire tutti gli aspetti che riguardano la produzione.

  • Crea un canale Zoom Team Chat

    Sfrutta Zoom Team Chat e crea canali di pianificazione dedicati al tuo team, in modo che tutti siano sempre aggiornati sui compiti e sulle attività in agenda. Zoom Team Chat consente di collaborare in tempo reale con tutti i membri del team interni ed esterni.

  • Creare un piano di produzione

    La pianificazione della produzione deve includere gli orari dettagliati e i luoghi di tutte le sessioni, le informazioni sui presentatori, i momenti di transizione, le procedure e le pause.

  • Creare un flusso di lavoro per l'evento

    Definisci e immagina chiaramente l'esperienza dell'evento online con i dettagli tecnici di tutte le sessioni, le opzioni di streaming dal vivo e tutti gli aspetti necessari per allineare i team della produzione con quelli tecnici e di presentazione.

Checklist per il team tecnico

 

  • Sceglie le impostazioni per la riunione e/o il webinar

    Collabora con il team di presentazione per definire chiaramente e abilitare le impostazioni di ogni sessione (ad esempio, per decidere se abilitare la funzionalità Domande e risposte o la chat per i partecipanti).

  • Abilitar le sessioni di prova

    Durante la pianificazione del webinar, assicurati di abilitare le sessioni pratiche in modo che gli organizzatori e i relatori possano accedere alla piattaforma del webinar con anticipo per scegliere le impostazioni.

  • Invita i relatori

    Con Zoom Webinar, ogni relatore deve partecipare utilizzando un link univoco che riceverà per e-mail. Dopo aver scelto i relatori e pianificato il webinar, invia il link di invito e assicurati che lo ricevano.

  • Organizza una prova

    Fai una prova generale con i tuoi presentatori per assicurarti che videocamere, microfoni, illuminazione e altre impostazioni funzionino correttamente e per esercitarti su introduzioni, contenuti e momenti di transizione. Incoraggiali a partecipare alla prova generale con l'attrezzatura che useranno il giorno dell'evento.

    Scarica la lista di controllo per le prove generali

  • Impostare lo streaming dal vivo

    Decidi se trasmettere in streaming dal vivo contemporaneamente su Facebook LiveYouTube Live, un servizio personalizzato, o su più piattaforme diverse utilizzando restream.io.

     
  • Decidi chi registrerà l'evento

    Decidi chi sarà il responsabile di questa procedura e come dovrà realizzarla. Puoi decidere se registrare nel  cloud o in locale.

Lista di controllo del team di presentazione

 

  • Preparare i presentatori

    Invia ai presentatori delle risorse con le istruzioni per utilizzare Zoom e assicurarsi in anticipo che video e audio siano della qualità adeguata.

  • Crea un programma per i relatori

    Se la sessione prevede gli interventi di più relatori, crea una pianificazione e fai sapere a ognuno di loro quanto tempo avrà a disposizione.

  • Raccogli i materiali dei relatori

    Chiedi ai relatori di inviarti con anticipo i contenuti della loro presentazione, le loro biografie e le domande per il pubblico (per i sondaggi dal vivo o la sessione di domande e risposte).

  • Controllare la connessione a Internet

    Questo passaggio ti aiuterà a evitare problemi tecnici derivanti da una connessione Wi-Fi instabile, che potrebbe influire negativamente sulla qualità audio e sull'esperienza generale dei partecipanti. Incoraggia i presentatori virtuali a fare lo stesso.

  • Minimizzare i rumori di fondo

    Usa un microfono fisso o delle cuffie professionali per garantire la migliore qualità audio possibile. Controlla le impostazioni audio per eliminare i rumori di fondo.

  • Ottimizza il video

    Apri le impostazioni del video per abilitare l'HD, effettuare le regolazioni per le luci basse e, se necessario, per ritoccare il tuo aspetto.

  • Imposta lo sfondo

    Puoi creare uno sfondo virtuale brandizzato per tutti i presentatori che mostri nome, azienda e titolo. Se preferisci non utilizzare uno sfondo virtuale, assicurati che quello reale sia pulito e ordinato.

  • Scegliere gli abiti giusti

    Prediligi i colori a tinta unita rispetto alle righe o ai tessuti con trame piccole e fitte. Se hai uno schermo verde, ricorda di vestirti con un colore diverso.

