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Téléverser les données du Système d'information étudiants dans Apple School Manager
Vous pouvez utiliser le protocole de transfert de fichiers sécurisé (SFTP) pour téléverser tous les fichiers CSV de votre système d’information étudiants (SIE) vers Apple School Manager. Vous souhaiterez peut-être faire ceci pour les raisons suivantes :
Présentement, votre système d’information étudiants (SIE) n’est pas pris en charge par Apple School Manager mais pourrait l’être dans le futur.
Vous n’avez pas de SIE, mais vous souhaitez importer exactement les mêmes renseignements du système que vous utilisez actuellement.
Remarque : Le téléversement par SFTP nécessite une app tierce sur un Mac. Si vous n’avez pas installé de protocole SFTP, vous pouvez en trouver un dans le Mac App Store.
La création d’une connexion SFTP pour téléverser vos données nécessite un compte d’utilisateur avec un rôle ayant le privilège « Configurer l’organisation ». Selon votre app de SFTP, les téléversements ultérieurs pourront s’exécuter automatiquement une fois que l’archive compressée est placée dans un dossier. Pour savoir quels rôles disposent de ce privilège, consultez la rubrique Introduction aux rôles et aux privilèges.
Exigences de configuration et de téléversement des fichiers .csv
Avant de configurer un téléversement SFTP, vous devez d’abord effectuer ce qui suit :
Vérifier un domaine : Après la vérification d’un domaine, Apple School Manager vous fournit des fichiers modèles .csv au format Apple et les renseignements d’accès à un serveur SFTP privé. Vous pouvez ouvrir les fichiers dans une app de tableur (comme Numbers).
Décidez de la façon dont vos identifiants Apple gérés sont créés :Reportez-vous à l’article Utiliser des identifiants Apple gérés.
Passez en revue les exigences relatives au fichier .csv : Vous pouvez utiliser des modèles de fichiers .csv d’Apple ou des fichiers qui utilise les spécifications de la version 1.1 de OneRoster. Reportez-vous à l’article Renseignements sur les modèles pour l’importation d’enregistrements.
Après le téléversement réussi des fichiers .csv
Vous pouvez ensuite attribuer des rôles à vos employés, instructeurs et étudiants. Chaque fois que vous téléversez de nouveaux fichiers, ces renseignements sont automatiquement ajoutés à Apple School Manager et y sont mis à jour. À aucun moment, les données ne sont retranscrites dans votre SIE ou autres systèmes.
Après avoir établi la connexion initiale, Apple School Manager prévoit que les mises à jour incluent chaque fichier CSV, même si aucune modification n’a été apportée à un fichier donné. Par exemple, si vous avez de nouveaux étudiants à ajouter, mais que vous n’avez pas de nouveaux employés, nouvelles classes ou nouvelles listes, vous devez néanmoins téléverser ces fichiers.
Téléverser des fichiers .csv au format Apple
Dans Apple School Manager
, connectez-vous avec un compte ayant un rôle d’administrateur, de gestionnaire de site ou de gestionnaire de comptes.
Effectuez une des opérations suivantes :
Si vous téléversez vos données CSV pour la première fois : sélectionnez votre nom au bas de la barre latérale, puis Préférences
, ensuite Identifiants Apple gérés
, puis Commencer, et sélectionnez «Créer de nouveaux comptes », puis Continuer.
Si vous avez déjà téléversé les données CSV : sélectionnez le bouton Plus à côté de CSV, puis sélectionnez Téléverser un fichier CSV pour téléverser les nouvelles données CSV.
Si vous avez démarrer le processus, mais qu’il n’est pas terminé : sélectionnez Terminer.
Choisissez Utiliser un fichier CSV au format Apple.
Sélectionnez Ajouter
à côté de Rechercher des étudiants, des instructeurs et des classes, puis sélectionnez Configurer SFTP.
Apple School Manager générera une URL, un nom d’utilisateur et un mot de passe à utiliser pour téléverser des fichiers. Utilisez ces renseignements pour configurer votre app SFTP.
Sélectionnez Télécharger des modèles pour télécharger des fichiers modèles vers votre ordinateur, puis lisez les instructions relatives à l’utilisation des modèles dans la section Remplir les fichiers de données, qui explique en détail les exigences de formatage et le contenu attendu pour chaque fichier.
Ouvrez les modèles, ajoutez vos données dans les colonnes, puis enregistrez les fichiers en format CSV.
Une fois vos fichiers remplis, créez une archive compressée contenant les six fichiers (sélectionnez les fichiers dans le Finder, puis rendez-vous dans le menu Fichier et choisissez Compresser 6 éléments).
