Comprehensive Billing & Workshop Management System

Requisitos Funcionales: a. Facturación General: Facturación de productos y servicios: Debe permitir emitir facturas por productos (físicos o digitales) y servicios no recurrentes. Gestión de clientes: Almacenar y gestionar información de clientes, incluyendo datos fiscales, históricos de compras y pagos. Emisión de presupuestos y pedidos: El sistema debe permitir generar presupuestos que se puedan convertir fácilmente en facturas, además de gestionar pedidos pendientes de facturar. Impuestos y retenciones: Implementación de diferentes tipos de impuestos según la normativa del país (IVA, IGIC, etc.) y la capacidad de adaptarse a retenciones específicas. Descuentos y promociones: Aplique descuentos a productos, servicios o facturas completas, con posibilidad de gestionar promociones especiales o por volumen. Control de pagos: Registrar pagos recibidos, gestionar facturas pagadas, pendientes y vencidas, con reportes y seguimiento automático. b. Facturación de Servicios Recurrentes: Facturación periódica automática: Crear y gestionar facturas recurrentes para servicios que se cobran de manera periódica (mensual, trimestral, semestral, anual). Control de fechas de vencimiento: Registrar y gestionar fechas de inicio y fin de los servicios, generando notificaciones automáticas antes del vencimiento. Planificación de pagos recurrentes: Configurar los métodos de pago para cobrar automáticamente en las fechas establecidas, como tarjeta de crédito o débito directo. Emisión de recibos recurrentes: Generar recibos automáticos para los pagos periódicos y enviarlos a los clientes de forma electrónica. Gestión de suscripciones: Permitir la creación de suscripciones a servicios y su modificación en términos de duración o tarifa. do. Módulo de Gestión de Talleres Mecánicos: Gestión de órdenes de trabajo (OT): Crear órdenes de trabajo para reparaciones y servicios de mantenimiento, con capacidad para detallar piezas usadas, mano de obra y tiempos de ejecución. Inventario de repuestos: Gestión del stock de piezas y repuestos en almacén, controlando entradas, salidas y niveles de inventario. Registro de vehículos y clientes: Almacenar información detallada de los vehículos (marca, modelo, matrícula, historial de reparaciones) y de los clientes asociados. Asignación de tareas a técnicos: Permitir la asignación de órdenes de trabajo a técnicos o mecánicos, con un seguimiento de tiempos y recursos utilizados. Agenda de citas y planificación de servicios: Herramienta para planificar citas de revisiones, reparaciones y servicios con recordatorios automáticos para los clientes. Informes y control de productividad: Generar informes de productividad del taller, con análisis de tiempo trabajado, eficiencia de técnicos y costos de reparación por vehículo. 2. Requisitos Técnicos: 2. Facturación electrónica: Implementación para enviar facturas electrónicas reconocidas por la autoridad fiscal del país, facilitando procesos tributarios y administrativos. 3. Portal de cliente: Permitir a los clientes acceder a un portal donde puedan consultar y descargar sus facturas y recibos, ver su historial de pagos y actualizar su información. 4. Generación de informes personalizados: Herramienta que permita a los usuarios crear informes específicos basados en distintas variables y criterios definidos por el usuario. 5. Configuración de moneda y tasas de cambio: Permitir la facturación en múltiples monedas y la actualización automática de tasas de cambio. 6. Alertas de pago: Sistema para enviar notificaciones y recordatorios automáticos a clientes sobre pagos pendientes o próximos vencimientos. 7. Integración con pasarelas de pago: Conexión con plataformas de pago en línea para procesar transacciones directamente desde el sistema de facturación. 8. Integración CRM: Herramienta para conectar el sistema de facturación con soluciones de gestión de relaciones con clientes (CRM) para una administración más eficiente. 9. Versatilidad de plantillas: Opción para configurar y personalizar plantillas de presupuestos, pedidos y facturas acorde a la imagen corporativa y necesidades del negocio. 10. Reportes de impuestos automática: Generación de informes de impuestos detallados y su adecuación según las normativas vigentes sociales. 