Структура разбивки ресурсов: что это такое и как ее создать

Что такое структура разбивки ресурсов?

Структура разбивки ресурсов — это комплексная иерархическая схема, в которой собраны и разбиты по категориям все ресурсы, необходимые для проекта. В отличие от обычных списков ресурсов такая структура разбивает ресурсы на все более подробные уровни аналогично разбиению задач проекта в структуре распределения работ. Этот системный подход помогает учесть абсолютно все ресурсы: персонал, оборудование, материалы и технологические активы.

Первоначальная структура разбивки ресурсов обычно создается на этапе планирования проектов. Как правило, этим занимаются менеджеры проектов вместе с руководителями отделов и ключевыми заинтересованными сторонами. Однако вовсе не значит, что RBS можно создать и забыть. Чтобы этот инструмент работал эффективно, он должен постоянно развиваться на протяжении всего жизненного цикла проекта, отражая изменения доступных ресурсов, области проекта и приоритетов организации.

Преимущества использования структуры разбивки ресурсов

Использование структуры разбивки ресурсов может дать ряд весомых преимуществ, напрямую способствующих успеху проекта. С финансовой точки зрения более точное отслеживание использования ресурсов улучшает управление бюджетом компании.

Например, когда промышленная компания внедряет RBS для проектов по разработке продукции, прогнозирование и распределение ресурсов становится эффективнее, и перерасход средств существенно уменьшается.

Упорядоченная и актуальная RBS также значительно повышает прозрачность проекта. Междолжностные команды получают четкое представление об имеющихся ресурсах и их использовании и могут эффективнее вести совместную работу над проектом.

При наличии подробной структуры разбивки ресурсов руководителям проектов удобнее планировать производительность. Они могут принимать обоснованные решения относительно распределения ресурсов, так чтобы квалифицированный персонал и необходимое оборудование всегда были в их распоряжении, когда понадобятся.

Используйте шаблон планирования производительности, чтобы объективно оценить ресурсы команды.

Структура разбивки ресурсов: ключевые компоненты

Прежде чем создавать структуру разбивки ресурсов, нужно разобраться в ее главных составляющих. Эти компоненты служат основой для упорядочивания и отслеживания ресурсов на протяжении всего проекта.

• Иерархическая организационная структура: ресурсы делятся на категории, начиная с самого высокого уровня классификации и заканчивая отдельными компонентами. Это похоже на организационную диаграмму. Сюда включают основные категории, такие как кадровые ресурсы, материалы и оборудование. Каждая категория далее разделяется на подкатегории и конкретные ресурсы.
• Кадровые ресурсы: сюда относятся все ресурсы, связанные с персоналом, включая штатных сотрудников, подрядчиков, консультантов и вспомогательный персонал. В эту категорию входят компетенции, доступность и требования к конкретным должностям.
• Материальные ресурсы: сюда входят все физические материалы, необходимые для реализации проекта, от канцелярских принадлежностей до строительных материалов и комплектующих для производства.
• Оборудование и техника: все инструменты, аппаратура, транспортные средства и специализированное оборудование, необходимые для выполнения проектных задач и достижения результатов.

• Технологическая инфраструктура: подразумевает все аппаратные и программные системы, включая компьютеры, сети, лицензии на специализированное ПО и цифровые инструменты.

Всегда полезно иметь систему кодирования ресурсов для идентификации и отслеживания на протяжении всего жизненного цикла проекта. В такой системе обычно используются буквенно-цифровые коды для обозначения типа ресурса, отдела и конкретных идентификаторов.

Кроме того, у вас должна быть схема категоризации с четкими принципами группирования похожих ресурсов. Это упростит отслеживание, распределение и управление, а также поможет предотвратить конфликты ресурсов и оптимально использовать имеющиеся активы в рамках проектов.

Как создать структуру разбивки ресурсов

Готовы построить структуру разбивки ресурсов? Мы расскажем обо всех этапах процесса и объясним, как эффективно организовать ресурсы проекта. С помощью Confluence сделать это будет проще. Это централизованная рабочая область, где команда может документировать и обновлять RBS по мере продвижения проекта. Вот что для этого нужно.

Определите область проекта

Четко обозначьте, чего должен достичь ваш проект. Это будет вашей областью работ. Определите ключевые результаты, хронологию и существенные ограничения, с которыми вы работаете. Это может звучать банально, но вы удивитесь, как много проектных команд приступают к планированию ресурсов, не имея представления о целях своей работы.

Рассмотрите необходимые ресурсы

Исходя из области проекта, составьте список всего, что вам нужно для достижения результата. Укажите сотрудников (кого нужно привлечь?), материалы (какие физические материалы понадобятся?), оборудование (инструменты и механизмы) и технологии (системы и программное обеспечение). Проконсультируйтесь с руководителями команд и профильными экспертами, чтобы убедиться, что вы ничего не забыли.

Классифицируйте ресурсы

Теперь сгруппируйте ресурсы оптимальным для вашего проекта образом. Большинство команд организуют их по типу (кадровые ресурсы, оборудование, материалы) или этапам проекта. Выберите подход, который позволит каждому легко найти необходимое. Используйте простые и логичные категории.

