Desenvolvimento de Sistema de Automação de Propostas e Contratos Integrados - Desenvolvimento processo troca de informações entre setores

Estou em processo de estruturar meu fluxo de trabalho para otimizar a colaboração entre eu que atuo no setor técnico e o novo setor comercial que estou criando. O objetivo é automatizar e simplificar a troca de informações entre os setores, garantindo que o departamento comercial tenha autonomia para negociar, gerar propostas e contratos sem acesso a planilha completa que utilizo para cálculos técnicos, que são de minha responsabilidade, e a planilha completa é grande pode gerar confusão ao comercial.

Contexto e Necessidades:

1. Cenário Atual:

Atualmente, eu faço simulações e os cálculos em uma planilha do Excel, que contém fórmulas e alguns dados técnicos dos processos que para o comercial é desnecessário e pode gerar poluição visual e excesso nas informações.

A partir dos cálculos feitos, desenvolvo uma proposta comercial em um modelo de documento do Word e, se o cliente aceita, desenvolvo um contrato em um modelo do PowerPoint.

Eu mesma desenvolvo a proposta e o contrato pois para eu passar essa tarefa ao comercial precisaria de acesso às simulações completa mencionada acima. Seria interessante se houvesse uma planilha resumida das simulações e que essa planilha pudesse ser vinculada ao arquivo de propostas/contratos para continuar as negociações e ajustes sem solicitações ao departamento técnico, mas sem ter acesso a todo conteúdo da planilha original.

2. Objetivo do Projeto:

Quero que o setor comercial receba apenas as informações necessárias, sem visualizar a planilha técnica completa, ou seja sem acesso aos campos não preenchidos não utilizados nessa planilha completa.

O processo ideal inclui uma planilha simplificada que mostre os resultados das simulações e permita alterações de valores pelo comercial para negociações.

Esta planilha simplificada precisa poder ser vinculada aos documentos de proposta e contrato, permitindo a geração automática de PDFs desses documentos conforme as negociações evoluem.

O departamento comercial deve ser capaz de gerar PDFs de apenas uma parte específica (proposta ou contrato) conforme necessário.

Requisitos do Projeto:

• Desenvolver uma planilha secundária com os resultados das simulações que sejam compartilháveis com o comercial, sem expondo apenas campos utilizados sem expor a planilha completa (o objetivo é um visual limpo e fácil). Acredito que nessa planilha secundária deva ter campos a ser inserido na proposta e contrato, para quer irá gerar esses documentos não ter que ficar procurando no documento o campo a ser alterado e não repetir tarefas de preenchimentos, pois o comercial recebe informações do cliente que eu vou inserir na planilha total, depois será inserido na planilha secundária e os 2 documentos como proposta e contrato.

Eu poderia receber do comercial um arquivo com as informações coletadas que já vou usar na minha simulação e inserir apenas as informações técnicas, devolver ao comercial pra só inserir dados pessoas para gerar contrato. Foco em menos repetição de tarefas, se um departamento já fez já digitou, o outro departamento utilizar o mesmo documento e só completando as informações e gerar o próximo documento.

• Automatizar a geração de documentos: Vincular a planilha a modelos de proposta (Word) e contrato (PowerPoint) para preenchimento automático de campos com as informações da obra e valores.

• Capacidade de edição e atualização: O comercial deve poder fazer ajustes na planilha simplificada e, com isso, gerar novas versões dos documentos.

• Conversão em PDF: Incluir uma funcionalidade que permita gerar PDFs de partes específicas dos documentos conforme a necessidade (apenas proposta ou apenas contrato).

• Soluções viáveis: Sugestões de software ou ferramentas que podem ser utilizadas para integrar Excel, Word e PowerPoint de forma eficiente e tornar o processo menos manual possível, pois hoje temos muitas etapas repetitivas e manual. Ideias como uso scripts de automação, Power Automate, ou outras ferramentas que possam recomendar.

Informações adicionais:

Estou aberta a sugestões de fluxos de trabalho e ferramentas que possam otimizar ainda mais esse processo. Também aceito ideias sobre se é viável ter a proposta e o contrato no mesmo documento ou se a separação em arquivos distintos é mais eficaz.

Obrigada

Excel Processamento de Dados Word Programação C# Powerpoint

ID do Projeto: #38778538

Sobre o projeto