Structure de répartition des ressources : qu'est-ce que c'est et comment en créer une

Qu'est-ce qu'une structure de répartition des ressources (RBS) ?

Une structure de répartition des ressources est un framework hiérarchique complet qui capture et classe toutes les ressources nécessaires à la réalisation d'un projet. Contrairement aux listes de ressources traditionnelles, une RBS décompose les ressources en niveaux de plus en plus détaillés, de la même manière qu'un organigramme des tâches d'un projet décompose les tâches d'un projet. Cette approche systématique garantit la prise en compte de toutes les ressources, y compris le personnel, les équipements, les matériaux et les actifs technologiques.

Les responsables de projet créent généralement la structure initiale de répartition des ressources pendant la phase de planification du projet, en travaillant souvent aux côtés des responsables de service et des principales parties prenantes. Cependant, traiter une RBS comme un document à usage unique est une erreur. Les exemples de structure de répartition des ressources les plus efficaces montrent comment cet outil évolue tout au long du cycle de vie du projet, en fonction du changement de la disponibilité des ressources, du périmètre du projet et des priorités organisationnelles.

Avantages de l'utilisation d'une structure de répartition des ressources

L'utilisation d'une structure de répartition des ressources peut apporter de nombreux avantages tangibles qui ont un impact direct sur la réussite du projet. D'un point de vue financier, les entreprises constatent souvent des améliorations significatives en matière de contrôle budgétaire, car elles peuvent suivre l'utilisation des ressources avec plus de précision.

Par exemple, lorsqu'une entreprise manufacturière met en œuvre une RBS pour son projet de développement de produits, elle peut réduire les dépassements de coûts liés aux ressources d'un pourcentage significatif grâce à une meilleure allocation et à de meilleures prévisions.

Par ailleurs, la transparence des projets s'améliore considérablement grâce à une structure de répartition des ressources bien gérée. Les équipes transverses obtiennent des informations plus claires sur les ressources disponibles et leur utilisation, ce qui optimise la collaboration sur les projets.

La planification de la capacité est plus simple lorsqu'elle repose sur une structure détaillée de répartition des ressources. Les chefs de projet et les responsables peuvent prendre des décisions éclairées concernant l'allocation des ressources, en veillant à ce que les compétences et les équipements essentiels soient disponibles en cas de besoin.

Utilisez ce modèle de planification de la capacité pour être sûr de la bande passante de votre équipe.

Composants clés d'une structure de répartition des ressources

Avant de créer votre structure de répartition des ressources, vous devez en comprendre les composants essentiels. Ces derniers posent les bases de l'organisation et du suivi des ressources tout au long de votre projet.

• Structure hiérarchique de l'organisation : décompose les ressources des catégories les plus générales jusqu'aux composants individuels, comme dans un organigramme. Elle inclut les principales catégories telles que les ressources humaines, les matériaux et l'équipement, chacune étant divisée en sous-catégories spécifiques et en ressources individuelles.
• Ressources humaines : englobe toutes les ressources liées aux personnes, y compris les employés à plein temps, les sous-traitants, les consultants et le personnel d'assistance. Cette catégorie inclut les compétences, la disponibilité et les exigences propres aux rôles.
• Ressources matérielles : couvre tout le matériel nécessaire à la réalisation du projet, qu'il s'agisse des fournitures de bureau, des matériaux de construction ou des composants de fabrication.
• Équipement et machines : inclut tous les outils, le matériel, les véhicules et les équipements spécialisés nécessaires pour mener à bien les tâches et les livrables du projet.

• Infrastructure technologique : englobe à la fois les systèmes matériels et logiciels, y compris les ordinateurs, les réseaux, les licences pour des logiciels spécialisés et les outils numériques.

Il est toujours utile de disposer d'un système de codage des ressources pour identifier et suivre les différentes ressources tout au long du cycle de vie du projet. Ce système utilise généralement des codes alphanumériques pour indiquer le type de ressource, le service et des identifiants spécifiques.

De plus, vous devriez disposer d'un framework de catégorisation des ressources qui fournit des lignes directrices claires pour regrouper des ressources similaires. Cela facilitera le suivi, l'allocation et la gestion des ressources. Cela permettra également d'éviter les conflits de ressources et de garantir une utilisation appropriée des ressources dans tous les projets.

Comment créer une structure de répartition des ressources

Prêt à créer votre structure de répartition des ressources ? Nous allons passer en revue chaque étape en vous montrant comment organiser efficacement les ressources de votre projet. Confluence vous facilite la tâche en offrant à votre équipe un espace de travail centralisé pour documenter et mettre à jour votre structure de répartition des ressources à mesure que votre projet évolue. Voici comment vous lancer :

Définir le périmètre du projet

Déterminez clairement les livrables de votre projet. On parle de périmètre du projet. Déterminez vos livrables clés, votre calendrier et vos contraintes de travail majeures. Cela peut sembler évident, mais vous seriez surpris de voir combien d'équipes de projet se lancent dans la planification des ressources sans comprendre ce qu'elles sont en train de créer.

Identifier les ressources nécessaires

Examinez votre périmètre et dressez la liste de tout ce dont vous avez besoin pour mener à bien la tâche. Pensez aux personnes (qui impliquer ?), aux matériaux (de quoi avez-vous besoin ?), à l'équipement (quels outils et quelles machines ?) et à la technologie (quels systèmes et logiciels ?). Parlez-en à vos chefs d'équipe et à des experts en la matière pour vous aider à trouver les ressources qui pourraient vous manquer.

Catégoriser les ressources

À présent, regroupez vos ressources de la manière la plus adaptée à votre projet. La plupart des équipes les organisent par type (ressources humaines, équipement, matériaux) ou par phase du projet. Choisissez une approche qui permet à chacun de trouver facilement ce dont il a besoin. Utilisez des catégories simples et logiques.

