Reviews

Kimai combines usability and high data protection standards - a rare find in project management tools. Easy to setup and use right away, with many options for adapting it to specific needs and processes. One tip for first-users: Projects have to be set up in Administration in order to be able to start time tracking - so far that’s the only thing that got me searching.

Great work!

Wir setzen KIMAI seit vielen Jahren ein, früher selbst-gehosted bei einem Internet-Provider, seit einiger Zeit in der Cloud.

Das Daten-Modell passt hervorragend zu unserem Geschäftsfeld, in dem wir bestimmte Projekte nach Aufwand berechnen, andere zum Festpreis (budgetiert). Beide Abrechnungsmodelle werden von KIMAI unterstützt. Bei budgetierten Projekten behalten wir die Übersicht über den jeweiligen Verbrauch an Zeit und Kosten in Relation zum Budget (Burndown). Bei Projekten nach Aufwand exportieren wir monatlich oder quartalsweise alle abrechenbaren Zeiten mit den hinterlegten Stundensätzen als Grundlage für die Rechnungen, die wir mit einer anderen Faktura-/Buchhaltungs-Software erstellen.

Neben dem aus meiner Sicht sehr praxisgerechten Daten-Modell und der logischen Struktur ist die Cloud-Lösung auch optisch und von der Handhabung her sehr gut gelungen, modern und intuitiv bedienbar. Ich finde alles dort, wo ich es erwarte. Zahlreiche kleine Features, etwa das Ausblenden von Spalten oder die Filter-Möglichkeiten, erleichtern die Arbeit. Zudem ist erheblich viel konfigurierbar, so dass ich nicht gezwungen werde, meine Prozesse an KIMAI anzupassen, sondern ich kann KIMA an meine Bedürfnisse anpassen.

Der Support reagiert sehr schnell. Zudem konnte ich schon mehrere Vorschläge einbringen, die tatsächlich zeitnah eingeflossen sind. In dieser Umsetzungsstärke habe ich es bisher bei keinem anderen Anbieter von Cloud-Lösungen erlebt.

Aus Überzeugung und unentgeltlich habe ich es befreundeten Geschäftspartnern aus ganz anderen Branchen gezeigt, empfohlen und sie bei der Einrichtung unterstützt.

Aus meiner Sicht eine absolute Empfehlung, sehr professionell und gut durchdacht. Man merkt der Software die Reife und dem Hersteller die Erfahrung in diesem Gebiet an.

It is a great app, I will say I am not using it yet all its future, but to track my working hours it is working like magic. Customer service is also helpful and fast-responding, I recommend it to any new freelancer, because of its suitable price!. Thank you

Kimai is an excellent time-tracking software that offers great flexibility and a lightweight, intuitive interface. It’s easy to use and has been a valuable tool for tracking work hours across our projects. We especially appreciate the variety of plug-ins available, which allow us to extend the software’s capabilities. Highly recommended for firms looking for a robust yet user-friendly solution.

We have been using Kimai in our electrical company for the past two years, and we are currently transitioning to a fully paperless process with Kimai only for managing timesheets. Our employees adapted quickly, as we developed a customized workflow tailored to our business needs. Thanks to Kimai, we’ve reduced the time spent processing timesheets for our 20 employees, as well as managing project reports (construction reports, work reports, daily customer reports), from around 10 hours per week to just 2 hours. We also underwent a payroll tax audit without any issues; the only requirement is the employee’s signature on the timesheet. The developer of Kimai is also very receptive to useful feature suggestions, which makes me confident that even more great improvements are on the way.

Kimai läuft bei uns on premise und ist sehr zuverlässig! Ich kann es nur dringend empfehlen. Es gibt keine bessere Lösung auf dem Markt!

Nice and easy tool, let’s you track your hours and export / create invoices easily. Also you can add expenses. Top notch support on questions you might have. Loving it

Super schnelle Reaktion vom Support mit effizienter Hilfestellung. Einfach MEGA! Vielen herzlichen Dank!

The platform is very easy to use, has great access for our analytics with a comprehensive API and the development team are incredibly responsive and helpful. We looked at and tried an awful lot of timesheet software, and Kimai is head and shoulders above the competition.

Die beste Software für die Projektzeiterfassung für Freelancer und kleine Unternehmen. Seit 16 Jahren im Einsatz bei uns, zuerst als lokale Installation, dann in der Cloudversion. Läuft und läuft und läuft ohne Probleme oder Störungen. Top Software, top Support! Eindeutige Empfehlung.

