Datenschutzerklärung

6.1 Aufsicht (Rechts-, Fach- und Dienstaufsicht)

1) Zweck

Zur Wahrnehmung der Aufsicht im Rahmen der Rechts-, Fach und Dienstaufsicht werden personenbezogene Daten zur Erfüllung dieser aufsichtsrechtlichen Aufgabe und zur Dokumentation verarbeitet.

Zum unmittelbaren Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales gehören das Bundesarbeitsgericht (BAG), das Bundessozialgericht (BSG), das Bundesamt für Soziale Sicherung (BAS) und die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA). Unter der Rechtsaufsicht des BMAS steht die Bundesagentur für Arbeit, wobei auch hinsichtlich der zugelassenen kommunalen Träger Prüfaufgaben dem BMAS obliegen.

Ferner gehören zum Geschäftsbereich des BMAS folgende der Rechtsaufsicht des Bundesamtes für Soziale Sicherung unterliegenden Einrichtungen: Deutsche Rentenversicherung Bund, Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See, Unfallversicherung Bund und Bahn einschließlich Künstlersozialkasse, Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau sowie die übrigen bundesunmittelbaren Träger der Unfallversicherung unter dem Dach der DGUV (Berufsgenossenschaft Rohstoffe und chemische Industrie, Berufsgenossenschaft Holz und Metall, Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse, Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe, Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft, Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik, Verwaltungs-Berufsgenossenschaft, Berufsgenossenschaft Verkehrswirtschaft Post-Logistik Telekommunikation, Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege).

2) Art der Daten und Quelle der Daten

Im Rahmen dieser öffentlichen Aufgaben des BMAS werden von den Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern sowie Verantwortlichen in der Regel Name, Vorname, dienstliche Kontaktdaten sowie Organisation oder Einrichtung verarbeitet. Diese Daten werden dem BMAS durch die betroffene Person selbst oder teilweise durch die Organisationen an das BMAS übermittelt.

3) Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i. V. m. § 3 BDSG.

4) Empfänger

Die personenbezogenen Daten werden von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des BMAS verarbeitet. Soweit eine Weiterleitung an externe Empfänger erfolgt, wird im jeweiligen Fall separat darüber informiert.

5) Speicherdauer

Die Festsetzung der Aufbewahrungsfristen erfolgt unter Beachtung der Verwaltungsvorschrift für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (VV-ZBR BHO 4.7 sowie Nr. 6 der Anlage 1), der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums des Innern zum materiellen und organisatorischen Schutz von Verschlusssachen (VS-Anweisung - VSA) sowie der Hinweise des Bundesarchivs für die Schriftgutverwaltung betreffend der Festsetzung von Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut von obersten Bundesbehörden gemäß § 19 Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien (RegR). Die Löschung erfolgt, sobald der Zweck der Datenverarbeitung entfallen ist, es sei denn es bestehen berechtigte Interessen des BMAS nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO. Für Verwaltungssachen im Zusammenhang mit aufsichtsrechtlichen Aufgaben beträgt die Aufbewahrungsfrist bis zu 15 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen wurde.

6) Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten oder Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten

Die Kontaktaufnahme mit den jeweils zuständigen Beschäftigten der öffentlichen Stellen und damit die Aufsichtstätigkeit des BMAS ist ohne diese personenbezogenen Daten nicht möglich.

6.2 Besucher und Besuchergruppen

1) Zweck

Das BMAS empfängt regelmäßig Besucher, Besucherinnen und Besuchergruppen im Ministerium. Zur Gewährleistung der Objektsicherheit an den BMAS-Standorten und zur Organisation sowie Vorbereitung des Besuchs werden personenbezogene Daten verarbeitet.

2) Art der Daten und Quelle

Für die Organisation sowie Vorbereitung des Besuchs werden von Gruppenverantwortlichen (z. B. Mitglieder des deutschen Bundestages, Lehrerinnen und Lehrer) Vor- und Nachname sowie weitere Informationen verarbeitet (z. B. Kontaktdaten, Organisation, Einrichtung bzw. Arbeitgeber). Teilweise werden auch die Namen, gegebenenfalls die Anschriften oder die Geburtsdaten der Besucherinnen und Besucher erfasst. Diese personenbezogenen Daten bezieht das BMAS von den betroffenen Personen selbst, aber auch vom Bundespresseamt oder den Gruppenverantwortlichen.

3) Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund von Art. 6 Abs. 1 e) i. V. m. § 3 BDSG.

4) Empfänger

Die personenbezogenen Daten der Gruppenverantwortlichen werden ausschließlich im BMAS verarbeitet.

5) Speicherdauer

Die Löschung erfolgt, sobald der Zweck der Datenverarbeitung entfallen ist, spätestens sechs Monate nach dem Termin. Es sei denn, es bestehen berechtigte Interessen des BMAS nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO.

6) Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten oder Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten

Ohne diese Angaben ist die Organisation der Besuchergruppen nicht möglich.

6.3 Bewerbungsverfahren

1) Zweck der Datenverarbeitung

Die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (einschließlich der geführten Interviews und ggf. durchgeführten Assessmentcenter) erhobenen personenbezogenen Daten werden zum Zwecke der Durchführung des Auswahlverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zum BMAS verarbeitet.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten (insbesondere Gesundheitsdaten, z. B. eine Schwerbehinderung) gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Bewerbungsprozesses ausschließlich dazu, die gemäß dem Neunten Buch des Sozialgesetzbuches obliegenden Pflichten (z. B. Einladungspflicht bei schwerbehinderten Bewerberinnen und Bewerbern) zu erfüllen.

2)  Art der Daten und Quelle

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze), Kontaktdaten (etwa private Anschrift, (Mobil-) Telefonnummer, E-Mail-Adresse), sowie alle Daten, die sich aus den Bewerbungsunterlagen ergeben (ggf. auch Gesundheitsdaten, soweit darin enthalten).

Diese personenbezogenen Daten werden in der Regel direkt bei den Bewerberinnen und Bewerbern im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhoben (z. B. über das Stellenportal des BMAS (JOBquick / aicovo GmbH)). Daneben ist die Datenübermittlung durch Dritte möglich (z. B. Arbeitgeberservice der Bundesagentur für Arbeit – auch für schwerbehinderte Akademiker*innen, Berufsbildungs- und –förderungswerke). Im Bewerbungsverfahren fordert das BMAS gegebenenfalls von einem vorherigen öffentlichen Arbeitgeber die Personalakte an.

3) Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung von diesen personenbezogenen Daten erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b) i. V. m. Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG bzw. § 106 Abs. 4 BBG.

Daneben kann ggf. eine gesonderte Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 a), 7, 9 Abs. 2 a) DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG als datenschutzrechtliche Erlaubnisvorschrift herangezogen werden.

Soweit die Bewerbungsunterlagen Fotoaufnahmen enthalten, wird darin eine Einwilligung zur Verarbeitung des Fotos gesehen. Gemäß Art. 7 Abs. 3 Satz 1 DSGVO kann diese Einwilligung jederzeit widerrufen werden.

4) Empfänger

Bei Anträgen auf Reisekostenzuschuss werden die im Antragsformular angegebenen Daten an das vom BMAS mit der Bearbeitung solcher Anträge beauftragte Bundesverwaltungsamt weitergegeben.

Im Bewerbungsverfahren können Anträge auch über den vom BMAS beauftragten Dienstleister aicovo (BMAS-Stellenportal) eingereicht werden.

5) Speicherdauer

Personenbezogene Daten der abgelehnten Bewerberinnen und Bewerber eines abgeschlossenen Bewerbungsverfahrens werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens solange gespeichert, wie es für die Abwicklung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist. Im Falle einer Einstellung werden die personenbezogenen Daten in eine Personalakte überführt.

Soweit das Bewerbungsverfahren im Rahmen einer sog. Pool-Ausschreibung erfolgt, endet das Bewerbungsverfahren erst, wenn das Pool-Verfahren durch das BMAS abgeschlossen wird oder alle Bewerberinnen und Bewerber mit festgestellter Hauseignung eingestellt wurden.

Rechnungsunterlagen zu Reisekosten werden vom Bundesverwaltungsamt mit einer Frist von sechs Jahren zum Ende des Kalenderjahres, in dem die Reisen abgerechnet wurden, aufbewahrt.

6) Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten oder Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten

Die Angabe der personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren ist nicht verpflichtend. Ohne die Bereitstellung der ausschreibungsrelevanten Daten kann die Bewerbung jedoch nicht berücksichtigt werden.

6.4 Druckerzeugnisbestellung

1) Zweck

Die personenbezogenen Daten sind erforderlich zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen und zur Vertragserfüllung (Bereitstellung der Erzeugnisse). Diese werden im Rahmen der Bestellung verarbeitet. Zum Teil werden die Kontaktdaten auch zum Zwecke einer Anfrage verwendet werden, ob die Besteller an einer Evaluation der Inhalte teilnehmen möchten.

2) Art der Daten und Quelle

Bei der Bestellung von Broschüren, Faltblättern und anderen Druckerzeugnisse über diese Webseite sind zur Bearbeitung des Auftrages zwingend folgende personenbezogene Daten anzugeben:

• Name, Vorname,
• Straße, Hausnummer,
• Postleitzahl und Ort

Die zusätzlichen Informationen, wie Institution, Abteilung, Land und E-Mail-Adresse sind für die Bearbeitung nicht erforderlich, dienen jedoch zur besseren Abwicklung der Bestellung. Die personenbezogenen Daten bezieht das BMAS direkt von den betroffenen Personen im Rahmen des Bestellvorgangs.

3) Rechtsgrundlage

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.

Soweit über die Pflichtangaben hinausgehende Daten zur Verfügung gestellt werden, verarbeitet das BMAS diese aufgrund einer konkludenten Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 a) i. V. m. Art. 7 DSGVO. Die Datenverarbeitung zum Zwecke der Teilnahmeanfrage zu einer Evaluation der Materialien erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO i. V. m. Art. 114 GG (rechtliche Verpflichtung zur Wirtschaftlichkeit der Verwaltung). Die Umfrage selbst erfolgt dann aufgrund einer Einwilligung, die separat eingeholt wird.

4) Empfänger

Soweit die Bestellung nicht von BMAS abschließend bearbeitet werden kann, werden die angegebenen Daten an Dritte (Versandfirmen: IBRo Versandservice GmbH und Gemeinnützige Werkstätten Bonn GmbH (GVP), ggf. andere Behörden oder Einrichtungen, sofern diese das bestellte Material versenden), weitergegeben.

5) Speicherdauer

Die übermittelten Bestelldaten werden nach drei Monaten unkenntlich gemacht. Das bedeutet, dass die Adressdaten entpersonalisiert (= anonymisiert) werden. Für Statistiken kann weiterhin nachvollzogen werden, wie viele Exemplare eines Artikels bestellt worden sind, aber nicht mehr, wer diese bestellt hat.

6) Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten oder Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten

Soweit die vorgenannten Daten nicht vorliegen, kann die Bearbeitung der Bestellung nicht erfolgen.

Die zusätzlichen Informationen, wie Institution, Abteilung, Land und E-Mail-Adresse sind für die Bearbeitung nicht erforderlich, dienen jedoch zur besseren Abwicklung der Bestellung.

6.5 Ehrenämter und Auszeichnungen, öffentliche Ehrung

1) Zweck

Das BMAS besetzt im Rahmen seiner öffentlichen Aufgabenerledigung auch verschiedene Ehrenämter in Gremien oder Institutionen und zeichnet Bürgerinnen und Bürger für ihr ehrenamtliches Engagement aus. Dazu gehört beispielsweise die Besetzung der Pflegekommission, der Heimarbeitsausschüsse, der Selbstverwaltungsgremien bei Körperschaften in der Sozialversicherung, der Berufsausbildungsausschüsse im Bereich der Sozialversicherung, die Benennung der ehrenamtlichen Richter des Bundesarbeitsgerichts sowie des Bundessozialgerichts oder die Ausübung des Vorschlagsrechts zur Verleihung des Bundesverdienstordens.

Im Rahmen einer Festveranstaltung im BMAS werden Bürgerinnen und Bürger für ihr soziales Engagement durch Aushändigung des Verdienstordens der Bundesrepublik Deutschland durch die Ministerin oder den Minister geehrt. Hierüber erfolgt eine Berichterstattung in der Presse und in den Sozialen Netzwerken.

2) Art der Daten und Quelle

Im Rahmen dieser öffentlichen Aufgaben des BMAS werden von den betroffenen Personen sowie Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern in der Regel Name, Vorname, akademischer Titel, Kontaktdaten sowie Organisation (z. B. Gewerkschaftszugehörigkeit) oder Einrichtung verarbeitet.

Soweit eine öffentliche Ehrung (z. B. mit dem Bundesverdienstorden) erfolgt, werden von den betroffenen Personen folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• Ordensträgerinnen und Ordensträger: Name, Kontaktdaten (i. d. R. privat), Hilfebedürftigkeit (z. B. Rollstuhl, Gebärdendolmetschung), Auszeichnungsgrund, Video, Fotos, ggf. Kfz-Kennzeichen bei Nutzung der Parkgarage, ggf. Bankverbindung für Reisekostenerstattung
• Begleitung und Gäste: Name, Kontaktdaten, Hilfebedürftigkeit, ggf. Video, Fotos

Diese Daten werden dem BMAS teilweise durch die betroffenen Personen selbst bzw. durch die jeweiligen Organisationen oder durch andere Personen übermittelt oder stammen aus öffentlichen Verzeichnissen.

