通勤や取引先への訪問など、業務を行う上で必ず発生する「交通費精算」。
交通費精算は企業規模を問わず共通して行われていますが、紙やExcelによる煩雑な管理、入力ミス、システム導入におけるコストなど課題に感じることはありませんか？
そのお悩み、プリザンターで解決できます！
前回はプリザンターの基礎知識について解説しましたが、今回の記事ではノーコードで作成できる「交通費精算システム」をご紹介します！
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紙ベースやExcelでの交通費精算の場合、申請・承認・精算に多くの時間と手間がかかります。領収書の紛失や入力ミスも頻発しやすくなります。また、業務フローにおいても申請者、承認者、経理担当者、それぞれの立場により、課題と感じる点も異なります。
これらの問題を交通費精算システムの導入で解決できます！
交通費精算システムを導入し、脱紙・脱Excelによる申請業務の効率化をすることで以下のようなメリットがあります。
【STEP1】
申請者が経費情報を入力しレコードを作成。承認者を設定し申請を行います。
【STEP2】
申請が完了するとレコードのステータスが自動的に「管理者承認待ち」に変更されます。管理者は申請内容を確認し承認もしくは差戻しを行います。
【STEP3】
管理者により承認されるとレコードのステータスが自動的に「経理担当者承認待ち」に変更されます。経理担当者は内容を確認し承認もしくは差戻しを行います。
【STEP4】
差戻しされた場合は申請者により再申請もしくは申請取消の処理を行います。
テーブルの管理画面から「エディタ」設定タブを開き入力フォーム画面に表示したい項目を有効化します。
また、無効化することで項目を削除することも可能です。
テーブルの管理画面から「プロセス」設定タブを開き申請～承認までの詳細設定を行います。
プロセス処理前、処理後のステータスの設定や、プロセス動作時の処理内容を細かく設定可能です。
上記の設定ではレコードのステータスが「管理者確認中」の時に、編集画面に「承認」というボタンを追加します。「承認」ボタンをクリックすると、レコードのステータスが「経理確認中」に自動的に変更されます。
一通り設定が完了したら実際にプロセス処理を動かし動作テストを行いましょう。
動作に問題がある場合は再度「テーブルの管理画面」から設定変更を行います。
状況（ステータス）に設定している選択肢にて新規からクローズまで、途中で途切れることなく全て経由するようにプロセス設定を行います。
■状況（ステータス）詳細設定内容
■プロセス設定画面
社内でのシステムリリース時には従業員に対して操作方法などのトレーニングを実施することで、よりシステムを社内で効果的に活用できます。
また、弊社サービスには、お客様内のプリザンター管理者および利用者向けに基本機能の解説から操作/設定方法のレクチャー行う「トレーニングサービス」や、導入検討から開発・運用フェーズを問わず、プリザンターに関する様々なご相談やお悩みに対して 伴走支援を行いお客様ご自身での活用をサポートする「テクニカルコンサルティングサービス」など様々なメニューがございます。これらメニューは、事例の中で詳しくご紹介しているので、ぜひご覧ください。
いかがでしたでしょうか。
今回はプリザンターの標準機能である「プロセス機能」を使用して交通費精算システムを作成しました。プロセス機能はボタンをクリックするだけで予め設定しておいた処理を実施させることができる機能です。また、申請承認の情報をメールで受け取るなど、他の標準機能と連動させることでさらに便利なシステムを作成することができます。
弊社ではプリザンターのシステム構築から活用の伴走支援まで行っています。
プリザンターを活用していく上で困りごとなどございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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