I was testing Kimai several years ago and then I decided to move to different time tracking tools and the last time I was mostly working with Clockify and now I found Kimai back and I’m very impressed how the software is working, How fast it is. And I also really like a lot the approach to host the software on my own so that we keep our confidential data in our own systems. The software is easy to use, it’s fast, and I get all the features that I need, and the possibility to discuss on GitHub also helps a lot to find fast solutions. Thank you very much for your very good work and let’s work together for the future.

I needed to find a good time tracker on short notice, and wanted it to be EU hosted and open source. Luckily, I found Kimai and have been very happy with it ever since, especially because it is very straightforward and intuitive to use. After using it for my initial project, the Kimai team helped me migrate my data for company use, now allowing us to roll it out for the entire team without losing the original data. Keep up the good work!

Kimai has worked perfectly for CodeWeavers. We spent a great deal of energy comparing timesheet solutions, from proprietary to open source. None of the proprietary solutions had the functionality and simplicity of Kimai. Because it’s open source, we can confidently rely on it for years and years to come. Finally, we have hired Kevin to help us customize Kimai for our needs. His work has been fantastic. As a result, we have a professional solution, custom tailored to our needs, for far less than we were prepared to spend on one of the proprietary solutions.

I’ve always preferred self-hosting services, but when I discovered Kimai, I saw the value in their free cloud plan. Wanting to support the developers (being a developer myself), I upgraded to the paid version, and it’s been worth every penny.

Recently, I made a mistake that almost wiped out all my data. Despite my plan not officially including support, Kimai’s team was there for me. They responded quickly and had my issue resolved within half an hour, saving me from a potential disaster.

As a freelancer, Kimai has become an essential tool for managing clients, projects, and tasks. It lets me track time accurately and create professional invoices effortlessly. For anyone looking to stay organized and efficient, I highly recommend Kimai.

Wir sind IT Dienstleister und müssen unsere Zeiten zur Dokumentation und Abrechnung erfassen.

Wir haben uns schon mit verschiedenen Systemen für die Erfassung und Erstellung von Serviceberichten / Abrechnung “gequält”.

Mit Kimai haben wir vor 3 Jahren endlich eine gute Lösung gefunden . Die Highlights für uns:

• Speed Beim Erfassen, Suchen, Abrechnen

• Flexibilität Wir können Kimai anpassen, die Daten können exportiert werden. Eigenes Rechnungslayout usw. sind gut möglich.

• Kosten Im Vergleich zu anderen Lösungen unschlagbar günstig.

Wir sind so überzeugt von dem Produkt, dass wir es auch bei Kunden einsetzen um Excel Unsinn usw. abzulösen.

Kimai ist eine Softwarelösung die Spaß macht.

Wir arbeiten seit über 8 Jahren mit KIMAI 1 und haben die allerbesten Erfahrungen damit gesammelt. Es ist ideal auf unsere Bedürfnisse (Nachhilfe-Schule) zugeschnitten. Und nun erfolgte der Umstieg auf KIMAI 2 mit Hilfe des sehr sympathischen und kompetenten Programmierers Kevin Papst. Die Zusammenarbeit mit Kevin Papst ist wirklich eine Freude! KIMAI 2 wurde komplett neu programmiert, viele Punkte wurden optimiert und die Oberfläche auf den modernsten Standard gebracht. KIMAI ist eine eindeutige Empfehlung für alle, die eine Zeiterfassung suchen!

Collaboration with Kevin has been fantastic! His collaborative approach is top-notch, making our work smooth sailing. Kevin’s open communication style keeps us perfectly aligned.

When I started to identify a time reporting software for our medium size enterprise (~30 people distributed all over United States and Canada) in the software service industry for onsite and remote services, I had several programs in my mind. In my specification I had the following things to be covered

• Customer related time reporting
• Project related time reporting
• Time approval
• Various hierarchies in user and access levels
• Open data interface for potential interfaces to other software packages (such as various payroll software packages for Canada and US, ERP for invoicing)
• Time budget for hourly packages
• Time reporting to customers with time budget
• The data is mine and I always want to have access to it
• I would like to create plugins if I need to add features that do not yet exist

I continued my search but always came back to Kevin Papst’s time reporting software Kimai. So I installed it on a shared host. I continued to set up a few users and imported a few customers, projects and finally understood how activities are to be set up (global and local). This is a feature that surprised me even more. Well implemented! I finally rolled it out to a small group and then the entire team. The time reporting is now fully implemented within 2 months from first idea to fully operational.

Then the demands grow with the possibilities: I purchased a few plugins and these were installed as simple as the main software. Then, when I had even more requests that I didn’t find an answer by plugins, I reached out to the developer Kevin asking for help with changing a report and he simply answered to consider this for the entire software, not just a module for me. It may be within some of the next releases.