3) Rechtsgrundlage

Diese personenbezogenen Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 a) und e) DSGVO i. V. m. Art. 9 Abs. 1 a) DSGVO und § 3 BDSG sowie § 86 BDSG verarbeitet.

Für öffentliche Ehrungen erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i. V. m. § 3 BDSG, Art. 9 Abs. 1 a) DSGVO.

4) Empfänger

Die personenbezogenen Daten werden an die jeweiligen involvierten Institutionen weitergeleitet, zum Beispiel an das Bundesarbeitsgericht, die Bundesagentur für Arbeit oder die Ministerien und Staatskanzleien der Bundesländer.

Bei öffentlichen Ehrungen werden die Namen und die Verdienste der zu ehrenden Personen und im Übrigen von allen Teilnehmenden an der Veranstaltung Foto- und Videoaufnahmen der Presse für eine Berichterstattung weitergegeben und in den Sozialen Medien veröffentlicht.

Informationen im Internet sind weltweit zugänglich und können mit Suchmaschinen gefunden und mit anderen Informationen verknüpft werden, woraus sich Persönlichkeitsprofile über die betroffenen Personen erstellen lassen. Ins Internet gestellte Informationen, einschließlich Fotos und Filmaufnahmen, können problemlos kopiert und weiterverbreitet werden. Es gibt spezialisierte Archivierungsdienste, deren Ziel es ist, den Zustand bestimmter Websites zu bestimmten Terminen dauerhaft zu dokumentieren. Dies kann dazu führen, dass im Internet veröffentlichte Informationen auch nach ihrer Löschung auf der Ursprungsseite weiterhin andernorts aufzufinden sind.

Es wird darauf hingewiesen, dass die Dienste Sozialer Netzwerke personenbezogene Daten entsprechend ihrer Datenverwendungsrichtlinien für geschäftliche Zwecke speichern, wobei der Ort der Speicherung auch außerhalb der Mitgliedstaaten der Europäischen Union sein kann. Das BMAS hat insoweit keinen Einfluss auf die Datenverarbeitung Sozialer Netzwerke, insbesondere nicht darauf, in welchem Umfang, an welchem Ort, für welche Dauer die Daten gespeichert werden, welche Auswertungen und Verknüpfungen mit den Daten vorgenommen werden und an wen die Daten weitergegeben werden.

5) Speicherdauer

Die Festsetzung der Aufbewahrungsfristen erfolgt unter Beachtung der Verwaltungsvorschrift für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (VV-ZBR BHO 4.7 sowie Nr. 6 der Anlage 1), der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums des Innern zum materiellen und organisatorischen Schutz von Verschlusssachen (VS-Anweisung - VSA) sowie der Hinweise des Bundesarchivs für die Schriftgutverwaltung betreffend der Festsetzung von Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut von obersten Bundesbehörden gemäß § 19 Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien (RegR). Die Löschung erfolgt, sobald der Zweck der Datenverarbeitung entfallen ist, es sei denn es bestehen berechtigte Interessen des BMAS nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO. Die Aufbewahrungsfrist für die Verwaltungssachen bei Ehrenamtlichen Richtern am Bundesarbeitsgericht und Bundessozialgericht sowie den Ordensangelegenheiten beträgt beispielsweise 20 Jahre, für die Pflegekommission und den Verwaltungsrat der Bundesagentur für Arbeit 15 Jahre und für die Heimarbeitsausschüsse zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen wurde.

6) Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten oder Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten

Die Benennung und Besetzung dieser ehrenamtlichen Tätigkeiten bzw. die Auszeichnung von Personen sind ohne diese personenbezogenen Daten nicht möglich.

Die verarbeiteten personenbezogenen Daten bei öffentlichen Ehrungen sind hinsichtlich Namen, Kontaktdaten, Kfz-Kennzeichen, ggf. Kontodaten und Hilfebedürftigkeit erforderlich, um den ordnungsgemäßen Ablauf und ggf. benötige Hilfestellungen zu gewährleisten. Den Foto- und Filmaufnahmen kann widersprochen werden. Diese Datenverarbeitung erfolgt dann nicht, wenn die widersprechende Person sich aus ihrer besonderen Situation ergebende Gründe anführt und das BMAS keine zwingenden schutzwürden Gründen für die Verarbeitung nachweist.

6.6 Geltendmachung von Betroffenenrechten nach der DSGVO

1) Zweck

Die personenbezogenen Daten werden zur Bearbeitung, Beantwortung und Dokumentation von geltend gemachten Betroffenenrechten (z. B. Auskunftsersuchen, Löschanträge, Erklärung eines Widerspruchs) nach Art. 12 ff. DSGVO verarbeitet. Vorgelegte Ausweisdokumente werden nur zur Identitätsfeststellung genutzt.

2) Art der Daten und Quelle

Welche Daten im Rahmen eines solchen Antrags verarbeitet werden, ist abhängig vom jeweiligen Inhalt des Antrages. Zumindest umfasst sind in der Regel angegebener Vorname, Nachname und Kontaktdaten der antragstellenden Person und die Daten der Vorgänge auf die sich der Antrag bezieht; gegebenenfalls aber auch personenbezogene Daten eines Ausweisdokuments, welche zur Identitätsfeststellung vorgelegt wurden.

3) Rechtsgrundlage

Die Grundlage für die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO i. V. m. Art. 12 ff. DSGVO. Die Dokumentation der Bearbeitung erfolgt aufgrund von Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO i. V. m. Art. 5 DSGVO.

4) Empfänger

Zur umfassenden Prüfung des Antrages kann es notwendig werden, bei dem vom BMAS beauftragten Dienstleister Telemark Rostock Kommunikations- und Marketinggesellschaft mbH dort verarbeitete personenbezogene Daten abzufragen.

5) Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten werden im BMAS solange aufbewahrt, wie dies zur Erfüllung der Dokumentationspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO und zur Verteidigung von Rechtspositionen (Art. 17 Abs. 3 DSGVO) erforderlich ist. Diese Aufbewahrungsfrist beträgt drei Jahre mit Ablauf des Jahres des Antragseingangs. Ein eventuell vorgelegtes Ausweisdokument wird unverzüglich nach der erfolgten Identitätsfeststellung gelöscht bzw. vernichtet. Es wird lediglich vermerkt, auf welche Weise der Identitätsnachweis erbracht wurde.

6) Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten oder Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten

Ohne Angabe von Vorname, Nachname und Kontaktdaten, die in der Regel eine Identifikation in Bezug auf die Vorgänge ermöglichen, ist die Bearbeitung und Beantwortung des Antrages nach Art. 12 ff. DSGVO nicht möglich.

6.7 Gesetzgebung

1) Zweck

Das BMAS arbeitet im Rahmen seiner fachlichen Zuständigkeit mit den Gesetzgebungsorganen und den Ministerien auf Bundes- und Landesebene sowie Organisationen der Zivilgesellschaft (z. B. kommunale Spitzenverbände, Interessenverbände) und deren Mitarbeitenden zusammen.

2) Art der Daten und Quelle

Im Rahmen dieser Aufgabenwahrnehmung werden von den Verantwortlichen sowie Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern in der Regel Name, Vorname, akademischer Titel, i. d. R. dienstliche Kontaktdaten sowie Organisation oder Einrichtung verarbeitet.

Diese Daten werden dem BMAS teilweise durch die betroffenen Personen selbst bzw. durch die jeweiligen Organisationen übermittelt oder stammen aus öffentlichen Verzeichnissen.

3) Rechtsgrundlage

Diese personenbezogenen Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i. V. m. § 3 BDSG verarbeitet.

4) Empfänger

Die personenbezogenen Daten werden nur insofern weitergeleitet, wie diese Weiterleitung für ein ordnungsgemäßes Gesetzgebungsverfahren erforderlich ist, beispielsweise an andere beteiligte Bundesressorts oder Ministerien auf Landesebene.

5) Speicherdauer

Die Festsetzung der Aufbewahrungsfristen erfolgt unter Beachtung der Verwaltungsvorschrift für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (VV-ZBR BHO 4.7 sowie Nr. 6 der Anlage 1), der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums des Innern zum materiellen und organisatorischen Schutz von Verschlusssachen (VS-Anweisung - VSA) sowie der Hinweise des Bundesarchivs für die Schriftgutverwaltung betreffend der Festsetzung von Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut von obersten Bundesbehörden gemäß § 19 Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien (RegR). Die Löschung erfolgt, sobald der Zweck der Datenverarbeitung entfallen ist, es sei denn es bestehen berechtigte Interessen des BMAS nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO. Die Aufbewahrungsfrist für Verwaltungssachen im Zusammenhang mit Gesetzgebungsverfahren beträgt 20 Jahre, in Einzelfällen bis zu 30 Jahren ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen wurde.

6) Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten oder Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten

Ohne die Verarbeitung der Kontaktdaten ist die Erfüllung der Aufgaben des BMAS oder eine Zusammenarbeit mit den jeweiligen Organisationen nicht möglich.

6.8 Informationseinholung (öffentlicher) Institutionen

1) Zweck

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zur Bearbeitung fachlicher Anfragen und Eingaben durch Mitarbeitende (öffentlicher) Institutionen.

2) Art und Quelle der Daten

Es werden folgende Daten verarbeitet: Vor- und Nachname der absendenden Person sowie gegebenenfalls die dienstlichen Kontaktdaten.

Die personenbezogenen Daten bezieht das BMAS direkt aus dem Schreiben der absendenden Person.

3) Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i. V. m. § 3 BDSG.

4) Empfänger

Es erfolgt eine ausschließlich interne Bearbeitung im BMAS.

5) Speicherdauer

Die Festsetzung der Aufbewahrungsfristen erfolgt unter Beachtung der Verwaltungsvorschrift für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (VV-ZBR BHO 4.7 sowie Nr. 6 der Anlage 1), der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums des Innern zum materiellen und organisatorischen Schutz von Verschlusssachen (VS-Anweisung - VSA) sowie der Hinweise des Bundesarchivs für die Schriftgutverwaltung betreffend der Festsetzung von Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut von obersten Bundesbehörden gemäß § 19 Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien (RegR). Die Löschung erfolgt, sobald der Zweck der Datenverarbeitung entfallen ist, es sei denn es bestehen berechtigte Interessen des BMAS nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO. Danach beträgt die Speicherdauer in der Regel ein Jahr ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen wurde.

6) Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten oder Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der personenbezogenen dienstlichen Kontaktdaten ist erforderlich für die adressatengerechte Kommunikation mit den anfragenden (öffentlichen) Institutionen.

6.9 Informationsfreiheitsgesetz (Anfragen nach IFG)

1) Zweck

Die im Rahmen eines Antrags nach Informationsfreiheitsgesetz (IFG) durch die antragstellende Person mitgeteilten personenbezogenen Daten werden zum Zweck der Bearbeitung, Beantwortung und Dokumentation des Anliegens verarbeitet.

2) Art der Daten und Quelle

Für die Beantwortung ist die Angabe einer E-Mail-Adresse oder in bestimmten Fällen (Ablehnung, Teilablehnung oder Gebührenpflichtigkeit) der Kontaktdaten für eine Antwort auf dem Postweg erforderlich. Ohne diese Daten kann das Anliegen nicht bearbeitet werden. Die Angabe einer Anschrift wird ermöglicht, soweit eine Bearbeitung des Anliegens auf postalischem Weg gewünscht wird oder aus verwaltungsrechtlichen Gründen notwendig ist (Ablehnung, Teilablehung, oder Gebührenpflichtigkeit). Die personenbezogenen Daten bezieht das BMAS direkt von den betroffenen Personen oder über die Internetplattform „Frag den Staat“.

3) Rechtsgrundlage

Der Umgang mit diesen personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Absatz 1 c) DSGVO i. V. m. IFG.

4) Empfänger

Die Bearbeitung des Antrags erfolgt durch die Mitarbeitenden des BMAS. Zum Teil erfolgt die Beantwortung der Anträge über die Internetplattform „Frag den Staat“.

5) Speicherdauer

Die Speicherung der IFG-Anfragen richtet sich nach den für die Aufbewahrung von Schriftgut geltenden Fristen der Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien, die die Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO) ergänzt. Danach beträgt die Speicherdauer in der Regel zehn Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen wurde.

6) Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten oder Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten

Ohne Angabe der elektronischen oder postalischen Adressdaten ist eine Bearbeitung und Beantwortung des Anliegens nicht möglich.

6.10 Internetseite

6.10.1 Besuch der Internetseite

1) Zweck

Bei jedem Besuch der Internetseiten des BMAS werden Daten verarbeitet die zur Bereitstellung des Angebotes erforderlich sind. Das BMAS ist auf Grundlage von § 5 BSI-Gesetz (Gesetz über das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) zur Speicherung der Daten zum Schutz vor Angriffen auf die Internetinfrastruktur des BMAS und der Kommunikationstechnik des Bundes verpflichtet. Diese Daten werden analysiert und im Falle von Angriffen auf die Kommunikationstechnik zur Einleitung einer Rechts- und Strafverfolgung benötigt.

