Best Practices für das Hosten virtueller Mitarbeiterversammlungen
Mitarbeiterversammlungen bieten Ihnen eine ausgezeichnete Möglichkeit wichtige Informationen und Neuigkeiten mit Ihrem gesamten Unternehmen zu teilen. Hier zeigen wir, wie Sie eine interaktive Rallye durchführen können, die für Engagement und Neugier bei Ihren Mitarbeitern sorgt.
In diesem Leitfaden werden wir Folgendes behandeln:
Die Herausforderungen hybrider Arbeit
Durch den Übergang zur hybriden Arbeit in Unternehmen sind das Aufrechterhalten des Engagements und die Förderung der Verbindung mit Remote- und Vor-Ort-Mitarbeitern zur Priorität geworden. Bei diesem Übergang müssen sich Unternehmen an die neue Dynamik anpassen. Dazu gehört auch, wie Sie Informationen effektiv teilen und mit einer hybriden Belegschaft interagieren.
Laut einer Studie von Gartner wird erwartet, dass der Anteil der hybriden Arbeitsformen bis Ende 2022 70 % der gesamten Remote-Arbeitskräfte erreichen wird.
Wie können Unternehmen ihre Mitarbeiter an verschiedenen Standorten über wichtige Unternehmensinformationen auf dem Laufenden halten und Remote-Teams einbinden?
HR und Experten der internen Kommunikation sollten Folgendes in Betracht ziehen:
Konzentration auf die Kommunikation wichtiger unternehmensweiter Aktualisierungen
effektive Interaktion mit der gesamten global verteilten Belegschaft
Nutzen offener Kommunikation durch Mitarbeiterversammlungen des Unternehmens, damit sich Mitarbeiter eingebunden fühlen
Dieser Leitfaden bietet Expertentipps zum Durchführen von Mitarbeiterversammlungen des Unternehmens. Sie lernen, wie Sie für ein Gemeinschaftsgefühl im gesamten Unternehmen sorgen und wichtige interne Aktualisierungen an Ihre Mitarbeiter kommunizieren.
Die Auswahl der richtigen Technologie
Unabhängig davon, ob Sie Verbindungen aufbauen oder die Unternehmensneuigkeiten verkünden möchten: Die Auswahl der richtigen Technologie hilft Ihnen dabei, ein wertvolles Mitarbeitererlebnis zu schaffen.
Zoom Meetings und Zoom Webinars bieten jeweils Funktionen, mit denen kleine und große Unternehmen erfolgreiche und ansprechende Mitarbeiterversammlungen durchführen können, während Sie mit Zoom Events einen zentralen Ort für vergangene und aktuelle Mitarbeiterveranstaltungen schaffen können.
Meetings vs. Webinars vs. Events
Zoom Meetings
Die Teilnehmer sind dem Host bekannt.
- Bis zu 1000 Teilnehmer
Die Teilnehmer können mit Video, Audio, Bildschirmfreigabe, Anmerkungen, Chat und Breakout-Räumen interagieren.
Am besten für Gruppenzusammenarbeit
- Team-Abstimmungen
- Vertriebs-Demos
- Online-Kurse & Öffnungszeiten
Zoom Webinars
Ein großes Publikum und viele Teilnehmer sind dem Host unbekannt.
- Bis zu 50 000 Teilnehmer
Die Teilnehmer können sich die Sitzung ansehen, anhören und Fragen und Antworten stellen.
Am besten für öffentliche Veranstaltungen
- Betriebsratssitzungen
- Virtuelle Konferenzen und Seminare
- Veranstaltungen zur Unterhaltung
Zoom Events
Flexibel zwischen Zoom Meetings und Zoom Webinars auswählen
Organisieren Sie Aufzeichnungen in einem Hub, in dem vergangene Mitarbeiterversammlungen gespeichert werden können.
Weisen Sie jedem Teilnehmer individuelle Tickets zu
Am besten für Veranstaltungen:
- Mit wiederkehrenden Sitzungen
- Mit mehreren Themen
- An mehreren Tagen
Wie Sie sich entscheiden
Wie viele Mitarbeiter werden teilnehmen? Wie viel Interaktion wünschen Sie? Veranstalten Sie mehrere Sitzungen? Hier finden Sie einige Empfehlungen, wann Sie die einzelnen Zoom Lösungen verwenden sollten.
