Su guía para empezar a utilizar Zoom Docs

Nuestra forma de trabajar está cambiando. Eso significa que las soluciones de procesamiento de textos, un fundamento para los trabajadores del conocimiento, también están cambiando. 

Sus documentos tienen que ser pizarras en blanco para lo que esté creando, ya sea una propuesta tradicional, una tabla para hacer un seguimiento de los planes y activos de un proyecto o una base de conocimientos interna. Pero usted también quiere tener la posibilidad de utilizar la IA para que le ayude a completar la página en blanco rellenando los documentos con información de las reuniones, datos relevantes e ideas para empezar.

Los documentos deben estar en la nube y listos para la colaboración en tiempo real, no guardados en el equipo ni repartidos en varias versiones diferentes que se envían y reciben por correo electrónico. 

Los documentos deben estar pensados para el público digital: organizados de forma atractiva y de fácil navegación, no limitados por márgenes rígidos y formatos listos para la impresión.

Y en un mundo en el que la eficiencia es esencial, es necesario que sus documentos le ayuden a aumentar la productividad adaptándose a sus flujos de trabajo diarios y a las aplicaciones que utiliza con más frecuencia, en lugar de ser un obstáculo como otra herramienta aparte.

Zoom Docs, que se incluye con Zoom Workplace, puede ayudarle a lograrlo. A continuación, explicamos qué puede hacer con Zoom Docs y cómo puede ayudarle a resolver los problemas mencionados anteriormente.

Zoom Docs es una solución flexible y de colaboración para crear documentos, wikis, tablas y más en Zoom Workplace, con capacidades de AI Companion en esencia, incluidas sin coste adicional.* 

AI Companion, su asistente de IA generativa, puede ayudarle a generar y sintetizar información y pulir su escritura. AI Companion puede traer contenido de Zoom Meetings a un documento de Zoom. También puede agregar diferentes bloques de contenido y seleccionar distintas formas de mostrar la información.

Zoom Docs le permite ir más allá de un simple procesador de textos al crear documentos centrados en la IA. A continuación, presentamos tres formas de utilizarlo.

Cree documentos de colaboración centrados en la IA

Redacte una propuesta de negocio, un plan de marketing, un resumen de proyecto, lo que quiera. AI Companion puede ayudarle a crear el borrador. Incluso puede aprovechar su resumen y transcripción de la reunión de AI Companion para aportar más detalles y datos específicos que ayuden a AI Companion a crear el producto final que desee. Esto le permite transformar las conversaciones que tiene en las reuniones en documentos bien organizados y procesables.

Agregue títulos y subtítulos para separar el documento en secciones fáciles de navegar. Etiquete a sus compañeros en el documento para asignarles elementos de acción, o agregue un comentario a una palabra o frase específica y etiquete allí a su compañero de equipo para que pueda responder cuando le resulte oportuno.

Comparta el documento con sus compañeros por Team Chat o en un enlace por correo electrónico, o ábralo en la ventana de Zoom Meetings durante una reunión para visualizarlo, coeditarlo y colaborar con otros asistentes en tiempo real. 

Cree un wiki de la empresa para compartir mejor la información

Cuando el conocimiento y los procesos de la empresa no se documentan o cuando están distribuidos en distintos lugares, resulta complicado encontrar lo que se necesita. Las cosas pueden complicarse más cuando un compañero se va de vacaciones o cambia de cargo y usted no puede acceder a los archivos que creó.

Se necesita una única fuente de información en la que los miembros del equipo puedan encontrar datos actualizados. Puede usar Zoom Docs para crear un wiki —un hub central en el que reside la información— donde se puedan realizar búsquedas y al que se pueda acceder fácilmente. 

Recomendamos crear una página principal y después crear subpáginas con enlaces dentro de esa página principal que aborden temas específicos en profundidad. La página principal es el índice de contenido para que los miembros del equipo puedan desplazarse fácilmente a la información que necesitan. 

Con los controles detallados de uso compartido, puede permitir que un grupo selecto de compañeros o todos los miembros de la empresa vean el wiki. También puede limitar el acceso a la edición a las personas que se encargan de actualizar el documento. 

Utilice tablas de datos para organizar la información y reunir a los equipos 

Zoom Docs reúne a los equipos en un documento de colaboración. Utilícelo para la fijación de objetivos, los planes trimestrales, la planificación de eventos y más. Puede utilizar wikis para mantenerse organizado de modo que tenga una colección de documentos asociados a un proyecto, lo que facilita la búsqueda de información y activos importantes. Además, puede llevar un seguimiento del estado de los elementos de acción con nuestra plantilla de proyecto o crear un rastreador personalizado con las columnas de estado que precise. Las tablas de datos le permiten filtrar, ordenar, agrupar y organizar la información con facilidad.

Puede extraer los próximos pasos generados por AI Companion del resumen de la reunión y agregarlos a su tabla de datos. Puede integrar la pizarra de colaboración de su equipo en el mismo documento. De esta forma, el equipo del proyecto sabe dónde encontrar y agregar información, y usted puede abrir estos documentos en una reunión de Zoom para trabajar juntos en tiempo real, lo que hace que la colaboración sea aún más optimizada.