2) Art der Daten und Quelle

Dies sind:

• Typ und Version des Internet-Browsers
• verwendetes Betriebssystem
• IP-Adresse des Nutzers
• IP-Adresse und Name des Servers
• Datum und Uhrzeit der Serveranfrage
• HTTP-Protokoll und -Status
• übertragene Datenmenge
• Dateipfad

Die personenbezogenen Daten bezieht das BMAS direkt von den betroffenen Personen und ihren elektronischen Endgeräten.

3) Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO in Verbindung mit § 5 BSI-Gesetz.

4) Empfänger

Diese Daten werden ebenfalls in Log-Dateien über den Zeitpunkt des Besuches hinaus auf einem Server, bei dem Webanbieter Digitas GmbH gespeichert.

Daten, die beim Zugriff auf das Internetangebot des BMAS protokolliert wurden, werden an Dritte nur übermittelt, soweit dazu eine rechtliche Verpflichtung besteht oder die Weitergabe im Falle von Angriffen auf die Kommunikationstechnik des Bundes zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist. Eine Weitergabe in anderen Fällen erfolgt nicht.

5) Speicherdauer

Die Löschung erfolgt, sobald der Zweck der Datenverarbeitung entfallen ist, es sei denn es bestehen berechtigte Interessen des BMAS nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO oder es bestehen Aufbewahrungspflichten aus Gründen der IT-Sicherheit (drei Monate gemäß § 5 Abs. 2 BSIG).

6) Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten oder Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten

Ohne die oben genannten technischen Verbindungdaten ist eine Nutzung der Internetseite faktisch bzw. aus IT-sicherheitsrechtlichen Gründen nicht möglich.

6.10.2 Session-Cookies

1) Zweck

Bei der Bestellung von Broschüren über einen Warenkorb verwendet das BMAS sogenannte Session-Cookies. Session-Cookies sind kleine Informationseinheiten, die ein Anbieter im Arbeitsspeicher des Computers des Besuchers speichert. Mit der Session-ID werden die Bestellungen in dem jeweiligen Warenkorb zusammengestellt, damit mehrere Broschüren gleichzeitig bestellt werden können und die Bestellung in einem Warenkorb gesammelt werden kann.

2) Art der Daten und Quelle

In einem Session-Cookie wird eine zufällig erzeugte eindeutige Identifikationsnummer abgelegt, eine sogenannte Session-ID. Außerdem enthält ein Cookie die Angabe über seine Herkunft und die Speicherfrist. Diese Cookies können keine anderen Daten speichern.

Die personenbezogenen Daten erzeugt das BMAS für den Besuch des Web-Angebots.

3) Rechtsgrundlage

Dies erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO in Verbindung mit § 3 BDSG, damit bedarfsorientiert Informationen bereitgestellt werden können (vgl. auch § 25 Abs. 2 Nr. 2 Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz [TTDSG)]).

4) Empfänger

Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt.

5) Speicherdauer

Die vom BMAS eingesetzten Session-Cookies werden gelöscht, wenn die Sitzung beendet wird. Wenn das Browserfenster geschlossen wird oder eine andere Seite aufgerufen wird, wird der Warenkorb zurückgesetzt. Die bis dahin gesammelten Warenkorbinhalte müssen neu zusammengestellt werden, wenn die Sitzung beendet, der Bestellvorgang aber nicht abgeschlossen wurde.

Hinweis: Er gibt auch dauerhafte Cookies, um Besucherinnen und Besucher auch nach langer Zeit wieder erkennen zu können. Diese Informationen werden als Textdatei auf der Festplatte der besuchenden Personen gespeichert. Solche Cookies verwendet das BMAS auf der Webseite nicht.

6) Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten oder Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten

Wenn die Warenkorb-Funktion des BMAS im vollen Umfang genutzt werden soll, sollte der Browser so eingestellt sein, dass Session-Cookies akzeptiert werden.

Cookies lassen sich mit allen Internetbrowsern steuern. Die meisten Browser sind so eingestellt, dass alle Cookies akzeptiert werden, ohne die Benutzer zu fragen. Durch eine Änderung der Einstellungen im Internetbrowser kann die Übertragung von Cookies deaktiviert oder eingeschränkt werden. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen.

Wenn der Nutzer alle Cookies ablehnt,

• kann der Warenkorb nicht zum Sammeln verschiedener Publikationen genutzt werden und
• kann nur jeweils eine Broschüre bestellt werden.

7) Hinweise zur Prüfung von Cookies

Es können die vom Browser an den BMAS-Server automatisch übermittelten Daten unter den Seiteninformationen des jeweiligen Browsers eingesehen werden.

Mit jedem Internetbrowser kann sich der Nutzer anzeigen lassen, wenn Cookies gesetzt werden und was diese enthalten. Es können die vom jeweiligen Browser an den BMAS-Server automatisch übermittelten Daten unter den Seiteninformationen des Browsers eingesehen werden.

6.10.3 Webanalyse

1) Zweck

Zur bedarfsorientierten Bereitstellung von Informationen werden im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit und zu den vom BMAS wahrzunehmenden Aufgaben Nutzungsinformationen zu statistische Zwecken ausgewertet.

2) Art der Daten und Quelle

Mit dem Webanalysedienst etracker werden Cookies auf dem Rechner der Besucher gespeichert. Werden Einzelseiten dieser Webseite aufgerufen, so werden folgende Daten gespeichert:

• zwei Bytes der IP-Adresse des aufrufenden Systems des Nutzers (die letzten 6 Zeichen werden anonymisiert),
• die aufgerufene Webseite,
• die Webseite, von der der Nutzer auf die aufgerufene Webseite gelangt ist (Referrer),
• Erkennung wiederkehrender Besucher und Besucherhistorie
• die Unterseiten, die von der aufgerufenen Webseite aus aufgerufen werden,
• die Verweildauer auf der Webseite und
• die Häufigkeit des Aufrufs der Webseite.

Die personenbezogenen Daten erzeugt das BMAS zwar beim Besuch des Web-Angebots Die IP-Adresse wird jedoch bei diesem Vorgang umgehend anonymisiert, so dass die nutzenden Personen für das BMAS anonym bleiben.

Die Software ist so eingestellt, dass die IP-Adressen nicht vollständig gespeichert werden, sondern 2 Bytes der IP-Adresse maskiert werden (Bsp.: 192.168.xxx.xxx). Auf diese Weise ist eine Zuordnung der gekürzten IP-Adresse zum aufrufenden Rechner nicht mehr möglich.

3) Rechtsgrundlage

Diese Anonymisierung der personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 c) i. V. m. Art. 5 Abs. 1 c) DSGVO (Grundsatz der Datenminimierung).

Die kurzzeitige Erhebung der IP-Adresse vor der Anonymisierung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 a), Art. 7 DSGVO und im Übrigen gemäß § 25 Abs. 1 TTDSG. Über die Erhebung kann im Vorfeld entschieden werden. Das geschieht durch die Auswahl, welche die Nutzenden zu Beginn des Besuchs im Cookie-Hinweis tätigen. Wenn die Nutzenden die Auswahl nachträglich ändern möchten, kann das durch Klick auf den untenstehenden Link erfolgen. Der Cookie-Dialog öffnet sich dann erneut und die Einstellungen können entsprechend geändert werden.

zum Cookie Dialog

4) Empfänger

Die Software läuft dabei ausschließlich auf den Servern des Dienstleisters etracker im Auftrag des BMAS. Eine Speicherung der Nutzungsinformationen findet nur dort statt. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht.

5) Speicherdauer

Die IP-Adresse wird bei diesem Vorgang umgehend anonymisiert, so dass die nutzenden Personen für das BMAS anonym bleiben.

6.11 Kontaktaufnahme über allgemein zugängliche Kontaktwege des BMAS

1) Zweck

Die im Rahmen einer Kontaktaufnahme durch die absendende Person mitgeteilten personenbezogenen Daten werden zum Zweck der Bearbeitung, Beantwortung und Dokumentation des Anliegens verarbeitet. Die Kontaktwege zum BMAS sind:

• Kontaktaufnahme mittels Kontaktformular
• Kontaktaufnahme über info@bmas.bund.de und info.gehoerlos@bmas.bund.de
• Kontaktaufnahme über presse@bmas.bund.de, poststelle@bmas.de und poststelle@bmas.de-mail.de
• Kontaktaufnahme mit Brief an die Postadresse
• Kontaktaufnahme über mittels Telefon
• Kontaktaufnahme über info@digitas.com

2) Art der Daten und Quelle

Im Zusammenhang mit den an das BMAS gerichteten Anliegen werden die übermittelten Daten – in der Regel Name, Vorname, Anschrift, gegebenenfalls Telefonnummer – verarbeitet. Die Angabe der Anschrift ist notwendig, wenn das BMAS entsprechend der geltenden Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO) Zweifel an der Identität der Person hat und eine Antwort mit Bezug zur anfragende Person erfolgen soll. Eine postalische Antwort auf Bürgeranliegen gewährleistet in diesen Fällen eine vertrauliche Antwort.

Weitere im Anschreiben gegebenenfalls nebst Anlagen enthaltene Informationen, die für die Bearbeitung notwendig sein können, sind Anzahl der Arbeitsjahre (bei Rentenanfragen) u. a. Darüberhinausgehende Informationen können Gesundheitsdaten, Angaben zur Gewerkschaftszugehörigkeit u. a. sein.

Die personenbezogenen Daten bezieht das BMAS in der Regel direkt von den betroffenen Personen im Rahmen der Kontaktaufnahme; gegebenenfalls auch von Geschäftsbereichs-Behörden soweit diese für eine Prüfung und Beantwortung des Anliegens einbezogen werden.

3) Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der Identifikations- und Adressdaten und der für die Bearbeitung erforderlichen personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund von Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i. V. m. § 3 BDSG. Weitergehende Informationen werden aufgrund einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 a) i. V. m. § 7 DSGVO verarbeitet.

Soweit die Anschreiben oder Unterlagen besondere Kategorien personenbezogener Daten (zum Beispiel Gesundheitsdaten oder Gewerkschaftszugehörigkeit) umfassen sollten, erfolgt diese Angabe freiwillig und die Übersendung dieser Daten bewertet das BMAS als eine Einwilligung zur Verarbeitung auch dieser Daten nach Art. 9 Abs. 2 a) DSGVO. Soweit die Verarbeitung dieser besonders schützenswerten Daten aufgrund einer Einwilligung erfolgt, wird ausdrücklich auf das Widerrufsrecht gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO hingewiesen.

4) Empfänger

• Kontaktaufnahme mittels Kontaktformular
  Die Verarbeitung des Anliegens, welches über das Kontaktformular auf der Internetseite des BMAS mitgeteilt wird, erfolgt durch den vom BMAS beauftragten Dienstleister Telemark Rostock Kommunikations- und Marketinggesellschaft mbH.
  Soweit die Anliegen nicht durch die Mitarbeiter der Telemark Rostock Kommunikations- und Marketinggesellschaft mbH bearbeitet werden kann, erfolgt eine Weiterleitung an das BMAS.
• Kontaktaufnahme über info@bmas.bund.de und info.gehoerlos@bmas.bund.de:
  Die Bearbeitung des Anliegens, welches über die E-Mail-Adresse info@bmas.bund.de oder info.gehoerlos@bmas.bund.de mitgeteilt wird, erfolgt durch den vom BMAS beauftragten Dienstleister Telemark Rostock Kommunikations- und Marketinggesellschaft mbH.
  Soweit die Anliegen nicht durch die Mitarbeiter der Telemark Rostock Kommunikations- und Marketinggesellschaft mbH bearbeitet werden kann, erfolgt eine Weiterleitung an das BMAS.
• Kontaktaufnahme über info@digitas.com:
  Die Bearbeitung des Anliegens, welches über die E-Mail-Adresse info@digitas.com mitgeteilt wird, erfolgt durch den vom BMAS beauftragten Dienstleisters Digitas GmbH
  Soweit das Anliegen nicht durch der Digitas GmbH bearbeitet werden kann, erfolgt eine Weiterleitung an das BMAS.

Im Zusammenhang mit der Bearbeitung und Prüfung des Sachverhalts durch Mitarbeitende des BMAS kann es für eine fachlich oder sachlich fundierte Antwort erforderlich sein, das Anliegen an Geschäftsbereichs-Behörden oder andere zuständige Behörden weiterzuleiten.

Die Weiterleitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i. V. m. §§ 3, 25, 23 BDSG nur, wenn die Weiterleitung im Interesse der betroffenen Person liegt und das Anschreiben keine Hinweise enthält, dass diese mit einer solchen Einbeziehung nicht einverstanden ist.

In aller Regel können diese Geschäftsbereichs- oder anderen zuständigen Behörden die für die betroffene Person zuständige Arbeitsagentur, das zuständige Jobcenter, der zuständige Rentenversicherungsträger oder ein anderes Bundesministerium (z. B. bei Fragen zu Medikamenten das Bundesministerium für Gesundheit bzw. bei Fragen zu Steuern das Bundesministerium der Finanzen) sein.

