Conseils et astuces de vrais Zoomies pour AI Companion

Il peut sembler compliqué d’intégrer l’IA dans sa journée de travail, en particulier quand on ne connaît pas encore cette technologie. En quoi l’IA peut-elle vous aider ? Quels outils basés sur l’IA devez-vous utiliser ? Au lieu d’essayer de répondre à ces questions, et à d’autres encore, pourquoi ne pas découvrir par vous-même le potentiel d’un assistant IA ?

Avec Zoom AI Companion, il est aussi simple d’utiliser l’IA que de participer à une réunion Zoom ou d’envoyer un message de chat, car AI Companion est aussi intuitif que la plateforme Zoom et parfaitement intégré à celle-ci. Il suffit de repérer l’icône aux deux étoiles scintillantes quand vous utilisez Zoom, dans vos réunions, vos outils Team Chat, vos tableaux blancs, etc.

Et si vous n’arrivez pas à choisir votre invite ou que vous devez tester votre première synthèse de réunion, les employés de Zoom, les Zoomies, sont là pour vous aider. Les Zoomies sont toujours les premiers à tester les nombreuses nouvelles fonctionnalités d’AI Companion dans leur travail quotidien. Voici une sélection de leurs conseils et astuces qui vous permettra d’utiliser au mieux notre assistant IA.

Les Zoomies apprécient particulièrement la possibilité de poser des questions à AI Companion à propos de la conversation en cours dans une réunion Zoom en direct. AI Companion utilise la transcription de la réunion pour leur répondre. Vous pouvez soumettre les invites proposées par Zoom comme « Tenez-moi au courant. », ou en créer vous-même. D’après les Zoomies, plus l’information recherchée est précise, plus l’invite doit être spécifique. Cela demande un peu d’entraînement, car la création d’invites est un art, et il est parfois difficile de savoir quoi demander.

Voici une sélection de nos invites personnalisées favorites, que vous pourrez poser à AI Companion lors de votre prochaine réunion :

• Si vous n’avez pas bien compris ce qui a été dit : « Que disait [personne] au sujet de [sujet] ? » 
• Pour savoir si un point de l’ordre du jour a déjà été traité : « L’équipe a-t-elle déjà parlé de [sujet] ? » 
• Pour obtenir une liste numérotée : « Crée une liste des sujets abordés dans l’ordre, avec le nom du principal intervenant pour chacun d’eux. » 
• Si vous souhaitez qu’AI Companion vous en dise davantage sur un sujet, enchaînez avec la question suivante : « Donne-moi plus d’informations à propos de [sujet]. »
• Pour connaître les prochaines étapes, demandez : « Quelles actions à effectuer ont été attribuées et à qui ? »

« Quand AI Companion répond par la négative à l’une de vos questions, voyez le côté positif, explique Will Siegelin, responsable des produits. S’il vous indique que le sujet que vous demandez ne figure pas dans la transcription, vous savez qu’il reste un point important à traiter pendant la réunion. »

Afin de ne pas oublier d’activer la synthèse de la réunion par AI Companion au début de chaque réunion, faites en sorte qu’elle démarre automatiquement. Pour cela, accédez à l’onglet AI Companion dans les paramètres de votre portail web.

« Il peut cependant arriver que vous ne souhaitiez pas générer de synthèse, notamment pour les entretiens individuels ou les appels portant sur des informations sensibles, souligne Will Siegelin. Dans ce cas, vous pouvez modifier vos réunions périodiques et activer la synthèse de réunion uniquement lors de vos appels d’équipe hebdomadaires, par exemple. » 

Pour modifier vos réunions périodiques, accédez à votre portail web, sélectionnez « Options », puis cochez la case qui convient.

Saviez-vous que vous pouvez définir des pronoms dans votre profil Zoom ? Cela facilite l’affichage de vos pronoms sur la plateforme Zoom, dans Meetings ou Team Chat par exemple, et cela fournit des informations complémentaires pour les synthèses de réunion. Lorsque vous définissez des pronoms dans votre profil, AI Companion les utilise pour faire référence à vous dans les synthèses de réunion.

« L’exactitude des pronoms est une fonction importante et très demandée par nos clients, explique Ailian Gan, responsable principal des produits IA. Les clients peuvent définir leurs pronoms et contrôlent ainsi la manière dont AI Companion les présente dans les synthèses de réunion. »

Quand on revient au travail après de longues vacances, il peut être décourageant de se retrouver face à une montagne de messages de chat. Dans une telle situation, plutôt que de lire tous les messages un par un, faites un clic droit sur le premier et sélectionnez « Synthétiser avec AI Companion ». Ainsi, vous reprendrez plus rapidement le fil de votre travail et pourrez toujours aller chercher une information dans les messages si vous avez besoin de savoir exactement ce qui s’est dit.

« Si vous avez plus de 100 messages non lus dans un fil de discussion à votre retour de vacances, il y a de fortes chances pour que vous n’ayez pas besoin de tous les lire. AI Companion sait très bien identifier les points importants, » explique Josh Stanley, responsable de la stratégie technico-commerciale.

De même, si vos collègues ont enregistré les réunions que vous avez manquées, il vous faudra sans doute beaucoup de temps pour les écouter ou les visionner. Avec AI Companion, vous pouvez accéder directement aux parties de ces réunions qui vous intéressent grâce aux chapitres identifiés dans Enregistrement intelligent. Enfin, pour les réunions qui n’ont pas été enregistrées, vous pouvez simplement lire la synthèse de réunion générée par l’IA, à condition que cette fonctionnalité ait été activée. 

Prêt à découvrir comment notre assistant IA intelligent peut vous aider à être plus productif ? Consultez notre guide de mise en route d’AI Companion.