Utmaning

I mer än 50 år har KINTO försett sina kunder med produkter som hjälper till att fylla tillvarons vardagliga ögonblick med vackra föremål – det kan handla om en favoritmugg eller en elegant vas. Det japanska varumärket lanserade sitt amerikanska dotterbolag 2019 och som en ny del av organisationen införde KINTO USA sin egen svit med programvarulösningar som stöd i verksamheten. Här ingick en ERP-plattform (Enterprise Resource Planning) och Stripe för betalningsbehandling.

Men när KINTO USA:s tidigare ERP köptes upp av en annan organisation såg man en chans att hitta en lösning som kunde integreras på ett bra sätt med Stripe och automatisera en del av teamets arbete. KINTO USA implementerade NetSuite, den ERP-lösning som användes inom organisationen i andra regioner, och nästa steg var att ansluta plattformarna till varandra för att minska den manuella behandlingen och loggningen av betalningar. "I början var vår betalnings-gateway inte integrerad med NetSuite", säger Denis Dumas-Meseguer, Chief Strategy Officer hos KINTO USA. "Det innebar att teamet var tvunget att manuellt stämma av varje betalning mot varje beställning och faktura, vilket krävde många timmars arbete."

Teamet var tvungna att manuellt koppla mer än 80 procent av alla betalningar i Stripe till motsvarande faktura i NetSuite och markera den som betald. De behövde ett sätt att snabbt ansluta de två systemen till varandra för att slippa gå fram och tillbaka mellan plattformarna hela tiden. De visste att automatisering av de här processerna skulle ge både deras kunder och interna team bättre stöd och bidra till att öka tillväxten för det amerikanska bolaget.

Lösning

För att snabbt kunna implementera de här förändringarna vände sig KINTO USA till PayPack. Stripe Payments och Stripe Elements har gett KINTO möjlighet att på ett enkelt sätt skapa varumärkesprofilerade kassasidor där kunderna kan betala med ett brett utbud av betalningsalternativ som de föredrar. Dessutom använder teamet Stripe Link för att automatiskt fylla i kunduppgifter, vilket gör kassaprocessen snabbare för återkommande användare. KINTO valde PayPack eftersom det är en kodfri SuiteApp-lösning som gör att KINTO snabbt kan ansluta Stripe till NetSuite för att hjälpa till att behandla transaktioner, synkronisera poster och mycket annat.

Anslutningen gör det också möjligt för KINTO att förbättra sitt betalningsflöde – exempelvis genom att byta ut ett webbformulär som teamet använde för att samla in betalningsinformation. "Vi hade en del kunder som bad oss verifiera att deras uppgifter var skyddade", säger Rodriguez. "Det var de, men att kunna använda Stripe med NetSuite gör upplevelsen mer sammanhängande och ger våra kunder en upplevelse som känns som varumärket KINTO."

Resultat

Integrerade Stripe och NetSuite på mindre än en vecka

Med PayPack kunde KINTO ansluta Stripe till NetSuite på bara några dagar. "Implementeringen var snabb och enkel att följa", säger Sydney Rodriguez, East Coast Sales Coordinator hos KINTO USA. "Vi hade ett kort samtal med PayPack för att gå igenom grunderna och sedan fungerade det bara."

Medan PayPack hanterade implementeringsprocessen kunde KINTO hålla takten uppe i den dagliga verksamheten utan några avbrott. När integrationen var klar kunde teamet använda Stripe från NetSuite utan att behöva lära sig nya arbetsflöden. "När betalleverantören var installerad kunde vi börja använda Stripe direkt från NetSuite utan fördröjning", säger Maximilien Espinosa, Order Management Specialist hos KINTO USA.

Sparar mer än sex timmar per dag på manuell betalningsbehandling

Med de två plattformarna anslutna till varandra helautomatiserade KINTO en avstämningsprocess i åtta steg. "Jag lade sex eller sju minuter på att flytta runt all information för varje transaktion och med PayPack som kopplar samman allt tar det ungefär 30 sekunder", säger Rodriguez.

De drygt sex timmarna per dag som KINTO har sparat genom att automatisera arbetet med betalningsbehandling har frigjort tid för teamet som de kan ägna åt att fokusera på kunderna. "Det är fantastiskt att få extra tid, men vi har också sett att 99,9 procent av alla avvikelser försvinner. Allt är lättare, kunderna känner sig tryggare och vi kan lägga vårt fokus på att arbeta med dem istället för att hantera betalningar", säger Espinosa. Fler arbetstimmar under dagen innebär att KINTO:s lilla team har större kapacitet att erbjuda support och få kundbasen att växa.

En analys och beräkning av kostnaden för lösningen och de dollar man sparade i drifttid visar att KINTO USA fått en avkastning på investeringen på över 91 procent med PayPack.

Ökad kundnöjdhet genom att behandla beställningar snabbare och säkrare

Med PayPack har KINTO kunnat använda direktlänkar för betalningar för att ge kunderna unika, säkra betalningssidor. Eftersom länkarna är kopplade till Stripe är formulären för eventuella återkommande kunder ifyllda i förväg för att minska friktionen under betalning i frontend och påskynda behandlingen av beställningen i backend. "Att kunna se kundens namn, vart beställningen ska och vem beställningen kommer ifrån på en enda sida innebär att vi får färre supportsamtal", säger Espinosa. "Det visar att våra kunder litar på vår process."

Merparten av KINTO:s beställningar kräver förskottsbetalning och genom att använda PayPack kan företaget ställa in procentsatser för förskottsbetalning direkt från NetSuite. Med anpassade procentsatser för förskottsbetalning kan KINTO bygga mer flexibla betalningsalternativ för kunderna och debitera dem i enlighet med detta.

Automation hjälper KINTO att utöka sina lokala betalningsmetoder

För nya organisationer eller nya dotterbolag som KINTO USA är effektiviseringar viktiga för att kunna möta marknadens krav. För ett företag med fysiska produkter handlar effektiviseringar om att snabba på hur beställningar skickas ut till hyllorna, säljs och beställs om. "Vi arbetar med en förbetalningsmodell och därför levereras inga beställningar innan de är betalda", säger Dumas-Meseguer. "Med PayPack har vi blivit oerhört effektiva på att skicka betalningslänkar och ta emot de betalningarna. Ju snabbare vi kan behandla betalningar, desto snabbare kan vi leverera produkter, ta emot nya ombeställningar och växa som företag."

När vi blickar framåt ser KINTO fler sätt som PayPack kan hjälpa till att skala upp internationellt med lokala betalningsmetoder. "Min roll är att blicka framåt och försöka förutse vad vi kommer att behöva för vårt nästa tillväxtskede", säger Dumas-Meseguer. "Vi ser exempelvis fram emot att börja ta emot ACH-betalningar via PayPack. Vi ser möjligheter att använda andra valutor när vi öppnar för internationell försäljning. PayPacks engagemang för att utveckla nya lösningar gör att jag känner mig trygg med att arbeta med dem under många år framöver."

Om PayPack

PayPack, utformat av Nova Module, är en Stripe-driven SuiteApp – appar som bygger ut NetSuite för behoven inom specifika branscher och företag – som förser NetSuite-användare med en integrerad lösning för betalningsbehandling. Användarna kan behandla transaktioner, synkronisera betalningsregister samt hantera betalningsinformation från Stripe utan att behöva lämna NetSuite. Läs mer om PayPack.