Gibt es Anhaltspunkte, dass diese Weiterleitung nicht dem Willen der betroffenen Person entspricht, holt das BMAS zuvor die Einwilligung ein. Das gleiche gilt, wenn die Unterlagen besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO, z. B. Gesundheitsdaten) enthalten, die zur Prüfung weitergegeben werden müssen.

5) Speicherdauer

Die Festsetzung der Aufbewahrungsfristen erfolgt unter Beachtung der Verwaltungsvorschrift für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (VV-ZBR BHO 4.7 sowie Nr. 6 der Anlage 1), der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums des Innern zum materiellen und organisatorischen Schutz von Verschlusssachen (VS-Anweisung - VSA) sowie der Hinweise des Bundesarchivs für die Schriftgutverwaltung betreffend der Festsetzung von Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut von obersten Bundesbehörden gemäß § 19 Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien (RegR).

Soweit die Kontaktaufnahme im Rahmen beispielsweise von Einzeleingaben erfolgt, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen worden ist und beträgt bis zum 31. Dezember 2023 ein Jahr, ab dem 1. Januar 2024 fünf Jahre. Bei fachspezifischen Themen oder Stellungnahmen beträgt die Frist bis zu 20 Jahren, für Stellungnahmen im Rahmen von Gesetzgebungsverfahren bis zu 30 Jahren ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen wurde.

Hinweis: Nicht erforderliche Unterlagen werden durch das BMAS gegebenenfalls vernichtet.

6) Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten oder Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten

Ohne Angabe der Adressdaten und anfragerelevanter personenbezogener Daten ist eine Bearbeitung und Beantwortung des Anliegens nicht möglich.

6.12. Newsletter-Versand

1) Zweck

Das BMAS setzt personenbezogenen Daten in diesem Kontext ausschließlich für den Versand der Newsletter und für statistische Auswertungen zur Analyse der Systemleistung ein.

2) Art der Daten und Quelle

Wer sich auf einem der Newsletter-Verteiler des BMAS einträgt, muss die E-Mail-Adresse sowie die gewählte(n) Newsletterliste(n) angeben. Die personenbezogenen Daten bezieht das BMAS direkt von den betroffenen Personen.

3) Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO.

Durch das Anmeldesystem mit einer zusätzlichen Bestätigungsnachricht, die einen Link zur endgültigen Registrierung enthält (Double-opt-in) ist sichergestellt, dass der Newsletter von der anmeldenden Person explizit erwünscht ist.

Bei der Registrierung werden die Daten auf dem BMAS-Server gespeichert und eine Bestätigungsnachricht mit einem Link zur endgültigen Registrierung an die angegebene E‑Mail‑Adresse generiert. Soweit die Registrierung nicht durch den Link in dieser E-Mail bestätigt wird, werden die Daten nach 24 Stunden gelöscht.

Erst durch Bestätigung des Links in der E-Mail werden die Daten zum Newsletter-Versand für die Nutzung des Newsletter-Angebots gespeichert.

4) Empfänger

Diese personenbezogenen Daten werden auf einem Server des BMAS gespeichert.

Die Verwaltung der Newsletter-Abonnements wird von dem Dienstleister Digitas GmbH übernommen. Eine darüber hinaus gehende Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

5) Speicherdauer

Soweit die abonnierende Person mit der Speicherung der Daten zu diesem Zweck nicht mehr einverstanden ist und somit das BMAS-Angebot nicht mehr nutzen möchte, kann die Einwilligung zur Datenverarbeitung für den Versand des Newsletter jederzeit widerrufen werden.

Damit erfolgt eine Abmeldung vom Newsletter-Versand und die angegebenen Daten werden dabei gelöscht.

Hier kann die Abmeldung vom Newsletter erfolgen. Hierfür wird die E-Mail-Adresse benötigt, die bei der Anmeldung angegeben wurde.

6) Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten oder Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten

Ohne die E-Mail-Adresse der abonnierenden Person ist die Zustellung des gewählten Newsletters nicht möglich.

6.13 Öffentliche Aufgaben in Zusammenarbeit mit anderen Stellen oder Personen

1) Zweck

Dem BMAS obliegen weitergehende öffentliche Aufgaben, wie beispielsweise

• die ressortübergreifende Zusammenarbeit,
• die Zusammenarbeit mit Bundesländern und kommunalen Spitzenverbänden,
• die Zusammenarbeit mit nachgeordneten Behörden des Geschäftsbereichs,
• die Zusammenarbeit mit Experten verschiedener Themengebiete (z. B. Universitätsprofessoren, Rechtsanwälte, IAB, Vertreter der Zivilgesellschaft, der Sozialverbände, der Gewerkschaften oder Arbeitgeberverbände),
• die Bewertung und Zusammenarbeit von Projektorganisationen, die eine Förderung durch Europäische Fonds und Förderprogramme beantragen oder erhalten, oder
• der Austausch mit der Gerichtsbarkeit, z. B. dem Bundesarbeitsgericht und dem Bundesozialgericht.

2) Art der Daten und Quelle

Im Rahmen dieser öffentlichen Aufgaben des BMAS werden von den Verantwortlichen sowie Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern in der Regel Name, Vorname, akademischer Titel, (vorrangig) dienstliche Kontaktdaten sowie Organisation oder Einrichtung verarbeitet. Diese Daten werden dem BMAS teilweise durch die betroffenen Personen selbst bzw. durch die jeweiligen Organisationen an das BMAS übermittelt oder stammen aus öffentlichen Verzeichnissen.

3) Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 a) und e) DSGVO i. V. m. Art. 9 Abs. 1 a) DSGVO und § 3 BDSG

4) Empfänger

Die personenbezogenen Daten werden von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des BMAS verarbeitet. Soweit eine Weiterleitung an externe Empfänger erfolgt, wird im jeweiligen Fall separat darüber informiert.

5) Speicherdauer

Die Festsetzung der Aufbewahrungsfristen erfolgt unter Beachtung der Verwaltungsvorschrift für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (VV-ZBR BHO 4.7 sowie Nr. 6 der Anlage 1), der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums des Innern zum materiellen und organisatorischen Schutz von Verschlusssachen (VS-Anweisung - VSA) sowie der Hinweise des Bundesarchivs für die Schriftgutverwaltung betreffend der Festsetzung von Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut von obersten Bundesbehörden gemäß § 19 Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien (RegR). Die Löschung erfolgt, sobald der Zweck der Datenverarbeitung entfallen ist, es sei denn es bestehen berechtigte Interessen des BMAS nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO. Soweit die Zusammenarbeit im Rahmen von Dialog, Vernetzung, Kommunikation und Partnerschaften erfolgt, beträgt die Aufbewahrungsfrist bis zu 15 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen wurde.

6) Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten oder Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten

Die Zusammenarbeit bzw. der Austausch sind ohne diese personenbezogenen Daten nicht möglich.

6.14 Petitionen an den Deutschen Bundestag

1) Zweck

Die im Rahmen einer Petition durch den Petenten mitgeteilten personenbezogenen Daten werden zum Zweck der Bearbeitung, Beantwortung und Dokumentation der Petition verarbeitet.

2) Art der Daten und Quelle

Für die Bearbeitung und Beantwortung ist zumindest die Angabe einer E-Mail-Adresse oder der Kontaktdaten erforderlich, zudem die für die Beantwortung der Petition erforderlichen weiteren personenbezogenen Daten. Die personenbezogenen Daten bezieht das BMAS vom Petitionsausschuss des Bundestages im Rahmen der Petition.

3) Rechtsgrundlage

Der Umgang mit den personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO i. V. m. Art. 17 Grundgesetz.

4) Empfänger

Die Bearbeitung des Petitionsantrages erfolgt durch die Mitarbeitenden des BMAS. Im Zusammenhang mit der Bearbeitung und Prüfung des Sachverhalts durch das BMAS kann es erforderlich sein, das Anliegen an Geschäftsbereichs-Behörden oder andere zuständige Behörden weiterzuleiten. Die Weiterleitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i. V. m. §§ 3, 25, 23 BDSG nur, wenn die Weiterleitung im Interesse der betroffenen Person liegt und das Anschreiben keine Hinweise enthält, dass diese mit einer solchen Einbeziehung nicht einverstanden ist. In aller Regel können diese Geschäftsbereichs- oder anderen zuständigen Behörden die für den Betroffenen zuständige Arbeitsagentur, das zuständige Jobcenter, der zuständige Rentenversicherungsträger oder ein anderes Bundesministerium (z. B. bei Fragen zu Medikamenten das Bundesministerium für Gesundheit bzw. bei Fragen zu Steuern das Bundesministerium der Finanzen) sein. Gibt es Anhaltspunkte, dass diese Weiterleitung nicht dem Willen der betroffenen Person entspricht, holt das BMAS zuvor die Einwilligung ein. Das gleiche gilt, wenn die Unterlagen besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO, z. B. Gesundheitsdaten) enthalten, die zur umfassenden Prüfung der Geschäftsbereichs-Behörde weitergegeben werden müssen.

5) Speicherdauer

Die Speicherdauer im BMAS für Petitionsangelegenheiten richtet sich nach den für die Aufbewahrung von Schriftgut geltenden Fristen der Registratur Richtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien, die die Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO) ergänzt. Danach beträgt die Speicherdauer fünf Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen wurde.

6) Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten oder Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten

Ohne Angabe der elektronischen oder postalischen Adressdaten sowie weiterer personenbezogener Angaben ist eine Bearbeitung und Beantwortung der Petition nicht möglich.

6.15 Pressearbeit

Presseverteiler

1) Zweck

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zur Bereitstellung der von Medienvertreterinnen und Medienvertretern erbetenen presserelevanten Information (Erhalt von Pressemitteilungen, Einladungen zu presseöffentlichen Terminen u. Ä.). Die darin gespeicherten Daten nutzt das BMAS auch zur Kontaktaufnahme im Rahmen der sonstigen Pressearbeit (z .B. Einladung zu Presse-Veranstaltungen oder für die Durchführung von Interviews).

2) Art der Daten und Quelle

Es werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• Name, Vorname
• Medium
• E-Mail-Adresse (i. d. R. dienstlich)
• Telefonnummer (i. d. R. dienstlich)
• Bei Aufnahme in bestimmte, vom BMAS festgelegte Verteiler (z. B. Hintergrundverteiler) wird auch die Adresse der Redaktion/des Verlagshauses abgefragt.

Die personenbezogenen Daten bezieht das BMAS (eigenständig auf Anfrage) direkt von den jeweiligen Journalistinnen sowie Journalisten und/oder unmittelbar von deren Redaktionen. Für Eintragungen in den Presseverteiler werden zudem allgemein zugängliche Quellen (z. B. das Mitgliederverzeichnis der Bundespressekonferenz e.V.) genutzt.

3) Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i. V. m. § 3 BDSG.

4) Empfänger

Eine Weitergabe an andere Stellen findet nicht statt, es sei denn die jeweiligen Pressevertreterinnen und Pressevertreter stimmen der Weitergabe im Vorfeld ausdrücklich zu.

5) Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten werden bis auf Widerruf im Pressereferat gespeichert. Zudem erfolgt die Löschung dieser Daten, wenn bekannt wird, dass eine Journalistin bzw. ein Journalist ausscheidet oder redaktionell nicht mehr für die Themenfelder verantwortlich ist, die in der Zuständigkeit des BMAS liegen. Auch erfolgt die Löschung, wenn beispielsweise der Empfänger aus technischen Gründen nicht mehr erreichbar ist.

In allen Presse-Aussendungen des BMAS ist der Hinweis enthalten, dass die empfangenden Personen jederzeit von ihrem Recht auf Widerspruch und Löschung der personenbezogenen Daten aus den Verteilern der BMAS-Pressestelle Gebrauch machen können. Eine einfache E-Mail an presse@bmas.bund.de reicht dazu aus.

6) Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten oder Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist erforderlich für den Versand von Presseaussendungen. Ohne diese Daten ist die Bereitstellung von presserelevanten Informationen (z. B. Pressemitteilungen, Presseinladungen u. Ä,) an Medienvertreterinnen und Medienvertreter sowie deren Redaktionen nicht möglich.

Presseanfragen

1) Zwecke

Die Pressestelle des BMAS beantwortet journalistische Anfragen telefonisch und schriftlich. Dafür und für die Dokumentation ist es notwendig, personenbezogene Daten der anfragenden Journalistinnen und Journalisten zu erheben.

2) Art der Daten und Quelle

Es werden folgende Daten erhoben und verarbeitet:

• Name, Vorname
• Medium
• E-Mailadresse
• Telefonnummer
• Alle Daten, die die Journalistinnen und Journalisten in ihrer E-Mailsignatur hinterlegen und damit dem BMAS bei schriftlichen Anfragen aktiv zur Verfügung stellen.
• Bei Bedarf wird die schriftliche Vorlage des Journalistenausweises verlangt.

Die personenbezogenen Daten werden dem BMAS ausschließlich direkt von den Journalistinnen und Journalisten im Rahmen ihrer Anfragen übermittelt.

3) Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i. V. m. § 3 BDSG.

