Scopri Zoom Docs con AI Companion : segui i nostri suggerimenti per creare documenti collaborativi utilizzando riepiloghi e trascrizioni delle riunioni, modelli e altro ancora.
6 tempo di lettura
Data di aggiornamento August 13, 2024
Pubblicato in data August 05, 2024
Il modo in cui lavoriamo sta cambiando. E questo significa che anche le soluzioni di elaborazione testi, un fondamento per i lavoratori della conoscenza, stanno cambiando.
Hai bisogno che i tuoi documenti siano tabula rasa per qualsiasi cosa tu stia costruendo, che si tratti di una proposta tradizionale, di una tabella per tenere traccia dei piani e delle risorse del progetto o di una knowledge base interna. Ma vuoi anche riuscire a utilizzare l'IA per conquistare la pagina vuota popolando i tuoi documenti con approfondimenti dalle riunioni, informazioni pertinenti e idee per iniziare.
È necessario che siano basati su cloud e pronti per la collaborazione in tempo reale, non bloccati sul computer o distribuiti su più versioni diverse inviate via e-mail avanti e indietro.
Hai bisogno di documenti creati per il pubblico digitale, ben organizzati e facilmente navigabili, non vincolati da margini rigidi e formati pronti per la stampa.
E in un mondo in cui l'efficienza è essenziale, hai bisogno che i tuoi documenti contribuiscano ad aumentare la produttività inserendoli nei tuoi flussi di lavoro quotidiani e nelle app che usi più spesso, senza ostacolarla come un altro strumento separato.
Zoom Docs, incluso in Zoom Workplace, può aiutarti in questo. Ecco uno sguardo a cosa puoi fare con Zoom Docs e come può aiutarti a risolvere le sfide menzionate sopra.
Zoom Docs è una soluzione flessibile e collaborativa per la creazione di documenti, wiki, tabelle e altro ancora in Zoom Workplace, con funzionalità AI Companion al centro, incluse senza costi aggiuntivi.*
AI Companion, il tuo assistente di IA generativa, può aiutarti a generare e sintetizzare informazioni e perfezionare la tua scrittura. AI Companion può importare i contenuti di Zoom Meetings in un documento Zoom. È inoltre possibile aggiungere diversi blocchi di contenuto e selezionare vari modi per visualizzare le informazioni.
Zoom Docs ti consente di andare oltre un semplice elaboratore di testi creando documenti basati sull'IA. Ecco tre modi in cui puoi usarlo.
Scrivi una proposta commerciale, un piano di marketing, un brief di progetto e di tutto e di più. AI Companion è lì per aiutarti a creare la tua bozza. Inoltre, puoi sfruttare il riepilogo e la trascrizione della riunione di AI Companion per fornire maggiori dettagli e informazioni specifiche per aiutare AI Companion a creare il prodotto finale desiderato. Ciò ti consente di trasformare le conversazioni che hai durante le riunioni in documenti ben organizzati e fruibili.
Aggiungi titoli e sottotitoli per separare il tuo documento in sezioni facili da navigare. Tagga i colleghi nel documento per assegnare loro attività oppure aggiungi un commento a una parola o frase specifica e tagga il tuo compagno di team in modo che possa rispondere nel suo tempo libero.
Condividi il documento con i colleghi tramite la chat per il team o in un link via e-mail, oppure aprilo nella finestra Zoom Meetings durante una riunione per visualizzare, modificare e collaborare con altri partecipanti in tempo reale.
Quando le conoscenze e i processi aziendali non sono documentati o esistono in una varietà di luoghi diversi, trovare ciò di cui si ha bisogno diventa una sfida. Le cose possono diventare ancora più complicate quando un collega va in vacanza o passa a un'altra posizione e non è possibile accedere ai file che ha creato.
Hai bisogno di un'unica fonte di verità in cui i membri del team possano trovare informazioni aggiornate. Puoi utilizzare Zoom Docs per creare un wiki, un hub centrale in cui risiedono le informazioni, facilmente ricercabile e accessibile.
Ti consigliamo di creare una pagina principale, quindi di creare sottopagine collegabili nidificate all'interno di quella pagina principale che approfondiscono argomenti specifici. La pagina principale funge da sommario in modo che i membri del team possano navigare facilmente verso le informazioni di cui hanno bisogno.
Con i controlli di condivisione granulari, puoi consentire a un gruppo selezionato di colleghi o a tutti gli utenti dell'azienda di visualizzare il wiki. Puoi anche limitare l'accesso in modifica a coloro che sono incaricati di aggiornare il documento.
Zoom Docs riunisce i team in un unico documento collaborativo. Usalo per la definizione degli obiettivi, i piani trimestrali, la pianificazione di eventi e altro ancora. Puoi utilizzare i wiki per rimanere organizzato in modo da avere una raccolta di documenti associati a un progetto, semplificando la ricerca di informazioni e risorse importanti. Puoi anche monitorare lo stato delle azioni utilizzando il nostro modello di progetto o creare un tracker personalizzato con le colonne di stato di cui hai bisogno. Le tabelle di dati consentono di filtrare, ordinare, raggruppare e organizzare facilmente le informazioni.
Puoi estrarre i passaggi successivi generati da AI Companion dal riepilogo della riunione e aggiungerli alla tabella dei dati. Puoi incorporare la lavagna collaborativa del tuo team nello stesso documento. In questo modo, il tuo team di progetto sa dove trovare e aggiungere informazioni e puoi aprire questi documenti in una riunione Zoom per collaborare in tempo reale, rendendo così la collaborazione ancora più fluida.
