Praktik Terbaik untuk Mengadakan Rapat Virtual dengan Semua Anggota
Rapat dengan semua anggota memungkin Anda berbagi informasi dan pembaruan yang berguna tentang organisasi Anda secara keseluruhan. Berikut cara mengadakan rapat umum interaktif yang akan melibatkan dan menarik karyawan Anda.
Dalam panduan ini, kita akan membahas:
Tantangan hibrida
Seiring perusahaan melakukan transisi ke pekerjaan hibrida, menjaga keterlibatan dan memupuk hubungan dengan karyawan jarak jauh dan pribadi harus menjadi pertimbangan utama. Dengan transisi ini, organisasi perlu menyesuaikan diri dengan dinamika yang berubah, dan hal ini termasuk bagaimana Anda berbagi informasi secara efektif dengan dan melibatkan tenaga kerja hibrida Anda.
Menurut Penelitian Gartner, pangsa kerja hibrida pekerja jarak jauh diperkirakan akan mencapai 70% dari total tenaga kerja jarak jauh pada akhir tahun 2022.
Jadi, bagaimana organisasi akan beradaptasi untuk terus memperbarui tenaga kerja terdistribusi tentang informasi penting perusahaan dan melibatkan tim jarak jauh?
Profesional komunikasi internal dan SDM harus mempertimbangkan:
untuk berfokus pada menyampaikan pembaruan penting di seluruh perusahaan
untuk secara efektif terlibat dengan seluruh tenaga kerja yang tersebar secara global
menggunakan komunikasi terbuka melalui rapat semua anggota perusahaan untuk membantu karyawan merasa terhubung
Panduan ini menawarkan tips ahli untuk menyelenggarakan rapat semua anggota perusahaan untuk membantu Anda menciptakan rasa kebersamaan di seluruh bisnis Anda dan mengomunikasikan pembaruan internal penting dengan karyawan Anda.
Memilih teknologi yang tepat
Apakah Anda ingin membangun hubungan atau mengumumkan berita perusahaan terbaru, memilih teknologi yang tepat akan membantu Anda memberikan pengalaman karyawan yang berharga.
Zoom Meetings dan Zoom Webinars masing-masing menyediakan fitur yang memungkinkan bisnis, besar dan kecil, untuk menyelenggarakan rapat semua anggota yang sukses dan menarik, sementara Zoom Events memungkinkan Anda membuat hub untuk acara karyawan di masa lampau dan masa sekarang.
Zoom Meetings vs. Zoom Webinars vs. Zoom Events
Zoom Meetings
Peserta diketahui oleh host.
- Hingga 1.000 peserta
Peserta dapat berinteraksi dengan video, audio, berbagi layar, anotasi, obrolan, dan ruang diskusi.
Terbaik untuk kolaborasi grup
- Sinkronisasi tim
- Demo penjualan
- Kelas online & jam kerja
Zoom Webinars
Audiens & peserta yang besar tidak diketahui oleh host.
- Hingga 50.000 peserta.
Peserta dapat melihat, mendengarkan, dan menggunakan T&J.
Terbaik untuk acara publik
- Rapat dewan
- Konferensi & seminar virtual
- Acara hiburan
Zoom Events
Bebas memilih antara Zoom Meetings dan Zoom Webinars
Menetapkan tiket individual untuk setiap peserta
Terbaik untuk acara:
- Dengan sesi berulang
- Menampilkan banyak trek
- Berlangsung selama beberapa hari
Bagaimana cara memutuskan
Berapa banyak karyawan yang akan hadir? Berapa banyak interaksi yang Anda inginkan? Apakah Anda menyelenggarakan beberapa sesi? Berikut adalah beberapa rekomendasi kapan harus menggunakan setiap solusi Zoom.
Zoom Webinars
Ideal untuk menyelenggarakan rapat dengan hingga 50.000 peserta hanya melihat dan hingga 1.000 panelis interaktif
Zoom Events
Terbaik jika Anda ingin memilih secara fleksibel antara Zoom Meetings dan Zoom Webinars untuk sesi semua anggota Anda, dan mengelola serta menyimpan setiap rekaman dalam satu Hub yang dapat diakses secara internal
Pikirkan tentang pengalaman peserta
Jenis pengalaman peserta dan tingkat interaksi yang Anda inginkan untuk karyawan akan menjadi faktor penting dalam menentukan teknologi yang akan dipilih.
Zoom Meetings dibuat untuk menghubungkan. Karyawan tidak hanya memiliki akses ke audio dan video, mereka juga memiliki fleksibilitas yang lebih besar untuk berinteraksi dan terlibat dengan fitur-fitur seperti obrolan, filter, reaksi, polling, papan tulis digital, dan mengangkat tangan. Mereka juga dapat berbagi layar dan bergabung dengan Ruang Diskusi jika host mengaktifkan fitur-fitur ini.