Zoom Webinars
Ideal für Veranstaltungen mit bis zu 50.000 Zuschauern und bis zu 1.000 interaktiven Diskussionsteilnehmern
Zoom Events
Ideal, wenn Sie flexibel zwischen Zoom Meetings und Zoom Webinars für Ihre Mitarbeiterversammlungen wählen und jede Aufzeichnung in einem intern zugänglichen Hub verwalten und speichern möchten
Denken Sie an die Erfahrung der Teilnehmer
Die Art der Teilnehmererfahrung und der Interaktionsgrad für Mitarbeiter sind die wichtigsten Entscheidungspunkte für die richtige Technologie.
Zoom Meetings ist für Verbindungen geschaffen. Die Mitarbeiter haben nicht nur Zugang zu Audio und Video, sondern auch mehr Flexibilität bei der Interaktion und Beteiligung mit Funktionen wie Chat, Filtern, Reaktionen, Umfragen, digitalem Whiteboard und Wortmeldungen. Sie können auch ihren Bildschirm freigeben und an Breakout-Räumen teilnehmen, wenn der Gastgeber diese Funktionen aktiviert.
Zoom Webinars geben Hosts mehr Kontrolle über die Teilnehmererfahrung. Teilnehmer können kein Audio und Video verwenden oder ihre Bildschirme teilen. Dies führt zu weniger Unterbrechungen. Mitarbeiter haben weiterhin die Möglichkeit über den Bereich Fragen und Antworten, den Webinar-Chat, Umfragen, Reaktionen und die Umfrage nach dem Webinar zu interagieren. Das macht Zoom Webinars zu einem nützlichen Werkzeug, um unternehmensweite Aktualisierungen mitzuteilen, Panel-Diskussionen für Führungskräfte zu hosten und große Schulungssitzungen durchzuführen. Hosts können auch das Aussehen und die Atmosphäre jeder Mitarbeiterversammlung mit einem Sitzungs-Branding anpassen.
Mit Zoom Events können Sie entweder mit Zoom Meetings oder Zoom Webinars eine individuelle Sitzung abhalten und die oben genannten interaktiven Funktionen sowie zusätzliche Funktionen wie Networking und Expo nutzen. Außerdem können Sie Aufnahmen in Ihrem Hub, einem Verzeichnis für digitale Inhalte, einfach speichern, verwalten und weitergeben.
Sie möchten diese Funktionen im Einsatz sehen?
Fordern Sie eine Demo mit einem Zoom-Experten an.
Tipps und Best Practices
Es ist wichtig, eine Mitarbeiterversammlung zu erstellen, bei der die Zeit Ihrer Mitarbeiter optimal genutzt wird und die sie zur Teilnahme anregt. Diese Best Practices unterstützen Sie dabei, professionelle, eindrucksvolle Mitarbeiterversammlungen durchzuführen.
Als Team zusammenarbeiten
Bei der Durchführung eines virtuellen Events – sogar einem internen – gibt es zahlreiche bewegliche Komponenten. Delegieren Sie Aufgaben an Teammitglieder und bestimmen Sie Ihre Rollen und Verantwortlichkeiten klar, damit Sie zusammenarbeiten und für eine nahtlose Erfahrung sorgen können.
Rollen zuweisen
Zur Freigabe von Folien
Beauftragen Sie eine Person, die mit dem Inhalt vertraut ist und gut vortragen kann, damit, die Folien freizugeben, oder geben Sie jedem Redner die Foliensteuerung, damit er seine eigenen Folien während des Meetings weitergeben kann.
Zur Moderation von Fragen und Antworten und dem Chat
Abhängig von der Teilnehmeranzahl können ein paar Mitarbeiter Fragen und Antworten und den Chat moderieren. Das ist eine großartige Möglichkeit für Ihre Mitarbeiter, direkt Antworten auf ihre Fragen zu bekommen und während des Meetings bei der Sache zu bleiben.
Zum Starten von Umfragen
Umfragen stehen sowohl für Meetings als auch für Webinare zur Verfügung und sind eine tolle Möglichkeit, mit Ihrem Publikum zu interagieren. Erweiterte Umfragen ermöglichen zusätzliche Antwortformate und Quizfragen, um den Spaßfaktor zu erhöhen und sicherzustellen, dass die Teilnehmer aufmerksam sind. Weisen Sie einem Teammitglied die Aufgabe zu, während Ihrer Veranstaltung Umfragen zu starten und zu verwalten.
