Algemene privacyverklaring

Wat doen wij met jouw gegevens? 

Verwerken wij jouw gegevens? 

Als dienstengroep staat Liantis ondernemers bij voor alle mensgerelateerde aspecten. Van de opstart van een eigen zaak als zelfstandige, het betalen van sociale bijdragen en pensioensparen, over het rekruteren en aanwerven van medewerkers tot het afsluiten van de nodige verzekeringen en het verzorgen van de loonadministratie, het preventiebeleid en de uitbetaling van de kinderbijslag. Daarnaast helpen wij bijvoorbeeld ook sollicitanten aan een job en bieden wij verzekeringen aan. 

Wij verwerken dus hoofdzakelijk gegevens van ondernemers en hun medewerkers, maar ook van sollicitanten of verzekeringnemers. Uiteraard verwerken wij ook de gegevens van heel wat potentiële klanten en iedereen die onze website bezoekt. 

Wij dragen zo goed mogelijk zorg voor al deze gegevens en willen je volledig transparant informeren. 

Waarom verzamelen wij jouw gegevens? 

Om onze diensten te kunnen verlenen hebben wij heel wat persoonsgegevens nodig, zowel van de zelfstandige ondernemer en zijn medewerkers als van een sollicitant of verzekeringnemer. 

Met deze gegevens kunnen wij onze dienstverlening correct uitvoeren met zo weinig mogelijk administratie voor de ondernemer en zijn medewerkers en kunnen wij de ondernemer de nodige ondersteuning te bieden en zo goed mogelijk adviseren zodat zijn medewerkers in optimale omstandigheden hun werk kunnen uitvoeren. 

Welke gegevens hebben wij van jou? 

Als dienstengroep staat Liantis ondernemers bij voor alle mensgerelateerde aspecten. Dit betekent dan ook dat wij zowel van de ondernemers zelf, als van de mensen die zij tewerkstellen heel wat gegevens verwerken. Hieronder vind je een lijst van welke gegevens wij bijhouden. Wij gebruiken deze gegevens niet voor al onze diensten, maar beperken dit per dienst tot de gegevens die nodig zijn om onze dienstverlening optimaal uit te voeren. 

• Identificatiegegevens: we houden bijvoorbeeld in veel gevallen de naam en geboortedatum bij om een correcte identificatie te kunnen doen, het adres om briefwisseling te kunnen versturen of binnen de wettelijk toegestane uitzonderingen het rijksregisternummer om bijvoorbeeld te communiceren met de RSZ. 
• Contactgegevens: het gsm-nummer of e-mailadres gebruiken we om de betrokken personen te contacteren indien nodig. 
• Familiale gegevens: voor een correcte loonberekening met de juiste fiscale aftrekposten houden wij binnen Liantis sociaal secretariaat de burgerlijke staat en het aantal personen ten laste bij. 
• Persoonlijke kenmerken en gedragsgegevens: Om je zo goed mogelijk te kunnen helpen houden we algemeen bij welke taal je spreekt. Bij een sollicitatie kan het zijn dat Liantis talent services een persoonlijkheidsrapport van je opstelt en als je een autoverzekering afsluit zal Liantis risk solutions bijhouden over welk rijbewijs je beschikt. 
• Opleidings- en beroepsgegevens: als HR-dienstengroep verwerken wij verspreid over onze units enorm veel van deze gegevens. Het gaat van diploma, paritair comité en functie tot contractdata, anciënniteit, werkpost en tewerkstellingsbreuk. Deze gegevens zijn onder andere van belang voor sollicitaties bij Liantis talent services, preventie en bescherming op het werk bij Liantis externe dienst voor preventie en bescherming en de loonberekening bij Liantis sociaal secretariaat. Ook bij Liantis sociaal verzekeringsfonds en het Liantis ondernemingsloket beschikken wij over deze gegevens van de aangesloten zelfstandigen. 
• Financiële gegevens: als dienstengroep hebben wij kennis van heel wat financiële transacties, zo weet het Liantis sociaal secretariaat welke lonen betaald zijn, weet Liantis sociaal verzekeringsfonds welke sociale bijdragen betaald zijn en weet Liantis risk solutions welke premies en schadevergoedingen betaald zijn. 
• Fysieke gegevens: enkel bij Liantis externe dienst voor preventie en bescherming hebben wij kennis van bepaalde fysieke kenmerken in het kader van preventie en bescherming op het werk. 
• Medische en psychosociale gegevens: ook deze gegevens verwerken wij enkel binnen Liantis externe dienst voor preventie en bescherming bij de uitvoering van onze wettelijke opdracht 
• Gerechtelijke gegevens: in zeer beperkte gevallen verwerken wij gerechtelijke gegevens, bijvoorbeeld als wij bij Liantis talent services de wettelijke verplichting hebben om na te gaan of iemand een blanco strafregister heeft. 
• Politieke, syndicale en levensbeschouwelijke gegevens: enkel binnen het Liantis sociaal secretariaat en Liantis externe dienst voor preventie en bescherming verwerken wij deze categorie van gegevens omdat wij voor onze dienstverlening kennis moeten hebben van het lidmaatschap van de vakbond. 