Zoom Webinars memberi host kontrol yang lebih besar atas pengalaman peserta. Peserta tidak memiliki kemampuan untuk menggunakan audio atau video atau berbagi layar mereka, yang membatasi potensi gangguan. Karyawan masih akan memiliki kesempatan untuk terlibat melalui panel T&J, obrolan webinar, polling, reaksi, dan survei pasca-webinar. Hal ini membuat Zoom Webinars berguna untuk mengomunikasikan pembaruan di seluruh perusahaan, menyelenggarakan diskusi panel eksekutif, dan melakukan pelatihan skala besar. Host juga dapat menyesuaikan tampilan dan nuansa setiap rapat semua anggota dengan branding sesi.
Dengan Zoom Events, Anda dapat memilih untuk menyelenggarakan sesi individual dengan Zoom Meetings atau Zoom Webinars dan menggunakan fitur interaktif yang tercantum di atas serta fitur tambahan seperti Jaringan dan Expo. Anda juga dapat dengan mudah menyimpan, mengelola, dan berbagi rekaman dari Hub Anda, direktori konten digital.
Tips dan praktik terbaik
Anda perlu membuat rapat dengan semua anggota yang paling sesuai dengan waktu karyawan dan menarik mereka untuk berpartisipasi. Praktik terbaik ini akan membantu Anda merasa percaya diri dalam mengadakan rapat yang profesional dan berpengaruh dengan semua anggota.
Bekerja sebagai tim
Ada banyak bagian yang bergerak saat menyelenggarakan acara virtual, bahkan yang internal. Delegasikan tugas kepada anggota tim dan uraikan dengan jelas peran dan tanggung jawab mereka sehingga Anda dapat bekerja sama untuk menciptakan pengalaman yang lancar.
Tetapkan peran
Untuk berbagi slide
Tetapkan seseorang yang mengetahui konten dan trek pembicaraan dengan baik untuk berbagi slide, atau berikan kontrol slide ke setiap pembicara sehingga mereka dapat memajukan slide mereka sendiri selama rapat.
Untuk memoderasi T&J dan obrolan
Bergantung pada banyaknya peserta yang Anda miliki, Anda dapat meminta beberapa orang memoderasi T&J dan obrolan. Cara ini sangat tepat agar karyawan bisa mendapatkan jawaban pertanyaan dengan cepat dan membuat mereka tetap terlibat selama rapat berlangsung.
Untuk meluncurkan polling
Polling, tersedia untuk Rapat dan Webinar, adalah cara yang bagus untuk terlibat dengan audiens Anda. Polling lanjutan memungkinkan format jawaban dan kuis tambahan untuk menjaga semuanya tetap menyenangkan dan memastikan orang memperhatikan. Tetapkan rekan satu tim untuk meluncurkan dan mengelola polling di seluruh acara Anda.
Mengelola peserta
Ikuti praktik terbaik keamanan kami untuk melindungi sesi dengan semua anggota. Anda juga dapat meminta rekan satu tim mengawasi T&J atau obrolan dan mencari potensi komentar yang tidak pantas atau gangguan.
Adakan gladi bersih
Latihan membuat sempurna! Sebelum acara, jadwalkan gladi bersih dengan semua pembicara untuk menguji audio, video, pencahayaan, dan koneksi internet mereka. Untuk tim teknis, ini adalah waktunya Anda harus berlatih berbagi slide dan video, meluncurkan polling, dan segala hal yang dapat Anda lakukan selama acara langsung.
Berikut daftar periksa untuk membantu Anda menjalankan semua dasar dalam gladi bersih dan pastikan Anda sudah siap menghadapi hari besar:
Daftar Periksa Gladi Bersih
Daftar Anda harus berisi:
Pengantar dan peran/tanggung jawab
- Host akan mengelola pertanyaan teknis semua anggota
- Peran Presenter/Panelis
Gambaran umum singkat tentang fitur dan kontrol rapat semua anggota
Saat menggunakan Zoom Webinars:
- Mengelola dan merespons T&J
- Berbagi pesan dan tautan dalam obrolan
- Meluncurkan Polling
- Panelis
Saat menggunakan Zoom Meetings:
- Mengelola dan merespons dalam obrolan
- Meluncurkan Polling
- Mengelola peserta
Tentukan siapa yang akan berbagi konten dan menguji konten
- Konten apa yang akan dibagikan? (misalnya, slide, video, desktop, aplikasi, dll.)
- Jika berbagi audio, seperti musik atau video dengan suara, uji untuk memastikan audio masuk pada volume yang tepat
Tinjau item pembenahan
- Kepada siapa host akan memulai segala hal setelah pesan ssambutan dan pembenahan?
- Ingatkan panelis untuk bergabung ke acara langsung 15 menit lebih awal
- Konfirmasi waktu mulai dan akhir rapat dengan semua anggota
- Tentukan bagaimana Anda mengelola T&J (yaitu menjawab di akhir)
- Obrolan dan Angkat Tangan akan dinonaktifkan untuk peserta kecuali ditentukan lain
- Tautan atau pesan apa (jika ada) yang harus dikirim ke peserta melalui obrolan?