Teilnehmer verwalten
Befolgen Sie unsere bewährten Sicherheitspraktiken, um Ihre Mitarbeiterversammlung zu schützen. Sie können auch ein Teammitglied den Bereich Fragen und Antworten oder den Chat einsehen und auf potenziell unangemessene Kommentare oder Störungen achten lassen.
Einen Probelauf durchführen
Übung macht den Meister! Planen Sie vor dem Event einen Probelauf mit allen Vortragenden, um ihr Audio, Video, Licht und die Internetverbindung zu testen. Hier sollte Ihr Technikteam üben, Folien und Videos freizugeben, Umfragen zu starten und alles, was Sie in Ihrem Live-Event tun möchten.
Diese Checkliste hilft Ihnen dabei, in Ihrem Probelauf alles abzudecken und sicherzustellen, dass Sie bereit für den großen Tag sind:
Checkliste für den Probelauf
Ihre Liste sollte Folgendes enthalten:
Vorstellungen und Rollen/Verantwortlichkeiten
- Der Host verwaltet alle technischen Fragen zur Mitarbeiterversammlung
- Rollen der Vortragenden/Diskussionsteilnehmer
Kurzer Überblick über alle Funktionen und Bedienelemente für Mitarbeiterversammlungen
Wann Zoom Webinars besonders geeignet ist:
- Fragen und Antworten verwalten und beantworten
- Gemeinsame Nutzung von Nachrichten und Links im Chat
- Eine Umfrage starten
- Diskussionsteilnehmer
Wenn Sie Zoom Meetings verwenden:
- Verwalten und Reagieren im Chat
- Eine Umfrage starten
- Teilnehmer verwalten
Bestimmen, wer Inhalte freigibt und testet
- Welche Inhalte werden freigegeben? (z. B. Folien, Video, Desktop, Anwendungen usw.)
- Wenn Sie Audio freigeben, z. B. Musik oder ein Video mit Ton, testen Sie, ob der Ton in der richtigen Lautstärke übertragen wird.
Organisatorische Dinge überprüfen
- An wen gibt der Host nach der Begrüßung und den organisatorischen Dingen weiter?
- Diskussionsteilnehmer daran erinnern, dem Live-Event 15 Minuten früher beizutreten
- Start- und Endzeit der Mitarbeiterversammlung bestätigen
- Bestimmen, wie Sie mit Fragen und Antworten umgehen (z. B. Beantworten am Ende)
- Chat und Wortmeldung wird für Teilnehmer deaktiviert sein, außer es wird anders eingestellt
- Welche Links oder Nachrichten an Teilnehmer über den Chat gesendet werden (falls gewünscht)?
Bestätigen, dass alle über ihre Diskussionsteilnehmerlinks für das Live-Event verfügt
Weitere Überlegungen:
- Verwenden Sie eine Internetverbindung über Netzkabel, um Verbindungsprobleme zu vermeiden.
- Nicht genutzte Programme und Fenster schließen, damit keine Benachrichtigungen oder andere Registerkarten angezeigt werden
- Ein spezielles Zoom-Konto für Mitarbeiterversammlungen erstellen, damit die Einstellungen gespeichert/nicht von anderen Benutzern im Konto verändert werden
Checkliste für den Host der Mitarbeiterversammlung:
Vor der Mitarbeiterversammlung (1–2 Wochen im Voraus)
Prüfen, dass alle gewünschten Kontoeinstellungen aktiviert/deaktiviert sind
Mitarbeiterversammlungs-Meeting/-Webinar planen
Fragen für die Umfrage einrichten, falls erforderlich
Entwurf der Agenda für die Mitarbeiterversammlung
Entwurf der Liste der Diskussionsteilnehmer
Vor der Mitarbeiterversammlung (~1 Woche im Voraus)
Inhalte/Folien und Agenda überprüfen und finalisieren
Finale Agenda an Führungskräfte und Diskussionsteilnehmer senden
Meeting-/Webinar-Einladung an alle Mitarbeiter senden
Verbreiten der Agenda über die Unternehmenskanäle
Probelauf mit allen Diskussionsteilnehmern durchführen
Während der Mitarbeiterversammlung
Event-Moderation
Bildschirmfreigabe
Zeitverfolgung
Fragen und Antworten überwachen und beantworten
Nach der Mitarbeiterversammlung
Nachbesprechung mit dem Team dazu, was gut/nicht so gut funktioniert hat
Folien und Aufzeichnung über die Unternehmenskanäle verteilen
Auf sonstige Mitarbeiteranfragen antworten
Einbeziehung und Verbindung des Publikums
Es gibt mehr als einen Weg zu einer erfolgreichen Mitarbeiterversammlung. Alles hängt von der Struktur und den Bedürfnissen Ihrer Belegschaft ab. Hier sind ein paar Tipps, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiterversammlung Ihren Mitarbeitern optimal nutzt.