Consiglio professionale
Consiglio professionale

Invia ai relatori un kit con tutto il necessario: un microfono/delle cuffie, un cavo ethernet, una ring light e una webcam. Crea una cartella con le risorse digitali e un modello dello sfondo virtuale, le grafiche dell'evento e i testi per i post dei social media, così potranno promuovere la sessione tra i loro contatti.

Promozione dell'evento

Immagine di persona che apre una busta

Aumenta la partecipazione

Puoi anche creare l'evento più incredibile del mondo, ma se non ti ritagli del tempo per promuoverlo a dovere, il tuo pubblico non saprà nemmeno che esiste. Crea delle risorse che ti permettano di promuovere l'evento in modo efficace e porta i partecipanti sul tuo sito Web per saperne di più.

 

Sito web dell'evento

 

Il sito web o la pagina di destinazione del tuo evento devono dare ai visitatori tutte le informazioni necessarie per consentire loro iscrizione e partecipazione. Inoltre, deve comunicare ai partecipanti il valore dell'evento: la ragione per cui è adatto a loro e per quale motivo non possono perderlo

Cosa includere nel sito web dell'evento:

 

  • Rapida panoramica dell'evento

    Di cosa si tratta? A chi è destinato? Dai ai partecipanti un anticipo di cosa aspettarsi in uno o due brevi paragrafi.

  • Programma e orari

    Non dimenticare il fuso orario.

  • Informazioni sulle sessioni

    Inserisci una breve descrizione di ogni sessione.

  • Sezione sugli oratori

    Inserisci una foto e una breve biografia dei relatori per farne conoscere l'esperienza.

  • Espositori e sponsor

    Mostra gli sponsor che supportano l'evento inserendo il loro logo e le informazioni aziendali.

  • Risorse

    Compila una lista di risorse: post sul blog, siti web da consultare per ulteriori informazioni o un canale di chat su Zoom dedicato all'evento per i partecipanti.

  • Domande frequenti

    Rispondi a domande classiche ad esempio: "Quanto costa partecipare?" o "Potrò rivedere la registrazione dopo l'evento?"

  • Immagini efficaci

    Cattura il pubblico e promuovi il tuo brand con risorse visive che convincano i potenziali contatti a partecipare.

  • Pagina di iscrizione

    Sia Zoom Events sia Zoom Webinars ti consentono di personalizzare la tua pagina di iscrizione con il branding della tua organizzazione e con domande personalizzate.

  • Trailer video

    Un reel accattivante può rivelarsi un bel modo per creare grande aspettative per l'evento sui social media e in altre modalità di marketing.

Pubblicizzazione dell'evento

Inizia a promuovere il tuo evento online con almeno due o tre settimane di anticipo per aumentare il numero di iscritti. Non dimenticare di creare dei link di tracciamento per la registrazione al webinar, così potrai valutare quale azione di marketing è più efficace.

 

E-mail marketing

Utilizza il database che già possiedi per inviare e-mail di marketing mirate alle persone che potrebbero essere interessate al tuo evento. Se sei un cliente di Zoom Sessions o di Events, puoi inviare e-mail di marketing personalizzate direttamente dalla piattaforma degli eventi. Questa integrazione contribuisce a garantire la coerenza del brand lungo tutto il percorso dell'evento e unifica gli applicativi, consentendoti un risparmio di tempo e riducendo il rischio di problemi di comunicazione.

 

Articoli sul blog

Il marketing dei contenuti ti permette di raccontare la storia del tuo evento, fornire le informazioni necessarie e approfondire di più rispetto a una semplice e-mail. Utilizza le parole chiave adatte per incrementare il traffico sul blog.

 

Comunicati stampa

Un comunicato stampa e il coinvolgimento dei media per sottolineare i relatori di spicco e tutti i dettagli più importanti possono mettere in grande risalto il tuo evento. Prepara una lista di media con pubblicazioni nel settore e cerca quelli che si interessano a eventi come il tuo per raggiungere meglio il tuo pubblico ideale. Ricorda anche di invitare i giornalisti interessati all'evento.

