Llegó Zoom Workplace. Reinvente el trabajo en equipo con una plataforma de colaboración con IA

Los equipos dispersos y las herramientas de colaboración desconectadas han creado una complejidad indeseada en el lugar de trabajo, que se manifiesta en más reuniones, canales de comunicación aislados y sobrecarga de información. Las empresas deben redefinir la forma en que sus equipos se comunican y colaboran, y nosotros estamos a disposición para satisfacer esa necesidad con Zoom Workplace.

Zoom Workplace es nuestra nueva plataforma de colaboración con IA diseñada para ayudar a su organización a redefinir el trabajo en equipo mediante la optimización de las comunicaciones, el aumento de la participación de los empleados, la optimización del tiempo presencial y la mejora de la productividad a través del trabajo flexible. Es todo aquello en lo que confía y que le encanta de los principales productos de comunicación de Zoom, junto con nuestras soluciones de productividad, espacios y participación de los empleados, todo dentro de la experiencia Zoom, con IA integrada. 

Zoom Workplace mejora la experiencia con Zoom AI Companion perfectamente incluido sin coste adicional*, lo que permite a sus empleados ser más productivos, colaborar de manera más efectiva, mejorar sus habilidades y ahorrar tiempo, sin que tenga que pagar un precio adicional por la IA generativa o tener que decidir quién obtiene los superpoderes de la IA generativa. 

Como plataforma abierta, Zoom Workplace permite elegir y que los clientes creen experiencias optimizadas con nuestras API, SDK y más de 2500 integraciones en Zoom App Marketplace, incluidas integraciones con Microsoft, Google y otros. 

Conozca el nuevo Zoom Workplace y vea cómo puede hacer que su día de trabajo le resulte más productivo.

¿Qué pasaría si pudiera combinar en una sola plataforma las distintas herramientas de comunicación y colaboración que utiliza durante su día de trabajo? Ese es el poder de Zoom Workplace. Consolida las distintas aplicaciones que utiliza a diario, lo que ayuda a aumentar la productividad y a reducir los silos al unificar la forma en que colabora, se comunica y comparte información de forma fluida por chat, teléfono, vídeo, correo electrónico y más. 

Si está familiarizado con la aplicación Zoom para escritorio, observará el nuevo nombre, Zoom Workplace, en toda la aplicación, así como muchas de las nuevas mejoras que ahora están disponibles:

• Simplificación de la navegación: hemos simplificado la barra de navegación de la parte superior para que sea más fácil organizar y encontrar las pestañas que utiliza con más frecuencia. Puede arrastrar y soltar pestañas en el orden que prefiera. 
• Vista combinada de reuniones y calendario: si quiere tener una vista más conectada entre el calendario y las reuniones, puede combinarlos en una pestaña con un calendario tradicional y una nueva vista de agenda. Acceda a la configuración de su cuenta en línea para habilitar esta opción.
• Nuevos temas de color: es posible elegir entre nuevos temas de color que se adapten a su estado de ánimo u optar por los clásicos temas oscuros o claros de Zoom (en la configuración de la aplicación de escritorio).
• Barra de herramientas de reunión personalizable: en las reuniones, verá una barra de herramientas simplificada en la que podrá activar AI Companion, compartir su pantalla y documentos, y encontrar herramientas para el anfitrión. Puede personalizar la barra de herramientas arrastrando y soltando elementos (incluidos los del menú «Más») en su lugar.
• Vista de varios oradores: también en las reuniones, existe la opción de activar una nueva vista de varios oradores, que destaca a las personas que están hablando de forma activa en la reunión. Vaya a «Vistas» en la esquina superior derecha de la ventana de la reunión para activarla en reuniones con más de cinco participantes.

 

Sea cual sea su elección, Zoom Workplace lo pone al mando de su experiencia y le permite trabajar de la manera en que mejor lo hace.  

Zoom Workplace cuenta con la tecnología de Zoom AI Companion, un asistente de IA que lo ayuda a aumentar su productividad durante toda la jornada laboral con resultados precisos y de gran calidad. Según un estudio de GigaOm que Zoom encargó (publicado el 26 de marzo de 2024), la transcripción de AI Companion tuvo una precisión del 95 %, y en situaciones de preguntas durante la reunión, AI Companion proporcionó resultados cuatro veces más rápidos que la web ChatGPT-4. 