Hoe verzamelen wij jouw gegevens? 

Wij verzamelen jouw gegevens op verschillende manieren, afhankelijk van je relatie met onze groep. 

Je bezorgt ons zelf je gegevens: 

• als je als werkgever of als hr-verantwoordelijke aansluit bij Liantis sociaal secretariaat; 
• wanneer je je aanmeldt bij Liantis talent services om te solliciteren; 
• om een polis af te sluiten bij Liantis risk solutions; 
• bij de opstart van uw eigen zaak bij Liantis ondernemingsloket; 
• als je op onze website jouw eigen gegevens ingeeft omdat je geïnteresseerd bent in één van onze diensten. 

Je werkgever bezorgt ons jouw gegevens: 

• Om Liantis sociaal secretariaat jouw loon te laten berekenen; 
• Om een medisch onderzoek te laten inplannen bij Liantis externe dienst voor preventie en bescherming voor preventie en bescherming op het werk; 
• Om een arbeidsongevallenverzekering voor jou af te sluiten; 
• Om je kinderbijslag te berekenen en uit te betalen. 

We ontvangen jouw gegevens van een derde: 

• Veel van onze diensten ontvangen gegevens van een overheidsdienst, bijvoorbeeld via de sociale zekerheid voor loonberekening, preventie en bescherming op het werk of de berekening van sociale bijdragen voor zelfstandigen. 
• Bij Liantis ontvangen het sociaal verzekeringsfonds, het ondernemingsloket en het pensioenfonds veel gegevens via de boekhouders. 
• Liantis risk solutions ontvangt gegevens van verzekeringsmaatschappijen 

We ontvangen jouw gegevens via het gebruik van onze site, via cookies. Via deze cookies:  

• kunnen we je voorkeuren onthouden, zodat je bijvoorbeeld jouw taalvoorkeur niet elke keer opnieuw moet doorgeven,  
• werkt onze website sneller,  
• verbeteren we onze website op basis van geanonimiseerde gegevens  
• en kunnen we met jouw toestemming inspelen op je interesse in bepaalde diensten. 

Indien je geen cookies wenst, kan je deze op elk moment blokkeren of verwijderen in je browser. Dit kan wel de werking van onze website beïnvloeden. 

 Waarom gebruiken wij jouw gegevens? 

