ADAC Compliance
Weil Helfen Vertrauenssache ist: Wertschätzendes Miteinander, transparente und nachvollziehbare Strukturen sowie Vertrauen sind die Basis für unser tägliches Handeln. Für den ADAC ist die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und internen Regelungen sowie integres Verhalten aller ADAC Angehörigen von größter Bedeutung und ein elementarer Bestandteil der Unternehmenskultur.
Compliance ist essenziell und stellt die Grundlage unseres Handelns und unserer Entscheidungen dar. Um dies zu gewährleisten, hat der ADAC ein effizientes Compliance Management System zur Verhinderung von straf- und bußgeldbewehrten Verstößen gegen Gesetz, Recht und interne Regelungen implementiert. Denn eines ist klar – Verstöße können enormen Schaden anrichten und dies muss bestmöglich verhindert werden. Mit unserem ADAC Compliance Management System stärken wir unsere Reputation sowie das Vertrauen unserer Mitglieder, Kunden und Geschäftspartner in den ADAC. Und natürlich liegt uns der Schutz unserer ADAC Angehörigen am Herzen.
Das ADAC Compliance Management System
Das ADAC Compliance Management System ist wie ein Haus aufgebaut – das Dach, welches über allem steht, ist der „Tone from the Top“ und stellt die Vorbildfunktion unserer Führungskräfte bzw. unserer Vorstände und Geschäftsführungen dar.
Unterstützt werden diese durch die ADAC Compliance Service GmbH, die die Compliance-Funktion im ADAC wahrnimmt und direkt an die (geschäftsführenden) Vorstände des ADAC e.V., der ADAC SE, der ADAC Stiftung sowie der ADAC Regionalclubs berichtet. Dezentrale Compliance Beauftragte, die in der jeweiligen ADAC Gesellschaft angesiedelt sind, helfen vor Ort dabei mit, Compliance praxistauglich umzusetzen und zu leben.
Die ADAC Versicherung AG und ihre Tochterunternehmen verfügen über eine eigene Compliance-Funktion und werden entsprechend nicht von der ADAC Compliance Service GmbH betreut, sind jedoch im Sinne von EIN ADAC in das ADAC-weite Compliance Management System eingebettet.
Tone from the Top
Die Organe des ADAC bekennen sich klar zu einem ethisch einwandfreien Geschäftsgebaren innerhalb der Organisation sowie gegenüber Geschäftspartnern und sonstigen Dritten ist. Den Führungskräften kommt diesbezüglich eine Vorbildrolle zu.
Compliance-Organisation
Zur Wahrnehmung der Compliance-Aufgaben bedarf es einer Compliance-Organisation mit kompetenten Mitarbeitenden und ausreichenden Ressourcen und Befugnissen, die durch die ADAC Compliance Service GmbH und die dezentralen Compliance Beauftragten sichergestellt wird.
Compliance-Programm
Das Compliance-Programm beschreibt die Prozesse, die dazu dienen, die Einhaltung der ADAC Compliance-Richtlinien und gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen. Es umfasst auch die von Compliance durchgeführte Beratung zur operativen Geschäftstätigkeit.
Richtlinien & Prozesse
Unsere Compliance-Richtlinie ist das Herzstück des ADAC Compliance Management Systems. Sie enthält die wichtigsten Vorgaben, zu denen sich der ADAC verpflichtet. Weitere compliance-relevante Regelungen formen die Vorschriften der Compliance-Richtlinie aus, konkretisieren und ergänzen sie. Die ADAC Compliance-Richtlinie gilt ausnahmslos für all unsere ADAC Angehörigen – ob ehrenamtlich, hauptamtlich, Organ oder Praktikant, dies spielt keine Rolle. Compliance-Regelungen und Compliance-Prozesse haben keinen starren Charakter, sie sind entsprechend den gesetzlichen und den praktischen Gegebenheiten fortlaufend auf den Prüfstand zu stellen, anzupassen und zu verbessern.
ADAC Hinweisgebersystem
Jeder von uns ist zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und der Compliance-Richtlinien sowie Compliance-Prozesse verpflichtet. Sowohl für ADAC Angehörige als auch für externe Personen besteht die Möglichkeit, eine starke Compliance-Kultur im Gesamt ADAC zu unterstützen, indem sie durch Meldungen auf mögliche Verstöße aufmerksam machen. Alle potentiellen Compliance-Verstöße werden untersucht und, sofern notwendig, entsprechende Maßnahmen eingeleitet.