AI Companion resume las reuniones y los hilos de chat para que esté al día, lo ayuda a intercambiar ideas en las pizarras para fortalecer la colaboración en equipo y redacta chats y borradores de correo electrónico en pocos segundos. El enfoque federado de AI Companion está concebido para mejorar la calidad de su trabajo y permitirle recuperar tiempo en su ajetreado día. Con nuestras capacidades recién anunciadas de Zoom Phone, puede ser más productivo durante las llamadas telefónicas y después de ellas con resúmenes posteriores a la llamada, priorización del correo de voz, extracción de tareas y más. 

Pronto llegará Ask AI Companion, una nueva capacidad que se incluirá con AI Companion. Ask AI Companion podrá recopilar, sintetizar y compartir información importante de varias fuentes de toda la plataforma Zoom y de determinadas aplicaciones de terceros. Ask AI Companion también podrá realizar tareas de rutina en su nombre, como crear materiales de preparación de reuniones con contenido relevante, como resúmenes de reuniones e hilos de chat, redactar órdenes del día e intercambiar ideas. Ask AI Companion estará disponible en todo Zoom Workplace, por lo que su asistente digital con IA estará siempre a su alcance para ayudarlo a mejorar su desempeño y liberar su programación.

Gran parte de nuestros días en el trabajo gira en torno a las reuniones: prepararlas, asistir a ellas y actuar en función de las decisiones que se tomen en ellas. Como parte de Zoom Workplace, puede combinar su calendario y sus reuniones en una pestaña optimizada que lo ayudará a compartir información con facilidad y a colaborar antes y después de las reuniones.

• Antes de las reuniones, puede adjuntar materiales y órdenes del día previos a la reunión y chatear con los asistentes desde la tarjeta de reunión. Ya no tendrá que buscar el orden del día antes de que empiece la reunión. Y con Ask AI Companion, pronto podrá disponer también de ayuda para preparar la reunión.
• Durante las reuniones, puede acceder a materiales adjuntos previamente, compartirlos y colaborar en ellos, o acceder a documentos de aplicaciones de terceros, aunque no estén adjuntos a la invitación a la reunión. Para ayudar a que la colaboración de documentos a través de Zoom, Microsoft y Google sea más optimizada, hemos incorporado nuevas capacidades de coedición y administración de permisos para los activos de Microsoft OneDrive y Google Drive, de modo tal que no tenga que perder más tiempo dando acceso a los documentos a todos los participantes. En breve, podrá compartir varias pantallas y colaborar en diferentes documentos, pizarras y notas al mismo tiempo. 
• Después de las reuniones, no será necesario buscar en distintos lugares las grabaciones o los archivos que hayan compartido los asistentes. Puede acceder a las grabaciones, continuar la conversación fuera de la reunión gracias al chat continuo de la reunión, invitar a otros participantes a ver la grabación y acceder al contenido compartido: todo lo que necesita, en un solo lugar. En el futuro, también podrá utilizar Ask AI Companion para ayudarlo a encontrar información importante.

Zoom Workplace contribuye a agilizar todo lo que necesita para hacer el mejor trabajo posible, y con Zoom Team Chat como su hogar centralizado para establecer una comunicación asíncrona, puede decirle adiós a la búsqueda de documentos y chats en varias herramientas y notas de reuniones. Creemos que todos deberían tener acceso a las mejores herramientas de colaboración, razón por la cual Zoom Team Chat está incluido en Zoom Workplace sin coste adicional. Y sigue ampliando su valor. 

Las nuevas pestañas de Zoom Team Chat pueden ayudarlo a mantenerse organizado conservando los activos relacionados con el canal, como enlaces, pizarras y recursos, en una única vista. Incluso, puede colaborar en los activos y chatear al mismo tiempo. 

Los espacios compartidos en Zoom Team Chat le permitirán crear una agrupación de canales para organizar mejor las conversaciones y compartir esas agrupaciones con los miembros relevantes del equipo. 