 

Social media

Aiuta i tuoi follower a interagire creando hashtag, grafiche e campagne per social media. Oltre alla reach organica, non dimenticare gli annunci online e le info sulle inserzioni.

 

Marketing per i partner e i relatori

Crea delle risorse visive e degli esempi di post per i social media che i partner e i relatori possano utilizzare facilmente, ad esempio un modello di grafica in cui possono aggiungere il loro nome e le informazioni sulla sessione.

 

Menzioni nei podcast

Se è pertinente, promuovi il tuo evento sui podcast del settore.

 

Coinvolgimento della comunità

Condividi nelle comunità online o nei forum attinenti.

 

Collaborazione con influencer:

Coinvolgi gli influencer del settore per promuovere il tuo evento.

 

Pubblicità a pagamento

Valuta la possibilità di pubblicare annunci mirati per raggiungere un pubblico più ampio per gli eventi di alto profilo.

 

Supporto ai dipendenti

Suggerisci al team di diffondere l'evento con loro reti utilizzando modelli facili da condividere per stimolare la partecipazione

 

Organizzazione dell'evento

Galleria vista oratore

Inizia lo spettacolo!

La parte organizzativa è ormai terminata. Adesso è il momento di andare al sodo: inizia l'evento! Dalla prova generale (assolutamente necessaria!) al grande giorno, è fondamentale mantenere la coerenza del marchio che hai stabilito nei tuoi sforzi promozionali. Ecco cosa devi tenere a mente.

Preparazione

 

1. Organizza una prova generale

Pianificala circa una settimana prima dell'evento con il tuo team di produzione, con gli organizzatori, con i relatori e con tutti quelli che avranno un ruolo attivo, così da risolvere tutti gli eventuali problemi con anticipo.

Cose da fare alla prova: tutto quello che non puoi dimenticare

 

2. Gestisci i relatori per assicurare la loro riuscita

Fornisci a relatori e relatrici tutti i consigli tecnologici necessari, così arriveranno preparati e svolgeranno al meglio il loro lavoro.

 

3. Partecipa alla sessione di prova

Una sessione pratica del webinar consente all'organizzatore di avviare il webinar e di far partecipare solo i relatori e i co-organizzatori. Chiedi ai relatori di accedere all'evento con 10-20 minuti di anticipo, così da partecipare alla sessione pratica, chiedigli inoltre di provare audio e video e risolvere eventuali problemi dell'ultimo minuto prima dell'evento dal vivo.

Consiglio professionale
Consiglio professionale

Solo gli organizzatori e i co-organizzatori possono fare clic sul tasto Avvia Webinar durante la sessione di pratica. L'azione non può essere annullata, quindi ricorda di premere il tasto solo quanto tutti saranno pronti.

Sessione dal vivo

 

1. Inizia con anticipo

Prova a lanciare il webinar con qualche minuto di anticipo per dare a tutti i partecipanti il tempo necessario per accedere prima che l'evento inizi. Puoi anche mettere una musica di sottofondo nell'attesa, ma assicurati che sia royalty-free.

 

2. Controlla le impostazioni

Mentre i partecipanti iniziano ad accedere, approfittane e ricontrolla che le impostazioni della riunione o del webinar siano corrette. Controlla che la registrazione e la trasmissione in streaming dal vivo siano sulle piattaforme corrette e inizia a trasmettere in streaming dal vivo, se non hai abilitato la trasmissione in automatico. Assicurati che la funzionalità per domande e risposte sia stata impostata correttamente e che i relatori e i co-organizzatori abbiano le autorizzazioni corrette.

 

3. Discorso di apertura

Apri l'evento con un piccolo discorso di benvenuto: spiega ai partecipanti se il webinar verrà registrato, come inviare le domande e quali argomenti verranno affrontati. E non dimenticare di ringraziare i relatori e gli sponsor!

 

4. Risoluzione dei problemi durante l'evento

Tieni aperte le pagine di assistenza di Zoom EventsZoom Webinars o Zoom Meetings per risolvere eventuali problemi all'istante. Se i relatori riscontrano dei problemi, puoi chattare con loro sul client Zoom o usare la funzionalità di chat privata interna alla sessione.