Inclure les coûts, les compétences et d'autres informations

Il est temps de compléter votre liste de ressources avec des informations importantes. Notez les compétences et la disponibilité des membres de l'équipe. Incluez les spécifications et les calendriers de maintenance de l'équipement. Pour les matériaux, ajoutez les quantités et les délais de livraison. Plus vous êtes spécifique, mieux c'est. Concentrez-vous uniquement sur les informations importantes pour votre projet.

Vérifier votre structure et la valider auprès des parties prenantes

Partagez votre ébauche de structure de répartition des ressources avec les principales parties prenantes et les chefs d'équipe. Ils vous aideront à repérer les lacunes, à mettre en évidence les problèmes potentiels et à vous assurer que vous n'avez rien oublié de critique. Ne sautez pas cette étape. Obtenir l'avis des utilisateurs de ces ressources peut vous éviter un véritable casse-tête plus tard.

Tirez parti du modèle gratuit de communication avec les parties prenantes lorsque vous partagez votre structure de répartition des ressources.

Bonnes pratiques pour créer une structure de répartition des ressources

Créer une structure de répartition des ressources solide n'est que la première étape. Ces bonnes pratiques vous aideront à gérer et à utiliser efficacement votre structure de répartition des ressources tout au long de votre projet :

• Adoptez une approche simple et évolutive : ne compliquez pas votre structure avec trop de niveaux ou des catégories trop détaillées. Commencez par les ressources de base et n'ajoutez des détails que là où cela apporte une valeur ajoutée claire. Votre structure de répartition des ressources devrait pouvoir évoluer avec votre projet sans devenir trop difficile à manier.
• Intégrez des mises à jour régulières à votre routine : planifiez des revues hebdomadaires ou bihebdomadaires de votre structure de répartition des ressources pour la tenir à jour. À mesure que votre projet évolue, vos besoins en ressources évolueront également. Des informations sur les ressources obsolètes entraînent une mauvaise planification et le non-respect des délais.
• Utilisez des conventions de dénomination claires : créez des noms cohérents et faciles à comprendre pour vos ressources et catégories. Évitez les acronymes ou le jargon technique qui pourraient semer la confusion chez les membres de l'équipe des différents services.
• Améliorez la visibilité : organisez votre structure de répartition des ressources de manière à ce que tout le monde puisse trouver rapidement les informations nécessaires. Cela peut impliquer une organisation par service, phase de projet ou type de ressource, selon ce qui convient le mieux à votre équipe.
• Incluez les dépendances entre les ressources : notez quelles ressources dépendent des autres. Par exemple, si certaines licences logicielles sont requises pour que les développeurs puissent commencer à travailler, clarifiez ce lien.

• Documentez les contraintes liées aux ressources : notez les limites de disponibilité des ressources, comme les membres de l'équipe qui ne sont disponibles qu'à temps partiel ou l'équipement qui doit être partagé entre les projets.

Commencez par le modèle de planification des ressources de Confluence. Ce modèle prêt à l'emploi vous permettra de relancer votre structure de répartition des ressources, sans avoir à en créer une à partir de rien. Il fournit une structure éprouvée que vous pouvez personnaliser pour répondre aux besoins de votre projet tout en respectant les bonnes pratiques en matière d'organisation des ressources.

Exemple de structure de répartition des ressources

Voyons comment fonctionne l'ensemble du processus à l'aide de cet exemple de structure de répartition des ressources :

• Ressources principales. Tout en haut, vous trouvez les principales ressources de votre projet. C'est votre point de départ pour tout ce dont vous avez besoin pour mener à bien votre projet.
• Catégories. Le niveau suivant est divisé en quatre grandes catégories de ressources : les ressources humaines (votre personnel), les ressources techniques (votre technologie et vos systèmes), les ressources physiques (objets et espaces tangibles) et les ressources externes (aide extérieure et fournisseurs).

• Sous-catégories. Dans chacune de ces catégories, vous trouverez des sous-catégories plus spécifiques. Par exemple, les ressources humaines sont réparties entre les rôles de direction, les équipes de projet principales et le personnel d'assistance. Les ressources techniques sont réparties selon vos besoins en matériel, en logiciels et en infrastructure. Les ressources physiques sont divisées en installations, équipements et matériaux. Les ressources externes sont divisées entre fournisseurs et sous-traitants.

À partir de là, chaque sous-catégorie se précise. Par exemple, dans la rubrique Matériel, vous pourriez répertorier tous vos besoins spécifiques en matière d'équipement. Dans la section Installations, vous pourriez détailler vos besoins en matière d'espace.

La lecture de cette structure est simple. Commencez par le haut et suivez le chemin vers la ressource sur laquelle vous avez besoin d'informations.

Tirez parti de Confluence pour des structures de répartition des ressources efficaces

Organisez votre structure de répartition des ressources au même endroit grâce à Confluence. Avec Confluence, les équipes peuvent travailler ensemble pour créer et mettre à jour des informations sur les ressources, et tout le monde peut constater les changements au fur et à mesure. Plus besoin de parcourir d'anciens e-mails ou des feuilles de calcul obsolètes : toutes les informations relatives à vos ressources se trouvent au même endroit, sont faciles d'accès et simples à mettre à jour.

Le modèle de planification des ressources de Confluence vous permet de vous lancer rapidement. Vous pouvez connecter votre structure de répartition des ressources à d'autres outils et documents du projet, pour que tout soit lié et organisé. Les équipes peuvent modifier le contenu ensemble en temps réel, ajouter des commentaires et suivre les changements, ce qui simplifie la gestion de vos ressources et permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde.

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