Eerst en vooral gebruiken wij jouw gegevens om je onze diensten te verlenen: 

• Als je een eigen zaak start, gebruiken we je identificatie- en contactgegevens, familiale gegevens, persoonlijke kenmerken en gedragsgegevens,  opleidings- en beroepsgegevens en financiële gegevens onder andere voor de aanmaak van je dossier en de publicatie in het Belgisch Staatsblad. 
• Wanneer je bent aangesloten bij Liantis sociaal verzekeringsfonds zorgen wij voor de betaling van je sociale bijdragen met behulp van identificatie- en contactgegevens, opleidings- en beroepsgegevens en financiële gegevens. 
• Jouw loon berekenen wij aan de hand van je identificatie- en contactgegevens, familiale gegevens, opleidings- en beroepsgegevens en financiële gegevens. 
• Om jouw gezondheid op het werk te beschermen gebruiken wij je identificatie- en contactgegevens, familiale gegevens, persoonlijke kenmerken en gedragsgegevens, opleidings- en beroepsgegevens, fysieke gegevens en medische en psychosociale gegevens. 
• Als je solliciteert bij Liantis talent services verwerken wij jouw identificatie- en contactgegevens, familiale gegevens, persoonlijke kenmerken en gedragsgegevens en  opleidings- en beroepsgegevens om je aan een job te helpen. 
• Indien je bij Liantis risk solutions bijvoorbeeld een autoverzekering hebt afgesloten gebruiken wij jouw identificatie- en contactgegevens, persoonlijke kenmerken en gedragsgegevens en financiële gegevens om jouw verzekering te beheren. 

Wij gebruiken je gegevens ook om jouw administratieve last te verminderen en te garanderen dat wij de correcte gegevens gebruiken. Om deze reden geven wij jouw identificatie- en contactgegevens door binnen onze groep, zodat je een adreswijziging of een nieuw e-mailadres slechts eenmaal moet doorgeven. Zo bespaar je tijd en moeite en sturen wij je persoonlijke documenten zeker naar het correcte en actuele adres. 

Ben je persoonlijk klant bent bij meerdere units binnen onze groep gebruiken wij uw gegevens ook om onze dienstverlening aan jou te optimaliseren. We geven jouw gegevens dan door binnen onze groep om te onderzoeken of we onze bestaande dienstverlening aan jou kunnen verbeteren. 

In het geval dat je persoonlijk klant bent, gebruiken we jouw gegevens ook nog om je gepersonaliseerde adviezen aan te bieden, met de meest relevante  informatie voor jouw specifieke situatie. 

Aan wie geven wij jouw gegevens door? 

Voor een efficiënte administratie delen wij jouw gegevens binnen onze groep. In het geval dat je persoonlijk klant bent, doen wij dit ook voor een optimale dienstverlening en gepersonaliseerde adviezen, zoals hierboven vermeld.  

Wij delen jouw gegevens ook buiten onze groep, wanneer dit noodzakelijk is in het kader van onze dienstverlening. Zo geven wij jouw gegevens bijvoorbeeld door aan overheidsdiensten, verzekeringsmaatschappijen, postbedelingsbedrijven of IT-bedrijven. 

Hoe beveiligen wij jouw gegevens? 

Om jouw gegevens te beveiligen nemen wij heel wat technische en organisatorische maatregelen om de beschikbaarheid, integriteit en bescherming van je persoonlijke gegevens te garanderen. Onze technische maatregelen omvatten onder meer netwerkbeveiliging, systeembeveiliging, firewalls, encryptie en toegangsbeheer. Op organisatorisch gebied zorgen we onder meer voor fysieke toegangsbeperking, identiteitscontroles, bewustwording bij onze medewerkers, een procedure in geval van datalekken en een nauwgezette opvolging van alles wat er met jouw gegevens gebeurt binnen onze groep. 

Meer informatie gewenst? 

Meer informatie over hoe wij met jouw gegevens omgaan vind je hier. Je kan onder meer terugvinden over welke persoonsgegevens van jou onze diensten beschikken, aan wie die gegevens worden doorgegeven en op basis van welke rechtsgrond dit gebeurt. Bij vragen kan je onze Data Protection Officer bereiken via dpo@liantis.be. 

Neem contact met ons op

Heb je een verzoek om een van je GDPR-rechten uit te oefenen, dan dien je je aan te melden met je eID.