4) Empfänger

Sofern nötig, zieht die Pressestelle externe Dritte für die Beantwortung der Anfrage hinzu, dazu gehören bspw. die Bundesagentur für Arbeit, Rentenversicherungsträger bzw. weitere Ministerien. Eine Weitergabe besonders schutzbedürftiger Daten (Art. 9 DSGVO) an andere Stellen findet nicht statt, es sei denn die jeweiligen Pressevertreterinnen und Pressevertreter bzw. die betroffene Person stimmen der Weitergabe im Vorfeld ausdrücklich zu.

Eine Weiterleitung der personenbezogenen Daten mit der Sachanfrage ist notwendig, um zu prüfen, ob in der Vergangenheit bereits ähnliche Anfragen von den entsprechenden Medienvertreterinnen und Medienvertretern kamen bzw. kann Art und Umfang der Antwort davon abhängen, welche Person/welches Medium anfragt.

5) Speicherdauer

Die Aufbewahrung eingehender Presseanfragen in elektronischer und analoger Form sowie diejenigen, die telefonisch im BMAS dokumentiert werden, erfolgt gemäß den für die Aufbewahrung von Schriftgut geltenden Fristen der Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien, welche die Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien ergänzt. In der Regel betragen die Aufbewahrungsfristen hierfür zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Beantwortung abgeschlossen wurde.

6) Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten oder Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten

Ohne die Bereitstellung personenbezogener Grunddaten können journalistische Anfragen nicht beantwortet werden.

Die Pressestelle des BMAS beantwortet ausschließliche journalistische Anfragen. Um die Rechtmäßigkeit der Anfrage zu prüfen, kann die Vorlage des Journalistenausweises verlangt werden.

Presseveranstaltungen

1) Zwecke

Zur Erfüllung seiner öffentlichen Aufgaben führt das BMAS regelmäßig Presse-Veranstaltungen (Pressekonferenzen, Hintergrundgespräche u. Ä.) mit Journalistinnen und Journalisten durch. Zum Zwecke des Teilnehmermanagements werden personenbezogene Daten verarbeitet.

Auch aufgrund der aktuell anhaltenden COVID-19-Pandemie ist das BMAS dazu aufgerufen, die Daten von den physisch teilnehmenden Personen aufzunehmen, um alle notwendigen Schritte einleiten zu können, falls im Nachgang an die jeweilige Veranstaltung bei einer/einem der Teilnehmenden eine Infektion mit dem Virus SARS-CoV-2 bekannt wird.

2) Art der Daten und Quelle

Es werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• Name, Vorname
• Medium
• E-Mail-Adresse (i. d. R. dienstlich)
• Telefonnummer (i. d. R. dienstlich)

Die Daten der eingeladenen Journalistinnen und Journalisten befinden sich in der Regel bereits in den Verteilern der Pressestelle, da diese bereits für den adressatengerechten Versand der Einladungen benötigt wird.

In Vertretungssituationen kommt es vor, dass im laufenden Redaktionsbetrieb, Einladungen an diensthabende Journalistinnen und Journalisten weitergegeben und etwaige Pressetermine in Vertretung wahrgenommen werden. Die personenbezogenen Daten, die dem BMAS im Rahmen der Anmeldung der vertretenden Redakteurinnen und Redakteure bekannt werden, werden nicht automatisiert gespeichert. Die Speicherung setzt auch in diesen Fällen, den expliziten Wunsch der jeweiligen Journalistinnen und Journalisten voraus.

Diese Anwesenheits-Listen nach den Corona-Schutzverordnungen werden bei Presseveranstaltungen am Einlass von den Teilnehmenden ausgefüllt. Hier können auch private Kontaktdaten anzugeben sein.

3) Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i. V. m. § 3 BDSG sowie für die Anwesenheitsdokumentation (Kontaktnachverfolgung Art. 6 Abs. 1 c) i. V. m. den geltenden Corona-Schutzverordnungen der Bundesländer Berlin oder ggf. Nordrhein-Westfalen.

4) Empfänger

Die mit Personenkontrollen vom BMAS beauftragten Dienstleister an den Pforten haben Zugriff auf die Daten der angemeldeten Journalistinnen und Journalisten.

Auf Verlangen der zuständigen Gesundheitsämter ist die Anwesenheitsdokumentation nach den Corona-Schutzverordnungen diesen auszuhändigen.

5) Speicherdauer

Gemäß Infektionsschutzgesetzes (IfSG) in Verbindung mit der aktuell geltenden Dritten SARS-CoV-2-Infektionsschutzmaßnahmenverordnung des Landes Berlin, ist bei Veranstaltungen eine Anwesenheitsdokumentation zu führen. Diese ist für die Dauer von zwei Wochen aufzubewahren.

6) Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten oder Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist erforderlich für die Planung und Organisation der jeweiligen Presse-Veranstaltung sowie für den Zutritt auf die Liegenschaften des BMAS und aktuell bedingt durch die COVID-19-Pandemie für eine möglicherweise im Nachgang erforderliche Information an die die Gesundheitsämter sowie an die Teilnehmenden, für den Fall des Bekanntwerdens einer Infektion mit dem Virus SARS-CoV-2 einer zu dem Zeitpunkt ebenfalls anwesenden Person.

6.16 Prüfaufgaben

1) Zweck

Zur Wahrnehmung gesetzlicher Prüfaufgaben des BMAS und zur Dokumentation werden personenbezogene Daten verarbeitet.

Gesetzliche Prüfaufgaben des BMAS bestehen nach § 6b Abs. 4 SGB II gegenüber den zugelassenen kommunalen Trägern im Zusammenhang mit der Grundsicherung für Arbeitsuchende. Gesetzliche Prüfaufgaben des BMAS bestehen weiterhin nach § 47 Abs. 5 SGB II gegenüber den gemeinsamen Einrichtungen.

2) Art der Daten und Quelle

Im Rahmen dieser Aufgaben des BMAS werden von den Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern sowie Verantwortlichen in der Regel Name, Vorname, dienstliche Kontaktdaten sowie Organisation oder Einrichtung verarbeitet. Diese Daten werden dem BMAS durch die betroffene Person selbst oder teilweise durch die Organisationen an das BMAS übermittelt.

3) Rechtsgrundlage

Diese personenbezogenen Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. c) DSGVO i. V. m. § 6b Abs. 4 SGB II und § 47 Abs.5 SGB II verarbeitet.

4) Empfänger

Die personenbezogenen Daten werden von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des BMAS verarbeitet. Soweit eine Weiterleitung an externe Empfänger erfolgt, wird im jeweiligen Fall separat darüber informiert.

5) Speicherdauer

Die Festsetzung der Aufbewahrungsfristen erfolgt unter Beachtung der Verwaltungsvorschrift für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (VV-ZBR BHO 4.7 sowie Nr. 6 der Anlage 1), der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums des Innern zum materiellen und organisatorischen Schutz von Verschlusssachen (VS-Anweisung - VSA) sowie der Hinweise des Bundesarchivs für die Schriftgutverwaltung betreffend der Festsetzung von Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut von obersten Bundesbehörden gemäß § 19 Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien (RegR). Die Löschung erfolgt, sobald der Zweck der Datenverarbeitung entfallen ist, es sei denn es bestehen berechtigte Interessen des BMAS nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO. Die Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen der Prüftätigkeit beträgt zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen wurde.

6) Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten oder Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten

Die Kontaktaufnahme mit den jeweils zuständigen Beschäftigten der öffentlichen Stellen und damit die Prüftätigkeit des BMAS ist ohne diese personenbezogenen Daten nicht möglich.

6.17 Soziale Netzwerke

Bei der Öffentlichkeitsarbeit über Soziale Netzwerke handelt es sich um eine Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse. Das Bundesverfassungsgericht entschied im Jahr 1977, dass die Öffentlichkeitsarbeit der Bundesregierung nicht nur verfassungsgemäß zulässig ist, sondern auch notwendig ist, da demokratische Entscheidungen informierte Bürgerinnen und Bürger voraussetzen. In einer weiteren Entscheidung bekräftigte das Gericht im Jahr 1983 dies, solange die Regierung sachlich, richtig, verhältnismäßig und zurückhaltend ihre Politik vermittelt. Weitere Urteile kamen zum gleichen Ergebnis.

Statistische Untersuchungen zeigen, dass sich die Nutzung von Medien und das Informationsverhalten der Bürgerinnen und Bürger verändert. Immer mehr Bevölkerungsgruppen informieren sich immer weniger auf „klassischen“ Informationskanälen wie Tageszeitungen oder Fernsehkanälen über das alltägliche Geschehen. Vielmehr werden Medien, die ausschließlich oder zumindest teilweise im Internet agieren, allen voran Soziale Netzwerke, zur Information genutzt. Das BMAS verfolgt mit seiner Öffentlichkeitsarbeit u. a. das Ziel, möglichst viele Bevölkerungsgruppen zu erreichen und im Rahmen des verfassungsgemäßen Auftrages zu informieren.

Das BMAS nutzt Soziale Netzwerke deshalb neben weiteren essentiellen Medienkanälen. Die Bürgerinnen und Bürger haben so die Möglichkeit, sich über unterschiedliche Kanäle, aber stets in gleicher Qualität über die Arbeit des BMAS zu informieren und Kontakt aufzunehmen.

Alternativ können die über diese Dienste angebotenen Informationen auch in dem BMAS-Internet-Angebot abgerufen werden.

Hinweise zu datenschutzfreundlichen Benutzereinstellungen bei Sozialen Netzwerken können bei der Verbraucherzentrale unter: https://www.verbraucherzentrale.de/wissen/digitale-welt/soziale-netzwerke/sicheres-surfen-in-sozialen-netzwerken-10620 abgerufen werden. Weitere Informationen zu Sozialen Netzwerken und wie personenbezogene Daten geschützt werden können, sind zusätzlich auf den Webseiten des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zu finden und bei www.youngdata.de.

1) Zweck

Das BMAS ist mit eigenen Auftritten in den Sozialen Netzwerken Facebook, X, Instagram und YouTube aktiv.

Der Betrieb der Social-Media-Profile des BMAS ist notwendig für eine zielgerichtete und ausgewogene Öffentlichkeitsarbeit, Personalgewinnung sowie Krisenkommunikation der Bundesregierung.

Die Redaktion verarbeitet zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben in den Netzwerken Daten der Personen, die dort aktiv an das BMAS herantreten, zum Beispiel durch Kommentare oder Nachrichten. Eine Verarbeitung der übermittelten personenbezogenen Daten ist auch zum Zweck der Reaktion auf die jeweiligen Anliegen erforderlich.

2) Art der Daten und Quelle

Hierbei kann es sich um Profilinformationen (wie Name, Profilbild, Anzahl der Follower und Anzahl der Profile, denen der Betroffene folgt), Kommentare, Seitenbeiträge, Bewertungen, Direktnachrichten, Inhalt der Anfragen, sowie neueste Posts handeln.

Die personenbezogenen Daten bezieht das BMAS direkt von den betroffenen Personen und ihren elektronischen Endgeräten. Von den Diensten der Sozialen Netzwerke erhält das BMAS allenfalls anonymisierte statistische Daten.

3) Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i. V. m. § 3 BDSG.

4) Empfänger (ggf. Drittland)

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die sozialen Netzwerke ebenfalls Daten ihrer Nutzenden speichern und verarbeiten. Auch wenn für diese Datenverarbeitung eine gemeinsame Verantwortung nach Art. 26 DSGVO vorliegt, bleiben diese Sozialen Netzwerke Vertragspartner und Ansprechpartner der Nutzenden in datenschutzrechtlichen Fragen.

X

Das BMAS nutzt für den angebotenen Kurznachrichtendienst die technische Plattform und Dienste der X Corp.1355 Market Street, Suite 900, San Francisco, CA 94103, US.

Angaben darüber, welche Daten durch X verarbeitet und zu welchen Zwecken genutzt werden, sind in der Datenschutzerklärung von X zu finden. Weiterhin haben die Nutzenden die Möglichkeit, über das X-Datenschutzformular (https://support.twitter.com/forms/privacy) oder die Archivanforderungen Informationen anzufordern (https://help.twitter.com/de/managing-your-account/how-to-download-your-twitter-archive).

Das BMAS weist darauf hin, dass der angebotenen X-Kurznachrichtendienst und dessen Funktionen in eigener Verantwortung der Nutzenden genutzt wird. Dies gilt insbesondere für die Nutzung der interaktiven Funktionen (z. B. Reposten, Liken). Es sollte sorgfältig geprüft werden, welche personenbezogenen Daten mit dem BMAS über X geteilt werden.

Das BMAS hat keinen Einfluss auf Art und Umfang der durch X verarbeiteten Daten, die Arbeit der Verarbeitung und Nutzung oder die Weitergabe dieser Daten an Dritte.

Die bei der Nutzung des Dienstes über die Nutzenden erhobenen Daten werden von der X Corp. verarbeitet und dabei gegebenenfalls in Länder außerhalb der Europäischen Union übertragen. Hierbei handelt es sich u. a. um die IP-Adresse, die genutzte Applikation, Angaben zu genutzten Endgeräten (einschließlich Geräte-ID und Applikations-ID), Informationen aufgerufener Webseiten, Standort und Mobilfunkanbieter. Diese Daten werden den Daten des jeweiligen X-Kontos bzw. dem jeweiligen X-Profil zugeordnet.