Pastikan semua orang memiliki tautan panelis untuk acara langsung
Pertimbangan lainnya:
- Gunakan koneksi internet hardwire untuk menghindari masalah konektivitas
- Tutup program dan jendela yang tidak digunakan untuk mencegah kemunculan pop-up pemberitahuan atau tab yang tidak diinginkan
- Buat akun Zoom khusus yang hanya digunakan untuk menyelenggarakan rapat dengan semua anggota agar pengaturan disimpan/tidak dapat diubah oleh pengguna lain dalam akun
Daftar Periksa untuk Host Rapat Semua Anggota:
Sebelum Rapat dengan Semua Anggota (1-2 minggu)
Tinjau bahwa semua pengaturan akun yang diinginkan diaktifkan/dinonaktifkan
Jadwalkan rapat/webinar dengan semua anggota
Siapkan pertanyaan polling, jika ada
Buat draf agenda semua anggota
Buat draf daftar panelis
Sebelum rapat dengan Semua Anggota (~1 minggu keluar)
Tinjau & selesaikan konten/slide dan agenda
Kirim agenda akhir melalui email kepada eksekutif & panelis
Kirim undangan rapat/webinar ke semua karyawan
Promosikan & bagikan agenda di seluruh saluran perusahaan
Adakan gladi bersih dengan semua panelis
Selama Rapat dengan Semua Anggota
Moderasi acara
Berbagi layar
Pelacakan waktu
Pantau dan respons T&J
Setelah Rapat dengan Semua Anggota
Diskusikan dengan tim tentang apa yang berfungsi dengan baik/yang tidak berfungsi dengan baik
Distribusikan slide dan rekaman di seluruh saluran perusahaan
Respons karyawan lain di luar jangkauan
Keterlibatan dan hubungan audiens
Ada berbagai cara untuk menyelenggarakan rapat semua anggota yang sukses; semuanya bergantung pada struktur dan kebutuhan tenaga kerja Anda. Berikut adalah beberapa tips untuk membantu memastikan bahwa rapat semua anggota Anda memberikan nilai maksimal bagi karyawan Anda.
Variasi topik adalah yang utama
Anda perlu memvariasikan topik selama rapat agar audiens tetap terlibat dan tertarik dengan informasi yang disajikan. Pertimbangkan untuk mengundang pembicara tamu memberikan kesempatan pembelajaran, kepemimpinan pemikiran, atau hanya kesenangan biasa. Selain itu, berbagi video atau musik untuk membuat setiap rapat dengan semua anggota menjadi unik, adalah cara yang tepat untuk memicu ketertarikan.
Tunjang keterlibatan dalam rapat
Survei pra-acara
Rapat dengan semua anggota adalah waktu yang tepat untuk membuat karyawan terlibat dan bersemangat bekerja untuk organisasi Anda. Beri karyawan kesempatan untuk membagikan hal-hal penting yang ingin mereka ketahui, dan sesuaikan agenda semua anggota dengan menawarkan polling atau survei sebelum acara.
Tips proManfaatkan Zoom Team Chat untuk membagikan informasi sebelum dan sesudah acara. Buat gebrakan bahkan sebelum acara dimulai dan pastikan semua detail penting tidak terlewatkan!
T&J Langsung
Fitur T&J Zoom Webinars memungkinkan peserta mengajukan pertanyaan untuk mendapatkan tanggapan langsung atau tertulis selama acara berlangsung. Berikut beberapa tips untuk menggunakan fitur T&J:
Tunjuk anggota tim Anda untuk mengelola T&J sehingga presenter dapat fokus berbicara. Jika tim T&J Anda tidak berpartisipasi dalam audio atau video, Anda dapat menyembunyikan umpan video mereka melalui fitur Sembunyikan Peserta Nonvideo.
Siapkan beberapa pertanyaan mendalam, jika tidak ada pertanyaan yang cukup berkualitas dari peserta untuk mengisi waktu yang diberikan untuk T&J.
Anda dapat menyesuaikan pengaturan T&J untuk mengizinkan atau menonaktifkan pertanyaan anonim atau mengubah apakah peserta dapat melihat, berkomentar, atau mengajukan pertanyaan positif.
Tinjau laporan T&J setelah webinar dan tindak lanjuti dengan peserta yang pertanyaannya belum dijawab dalam sesi.
Ruang Diskusi
Tersedia dengan Zoom Meetings, Ruang Diskusi memungkinkan karyawan melakukan rapat dalam grup yang lebih kecil. Tetapkan peserta ke Ruang Diskusi sebelum atau selama sesi. Anda dapat mengizinkan peserta memilih ruang yang ingin diikuti atau mengizinkan mereka bergerak bebas di antara ruang.
Survei untuk umpan balik
Beri karyawan kesempatan untuk memberikan umpan balik setelah acara, untuk mengukur apa yang menurut karyawan berjalan dengan baik, apa yang masih perlu diperbaiki, dan apa yang ingin mereka lihat di acara semua anggota di masa depan. Dengan Zoom Webinars, Anda dapat menggunakan survei pascawebinar untuk meluncurkan survei secara langsung setelah acara.
Ingin mempelajari selengkapnya?
Hubungi tim penjualan kami untuk menemukan tips lainnya dalam menyelenggarakan rapat dengan semua anggota seperti seorang profesional