Укажите затраты, компетенции и другую информацию

Пришло время дополнить список ресурсов важной информацией. Распишите навыки и доступность участников команды. Включите спецификации и графики технического обслуживания оборудования. Для материалов укажите количество и сроки доставки (чем подробнее, тем лучше). Сосредоточьтесь только на деталях, важных для проекта.

Проверьте и согласуйте план с участниками проекта

Поделитесь предварительной RBS с ключевыми участниками и руководителями команд. Они помогут выявить пробелы, устранить возможные недостатки и убедиться, что вы не упустили ничего важного. Не пренебрегайте этим шагом. Обсудив будущую RBS с теми, кому предстоит использовать эти ресурсы, вы сможете избежать серьезных проблем в дальнейшем.

Чтобы поделиться RBS с участниками проекта, воспользуйтесь специальным бесплатным шаблоном.

Рекомендации по созданию RBS

Создание качественной RBS — это только первый шаг. Эти рекомендации помогут вам поддерживать и эффективно использовать структуру разбивки ресурсов на протяжении всего проекта.

• Сохраняйте простоту и масштабируемость: не усложняйте структуру лишними уровнями или слишком подробными категориями. Начните с основных ресурсов и детализируйте только там, где это целесообразно. RBS должна расти вместе с проектом и при этом оставаться понятной и удобной.
• Вносите регулярные изменения: проводите ревизию RBS раз в одну или две недели, чтобы поддерживать ее в актуальном состоянии. По мере того как вы будете добиваться результатов по проекту, будут расти и потребности в ресурсах. Если пользоваться устаревшими данными о ресурсах, вы не сможете адекватно планировать работу и соблюдать сроки.
• Установите четкие правила именования: присваивайте ресурсам и категориям единообразные и понятные названия. Избегайте сокращений или технических терминов, которые могут вызвать затруднения у участников команды из разных отделов.
• Обеспечьте прозрачность: структурируйте RBS так, чтобы каждый мог быстро найти необходимую информацию. Например, можно организовать ресурсы по отделам, этапам проекта или типам — так, как будет удобнее команде.
• Включите зависимости ресурсов: отметьте, какие ресурсы зависят от других компонентов. Например, если для старта проекта разработчикам нужны лицензии на определенное программное обеспечение, зафиксируйте эту взаимосвязь.

• Документируйте ограничения по ресурсам: отметьте все ограничения по доступности ресурсов (например, участников команды с частичной занятостью или оборудования, задействованного в нескольких проектах одновременно).

Начните с шаблона для планирования ресурсов в Confluence. Вы сможете быстро составить RBS по готовому шаблону, вместо того чтобы создавать ее с нуля. Шаблон содержит рекомендуемую структуру, которую можно подстроить под потребности вашего проекта, при этом следуя лучшим принципам упорядочивания ресурсов.

Пример структуры разбивки ресурсов

Рассмотрим весь процесс разбивки ресурсов на следующем примере.

• Основные ресурсы: на верхнем уровне расположены основные ресурсы проекта — это отправная точка систематизации всего, что понадобится для реализации проекта.
• Категории: следующий уровень разделен на четыре основные категории ресурсов, а именно кадровые (ваши сотрудники), технические (технологии и системы), физические (материальные предметы и помещения) и внешние (сторонние участники и поставщики).

• Подкатегории: в каждую из этих категорий включены более подробные подкатегории. Например, кадровые ресурсы разделены на руководящие должности, основные проектные команды и вспомогательный персонал. Технические ресурсы — на необходимое оборудование, программное обеспечение и инфраструктуру. Физические ресурсы делятся на производственные объекты, оборудование и материалы, а внешние — на поставщиков и подрядчиков.

Дальше каждая подкатегория конкретизируется в большей степени. Например, в подкатегории «Аппаратное обеспечение» нужно перечислить все потребности в оборудовании, а в подкатегории «Производственные объекты» — подробно описать требования к рабочим помещениям.

Читать эту структуру просто. Начните с верхнего уровня и перейдите к любому ресурсу, о котором хотите узнать.

Создавайте эффективные структуры разбивки ресурсов в Confluence

С помощью Confluence вы сможете собрать все сведения по RBS в одном месте. В Confluence команды могут совместно добавлять и корректировать информацию о ресурсах, а внесенные изменения видны всем участникам. Больше не нужно копаться в старых письмах и электронных таблицах — все сведения о ресурсах доступны в едином источнике, где их легко просматривать и редактировать.

Шаблон планирования ресурсов Confluence поможет вам быстро приступить к работе. Вы можете привязать RBS к другим инструментам и документации проекта, чтобы вся работа была упорядочена в единой системе. Команды могут совместно редактировать RBS в режиме реального времени, добавлять комментарии и отслеживать изменения, что облегчает управление ресурсами для слаженной работы всех участников.

Воспользоваться шаблоном планирования ресурсов в Confluence бесплатно