Themenwechsel ist wichtig
Es ist wichtig, unterschiedliche Themen in Ihrem Meeting anzusprechen, damit das Publikum engagiert und interessiert an den Informationen bleibt, die präsentiert werden. Ziehen Sie in Betracht, Gastvortragende einzuladen, um zu lernen, Innovation zu fördern oder einfach nur um zum Spaß zu haben. Die Freigabe von Videos oder Musik macht jede Mitarbeiterversammlung einzigartig und ist eine tolle Möglichkeit für Spannung zu sorgen.
Beteiligung im Meeting fördern
Umfrage vor dem Event
Eine Mitarbeiterversammlung ist eine gute Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter zu involvieren und dafür zu begeistern, für Ihr Unternehmen zu arbeiten. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Gelegenheit mitzuteilen, was sie gerne wissen möchten, und passen Sie die Agenda der Mitarbeiterversammlung an, indem Sie vor dem Event eine Umfrage durchführen.
Expertentipp:Nutzen Sie Zoom Team Chat, um Informationen vor und nach Ihrem Event zu teilen. Sorgen Sie schon vor Beginn des Events für Aufmerksamkeit und stellen Sie sicher, dass wichtige Details nicht untergehen!
Live-F&A-Sitzung
Die Funktion Fragen und Antworten von Zoom Webinars ermöglicht Teilnehmern die Übermittlung von Fragen, um Live-Antworten oder schriftliche Antworten während des Events zu erhalten. Hier sind ein paar Tipps für die Funktion Fragen und Antworten:
Stellen Sie Mitglieder Ihres Teams für die Bearbeitung der Fragen und Antworten ab, damit die Vortragenden sich ganz auf ihre Präsentation konzentrieren können. Wenn Ihr „Fragen und Antworten“-Team nicht mit Audio oder Video teilnimmt, können Sie deren Video-Feed über die Funktion Teilnehmer ohne Videoübertragung ausblenden unsichtbar machen.
Bereiten Sie ein paar Fragen vor, die zum Nachdenken anregen, falls Sie nicht genug gehaltvolle Fragen von den Teilnehmern erhalten, um die für Fragen und Antworten vorgesehene Zeit zu füllen.
Sie können die „Fragen und Antworten“-Einstellungen anpassen, um anonyme Fragen zuzulassen oder zu deaktivieren, oder um zu ändern, ob die Teilnehmer Fragen sehen, kommentieren oder aufwerten können.
Überprüfen Sie den „Fragen und Antworten“-Bericht nach dem Webinar und sprechen Sie Teilnehmer an, deren Fragen nicht in der Sitzung beantwortet wurden.
Breakout-Räume
Die in Zoom Meeting verfügbaren Breakout-Räume ermöglichen Ihren Mitarbeitern Treffen in kleineren Gruppen. Weisen Sie vor oder während der Sitzung Teilnehmer Breakout-Räumen zu. Sie können Teilnehmern erlauben, selbst zu entscheiden, in welchen Raum sie gehen möchten, und sich frei zwischen den Räumen zu bewegen.
Umfragen für Feedback
Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, Ihnen nach dem Event Feedback darüber zukommen zu lassen, was ihrer Meinung nach gut lief, was noch verbessert werden muss und was sie gerne in zukünftigen Mitarbeiterversammlungen sehen möchten. Mit Zoom Webinars können Sie die Umfrage nach dem Webinar nutzen, um eine Umfrage direkt nach Ihrem Event zu starten.
Sie möchten mehr erfahren?
Kontaktieren Sie unser Vertriebsteam, um noch weitere Tipps zum professionellen Durchführen Ihrer Mitarbeiterversammlung zu erhalten.