Ouvrez votre app SFTP et créez une nouvelle connexion SFTP. Ce processus sera différent pour chaque application.
Entrez l’URL, le nom d’utilisateur et le mot de passe généré par Apple School Manager.
Une fois la connexion établie, localisez et ouvrez le dossier Dropbox, puis faites glisser votre fichier compressé dans ce dossier.
Dans Apple School Manager
, sélectionnez Continuer et patientez pendant le téléversement du fichier.
Si votre téléversement contient des erreurs, vous pouvez consulter un journal identifiant les fichiers et les lignes qui contiennent des erreurs. Corrigez les erreurs des fichiers de données, puis téléversez un nouveau fichier compressé. Il n’est pas nécessaire de retirer le précédent fichier du serveur SFTP d’Apple.
Après avoir téléversé votre fichier, vous verrez ce qui a été importé, par exemple, le nombre et le type d’utilisateurs, le nombre de classes et les sites. Vous pouvez également ajuster le fenêtre pour afficher d’autres utilisateurs.
Pour consulter les renseignements, sélectionnez Passer en revue les données SFTP.
Après avoir examiné les données SFTP, sélectionnez Continuer.
Ceci ouvre automatiquement Créer des comptes et des classes.
Sélectionnez Afficher l’aperçu des comptes et des classes, révisez les données SFTP, puis sélectionnez Créer des comptes et des classes.
Une fois le processus terminé, sélectionnez Fermer pour fermer l’assistant SIE/SFTP.
Vous pouvez maintenant voir les comptes et les classes importés dans Apple School Manager.
Téléverser des fichiers .csv OneRoster
Dans Apple School Manager
, connectez-vous avec un compte ayant un rôle d’administrateur, de gestionnaire de site ou de gestionnaire de comptes.
Effectuez une des opérations suivantes :
Si vous téléversez vos données CSV pour la première fois : sélectionnez votre nom au bas de la barre latérale, puis Préférences
, ensuite Identifiants Apple gérés
, puis Commencer, et sélectionnez «Créer de nouveaux comptes », puis Continuer.
Si vous avez déjà téléversé les données CSV : sélectionnez le bouton Plus à côté de CSV, puis sélectionnez Téléverser un fichier CSV pour téléverser les nouvelles données CSV.
Si vous avez démarrer le processus, mais qu’il n’est pas terminé : sélectionnez Terminer.
Choisissez Utiliser un fichier CSV OneRoster.
Acceptez les conditions d'utilisation de Claris.
Vous devez accepter les conditions d'utilisation de Claris qu'une seule fois.
Remarque : Lorsque vous utilisez l'intégration Claris Help pour synchroniser vos données, le nom de votre organisation, l'identifiant de l'organisation et l'adresse de l'organisation sont transmis à Claris.
À l’aide d’un client SFTP, téléversez vos fichiers .csv en utilisant l’adresse URL SFTP fournie et les renseignements de connexion générés.
Si le téléchargement s'effectue sans problème, sélectionnez Afficher l’aperçu des comptes pour continuer dans l'assistant SIE/SFTP.
Pour afficher les données qui seront ajoutées, sélectionnez « Passer en revue les données du [nom du SIE] ».
Vérifiez bien que les données sont exactes, puis sélectionnez Continuer.
Pour afficher les comptes et les classes qui seront créés, sélectionnez Afficher l’aperçu des comptes et des classes, puis Créer des comptes et des classes.
Une fois que vous avez terminé, sélectionnez Fermer pour revenir à la fenêtre Identifiants Apple gérés.
Effectuez l'une des actions suivantes, le cas échéant :
Pour télécharger un résumé des données qui ont été corrigées lors de la synchronisation, sélectionnez Résumé des correctifs.
Pour télécharger les fichiers CSV modifiés pendant la synchronisation, sélectionnez Fichiers CSV modifiés.
Modifier les données de connexion SFTP
Vous pouvez voir toutes les connexions SFTP de votre site, afficher et réinitialiser le mot de passe s’y rattachant et déconnecter SFTP d’Apple School Manager.
Dans Apple School Manager
, connectez-vous avec un compte ayant un rôle d’administrateur, de gestionnaire de site ou de gestionnaire de comptes.
Sélectionnez votre nom au bas de la barre latérale, puis Préférences
, ensuite Identifiants Apple gérés
.
Sous Synchronisation des répertoires, sélectionnez Modifier à côté de votre connexion SFTP.
Au besoin, modifiez les renseignements utilisés pour la connexion SFTP, puis sélectionnez Enregistrer.