Angaben darüber, welche Daten durch X verarbeitet und zu welchen Zwecken genutzt werden, finden Sie in der Datenschutzerklärung von X: https://twitter.com/privacy?lang=de; sowie über die Möglichkeit, eigene Daten bei X einsehen zu können: https://help.twitter.com/de/managing-your-account/accessing-your-twitter-data.

Über in Webseiten eingebundene X-Buttons oder -Widgets und die Verwendung von Cookies ist es X möglich, die Besuche auf diesen Webseiten zu erfassen und dem jeweiligen X-Profil zuzuordnen. Anhand dieser Daten können Inhalte oder Werbung auf die Nutzenden zugeschnitten angeboten werden. Informationen hierzu und zu den vorhandenen Einstellmöglichkeiten sind auf folgenden X Support-Seiten zu finden:

• https://help.twitter.com/de/using-twitter/tailored-suggestions
• https://help.twitter.com/de/rules-and-policies/twitter-cookies

Möglichkeiten, die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu beschränken, bestehen bei den allgemeinen Einstellungen des X-Kontos sowie unter dem Punkt „Datenschutz und Sicherheit“. Darüber hinaus kann bei Mobilgeräten (Smartphones, Tablet-Computer) in den dortigen Einstellmöglichkeiten der Zugriff von X auf Kontakt- und Kalenderdaten, Fotos, Standortdaten etc. beschränkt werden. Dies ist jedoch abhängig vom genutzten Betriebssystem. Weitere Informationen zu diesen Punkten sind auf den folgenden X-Supportseiten vorhanden: https://support.twitter.com/articles/105576#

Hinweise zu datenschutzfreundlichen Benutzereinstellungen können auch bei der Verbraucherzentrale unter: https://www.verbraucherzentrale.de/wissen/digitale-welt/soziale-netzwerke/sicheres-surfen-in-sozialen-netzwerken-10620 abgerufen werden.

YouTube

Das BMAS nutzt für Videoinhalte das Videoportal YouTube der Google Ireland Limited, Gordon House, 4 Barrow St, Dublin, D04 E5W5, Irland gehört.

Das BMAS weist darauf hin, dass der hier angebotenen YouTube-Kanal und dessen Funktionen in eigener Verantwortung der Nutzenden genutzt wird.

Angaben darüber, welche Daten durch das Unternehmen YouTube verarbeitet und zu welchen Zwecken genutzt werden, sind in der https://policies.google.com/privacy?hl=de&gl=de#infocollect.

Insbesondere werden von Google die Inhalte, die bei der Nutzung der Dienste erstellt werden, hochgeladen oder von anderen erhalten werden, verarbeitet. Dazu gehören beispielsweise, Fotos und Videos, Dokumente, Tabellen und Kommentare zu YouTube-Videos. Zum anderen wertet Google auch geteilte Inhalte daraufhin aus, an welchen Themen Interesse besteht, und Daten, die den Standort anhand von GPS-Daten, Informationen zu Drahtlosnetzwerken oder über die IP-Adresse bestimmen, um Werbung oder andere Inhalte den Nutzenden zukommen zu lassen.

Teilweise werden Informationen an die Muttergesellschaft Google Inc. mit Sitzung in den USA, an andere Google-Unternehmen und an externe Partner von Google übermittelt, die sich jeweils außerhalb der Europäischen Union befinden können. Google verwendet dafür von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln und die von der Europäischen Kommission erlassenen Angemessenheitsbeschlüsse bezüglich bestimmter Länder. Nähere Informationen zur Datenweitergabe sind unter folgendem Link zu finden: https://policies.google.com/privacy?hl=de#infosharing

Zur Auswertung benutzt Google unter Umständen Analyse Tools wie Google Analytics. Sollten Tools dieser Art von Google für den YouTube-Kanal eingesetzt werden, hat das BMAS dies weder in Auftrag gegeben noch sonst in irgendeiner Art unterstützt. Auch werden die im Rahmen dieser Analyse gewonnenen personenbezogenen Daten dem BMAS nicht zur Verfügung gestellt. Lediglich die Profile der Abonnenten sind für das BMAS über den Account einsehbar.

Möglichkeiten, die Verarbeitung dieser Daten zu beschränken, bestehen bei den allgemeinen Einstellungen des Google-Accounts. Zusätzlich zu diesen Tools bietet Google auch spezifische Datenschutzeinstellungen zu YouTube an. Mehr dazu ist im Leitfaden zum Datenschutz in Google-Produkten von Google zu lesen: https://policies.google.com/technologies/product-privacy?hl=de&gl=de. Weitere Informationen zu diesen Punkten sind in der Datenschutzerklärung von Google unter dem Begriff „Datenschutzeinstellungen“ zu finden: https://policies.google.com/privacy?hl=de&gl=de#infochoices. Weiterhin besteht die Möglichkeit, über das Google-Datenschutzformular Informationen anzufordern.

Facebook

Das BMAS nutzt für den Informationsdienst die technische Plattform und die Dienste der Facebook Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square Grand Canal Harbour, Dublin 2, Ireland.

Das BMAS weist darauf hin, dass diese Facebook-Seite und ihre Funktionen in eigener Verantwortung der Nutzenden genutzt werden. Dies gilt insbesondere für die Nutzung der interaktiven Funktionen (z.B. Kommentieren, Teilen, Bewerten). Es sollte sorgfältig geprüft werden, welche personenbezogenen Daten mit dem BMAS über die Facebook-Fanpage geteilt werden.

Die Datenrichtlinien sind unter folgendem Link zu finden: http://de-de.facebook.com/about/privacy.

Beim Besuch der BMAS-Facebook-Seite erfasst Facebook u. a. die IP-Adresse sowie weitere Informationen, die in Form von Cookies auf dem PC vorhanden sind. Diese Informationen werden verwendet, um dem BMAS rein statistische Informationen über die Inanspruchnahme der Facebook-Seite zur Verfügung zu stellen. Nähere Informationen hierzu stellt Facebook unter folgendem Link zur Verfügung: http://de-de.facebook.com/help/pages/insights. Das BMAS als Anbieter des Informationsdienstes erhebt und verarbeitet darüber hinaus keine Daten aus der Nutzung des Dienstes.

In welcher Weise Facebook die Daten aus dem Besuch von Facebook-Seiten für eigene Zwecke verwendet, in welchem Umfang Aktivitäten auf der Facebook-Seite einzelnen Nutzern zugeordnet werden, wie lange Facebook diese Daten speichert und ob Daten aus einem Besuch der Facebook-Seite an Dritte weitergegeben werden, wird von Facebook nicht abschließend und klar benannt und ist dem BMAS nicht bekannt.

Es ist davon auszugehen, dass die erhobenen Daten von der Facebook Ltd. verarbeitet werden und dabei gegebenenfalls in Länder außerhalb der Europäischen Union übertragen. Welche Informationen Facebook erhält und wie diese verwendet werden, beschreibt Facebook in allgemeiner Form in seinen Datenverwendungsrichtlinien. Dort sind auch Informationen über Kontaktmöglichkeiten zu Facebook sowie zu den Einstellmöglichkeiten für Werbeanzeigen zu finden.

Beim Zugriff auf eine Facebook-Seite wird die dem Endgerät zugeteilte IP-Adresse an Facebook übermittelt. Nach Auskunft von Facebook wird diese IP-Adresse anonymisiert (bei "deutschen" IP-Adressen). Facebook speichert darüber hinaus Informationen über die Endgeräte seiner Nutzer (z. B. im Rahmen der Funktion „Anmeldebenachrichtigung“); gegebenenfalls ist Facebook damit eine Zuordnung von IP-Adressen zu einzelnen Nutzern möglich.

Nach eigenen Angaben speichert Facebook Daten, bis sie nicht mehr benötigt werden, um die Dienste und Facebook-Produkte bereitzustellen oder bis das jeweilige Konto der Nutzenden gelöscht wird, je nachdem, was zuerst eintritt. Dies hängt von den Umständen des Einzelfalles ab, insbesondere der Art der Daten, warum sie erfasst und verarbeitet werden sowie den relevanten oder betrieblichen Speicherbedürfnissen. Nähere Informationen zur Speicherung der Daten finden Sie unter: https://de-de.facebook.com/about/privacy.

Wenn Nutzende aktuell bei Facebook angemeldet sind, befindet sich auf deren Endgerät ein Cookie mit der jeweiligen Facebook-Kennung. Dadurch ist Facebook in der Lage nachzuvollziehen, dass diese Seite aufgesucht und wie sie genutzt werden. Dies gilt auch für alle anderen Facebook-Seiten. Über in Webseiten eingebundene Facebook-Buttons ist es Facebook möglich, die Besuche auf diesen Webseiten zu erfassen und dem jeweiligen Facebook-Profil zuzuordnen. Anhand dieser Daten können Inhalte oder Werbung zugeschnitten angeboten werden.

Wenn dies vermieden werden soll, sollte der Nutzende sich bei Facebook abmelden bzw. die Funktion "angemeldet bleiben" deaktivieren, die auf dem Gerät vorhandenen Cookies löschen, den Browser beenden sowie neu starten. Auf diese Weise werden Facebook-Informationen, über die Nutzende unmittelbar identifiziert werden können, gelöscht. Damit können BMAS Facebook-Seite genutzt werden, ohne dass die Facebook-Kennung offenbart wird. Wenn auf interaktive Funktionen der Seite zugegriffen wird (Gefällt mir, Kommentieren, Teilen, Nachrichten etc.), erscheint eine Facebook-Anmeldemaske. Nach einer etwaigen Anmeldung sind die Nutzenden für Facebook erneut als bestimmte/r Nutzerin/Nutzer erkennbar. Informationen dazu, wie die vorhandene Informationen verwaltet oder gelöscht werden können, sind auf folgenden Facebook Support-Seiten zu finden: https://de-de.facebook.com/about/privacy

Facebook verarbeitet in seinen sog. „Seiten-Insights“ eine Reihe von personenbezogenen Daten der Seitenbesucherinnen und Besucher zu eigenen Zwecken. Dieser Verarbeitung findet unabhängig davon statt, ob Seitenbesucherinnen und Besucher bei Facebook angemeldet sind oder nicht und ob diese Mitglieder des Facebook-Netzwerks sind. Auch Nutzende, die auf Facebook-Seiten zugreifen, ohne bei Facebook registriert bzw. angemeldet zu sein, haben die Möglichkeit mittels eines von Facebook gesetzten Cookie-Banners den Umfang der Datenverarbeitung zu beeinflussen. Nähere Informationen zu den Cookies von Facebook finden Sie unter: https://www.facebook.com/policies/cookies/

Bei Seiten-Insights handelt es sich um zusammengefasste Statistiken, die anhand bestimmter „Events“ erstellt werden, die von den Facebook-Servern protokolliert werden, wenn Personen mit Seiten und den mit ihnen verbundenen Inhalten interagieren. Seitenbetreiber selbst haben keinen Zugriff auf die personenbezogenen Daten, die im Rahmen von „Events“ verarbeitet werden, sondern nur auf die zusammengefassten, anonymisierten Seiten-Insights. Nähere Informationen finden Sie unter: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum

Facebook hat sich gemäß der Seiten-Insights-Ergänzungen dazu verpflichtet, Anfragen von betroffenen Personen im Einklang den damit Facebook obliegenden Pflichten zu beantworten (abrufbar unter https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum). Weitere Informationen zu den Betroffenenrechten stellt Facebook hier zur Verfügung: https://www.facebook.com/help/2069235856423257.

Anfragen von Nutzenden zur Datenverarbeitung beim Besuch einer Facebook-Fanpage werden vom BMAS an Facebook gemäß der Insights-Seiten-Ergänzung weitergeleitet. Nutzenden können unter folgendem Link näheres über die Betroffenenrechte erfahren: https://de-de.facebook.com/about/privacy.

Instagram

BMAS nutzt den Dienst Instagram. Instagram ist ein Onlinedienst zum Teilen von Fotos und Videos, der zum Konzern Meta, früher Facebook, gehört. Das BMAS greift für den hier angebotenen Informationsdienst auf die technische Plattform und die Dienste der Facebook Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square Grand Canal Harbour, Dublin 2, Ireland zurück.

Das BMAS weist darauf hin, dass der angebotenen Instagram-Dienst und dessen Funktionen in eigener Verantwortung der Nutzenden genutzt wird. Dies gilt insbesondere für die Nutzung der interaktiven Funktionen (z. B. Teilen, Bewerten). Es sollte sorgfältig geprüft werden, welche personenbezogenen Daten über die BMAS-Instagram-Seite geteilt werden.

Angaben darüber, welche Daten durch Instagram verarbeitet und zu welchen Zwecken diese genutzt werden, sind in der Datenschutzerklärung von Instagram zu finden: Instagram-Datenschutzrichtlinie | Instagram-Hilfebereich.

Beim Besuch dieser Instagram-Seite erfasst Facebook u. a. IP-Adressen sowie weitere Informationen, die in Form von Cookies auf dem PC der Nutzenden vorhanden sind. Diese Informationen werden verwendet, um dem BMAS als Betreiber der Instagram-Seiten anonymisierte statistische Informationen über die Inanspruchnahme der Instagram-Seite zur Verfügung zu stellen. Die Datenverwendungsrichtlinien sind unter folgendem Link verfügbar: https://help.instagram.com/519522125107875 . Die vollständigen Datenrichtlinien des Dienstes Instagram sind hier zu finden: https://help.instagram.com/581066165581870/?helpref=hc_fnav.