11. Emitir notas de crédito y débito: Funcionalidad para generar documentos de ajuste de facturas emitidas, permitiendo modificar montos por devoluciones o errores. Base de datos relacionales: Para manejar información estructurada de productos, clientes, vehículos, servicios y facturación. Multiusuario y permisos: El sistema debe permitir la creación de diferentes roles de usuario (administradores, técnicos, contadores) con permisos diferenciados según sus responsabilidades. Interfaz intuitiva: Diseñar una interfaz de usuario fácil de usar, con paneles de control personalizados según el tipo de usuario. Seguridad de la información: Uso de cifrado para datos sensibles, control de acceso basado en roles, y cumplimiento de normativas de protección de datos (por ejemplo, GDPR en Europa). Respaldo y recuperación de datos: Implementación de copias de seguridad automáticas y restauración de datos en caso de fallos del sistema. Multiplataforma y nube: Accesible desde Múltiples dispositivos (ordenadores, móviles, tablets), con opción de operar en la nube para accesibilidad remota o instalación local. 3. Requisitos No Funcionales: Escalabilidad: El sistema debe poder crecer con el negocio, soportando más clientes, productos, facturas y órdenes de trabajo sin degradar el rendimiento. Integración con otros sistemas: Capacidad de integrarse con software de contabilidad, CRMs o ERPs para facilitar la transferencia de datos y optimizar la gestión global del negocio. Rendimiento: Debe ser eficiente en la respuesta de consultas y procesamiento de transacciones, incluso en momentos de alta demanda. 4. Requerimientos de Informes y Estadísticas: Informes financieros: Generar informes sobre ingresos, gastos, ventas de productos, servicios recurrentes y facturación general. Control de stock e inventario: Informes detallados de productos en almacén, piezas y repuestos, con alertas para reabastecimiento. Informes de actividad del taller: Informes sobre la productividad de los técnicos, tiempo dedicado a reparaciones, ingresos generados por cada técnico y costos por vehículo. Seguimiento de servicios recurrentes: Informes sobre servicios facturados recurrentemente, servicios próximos a vencer y clientes con pagos atrasados. 5. Soporte y usabilidad: Formación y soporte técnico: Provisión de soporte técnico y tutoriales de uso para los usuarios del sistema, junto con documentación y guías de uso. Mantenimiento y actualizaciones: Soporte de actualizaciones periódicas del software para asegurar su correcto funcionamiento y adaptarse a cambios legislativos. IMPORTANTE Este sistema debe garantizar la integridad, autenticidad y trazabilidad de las facturas emitidas por los contribuyentes, evitando fraudes y garantizando el correcto pago de impuestos. Objetivos de seguridad del programa Integridad : Asegúrese de que las facturas no hayan sido modificadas después de su emisión. Autenticidad : Verificar la identidad del emisor de la factura. Trazabilidad : Garantizar que el origen y los cambios de una factura puedan ser rastreados. La normativa exige que los software de facturación cumplan con ciertos requisitos que aseguren la seguridad y trazabilidad de las facturas, además de evitar la posibilidad de que se borren o alteren. Características que debe cumplir este software: Control del registro de las facturas : Cada factura debe tener un código único que impida su modificación o eliminación. Trazabilidad : Las facturas deben contener un historial que permita ver cuándo fueron generadas y cualquier cambio realizado. Inalterabilidad : No se debe permitir modificar una factura una vez emitida, salvo que sea necesario hacer una corrección a través de una factura rectificativa. Seguridad y almacenamiento : Las facturas deben almacenarse de forma segura y estar accesibles en caso de auditorías por parte de la Agencia Tributaria. Pasos para adaptar este software de facturación : Implementar la Inalterabilidad de las Facturas : Una vez que una factura se emite, no debe poder modificarse ni eliminarse. Si es necesario corregir una factura, el software debe emitir una factura rectificativa que deje rastro de la modificación. Generar Códigos Únicos para cada Factura : Implementa un sistema que asigna un código único (como un hash o número de serie) a cada factura emitida. Esto asegura su trazabilidad y garantiza que no ha sido manipulado. Trazabilidad Completa : Agregue un sistema de registros en su software para registrar todas las operaciones relacionadas con las facturas, como la fecha de emisión, modificación o cancelación. Esto garantizará la trazabilidad de cada documento. Almacenamiento Seguro : Implemente sistemas de seguridad que garanticen que las facturas se almacenen de manera segura y que solo las personas autorizadas puedan acceder a ellas. Asegúrese de que las facturas emitidas se guarden en un formato inmutable (como PDF con firma digital) y en un servidor seguro. Validación de la Factura : Incluye una función para validar la autenticidad de la factura mediante mecanismos como la firma digital. Esto ayudará a que la factura sea reconocida como válida por la Agencia Tributaria. Cumplir con las Auditorías : Asegúrese de que su software de facturación esté preparado para proporcionar toda la información necesaria durante una auditoría de la Agencia Tributaria, incluyendo facturas, registros de trazabilidad y seguridad.