Compliance bei Fraunhofer

Organisation des Compliance Management-Systems

Wir verstehen Compliance als Bestandteil des täglichen Arbeitens aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Struktur unseres Compliance Management-Systems baut daher auf etablierten Verantwortlichkeiten auf. Der Vorstand verantwortet das Gesamtsystem. Als Chief Compliance Officer (CCO) ist die Vorständin für Personal, Unternehmenskultur und Recht, Elisabeth Ewen, benannt. In der Umsetzung unterstützen die themenverantwortlichen Fachbereiche und Beauftragten der Zentrale. An den Fraunhofer-Instituten sind die jeweiligen Leitungen für die Umsetzung von Compliance zuständig. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind angehalten, die vorgegebenen Regelungen zu beachten und haben die Möglichkeit, sich aktiv in die Weiterentwicklung einzubringen.

Ergänzend dazu findet seit 2011 eine übergreifende Unterstützung und systematische Betrachtung zum Compliance-System durch das Compliance Office statt. Institutsvertretungen, Vertreter des Vorstandskreises und weitere Führungskräfte beteiligen sich zudem regelmäßig an Tagungen des Compliance-Komitees. Hier werden sie vom Compliance Office über aktuelle Entwicklungen im Compliance Management-System informiert, geben Hinweise und regen vorrangige Maßnahmen oder Themen an.

Alle Rollen und Verantwortlichkeiten sind in einem Handbuch zum Compliance Management-System beschrieben und gesellschaftsweit kommuniziert.

Kommunikation und Schulungen

Im Rahmen des Compliance Management-Systems ist es uns wichtig, präventiv für risikorelevante Themen zu sensibilisieren. Unser interner Fraunhofer-Verhaltenskodex führt die wesentlichen gesellschaftsweiten Compliance- bzw. regelungsrelevanten Themen zusammen und gibt unseren Mitarbeitenden einen Überblick zu geltenden Rahmenbedingungen sowie konkrete Handlungsempfehlungen und damit eine Orientierung im täglichen Handeln. Daraus abgeleitet sind für unsere Geschäftspartner die für uns wesentlichen Themen, wie z. B. gute wissenschaftliche Praxis und wissenschaftliche Integrität, Informationssicherheit, Datenschutz und Geheimhaltung oder Beschäftigungsbedingungen in den »Erklärungen der Fraunhofer-Gesellschaft zur Zusammenarbeit mit Dritten« beschrieben. 

• Erklärungen der Fraunhofer-Gesellschaft zur Zusammenarbeit mit Dritten

Intern werden gesellschaftsweite Regelungen zentral bereitgestellt, sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Schulungen und Workshops zu Compliance-Themen angesprochen. Eine Sensibilisierung, wie z. B. zu Korruptionsprävention oder Datenschutz findet daneben regelmäßig über webbasierte Trainings oder Präsenzveranstaltungen statt. Das Compliance Office begleitet und unterstützt die fachspezifischen Schulungsmaßnahmen durch übergreifende systembezogene Workshops und Schulungen auf Führungsebene. Es dient darüber hinaus als Ansprechpartner zu regelungsrelevanten Fragen.

Überwachung und Verbesserung

Als öffentlicher Zuwendungsempfänger unterliegen wir neben speziellen Auflagen auch regelmäßigen externen Kontrollen. So werden wir beispielsweise durch den Bundesrechnungshof, das Finanzamt sowie von Wirtschaftsprüfern geprüft.

Auch intern wird die Beachtung und Umsetzung von Compliance regelmäßig überwacht und dokumentiert. Die themenverantwortlichen Fachabteilungen bzw. Beauftragten und die Innenrevision führen themenbezogene Prüfungen durch. Die Leitungen der Institute verantworten standortspezifisch die Einhaltung von Vorgaben und werden dabei turnusgemäß von der Innenrevision überprüft.

Im Rahmen definierter Berichte wird der Vorstand regelmäßig sowie anlassbezogen über die Prüfinhalte informiert. Vorsätzliche Regelverstöße werden nicht toleriert und konsequent geahndet. Zugleich wird das Compliance-System kontinuierlich weiterentwickelt, indem Schwachstellen identifiziert und entsprechende Anpassungen vorgenommen werden.

Hinweise auf Fehlverhalten

Zu einer positiven und offenen Organisationskultur gehört für uns die Einhaltung gesetzlicher und interner Vorgaben und der verantwortungsvolle Umgang mit Hinweisen auf Verstöße. Seriöse Hinweise helfen uns, Regelverstößen frühzeitig entgegenzuwirken und Schäden für unsere Organisation, unsere Mitarbeiter und unsere Geschäftspartner zu verhindern. Wir bieten daher über mehrere Meldewege die Möglichkeit einer Kontaktaufnahme, um Verstöße gegen externe und interne Regelungen zu melden.

Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich bei Hinweisen auf Fehlverhalten themenspezifisch an verschiedene Kanäle und Ansprechpartner wenden, die für sie im Intranet übersichtlich dargestellt sind.

Oft werden schädigende Verhaltensweisen aber aus Angst vor persönlichen Nachteilen nicht über die üblichen Meldewege angesprochen. Zum Schutze aller Beteiligten haben wir daher einen anonymen, elektronischen Postkasten für Hinweise auf wesentliche Regelverstöße eingeführt. Zweck dieses Hinweisgebersystems ist es, den Beschäftigten der Fraunhofer-Gesellschaft aber auch externen Hinweisgebern die Möglichkeit anzubieten, unter Wahrung ihrer Anonymität und ohne persönliche Nachteile befürchten zu müssen, den zuständigen Fraunhofer-Stellen erkannte Regelverstöße zu melden und geschützt mit ihnen kommunizieren zu können.

So können wesentliche Verstöße gegen geltende gesetzliche und organisationsinterne Regeln oder Verhaltensgrundsätze gemeldet werden. Dies sind z.B. Straftaten (wie Korruption, Diebstahl, Veruntreuung, etc.), wissenschaftliches Fehlverhalten, Datenschutzverletzungen oder Umweltdelikte. Wir prüfen sorgsam und vertraulich alle Hinweise und ahnden konsequent und angemessen tatsächliche Verstöße.

Chief Compliance Officer

Elisabeth Ewen
Vorständin für Personal, Unternehmenskultur und Recht
Fraunhofer-Gesellschaft
Hansastraße 27c
80686 München, Deutschland