En la aplicación de escritorio o móvil de Zoom Workplace (6.1.6 o superior), vaya a la pestaña Docs (haga clic en Más si no la ve en la barra de navegación superior). Aquí verá una lista de los documentos que ha creado y en los que ha sido invitado a colaborar, además de opciones para crear un nuevo documento. También puede acceder a Zoom Docs en docs.zoom.us o desde la aplicación web de Zoom en app.zoom.us/wc/docs.

Hay varias formas para empezar y son las siguientes:

Cree un documento en blanco

Comience desde cero seleccionando la opción «Documento en blanco» en la página de inicio de la pestaña Docs. A partir de ahí, puede pedirle a AI Companion que le ayude a crear un intercambio de ideas y elaborar un borrador.

Vista «Mis reuniones»

Desde la página de inicio de Zoom Docs, haga clic en «Mis reuniones» en la barra lateral izquierda para buscar una lista de reuniones a partir de las cuales puede crear un documento. Para seguir colaborando después de una reunión, puede introducir en un documento resúmenes o transcripciones de reuniones anteriores de AI Companion. Examine las plantillas disponibles, como «reunión breve» o «comentarios de los usuarios», para ayudarle a dar formato a la información de la manera más útil. 

Tenga en cuenta que solo los organizadores de reuniones tendrán acceso a la información de la reunión y podrán elegir qué compartir con los demás. En la vista Mis reuniones, podrá ver qué reuniones ha organizado con el resumen de la reunión habilitado y a partir del cual puede crear un documento.

Cree un documento dentro de una reunión

Cree un nuevo documento o abra uno existente directamente en una reunión haciendo clic en el icono Docs de la barra de herramientas de la reunión. Puede realizar ediciones conjuntas con los participantes en la reunión para crear documentos en colaboración, con la ayuda de AI Companion. Cuando la reunión haya terminado, consulte la pestaña Docs para buscar, compartir y editar su documento.

Comience con una plantilla de documento

En la página de inicio de Zoom Docs, seleccione el botón «Plantillas». Puede elegir entre varias plantillas según el tipo de documento que desee crear: un seguimiento de proyecto, un informe, una agenda de la reunión y más.

Importe un archivo existente

Si tiene un archivo de texto (.docx, .txt, .md) o de hoja de cálculo (.xlsx, .csv), seleccione la opción Importar en la página de inicio de Zoom Docs. Podrá convertir los documentos y el contenido existentes en documentos de Zoom para compartirlos, darles formato y colaborar más fácilmente en Zoom Workplace.

Cuando haya empezado su documento y lo haya rellenado con información utilizando AI Companion u otras fuentes, siga completándolo haciendo clic en el signo más o escribiendo una barra diagonal (/) para agregar diferentes módulos o bloques. 

Inserte componentes básicos de documentos, como encabezados y listas, o póngase creativo con imágenes, vídeos, archivos de audio, pizarras y otros elementos multimedia. 

Organice el diseño de su documento con columnas y tablas de datos. Si desea ver sus datos de forma diferente, puede cambiar de una vista de tabla a una vista de calendario o pizarra.

Principalmente, le recomendamos que pruebe diferentes diseños y componentes, que los desplace por la página y que cree su documento como mejor le convenga. Zoom Docs está diseñado para ser flexible y adaptarse a su forma de trabajar.

Zoom Docs se aprovecha mejor con AI Companion, que le permite a usted y a sus equipos crear, optimizar y resumir documentos y sacarles más partido a sus reuniones creando documentos procesables de las transcripciones de las reuniones. Para que sus equipos puedan ampliar la colaboración en las reuniones con AI Companion para Zoom Docs, el administrador de la cuenta debe habilitar la configuración correcta, lo que incluye el uso de resúmenes y transcripciones de reuniones.

Visite nuestro artículo de soporte de Zoom Docs para acceder a una guía paso a paso sobre dónde encontrar y habilitar cada configuración.

Zoom Docs está incluido en los planes Zoom Workplace Pro, Comercial, Comercial Plus, Educación y Empresarial. Puede crear documentos ilimitados con AI Companion sin coste adicional.* Los usuarios de los planes Básicos de Zoom Workplace pueden crear documentos personales ilimitados y hasta 10 documentos de colaboración, pero no tienen acceso a las capacidades de AI Companion. 

Actualice su aplicación de escritorio o móvil de Zoom Workplace a la versión 6.1.6 o superior, o vaya a docs.zoom.us o app.zoom.us/wc/docs para comenzar a utilizar Zoom Docs.

Visite nuestra página de Zoom Docs y el artículo de soporte para obtener más información, o haga clic en la pestaña Docs de la aplicación Zoom Workplace para crear su primer documento.

* Incluido con los servicios de pago en las cuentas de usuario de Zoom. Es posible que AI Companion no esté disponible para todas las regiones o sectores. Las capacidades de AI Companion para Zoom Docs no están incluidas en los planes Básicos de Zoom.