Überwachung
Jedes noch so gut entworfene System ist nutzlos, wenn es nicht gelebt wird. Daher überwachen wir die Beachtung des Compliance-Programmes. Dies bedeutet, dass wir risikobasiert zu einzelnen Prozessen Audits durchführen.
Kommunikation & Schulung
Damit das ADAC Compliance Management System auch in unserem Alltag fest verankert ist, informieren wir durch geeignete Kommunikation hierzu und schulen in auf die jeweilige Zielgruppe ausgerichteten Trainings.
Risikoanalyse
Compliance-Maßnahmen fußen auf einer Compliance-Risikoanalyse. Durch sie wird die konkrete Gefährdungslage der Organisation festgestellt. Compliance-Regelungen und Compliance-Programme zielen direkt auf die in der Risikoanalyse identifizierten Risiken ab.
Das ADAC Hinweisgebersystem
Weil Helfen Vertrauenssache ist.
Vertrauliche Meldewege für ADAC Angehörige, Kunden, Geschäftspartner, Lieferanten oder sonstige Dritte mit Bezug zum ADAC helfen dem ADAC dabei, mögliches Fehlverhalten frühzeitig aufzudecken, zu stoppen und Schaden jeglicher Natur vom ADAC abzuwenden. Denn nur wenn wir von potentiellen Verstößen erfahren, können wir anschließend umfassend untersuchen, aufklären sowie Präventionsmaßnahmen einleiten.
Hierzu stellt der ADAC sowohl internen als auch externen hinweisgebenden Personen u.a. ein standardisiertes, internetbasiertes Hinweisgeberportal zur Verfügung (das ADAC Hinweisgeberportal „Tell-Me“*). Das ADAC Hinweisgeberportal „Tell-Me“* ist rund um die Uhr erreichbar und ermöglicht eine Meldung sowohl unter Angabe des Namens als auch unter Wahrung der Anonymität.
Der ADAC garantiert hierbei den größtmöglichen Schutz sowohl für hinweisgebende Personen als auch Betroffene. Wir tolerieren weder Diskriminierungen, Einschüchterungen, Anfeindungen oder sonstige Arten von Repressalien gegenüber der hinweisgebenden Person noch, dass Druck auf diese ausgeübt wird. Für die betroffene Person gilt die Unschuldsvermutung, solange der Verstoß nicht nachgewiesen ist. Da Verdächtigungen und Anschuldigungen gegen eine Person schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen können, bitten wir Sie, das ADAC Hinweisgebersystem mit all seinen verfügbaren Meldekanälen verantwortungsvoll zu nutzen! Bewusst wahrheitswidrige Meldungen stellen selbst einen Compliance Verstoß dar.
Eine Meldung abgeben - aber was soll da rein?
Nur wenn gesetzliche Vorschriften und interne Regelungen eingehalten werden, können wir Schaden vom ADAC, unseren Angehörigen, Geschäftspartnern und Kunden abwenden und so den nachhaltigen Erfolg des ADAC und das Fortbestehen unserer Arbeitsplätze sichern.
Sie können uns dabei helfen, indem Sie uns mögliche Gesetzes- oder Richtlinienverstöße zu relevanten Compliance-Themen melden. Hierzu gehören bspw. neben Meldungen auf mögliche wirtschaftskriminelle Handlungen, wie Korruption, Betrug und Untreue, auch solche zu möglichen Menschenrechts- sowie Umweltrechtsverletzungen. Letztere können sowohl die einzelnen ADAC Gesellschaften, oder aber auch Geschäftspartner und (un)mittelbare Lieferanten der einzelnen ADAC Gesellschaften betreffen. Genaue Informationen zu den möglichen Schwerpunkten erhalten Sie während des Meldeprozesses im ADAC Hinweisgeberportal „Tell-Me“*. Über dieses Portal können zudem auch potenzielle oder tatsächliche Verstöße gegen das Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG), darauf basierende Rechtsverordnungen oder andere rechtliche Vorschriften (z.B. die EU-Marktmissbrauchsverordnung) sowie etwaige strafbare Handlungen innerhalb des Unternehmens gemeldet werden.