Visualizza i documenti che hai creato e a cui hai collaborato e inizia un nuovo documento dalla home page di Docs.
Nell'app Zoom Workplace per computer desktop o dispositivi mobili (6.1.6 o versioni successive), vai alla scheda Docs (clicca su Altro se non la vedi nella barra di navigazione in alto). Qui troverai un elenco dei documenti che hai creato e su cui sei stato invitato a collaborare e le opzioni per creare un nuovo documento. Puoi anche accedere a Docs andando su docs.zoom.us o nell'app Web Zoom all'indirizzo app.zoom.us/wc/docs.
Ci sono diversi modi per iniziare:
Inizia da zero scegliendo l'opzione "Documento vuoto" dalla homepage della scheda Docs. Da lì, puoi chiedere ad AI Companion di aiutarti a fare brainstorming e mettere insieme una bozza.
Dalla homepage Docs, clicca su "Le mie riunioni" nella barra laterale sinistra per trovare un elenco di riunioni da cui puoi creare un documento. Per continuare la collaborazione dopo la riunione, puoi inserire i riepiloghi delle riunioni di AI Companion o le trascrizioni delle riunioni precedenti in un documento. Esplora i modelli disponibili, come "alzati" o "feedback degli utenti", per aiutarti a formattare le informazioni nel modo più utile.
Tieni presente che solo gli organizzatori della riunione avranno accesso alle informazioni della riunione e potranno scegliere cosa condividere con gli altri. Dalla vista Riunioni personali, vedrai quali riunioni hai organizzato con il riepilogo della riunione abilitato da cui puoi creare un documento.
Crea un nuovo documento o aprine uno esistente direttamente in una riunione cliccando sull'icona Docs nella barra degli strumenti della riunione. Puoi eseguire il co-editing con i partecipanti alla riunione per la creazione collaborativa, con AI Companion a tua disposizione. Una volta terminata la riunione, controlla la scheda Docs per trovare, condividere e modificare il documento.
Nella homepage di Docs, seleziona il pulsante "Modelli". Puoi scegliere tra diversi modelli a seconda del tipo di documento che desideri creare: un tracker di progetto, un brief, un ordine del giorno di una riunione e altro ancora.
Se si dispone di un file di testo (.docx, .txt, .md) o file di foglio di calcolo (.xlsx, .csv), seleziona l'opzione Importa dalla homepage di Docs. Potrai trasformare i tuoi documenti e contenuti esistenti in documenti Zoom per semplificare la condivisione, la formattazione e la collaborazione in Zoom Workplace.
Una volta avviato il documento e popolato con le informazioni utilizzando AI Companion o altre fonti, continua a costruire cliccando sul segno più o digitando una barra / per aggiungere diversi moduli o blocchi.
Inserisci componenti di base per i documenti, come intestazioni ed elenchi, oppure sbizzarrisciti con immagini, video, file audio, lavagne e altri contenuti multimediali.
Organizza il layout del documento con colonne e tabelle di dati. Se desideri visualizzare i tuoi dati in modo diverso, puoi passare da una vista tabella a una vista calendario o bacheca.
Soprattutto, ti invitiamo a provare diversi layout e componenti, spostarli sulla pagina e creare il tuo documento nel modo che funziona meglio per te. Zoom Docs è progettato per essere flessibile e adattarsi al tuo modo di lavorare.
È meglio sperimentare Zoom Docs con AI Companion, che consente a te e ai tuoi team di creare, perfezionare e riassumere documenti e sbloccare di più dalle tue riunioni creando documenti fruibili dalle trascrizioni delle riunioni. Per consentire ai tuoi team di estendere la collaborazione alle riunioni utilizzando AI Companion per Zoom Docs, l'amministratore dell'account deve abilitare le impostazioni corrette, incluso l'uso dei riepiloghi e delle trascrizioni delle riunioni.
Consulta il nostro articolo di assistenza su Docs per una guida dettagliata su dove trovare e abilitare ciascuna impostazione.
Zoom Docs è incluso nei piani Zoom Workplace Pro, Business, Business Plus, Education ed Enterprise: puoi creare documenti illimitati utilizzando AI Companion senza costi aggiuntivi.* Gli utenti dei piani Zoom Workplace Basic possono creare un numero illimitato di documenti personali e fino a 10 documenti collaborativi, ma non hanno accesso alle funzionalità di AI Companion.
Aggiorna la tua app Zoom Workplace per computer desktop o dispositivi mobili alla versione 6.1.6 o versioni successive, oppure vai su docs.zoom.us o app.zoom.us/wc/docs per iniziare a usare Zoom Docs.
Per maggiori informazioni, visita la nostra pagina Zoom Docs e l'articolo di assistenza, oppure clicca sulla scheda Docs nell'app Zoom Workplace per creare il tuo primo documento.
*Incluso con i servizi a pagamento degli account utente Zoom. AI Companion potrebbe non essere disponibile per tutte le regioni o per tutti i settori. Le funzionalità di AI Companion per Zoom Docs non sono incluse nei piani Zoom Basic.
3 tempo di lettura
Annuncio di Zoom Docs: una soluzione di documentazione collaborativa basata sull'IA che ti consente di trasformare i contenuti delle riunioni in documenti, wiki e progetti fruibili.
7 tempo di lettura
Zoom Workplace riunisce le soluzioni per la comunicazione, il coinvolgimento dei dipendenti, gli spazi e la produttività in un'unica piattaforma con le funzionalità interconnesse di Zoom AI Companion.
5 tempo di lettura
Scopri come Zoom Workplace la tua piattaforma di collaborazione basata su IA, può aiutarti a essere più produttivo durante la giornata lavorativa.