Über den Einsatz von Cookies informiert Facebook im Rahmen der Cookie-Richtlinie für den Dienst Instagram: https://help.instagram.com/1896641480634370/?helpref=hc_fnav.

Das BMAS weist darauf hin, dass Facebook Ireland mittels der verwendeten Cookies dazu in der Lage ist, das Nutzerverhalten (bei angemeldeten Nutzern geräteübergreifend) auch jenseits des Dienstes Instagram auf anderen Webseiten nachzuvollziehen. Dies gilt sowohl für bei dem Dienst Instagram registrierte, als auch für dort nicht registrierte Betroffene.

Nach eigenen Angaben speichert Facebook Daten, bis sie nicht mehr benötigt werden, um die Dienste und Facebook-Produkte bereitzustellen oder bis das jeweilige Konto der Nutzerin oder des Nutzers gelöscht wird, je nachdem, was zuerst eintritt. Dies hängt von den Umständen des Einzelfalles ab, insbesondere der Art der Daten, warum sie erfasst und verarbeitet werden sowie den relevanten rechtlichen oder betrieblichen Speicherbedürfnissen. Nähere Informationen zur Speicherung der Daten finden Sie unter: https://de-de.facebook.com/about/privacy

Facebook verarbeitet in seinen sog. Seiten-Insights eine Reihe von personenbezogenen Daten der Seitenbesucherinnen und -besucher zu eigenen Zwecken. Die Verarbeitung findet unabhängig davon statt, ob Seitenbesucher bei Facebook bzw. Instagram angemeldet sind oder nicht und ob Seitenbesucher Mitglieder des Facebook bzw. Instagram-Netzwerks sind. Auch Nutzerinnen und Nutzer, die auf die Instagram-Seiten zugreifen, ohne bei Instagram registriert bzw. angemeldet zu sein, haben die Möglichkeit, mittels eines von Facebook gesetzten Cookie-Banners den Umfang der Datenverarbeitung zu beeinflussen. Nähere Informationen zu den Cookies von Facebook finden Sie unter: https://www.facebook.com/policies/cookies/

Bei Seiten-Insights handelt es sich um zusammengefasste, anonymisierte Statistiken. Seitenbetreiber selbst haben keinen Zugriff auf die personenbezogenen Daten, die in diesem Rahmen verarbeitet werden, sondern nur auf die zusammengefassten, anonymisierten Seiten-Insights. Nähere Informationen finden Sie unter: https://www.facebook.com/help/instagram/788388387972460

Facebook Ireland ist dazu verpflichtet, Anfragen von betroffenen Personen zu beantworten. Weitere Informationen zu den Betroffenenrechten stellt Facebook hier zur Verfügung: https://www.facebook.com/help/2069235856423257

Anfragen von Nutzenden zur Datenverarbeitung beim Besuch einer Instagram-Seite, die in alleiniger Verantwortung von Facebook Ireland liegt, werden von vom BMAS an Facebook Ireland weitergeleitet. Nutzende können unter folgendem Link den Datenschutzbeauftragten von Facebook selbst kontaktieren: https://www.facebook.com/help/contact/540977946302970

Weiterhin informiert Facebook über datenschutzfreundliche Profileinstellungen bei Instagram-Profilen: https://help.instagram.com/811572406418223/?helpref=hc_fnav

5) Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten werden, soweit es dem BMAS möglich ist, bei Einstellung des Betriebs dieser Sozialen-Netzwerk-Seiten gelöscht. Sofern eine weitergehende Speicherung dieser Daten durch die jeweiligen Sozialen-Netzwerk-Dienste erfolgt, richtet diese sich ausschließlich nach deren Bestimmungen in deren Datenrichtlinie und Nutzungsbedingungen.

6) Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten oder Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten

Eine Verpflichtung zur Bereitstellung dieser Daten besteht nicht.

Soweit Anliegen geäußert werden, erfolgt eine personenbezogene Bearbeitung und Beantwortung von persönlichen Einzelanliegen nach entsprechendem Hinweis nur über die üblichen Kontaktwege des BMAS.

6.18 Stiftung Härtefallfonds

Die Bundesregierung errichtet zur Abmilderung von Härtefällen aus der Ost-West-Rentenüberleitung, für jüdische Kontingentflüchtlinge und Spätaussiedler eine nichtrechtsfähige Stiftung des Privatrechts in der Trägerschaft des BMAS.

1) Zweck

Die Datenverarbeitung erfolgt im Zusammenhang mit der Antragstellung auf eine pauschale Einmalzahlung bei der Stiftung des Bundes zur "Abmilderung von Härtefällen aus der Ost-West-Rentenüberleitung, für jüdische Kontingentflüchtlinge und Spätaussiedler" (Stiftung Härtefallfonds).

2) Art der Daten und Quelle

Die Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten ist abhängig von der jeweiligen Berechtigtengruppe, die vom Härtefallfonds erfasst wird und einen Antrag auf die pauschale Einmalzahlung bei der Geschäftsstelle der Stiftung Härtefallfonds stellt. Welche personenbezogenen Daten im Einzelnen erhoben und verarbeitet werden, ergibt sich aus den Antragsformularen auf der BMAS-Homepage für die jeweiligen Berechtigtengruppen.

Die Daten, die für die Antragsbearbeitung bei der Geschäftsstelle der Stiftung Härtefallfonds erforderlich sind, werden dieser durch die antragstellenden Personen mit den hierfür zur Verfügung stehenden Antragsformularen selbst übermittelt.

3) Rechtsgrundlage

Die Grundlage für die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO.

4) Empfänger

Die Empfänger der personenbezogenen Daten sind ausschließlich von der Stiftung "Härtefallfonds" beauftragte Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (zum Beispiel Zahlstelle). Die Geschäftsstelle der Stiftung Härtefallfonds nutzt die IT-Infrastruktur der vom BMAS damit beauftragten Verwaltungsstelle bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft Bahn See. Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an weitere Empfänger findet – außer gegebenenfalls in rechtlichen Streitigkeiten an Verfahrensbeteiligte – nicht statt.

5) Speicherdauer

Die Geschäftsstelle der Stiftung Härtefallfonds speichert die personenbezogenen Daten der Antragstellenden solange, wie diese für die Bearbeitung des Antrags, die abschließende Entscheidung darüber sowie die finanzielle Berichterstattung innerhalb der Bundesregierung, gegenüber dem Bundesrechnungshof und einem der Stiftung Härtefallfonds bis 31. März 2023 beigetretenen Land erforderlich sind.

6) Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten oder Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten

Ihre Angaben sind zur Antragsbearbeitung erforderlich, ohne deren Bereitstellung können Anträge nicht bearbeitet und entschieden werden.

6.19 Vergabeverfahren

1) Zweck

Personenbezogene Daten werden zur Durchführung von Vergabeverfahren, dabei insbesondere bei der Teilnahmeantragsprüfung, der Prüfung und Wertung von Angeboten, der Kommunikation (beispielsweise Beantwortung von Bewerber-/ Bieteranfragen, der Angebotspräsentationen, Verhandlungen, Zuschlags- und Absageschreiben), der Dokumentation, der Archivierung sowie zur Vertragsdurchführung/ -abwicklung der im Rahmen des Vergabeverfahrens abgeschlossenen Verträge benötigt.

2) Art der Daten und Quelle

Im Rahmen eines Vergabeverfahrens werden durch das BMAS in der Regel Name, Vorname, Kontaktdaten sowie Organisation bzw. Einrichtung, aber teilweise auch berufliche Tätigkeit, Daten zur Aus- und Weiterbildung, Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, Referenzen, Daten zu Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten i. S. d. §§ 123, 124 GWB verarbeitet. Diese Daten werden dem BMAS teilweise durch die betroffenen Personen selbst bzw. durch den jeweiligen Bewerber/ Bieter oder durch die Registerbehörde zur Verfügung gestellt.

3) Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlagen für diese Datenverarbeitung bilden Art. 6 Abs. 1 b) und c) DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 e) i. V. m. § 3 BDSG, im Besonderen für die Dokumentation von personenbezogenen Daten im Vergabevermerk § 8 VgV, § 6 UVgO.

4) Empfänger

Das BMAS ist verpflichtet, Daten über vergebene Aufträge einschließlich Daten des erfolgreichen Bieters nach Maßgabe der vergaberechtlichen Bestimmungen teilweise zu veröffentlichen und/oder an nicht berücksichtigte Bewerber und Bieter zu übermitteln. Darüber hinaus werden Daten zum Teil an Vergabekammern, Oberlandesgerichte sowie an durch das BMAS beauftragte Personen z. B. Rechtsanwälte übermittelt.

Vergabeverfahren werden zum Teil elektronisch über die e-Vergabe-Plattform des Bundes durchgeführt, die beim ITZ Bund (Informationstechnikzentrum Bund) gehostet wird.

5) Speicherdauer

Die Festsetzung der Aufbewahrungsfristen erfolgt unter Beachtung der Verwaltungsvorschrift für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (VV-ZBR BHO 4.7 sowie Nr. 6 der Anlage 1), der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums des Innern zum materiellen und organisatorischen Schutz von Verschlusssachen (VS-Anweisung - VSA) sowie der Hinweise des Bundesarchivs für die Schriftgutverwaltung betreffend der Festsetzung von Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut von obersten Bundesbehörden gemäß § 19 Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien (RegR). Die personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange dies im Rahmen des Vergabeverfahrens (einschließlich dessen Dokumentation), zur Vertragsdurchführung und
‑abwicklung sowie zur Erfüllung der vertraglichen und / oder gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Für Unterlagen im Zusammenhang mit Vergabeverfahren beträgt die Aufbewahrungsfrist 20 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen wurde.

6) Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten oder Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten

Die Bereitstellung von (auch personenbezogenen) Daten ist zum Teil zur Durchführung des Vergabeverfahrens und Vertragsabwicklung erforderlich. Soweit dies der Fall ist, kann die Nichtbereitstellung vergabe- oder vertragsrechtliche Konsequenzen haben.

6.20 Web-Videokonferenzen

1) Zweck

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zur Durchführung einer Webkonferenz (mit Audio- und Videofunktion).

2) Art und Quelle der Daten

Zur Durchführung des virtuellen Austauschformats werden folgende Daten verarbeitet:

• Nutzerangaben: in der Regel Name, ggf. zugehörige Institution (ggf. auch Einschränkungen des Hör- oder Sehvermögens im Rahmen der Barrierefreiheit)
• Technische Daten: IP Adresse, Browserinformationen, Spezifikation des Endgerätes, der Kamera und des Mikrofons; darüber hinaus personenbezogene Daten, die im Laufe der VK erhoben und verarbeitet werden (Videobild des Gesichts der Teilnehmenden, Stimme der Teilnehmenden, Aussagen über Teilnehmende und andere Personen während der VK)

Es erfolgt grundsätzlich keine Video- und/oder Audioaufzeichnung im Rahmen der virtuellen Konferenzen. Eine Aufzeichnung kann ausnahmsweise im Rahmen eines ausschließlich fachlichen Austausches (ohne Aussagen über abwesende Dritte) erfolgen. Dafür wird das BMAS jeweils im Vorfeld der Webkonferenz von allen Teilnehmenden eine separate Einwilligung einholen.

Die personenbezogenen Daten bezieht das BMAS direkt von den Teilnehmenden und ggf. von deren elektronischen Endgeräten.

3) Empfänger

Zur Durchführung der virtuellen Austauschformate ist eine teilweise Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch den Anbieter des Software- und Cloud-Systems erforderlich. Dies erfolgt auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Sofern eine Verarbeitung der Daten in einem Drittland außerhalb der EU stattfindet, erfolgt eine Verpflichtung des Anbieters auf ein angemessenes Schutzniveau (z. B. den Abschluss der EU-Standardvertragsklauseln) oder erfolgt die Verarbeitung und Übertragung aufgrund einer Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 a) DSGVO. Die Vertraulichkeit wird mindestens durch die jeweilige Verschlüsselung bis zum virtuellen Webkonferenzraum zuzüglich einer konferenzbezogenen PIN gewährleistet.

Teilweise werden die Auszüge einer Aufzeichnung der Webkonferenz in Social-Media-Kanälen (aufgrund einer separaten Einwilligung der Teilnehmer) veröffentlicht.

4) Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung zur Durchführung der Webkonferenzen erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i. V. m. § 3 BDSG. Die Aufzeichnung einer rein fachlichen Webkonferenz sowie ausnahmsweise die Veröffentlichung von Auszügen davon erfolgt aufgrund einer separaten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 a) i. V. m. Art. 7 DSGVO.

5) Speicherdauer

Die Löschung erfolgt, sobald der Zweck der Datenverarbeitung entfallen ist, es sei denn es bestehen berechtigte Interessen des BMAS nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO oder es bestehen Aufbewahrungspflichten aus Gründen der IT-Sicherheit.

6) Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten oder Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der personenbezogenen Grunddaten sowie die technischen personenbeziehbaren Daten sind erforderlich für die Durchführung der Webkonferenz. Ohne diese ist der virtuelle Austausch nicht möglich.

6.21 Whiteboard (digitale Webanwendung)

1) Zweck

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zur Nutzung eines sog. digitalen Whiteboards. Das IT-Tool Conceptboard dient

• als digitales Whiteboard,
• als Tool zur kollaborativen Zusammenarbeit

im Zeitalter der Digitalisierung und des Kulturwandels mit seinen neuen Formen der Zusammenarbeit.

2) Art der Daten und Quelle

Es werden folgende Daten verarbeitet:

• Lizenznehmende BMAS-intern: bei der Anmeldung via E-Mail mit dienstlicher E-Mail-Adresse und somit Namen
• Teilnehmende:
  • bei Nutzung als Whiteboard: ggf. Namen, die Verarbeitung personenbezogener Daten kann aber durch folgende Nutzungsvorgaben vermieden:
    Nutzungshinweis: Wird das Whiteboard von Teilnehmenden nur mit dem Anmeldestatus "Gast" genutzt, kann als Anmeldename ein Namenskürzel, Abkürzungen der Organisationseinheit oder nur der Vorname eingetragen werden. Die Nutzung darf nur über den Arbeitsplatzcomputer (d.h. auch ECOS, SINA, iPad) erfolgen, um die Übermittlung einer privaten IP-Adresse zu verhindern.
  • bei Nutzung zur Zusammenarbeit: beispielsweise Identifikation der Personen durch Namen oder Namenskürzel sowie Aufgabenzuweisung und -erledigung innerhalb eines bestimmten Zeitraumes
• Inhalte auf dem Whiteboard. ggf. Namen bzw. Namenskürzel oder freiwillige persönliche Angaben
  Nutzungshinweis: Es sind vorrangig fachliche Inhalte zu hinterlegen. Private oder sensible personenbezogene Daten dürfen nicht auf dem Board geteilt werden.

Die personenbezogenen Daten bezieht das BMAS direkt von den Teilnehmenden.

3) Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf folgender Rechtsgrundlage sowohl für die Nutzung als Whiteboard als auch für die Nutzung zur Zusammenarbeit:

• BMAS-Beschäftigte: Art. 6 Abs. 1 b), Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG, bei freiwilligen Angaben zur Person auf dem Board (z. B. Namen, Fotos) aufgrund einer Einwilligung: Art. 6 Abs. 1 a), Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG
• Externe: Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO, bei freiwilligen Angaben zur Person auf dem Board (z. B. Namen, Fotos) aufgrund einer Einwilligung Art. 6 Abs. 1 a), Art. 7 DSGVO.

Die Einwilligung gilt als erteilt, wenn die Teilnehmende diese / ihre personenbezogenen Daten auf dem Board teilen.

4)  Empfänger

Die personenbezogenen Daten werden durch einen vom BMAS damit beauftragten Dienstleister aufgrund einer Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung nach Art. 28 DSGVO verarbeitet: Conceptboard Cloud Service GmbH, Mansfelder Str. 56, 06108 Halle (Saale), Germany. Sub-Unternehmer für die Cloud-Lösung ist IONOS.(Unternehmen Rheinland-Pfalz, Server in Berlin. Die Datenverarbeitung erfolgt in Deutschland. Die Inhalte auf dem Whiteboard sind für alle Teilnehmenden an diesem Whiteboard einsehbar und abrufbar.

5) Speicherdauer

Eine Löschung der Boards ist vorgesehen, wenn das jeweilige Veranstaltungsformat bzw. der Grund für die kollaborative Zusammenarbeit und die Ergebnisauswertung abgeschlossen sind.

6) Automatische Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung erfolgt nicht.

7) Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten oder Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der personenbezogenen Grunddaten ist für die BMAS-interne Erteilung der Lizenzen erforderlich; ohne diese kann keine Lizenz ausgegeben werden. Bei der Nutzung des Whiteboards als Teilnehmende mit dem Status „Gast“ sind keine personenbezogenen Daten erforderlich.

8) Nutzungshinweise im Übrigen

Bitte achten Sie gegenseitig auf die Einhaltung der Nutzungshinweise zu den personenbezogenen Daten. Mit Fragen und bei Unsicherheiten zur Verwendung und Verarbeitung personenbezogener Daten wenden sich die Nutzenden an die Administration der digitalen Whiteboards oder den administrativen Datenschutz der Zentralabteilung des BMAS.

9) Vertrauliche Dokumente und Verschlusssachen

Vertrauliche und nur für den Dienstgebrauch bestimmte Dokumente sowie Verschlusssachen im Sinne der Verschlusssachenanweisung (VSA) dürfen nicht auf dem digitalen Whiteboard geteilt werden.

6.22 Zusammenarbeit mit Dienstleistern (inkl. Rechnungsbearbeitung)

1) Zweck

Für zahlreiche Aufgaben bedient sich das BMAS auch externer Dienstleister (z. B. Reinigung, Veranstaltungsmanagement, Hausmeisterdienste, Sicherheitsdienst, Bundesverwaltungsamt, Informationstechnikzentrum Bund usw.). Zur Abwicklung der vertraglichen Beziehungen bzw. Erfüllung der Vertragspflichten oder aus Gründen der Objektsicherheit beim Zugang der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dieser Dienstleister zu den jeweiligen Standorten ist die Verarbeitung personenbezogene Daten erforderlich.

Zur Verarbeitung von Rechnungsdaten werden personenbezogene Daten beim BMAS ausschließlich zu dem Zweck verarbeitet, um die eingegangenen Rechnungen nach den geltenden Vorschriften für die Haushalts- und Wirtschaftsführung zu bearbeiten und deren Einhaltung zu dokumentieren.

2) Art der Daten und Quelle

Im Rahmen der Zusammenarbeit sowie der Bearbeitung eingereichter Rechnungen verarbeitet das BMAS von den Verantwortlichen sowie Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern in der Regel Name, Vorname, (vorrangig) dienstliche Kontaktdaten sowie Organisation bzw. Einrichtung. Das können Firmeninhaber und Firmeninhaberinnen selbst sein oder deren Beschäftigte. Zur Rechnungsbearbeitung werden darüber hinaus verpflichtende steuerrechtliche Angaben verarbeitet.

Zur Erstellung von Hausausweisen – soweit dies im Rahmen der Dienstleistung notwendig ist, verarbeitet das BMAS zusätzlich das Geburtsdatum und gegebenenfalls die Zugehörigkeitsdauer zur Organisation bzw. Einrichtung.

Zur Durchführung der erforderlichen Einholung einer unbeschränkten Auskunft aus dem Bundeszentralregister (BZR-Abfrage) verarbeitet das BMAS beim Geheimschutzbeauftragten darüber hinaus Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit und Anschrift der jeweiligen Person sowie die gegebenenfalls vorhandene Eintragung.

Bei Dienstleisterpersonal, welches langfristig im BMAS im Einsatz ist, werden abhängig vom Einsatzbereich ggf. Sicherheitsüberprüfungen nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG) durchgeführt. Die hierfür in der Sicherheitserklärung anzugebenden personenbezogen Daten sind in § 13 SÜG benannt.

Diese Daten werden dem BMAS teilweise durch die betroffenen Personen selbst oder durch den jeweiligen Dienstleister bzw. den Rechnungssteller an das BMAS übermittelt.

3) Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO i. V. m. § 278 BGB (Erfüllungsgehilfen) bzw. auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 c) i. V. m. § 90 BHO sowie Art. 6 e) DSGVO i. V. m. § 3 BDSG.

4)  Empfänger

Zum Zwecke der Überweisung des Rechnungsbetrages werden der Name des Zahlungsempfängers, Bankverbindung und Überweisungszweck an die Bundeskasse und die Deutsche Bundesbank übermittelt. Bei eRechnungen erfolgt zudem eine Verarbeitung über den vom BMAS beauftragten Dienstleister Informationstechnikzentrum Bund. Darüber hinaus werden Daten an Dritte nur in Einzelfällen und ausschließlich aus Gründen der Rechnungsprüfung an andere Bundesbehörden wie z. B. den Bundesrechnungshof oder an vom BMAS beauftragte oder vertraglich gebundene Rechnungsprüfer, Wirtschaftsprüfer, Fachplaner, Architekten u. ä. weitergeleitet.

Soweit Hausausweise erstellt werden, werden die personenbezogenen Daten an die mit der Erstellung dieser Ausweise beauftragte Bundesdruckerei weitergeleitet.

Soweit BZR-Abfragen durchgeführt werden, werden die personenbezogenen Daten an das Bundesamt für Justiz übermittelt.

5) Speicherdauer

Die Festsetzung der Aufbewahrungsfristen erfolgt unter Beachtung der Verwaltungsvorschrift für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (VV-ZBR BHO 4.7 sowie Nr. 6 der Anlage 1), der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums des Innern zum materiellen und organisatorischen Schutz von Verschlusssachen (VS-Anweisung - VSA) sowie der Hinweise des Bundesarchivs für die Schriftgutverwaltung betreffend der Festsetzung von Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut von obersten Bundesbehörden gemäß § 19 Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien (RegR).

Die Löschung erfolgt, sobald der Zweck der Datenverarbeitung entfallen ist (z. B. Ende der Dienstleistung, Ausscheiden des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin beim Dienstleister), es sei denn das BMAS unterliegt speziellen Aufbewahrungsfristen (z. B. des Haushaltsrechts) oder es bestehen berechtigte Interessen des BMAS nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO.

Für Daten im Rahmen des Vertragsschlusses beträgt die Aufbewahrungsfrist 20 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen wurde und für Daten der Liegenschaftsverwaltung entsprechend der Tätigkeitsdauer bzw. Gültigkeitsdauer des Hausausweises.

Daten die die Bearbeitung von Rechnungen betreffen, werden beim BMAS im Regelfall nach VV Nr. 4.7 ZBR BHO fünf Jahre aufbewahrt (Rechnung und Rechnungsdaten). In Einzelfällen kann es sein, dass unter Berücksichtigung individueller, die Leistung betreffenden Bestimmungen die Archivierungsdauer erhöht werden muss.

6) Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten oder Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten

Ohne die Bereitstellung dieser Daten ist eine reibungslose Zusammenarbeit mit den jeweiligen Dienstleistern nicht möglich oder den betroffenen Personen kann der Zutritt zu den Standorten des BMAS nicht gewährt werden. Die Bereitstellung der personenbezogenen Kontaktdaten ist auch erforderlich für eine ordnungsgemäße Vertrags- und Rechnungsabwicklung.

6.23 Zusammenarbeit mit europäischen und internationalen Institutionen und Organisationen

1) Zweck

Dem BMAS obliegen zahlreiche öffentliche Aufgaben. Die Aufgaben umfassen die Zusammenarbeit mit europäischen oder internationalen öffentlichen oder privaten Institutionen und Organisationen (z. B. Europäische Kommission, ILO, ISO-Ausschüsse, Europäischer Gewerkschaftsbund, Internationaler Gewerkschaftsbund, BUSINESS EUROPE, CEEMET u. a.).

2) Art der Daten und Quelle

Im Rahmen dieser öffentlichen Aufgaben des BMAS werden von den Verantwortlichen sowie Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern in der Regel Name, Vorname, akademischer Titel, dienstliche Kontaktdaten sowie Organisation oder Einrichtung verarbeitet. Diese Daten werden dem BMAS teilweise durch die betroffenen Personen selbst bzw. durch die jeweiligen Organisationen übermittelt oder stammen aus öffentlichen Verzeichnissen.

3) Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 a) und e) DSGVO i. V. m. Art. 9 Abs. 1 a) DSGVO und § 3 BDSG.

4) Empfänger (ggf. Drittland)

Die personenbezogenen Daten werden von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des BMAS verarbeitet. Soweit eine Weiterleitung an externe Empfänger erfolgt, wird im jeweiligen Fall separat darüber informiert.

Im Rahmen dieser europäischen und internationalen Zusammenarbeit kann es erforderlich sein, personenbezogene Daten auch in Drittländer zu übermitteln (Art. 49 Abs. 1 d) DSGVO), in denen kein angemessenes Niveau des Datenschutzes gewährleistet ist.

5) Speicherdauer

Die Festsetzung der Aufbewahrungsfristen erfolgt unter Beachtung der Verwaltungsvorschrift für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (VV-ZBR BHO 4.7 sowie Nr. 6 der Anlage 1), der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums des Innern zum materiellen und organisatorischen Schutz von Verschlusssachen (VS-Anweisung - VSA) sowie der Hinweise des Bundesarchivs für die Schriftgutverwaltung betreffend der Festsetzung von Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut von obersten Bundesbehörden gemäß § 19 Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien (RegR). Die Löschung erfolgt, sobald der Zweck der Datenverarbeitung entfallen ist, es sei denn es bestehen berechtigte Interessen des BMAS nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO. Soweit die Zusammenarbeit im Rahmen von Dialog, Vernetzung, Kommunikation und Partnerschaften erfolgt, beträgt die Aufbewahrungsfrist bis zu 15 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen wurde.

6) Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten oder Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten

Die Zusammenarbeit bzw. der Austausch sind ohne diese personenbezogenen Daten nicht möglich.