Beachten Sie jedoch bitte, dass ein Bezug zu einem ADAC Unternehmen gegeben sein muss. Hinweise auf potentielle Verstöße von Unternehmen, die in keinem (un)mittelbaren Verhältnis zum ADAC stehen, werden ohne, dass weitere Folgemaßnahmen** ergriffen werden, direkt geschlossen.
Nach Eingang der Meldung bearbeitet die interne Meldestelle Ihre Meldung unter Beachtung aller rechtlicher Vorgaben (z.B. Vertraulichkeitsgebot, Objektivität und Schutz der hinweisgebenden Personen). Um Ihre Meldung angemessen bearbeiten zu können und entsprechende Folgemaßnahmen einleiten zu können, ist es wichtig, dass Sie Ihre Meldung so konkret wie möglich verfassen. Bitte berücksichtigen Sie deswegen bei Ihrer Meldung die folgenden fünf W-Fragen:
Die 5 W-Fragen | |||
|---|---|---|---|
Was? | Was ist passiert – bitte schildern Sie den Sachverhalt detailliert. | ||
Wann? | Wann hat sich der Vorfall ereignet? | ||
Wer? | Um wen geht es konkret? Wer war beteiligt bzw. ist betroffen? | ||
Wo? | Wo hat sich der Vorfall ereignet? | ||
Wie? | Wie oft ist es passiert und wie lässt sich der Verstoß belegen? |
Bitte achten Sie bei Ihrer Darstellung darauf, dass diese so verfasst ist, dass auch fachfremde Personen sie nachvollziehen können. Zudem ist es von unserer Seite aus hilfreich, wenn Sie für Rückfragen zur Verfügung stehen und wir in einen Austausch gehen können. Auch dies ist anonym möglich, indem Sie einen Postkasten im ADAC Hinweisgeberportal „Tell-Me“* bei gleichzeitiger anonymer Abgabe der Meldung einrichten und dadurch eine anonyme Kontaktmöglichkeit schaffen.
Beschwerden
Bitte beachten Sie, dass Fragen zu ADAC Produkten, Feedback bzw. Beschwerden Ihren Vertrag betreffend oder über die Leistungserbringung des ADAC über das ADAC Hinweisgebersystem nicht bearbeitet werden. Nutzen Sie dafür bitte folgenden Link: www.adac.de/lob-kritik.
Wir bitten um Ihr Verständnis, dass die interne Meldestelle Mitglieder- bzw. Kundenanliegen nicht annehmen, bearbeiten und insbesondere nicht weiterleiten wird. Derartige Meldungen werden direkt geschlossen.
Verstöße gegen Menschen- und Umweltrechte
Das Verfahren rund um Meldungen von möglichen Verstößen zu den Themen Menschenrechte und Umweltrechte entlang der Lieferkette können Sie der folgenden Verfahrensordnung entnehmen.
Informationen über privates Fehlverhalten
Bitte beachten Sie, dass Informationen über privates Fehlverhalten, bei dem kein Bezug zur beruflichen Tätigkeit ersichtlich ist, von der internen Meldestelle nicht bearbeitet werden. Derartige Meldungen werden direkt geschlossen.
Eine Meldung abgeben – aber wo?
Der ADAC e.V., die ADAC SE, die ADAC Stiftung sowie eine Vielzahl von ADAC Regionalclubs und ihre jeweiligen mehrheitlich gehaltenen Tochtergesellschaften haben jeweils die ADAC Compliance Service GmbH als unabhängigen und fachkundigen Dienstleister mit den Aufgaben der internen Meldestelle nach den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes betraut.
Die entsprechenden ADAC Gesellschaften finden Sie hier aufgelistet:
Bitte beachten Sie hierbei, dass einige ADAC Gesellschaften ihre interne Meldestelle samt interner Meldekanäle anderweitig organisiert haben. Informationen hierzu finden Sie weiter unten, nach den Meldekanälen der ADAC Compliance Service GmbH.