 

Zoom Events offre diverse funzionalità per migliorare la tua esperienza di evento dal vivo:

  • Sfondi personalizzati per i relatori: consolida il brand e il tema dell'evento.
  • Sfondo dell'evento: crea un'esperienza che sia visivamente coerente per i partecipanti.
  • Condivisione delle risorse: nella lobby dell'evento proponi i materiali pertinenti.
  • Zoom Production Studio: migliora il tuo evento con una produzione di qualità televisiva, tra cui scene personalizzate, stili dei bordi e proporzioni.

 

Approfondimento post-evento

monitor multischermo

Sfrutta i contenuti e coinvolgi i partecipanti

È fatta! Ma anche se l'evento è finito, non significa che non c'è altro da fare. Fai un piccolo sforzo in più per raccogliere i feedback, gestire le registrazioni e ricontattare i lead per trarre il massimo dall'evento appena concluso e a cui hai lavorato così tanto.

 

Sondaggio post-evento

Raccogli i feedback dei partecipanti per sapere cosa ha funzionato e cosa si potrebbe migliorare. Utilizza il sondaggio per raccogliere il Net Promoter Score dai partecipanti, per tutto l'evento e per le singole sessioni.

 

Hub dei contenuti degli eventi

Modifica le registrazioni e le trascrizioni e mettile a disposizione sul tuo sito Web o sulla pagina dell'evento. Puoi anche controllare gli accessi per raccogliere i dati degli utenti che le visualizzano. Con Zoom Events, puoi creare un hub di contenuti online in cui i contenuti del tuo evento on-demand possono vivere ed essere utilizzati per promuovere eventi futuri in un'unica posizione facilmente accessibile.

 

 

Contenuto registrato

Modifica le registrazioni e le trascrizioni e mettile a disposizione sul tuo sito Web o sulla pagina dell'evento. Puoi anche controllare gli accessi per raccogliere i dati degli utenti che le visualizzano.

 

Follow-up con i partecipanti

Invia un'e-mail ai partecipanti includendo un link da cui rivedere la registrazione dell'evento e altre risorse aggiuntive.

 

Report dell'evento

Se usi Zoom Events, controlla la dashboard di riepilogo degli eventi, genera i report della riunione per ottenere dati sulle iscrizioni e risultati dei sondaggi, o report sul webinar per ottenere informazioni sulle prestazioni di iscrizioni, partecipanti, domande e risposte, sondaggi ed evento.

 

Acquisizione di lead

Approfitta dei risultati dei report per valutare i lead e utilizzare le integrazioni chiave menzionate sopra per creare un funnel di vendita.

 

Valutazione

Per assicurarti che il tuo prossimo evento sia ancora meglio dell'ultimo, valuta cosa ha funzionato e cosa no. Utilizza i dati e i feedback dei partecipanti, ma anche quelli dei relatori, ottenuti dai report e traccia il livello di coinvolgimento con le funzioni disponibili per quanto riguarda i contenuti e non solo.

Porta online il tuo prossimo evento

Non è semplice realizzare un'esperienza di evento brandizzata che stupisca il tuo pubblico dall'inizio alla fine. Per realizzare la tua visione sono necessari un'attenta pianificazione, una messaggistica coerente e gli applicativi giusti. Zoom Events offre una soluzione completa che semplifica questo processo e ti consente di:

 

  • Creare facilmente pagine di eventi eccezionali e brandizzate
  • Promuovere efficacemente il tuo evento attraverso gli applicativi di marketing integrati
  • Offrire un'esperienza di evento dal vivo professionale e coesa
  • Ampliare l'impatto del tuo evento grazie alla gestione centralizzata dei contenuti

 

Sfruttando queste funzionalità, puoi creare eventi virtuali che, oltre a soddisfare le aspettative, le superano, favorendo connessioni importanti e migliorando i risultati aziendali nell'era digitale.

 

Non dimenticare che la chiave per un evento virtuale di successo sta nei dettagli. Dal primo clic sulla pagina dell'evento all'e-mail di follow-up finale, ogni punto di contatto rappresenta un'opportunità per rafforzare il tuo brand e offrire valore al tuo pubblico. Con Zoom Events, hai gli applicativi per rendere indimenticabile e di grande impatto ogni fase di questo percorso.

 

Vuoi scoprire di più? Dai un'occhiata all'hub di apprendimento di Zoom Events.