Veranstaltungsorganisation – Leitfaden für Vereine

Eine informative und übersichtliche Grundlage für die Veranstaltungsorganisation bietet der Leitfaden für Vereine – Häufige Fragen und Antworten des Ministeriums für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalens. Das Dokument umfasst viele Themen und Hinweise zur Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und nennt die relevanten Richtlinien für eine einwandfreie Umsetzung.

Über folgende veranstaltungsrelevante Themen informiert der Leitfaden:

·       Anzeige-, Anmelde-, und Genehmigungsregeln

·       Großveranstaltungen und Sicherheitskonzepte

·       Veranstaltungen in Räumen

·       Veranstaltungen in „Fliegenden Bauten“ (Zelten etc.)

·       Veranstaltungen auf der Straße

·       Bewerben von Veranstaltungen an Straßen

·       Feuer und Feuerwerk

·       GEMA und GEMA-Gebühren

·       Lotterien und Tombolas

·       Jugendschutz

·       Speisen und Getränke

·       Alkoholausschank

·       Sanitätsdienst

·       Veranstaltungen an Sonn- und Feiertagen

·       Veranstaltungen mit Tieren

·       Abwasserbeseitigung

·       Abfallmanagement

·       Umgang mit Flüssiggas

·       Regelungen zum Lärmschutz

·       Corona und Veranstaltungen

·       Haftung und Versicherungsschutz

Unser Tipp: Organisatorinnen und Organisatoren können den Leitfaden für Vereine für die Planung ihrer Veranstaltung im Verein nutzen und dabei alle relevanten Fragen Schritt für Schritt durchgehen. Die Checklisten, Tipps und ergänzenden Erläuterungen am Ende einiger Kapitel erleichtern die Überprüfung geplanter Veranstaltungen.

Haftung und Versicherungsschutz

Informationen zu haftungsrelevanten Fragestellungen, unter anderem auch zu möglichen Haftungsbeschränkungen, sind der Unterseite Informationen zum Vereinsrecht zu entnehmen.

Informationen zum Versicherungsschutz im Ehrenamt, unter anderem zur Landeshaftpflicht- und Unfallversicherung sowie zur Sportversicherung, gibt die Unterseite zum Versicherungsschutz.

Gut zu wissen: Weitere Informationen zu möglichen relevanten Versicherungen bei Vereinsveranstaltungen im Sport sowie zur Sportversicherung hat die Wissensmanagement-Seite »VIBSS« des Landessportbund Nordrhein-Westfalen aufbereitet.

Weitergehende Informationsquellen

Der Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz und nukleare Sicherheit enthält Empfehlungen und praktische Hinweise zu den wichtigsten Handlungsfeldern bei der Vorbereitung von nachhaltigen Veranstaltungen. Zusätzlich umfasst die Broschüre praktische Checklisten zur Überprüfung der eigenen geplanten Veranstaltung. 

Der Landessportbund Nordrhein-Westfalen bietet auf seiner Wissensmanagement-Seite »VIBSS« umfangreiche Informationen zu Themen der Veranstaltungsorganisation in Sportvereinen an. Viele der Praxisbeispiele aus dem Sport, lassen sich grundsätzlich auch auf die allgemeine Vereinslandschaft übertragen.

Gut zu wissen: Die Deutsche Gesellschaft für Hauswirtschaft e.V. bietet in ihren Leitfäden „Feste sicher feiern – Leitlinie zur Guten Hygiene für Veranstalter“ und „Feste sicher feiern – Leitlinie zur Guten Hygiene für ehrenamtliche Hilfe" einen praktikablen Orientierungsrahmen zur Umsetzung des Hygienemanagements auf Veranstaltungen.

Die Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt (DSEE) gibt in zwei aufgezeichneten Online-Veranstaltungen einen Einblick in die Trickkiste für Veranstaltungen sowie eine Hilfestellung bei der Koordination und der organisierten Zusammenarbeit im Team und zeigt praxisnahe Tipps zur effektiven Planung und Durchführung des Events auf.