Con nuestra próxima capacidad de automatización de flujos de trabajo, podrá mejorar la productividad de su equipo mediante la automatización de los flujos de trabajo de Zoom Team Chat en todo Zoom, aplicaciones de terceros y aplicaciones comerciales internas. Los flujos de trabajo pueden configurarse para seguir una lógica secuencial y condicional para automatizar tareas complejas y redundantes, como programar un mensaje recurrente, pasar por flujos de aprobación y dar la bienvenida a un nuevo usuario al canal de chat. 

La colaboración eficaz no consiste únicamente en disponer de las herramientas adecuadas para mantenerse conectado. También tiene que ver con las relaciones y la confianza de los empleados entre sí y con la organización en general. 

Nuestra solución para la participación de los empleados, Workvivo, está integrada con Zoom Workplace, lo que permite a su organización generar fácilmente un sentimiento de pertenencia y compromiso a través de anuncios, espacios de equipo y encuestas a los empleados. Próximamente, integraremos Workvivo de una forma aún más perfecta con Zoom y ofreceremos Workvivo TV para Zoom Rooms de modo tal que pueda transmitir al instante actualizaciones, noticias y eventos importantes a sus empleados con dispositivos certificados para Zoom Rooms.  

Con la plataforma de intranet de Workvivo, los equipos y los líderes pueden mantener informados a los empleados a través de mensajes y espacios en toda la empresa o en todo el grupo donde los empleados pueden encontrar fácilmente la información y los recursos que necesitan, lo que contribuye a una comunicación más abierta y transparente.

Todos estamos tratando de encontrar la manera de flexibilizar el trabajo y hacer que la experiencia en la oficina sea provechosa para los empleados. Un artículo publicado en 2024 en Harvard Business Review indicaba que el 60 % de los empleados consideraba que los costes (financieros, de tiempo y energía) que conlleva trasladarse a diario a una oficina superaban los beneficios de estar en ella. Las organizaciones no pueden depender de estructuras obsoletas para mantener a los empleados motivados y productivos en la oficina.

Zoom Workplace tiene una pestaña de Espacios de trabajo para ayudar a los empleados a optimizar su tiempo presencial y colaborar mejor con los que están fuera de la oficina. Tanto si está reservando su escritorio con Reserva de espacio de trabajo, como si se está preparando para la visita de un cliente con Administración de visitantes o buscando su puesto de trabajo con nuestra característica de orientación, puede hacerlo todo desde la pestaña Espacios de trabajo.

Zoom Rooms permite optimizar los distintos espacios para reuniones híbridas. Con nuestra nueva solución complementaria Zoom Rooms, podrá emparejar fácilmente un dispositivo de Zoom Rooms para dispositivos táctiles con una sala de Zoom Rooms y utilizar elementos adicionales, como la cámara del dispositivo complementario, para aumentar la funcionalidad. 

Las capacidades con IA, como el director inteligente, hacen que las reuniones sean más inclusivas, ya que permiten a los asistentes remotos ver a sus compañeros en persona e interactuar con ellos. Próximamente, las etiquetas de identificación inteligentes harán más fácil la conexión al permitir que otros participantes en la reunión vean su nombre cuando usted esté en una Zoom Room. Estas características dan lugar a una mejor colaboración y conexión entre los empleados remotos y los participantes en las reuniones en la oficina.

Zoom One ahora es Zoom Workplace: solo tiene que actualizar su aplicación Zoom para escritorio a la última versión (6.0 o posterior). Revise nuestra página de planes y precios para obtener más información. 

¿Quiere obtener más información sobre Zoom Workplace? Únase a nuestro seminario web para ver nuestras más recientes innovaciones en acción y descubra cómo pueden ayudar a sus equipos a redefinir la comunicación y la colaboración.

Nota del editor: Este blog se publicó originalmente el 25 de marzo de 2024 y se editó el 15 de abril de 2024 para mostrar la disponibilidad actual de las características de Zoom Workplace.

* Nota: Se incluye sin coste adicional con los servicios de pago asignados a las cuentas de Zoom. Es posible que AI Companion no esté disponible para todas las regiones y los sectores de la industria.

** Se espera que los nuevos productos y características anunciados se implementen durante abril y mayo. Es posible que algunas características y productos no estén disponibles para todas las regiones y sectores de la industria.