Meldekanäle
Für konkrete und begründete Meldungen zu möglichen Rechtsverletzungen oder Regelverstößen oder bei Vermutung solcher, können Sie die interne Meldestelle über die nachfolgenden Meldekanäle erreichen:
Meldekanäle der internen Meldestelle ADAC Compliance Service GmbH | |
|---|---|
Über das internetbasierte ADAC Hinweisgeberportal „Tell-Me“ | https://www.bkms-system.net/ADAC Um bei Abgabe einer Meldung keinerlei Rückschlüsse auf Ihre Person zu ermöglichen, empfiehlt der ADAC ein privates oder öffentliches Endgerät zu verwenden und sich nicht im Netzwerk des Arbeitgebers zu befinden. |
per E-Mail | |
per Brief | Kontakt für Hinweismeldungen: ADAC Compliance Service GmbH Interne Meldestelle Hansastraße 19 80686 München |
persönlich | Nach individueller Terminabsprache |
Hier finden Sie die internen Meldestellen und die dazugehörigen Meldekanäle der ADAC Gesellschaften, die nicht die ADAC Compliance Service GmbH als interne Meldestelle betraut haben.
ADAC Hessen-Thüringen e.V.
Informationen zur internen Meldestelle stellt Ihnen der ADAC Hessen-Thüringen e.V. zur Verfügung.
ADAC Mittelrhein e.V.
Informationen zur internen Meldestelle stellt Ihnen der ADAC Mittelrhein e.V. zur Verfügung.
ADAC Nordbayern e.V.
Informationen zur internen Meldestelle stellt Ihnen der ADAC Nordbayern e.V. zur Verfügung.
ADAC Nordrhein e.V.
Informationen zur internen Meldestelle stellt Ihnen der ADAC Nordrhein e.V. zur Verfügung.
ADAC Service Adria d.o.o. (Auslandsnotrufstation Kroatien)
Die Informationen zur internen Meldestelle der ADAC Service Adria d.o.o. werden in Kürze an dieser Stelle veröffentlicht.
ADAC Servicios de Asistencia España S.L. (Auslandsnotrufstation Spanien)
Meldungen, die die ADAC Servicios de Asistencia España S.L. betreffen, können Sie über das elektronische Hinweisgebersystem der ADAC Servicios de Asistencia España S.L. abgeben:
CANAL INTERNO DE INFORMACION ADAC SL*
Zudem besteht die Möglichkeit, das ADAC Hinweisgeberportal „Tell-Me“ der ADAC Compliance Service GmbHzu nutzen. Beachten Sie bitte jedoch, dass es sich hierbei nicht um einen offiziellen Meldekanal der ADAC Servicios de Asistencia España S.L. handelt. Sollten Sie diesen Kanal nutzen, so findet der gesetzliche Hinweisgeberschutz keine Anwendung.
ADAC Service Hellas Single Member S.A. (Auslandsnotrufstation Griechenland)
Die Aufgabe der internen Meldestelle übernimmt bei der ADAC Service Hellas Single Member S.A. ein externer Dritter: die Anwaltskanzlei Tsimikalis Kalonarou in Athen, Griechenland.
Meldungen können Sie über das elektronische Hinweisgebersystem der ADAC Service Hellas Single Member S.A. abgeben:
https://adachellas.whistlelink.com/*
Zudem besteht die Möglichkeit, das ADAC Hinweisgeberportal „Tell-Me“ der ADAC Compliance Service GmbHzu nutzen. Beachten Sie bitte jedoch, dass es sich hierbei nicht um einen offiziellen Meldekanal der internen Meldestelle der ADAC Service Hellas Single Member S.A. handelt. Sollten Sie diesen Kanal nutzen, so findet der gesetzliche Hinweisgeberschutz keine Anwendung.
ADAC Service Italia Srl (Auslandsnotrufstation Italien)
Meldungen können Sie über das elektronische Hinweisgebersystem der ADAC Service Italia Srl abgeben:
https://areariservata.mygovernance.it/#!/WB/ADAC*
Zudem besteht die Möglichkeit, das ADAC Hinweisgeberportal „Tell-Me“* der ADAC Compliance Service GmbH zu nutzen. Beachten Sie bitte jedoch, dass es sich hierbei nicht um einen offiziellen Meldekanal der internen Meldestelle der ADAC Service Italia Srl handelt. Sollten Sie diesen Kanal nutzen, so findet der gesetzliche Hinweisgeberschutz keine Anwendung.
ADAC Südbayern e.V.
Informationen zur internen Meldestelle stellt Ihnen der ADAC Südbayern e.V. zur Verfügung.
ADAC Versicherung AG inkl. Tochterunternehmen
Die Aufgaben der internen Meldestelle übernimmt bei der ADAC Versicherung AG und ihren mehrheitlich gehaltenen Tochter- und Gruppengesellschaften die Compliance-Funktion der ADAC Versicherung AG.