In summary, Kimai is a flexible time reporting package with active code, modern, responsive and fast user interface and a fast responding support.

Thanks, Kevin, for this nice software package!

I want to say you thank you for this amazing tool you have build. Kimai is great for many purposes and I’m sure you can keep improving a great business with it. I found it a few years ago (in 2021), looking for some tools to make my life easier when i have to make everyday time tracking. So that’s the unique thing i use from Kimai. 

Wir nutzen Kimai für die Projekt-Zeiterfassung mit unseren Partner-Organisationen. Dabei haben wir besonders die gute Übersichtlichkeit, Auswertbarkeit und die einfache Bedienung im Fokus. Als NGO wissen wir auch die starke Fokussierung von Kimai auf diesen Sektor zu schätzen. Der Support ist hervorragend. Wir sind sehr zufrieden.

I have been using Kimai cloud for more than 1 year, and I am very satisfied about it ! It became easier for me to send monthly reports to my clients and to track my time spent on the projects I’m working on. Thank you very much !

Wir nutzen Kimai seit Kurzem für unser Zeitmanagement und sind sehr zufrieden. Ein schönes Design und eine einfache Bedienung waren uns wichtig, der größte Pluspunkt ist jedoch der Support: Das Team antwortet schnell und geht auf alle Wünsche und Anliegen ein, auch wenn es mal eine Sonderlösung sein muss. Dadurch für uns eine absolute Empfehlung an alle, die eine Lösung zur Zeiterfassung suchen 👍

Ich kenne Kimai schon sehr lange. Vor über 10 Jahren haben wir Kimai in einer großen Firma für die Zeitenbuchungen in einem Softwareprojekt benutzt. Es ist einfach zu bedienen und somit für jeden User benutzbar. Heute verwende ich Kimai in unserer Kirchengemeinde, Es ist eine Unterstützung um die angefallen Zeiten nach Kategorien zu buchen. Einfach super und abgerundet wird es durch einen schnellen und zuverlässigen Support. Macht so weiter…. Danke! Ich kann jedem nur empfehlen, es auszutesten. Ihr werdet nicht enttäuscht sein.

Usiamo Kimai da ormai due anni per tener traccia del tempo dedicato ad ogni fase dei nostri progetti e per la fatturazione delle ore verso le nostre realtà. Il software è completo, intuitivo e risponde appieno alle nostre necessità. Oltre a questo Kevin si è sempre dimostrato disponibile ad attento alle nostre necessità!

Ich nutze Kimai seit mehreren Jahren. Zuerst in einem Unternehmen als Teil eines Projektteams. Später, als ich mich nebenbei selbständig gemacht habe, habe ich ein einfaches Timetracking-Tool gesucht und bin zu Kimai zurückgekehrt. Zuerst selbst installiert, dann in der Cloud. Für 3 Euro Betriebsausgaben im Monat bekomme ich als kleiner Nebenerwerbler genau das, was ich brauche: Schnelles Tracking, Übersicht über ausstehende Posten und eine blitzschnelle Abrechnung mit einem sauberen Timesheet. Aber auch für riesengroße Projekte mit einer großen Menge an Leuten bleibt es übersichtlich, nachvollziehbar und für alle einfach zu bedienen. Und der Support, in Persona Kevin, reagiert schnell und umfassend auf alles, was man braucht. Vielen Dank dafür!

Wir benutzen Kimai seit vielen Jahren, zuerst als Standalone-Lösung auf eigenem Server, seit drei Jahren nun aber in der kimai.cloud. Kimai erfüllt mit seiner Gliederungsstruktur die Anforderungen, die wir als Architekturbüro an eine Zeiterfassung haben und kann alle unsere Prozesse flexibel abbilden, was nicht bei vielen Zeiterfassungssystemen möglich ist. Die Zuverlässigkeit, die konstante Pflege und Verbesserung und der direkte, persönliche Service, verbunden mit einer absolut fairen Preisgestaltung überzeugen uns nach wie vor. Wir können (und haben bereits) kimai.cloud nur weiterempfehlen!

kimai is a super web for keeping tracks of our daily work, the interface is clean and very useful, just easy, couple clicks and data, and that is done. we have used since 5 years ago, and the reports are easy to run. only 1 time i have to support a ticket, because we forgot the password!. thanks for all the work here!

I love how I can combine time tracking, expense tracking, and invoicing into one app without features hidden behind nagging subscriptions. I can click one button to invoice my clients now! Seriously a godsend. Also, the clean UI is well thought-out and simple to learn. Highly recommend this one!