Für Meldungen, die die ADAC Versicherung AG und ihre mehrheitlich gehaltenen Tochter- und Gruppengesellschaften betreffen, nutzen Sie bitte das ADAC Hinweisgeberportal „Tell-Me“* der ADAC Compliance Service GmbH. Die ADAC Compliance Service GmbH nimmt Ihre Meldung lediglich entgegen und wird sie unverzüglich im Original an die Compliance-Funktion der ADAC Versicherung AG weiterleiten.
Um bei Abgabe einer Meldung keinerlei Rückschlüsse auf Ihre Person zu ermöglichen, empfiehlt der ADAC ein privates oder öffentliches Endgerät zu verwenden und sich nicht im Netzwerk des Arbeitgebers zu befinden.
Meldekanäle der internen Meldestelle Compliance-Funktion der ADAC Versicherung AG
Über das internetbasierte ADAC Hinweisgeberportal „Tell-Me“
https://www.bkms-system.net/ADAC*per E-Mail
Kontakt für Beschwerden
Kontakt für Hinweismeldungenper Brief
Compliance Versicherungen (VCO)
Interne Meldestelle
Hansastraße 19
80686 Münchenpersönlich
Nach individueller Terminabsprache
ADAC Württemberg e.V.
Informationen zur internen Meldestelle stellt Ihnen der ADAC Württemberg e.V. zur Verfügung.
Gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz haben Sie alternativ die Möglichkeit, Ihre Meldung bei einer externen Meldestelle abzugeben. Bitte bedenken Sie jedoch, dass Ihre Meldung am schnellsten untersucht und der Verstoß abgestellt werden kann, wenn Sie diese bei der internen Meldestelle abgeben. Sollten Sie Fragen zu den internen Meldewegen haben, so zögern Sie bitte nicht, an die ADAC Compliance Service GmbH über die oben angegebenen Kontaktdaten heranzutreten.
Folgende externe Meldestellen stehen Ihnen zur Verfügung:
Bundesamt für Justiz
BfJ - Hinweisgeberstelle (bundesjustizamt.de)*
Hier finden Sie neben dem Meldekanal auch weitere Informationen zu den Möglichkeiten einer externen Meldung.Bundeskartellamt
Bundeskartellamt - Hinweise auf Verstöße*Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin)
BaFin - Hinweisgeberstelle*
Haben Sie Fragen zum ADAC Hinweisgebersystem?
English version
Confidential reporting channels for employees, customers, business partners, suppliers and other third parties help ADAC to ensure that potential misconduct can be properly reported. As a consequence, the potential misconduct can then be comprehensively investigated and clarified, and preventive measures initiated.
For this purpose, ADAC established the standardized, web-based ADAC whistleblower portal “Tell-Me” that can be easily accessed by both internal and external whistleblowers. The ADAC whistleblower portal “Tell-Me” is a secure reporting channel for violations of law and criminal acts as well as violations of ADAC internal guidelines. This includes, for instance, reports of potential fraud such as corruption and embezzlement, as well as reports of possible human rights and environmental law violations.
The ADAC whistleblower portal “Tell-Me” is available 24/7 and allows reports to be lodged with or without disclosing the identity of the reporting person.
The procedure for handling reports of possible violations of human rights and environmental rights along the supply chain is described in the following document: Rules of procedure
Please note that questions about ADAC products, feedback or complaints about the performance of ADAC's services will not be handled through the ADAC whistleblower portal “Tell-Me”. Please use the following link for this purpose: www.adac.de/lob-kritik
We ask for your understanding that the internal reporting office will not accept, process or forward member or customer concerns. Such reports will be closed directly.
To ensure that no conclusions can be drawn about your identity when submitting a report, ADAC recommends using a private or public device and not being on the employer’s network.
*Durch Anklicken des Links werden Sie auf die Webseite unseres Partners weitergeleitet, der für deren Inhalte verantwortlich ist.
**Bei dem Wort "Folgemaßnahmen" handelt es sich um einen feststehenden juristischen Begriff aus dem Hinweisgeberschutzgesetz. Folgemaßnahmen meint hierbei die Überprüfung des Hinweises auf Plausibilität und die Durchführung von Maßnahmen zur Untersuchung des Sachverhaltes.