Herausforderung
KINTO steht seit über 50 Jahren für die schönen Dinge des Lebens – wie Lieblingstassen oder elegante Blumenvasen. Die japanische Marke ist seit 2019 auch in den USA aktiv. Die dortige Tochtergesellschaft KINTO USA führte zunächst eigene Betriebssoftware ein, darunter ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) und Stripe für die Zahlungsverarbeitung.
Als der ERP-Anbieter dann aber verkauft wurde, sah sich KINTO USA nach einer Alternative um, die sich in Stripe einbinden ließ, um diverse Abläufe zu automatisieren. Deshalb führte KINTO USA mit NetSuite dieselbe ERP-Plattform ein, die der Konzern bereits in anderen Ländern nutzte. Als Nächstes sollten dann mittels Vernetzung manuelle Verfahren ersetzt und die Zahlungserfassung verbessert werden. „Zunächst war unser Zahlungsgateway überhaupt nicht in NetSuite integriert“, erinnert sich Denis Dumas-Meseguer, Chefstratege bei KINTO USA. „Also mussten alle Zahlungen manuell mit Bestellungen und Rechnungen abgeglichen werden, was natürlich viel zu viel Zeit in Anspruch nahm.“
Dazu mussten über 80 % aller Zahlungen in Stripe von Hand mit den zugehörigen Rechnungen in NetSuite verknüpft und als bezahlt markiert werden. Um das zu ändern, brauchte es eine Möglichkeit, beide Systeme zeitsparend miteinander zu vernetzen und so nicht mehr ständig zwischen beiden hin- und herwechseln zu müssen. Davon versprach sich das Team auch eine bessere Kundenbetreuung, eine Entlastung der Mitarbeiter und ein stärkeres Wachstum seiner US-Sparte.
Lösung
Um die erforderlichen Veränderungen möglichst schnell umzusetzen, entschied sich KINTO USA für PayPack. Für Bezahlseiten im Firmendesign und zusätzliche Zahlungsmöglichkeiten wurden Stripe Payments und Stripe Elements eingeführt. Außerdem nutzte das Team Stripe Link, um Kundendaten automatisch auszufüllen und den Bezahlvorgang abzukürzen. Auf PayPack fiel die Wahl, weil die programmierfreie SuiteApp-Lösung die Vernetzung von Stripe und NetSuite und damit Zahlungsverarbeitung, Abgleich und weitere Arbeitsschritte beschleunigt.
Die Vernetzung eröffnete KINTO zudem neue Möglichkeiten, seinen Bezahlvorgang weiter zu optimieren. So wurde unter anderem ein Webformular ersetzt, das zuvor zur Erfassung der Zahlungsinformationen gedient hatte. „Einige Kunden fragten nach, ob das denn auch sicher sei“, so Rodriguez. „Das war es auf jeden Fall. Und die Kombination aus Stripe und NetSuite sorgt zudem für ein einheitliches Gesamtbild, das mit der Corporate Identity von KINTO harmoniert.“
Ergebnisse
Integration von Stripe und NetSuite in unter einer Woche
Mit PayPack konnte KINTO Stripe innerhalb weniger Tage mit NetSuite vernetzen. „Die Implementierung war unkompliziert und leicht verständlich“, meint Sydney Rodriguez, bei KINTO USA für den Vertrieb an der amerikanischen Ostküste verantwortlich. „Bei einem kurzen Gespräch mit PayPack klärten wir die Grundlagen ab und danach lief alles absolut reibungslos.“
Da sich PayPack um die Implementierung kümmerte, konnte KINTO sich ganz auf das Alltagsgeschäft konzentrieren. Als die Integration dann abgeschlossen war, konnte das Team direkt von NetSuite aus auf Stripe zugreifen und musste sich so nicht erst mit neuen Abläufen vertraut machen. „Als die Zahlungsabwicklung erst einmal installiert war, konnten wir Stripe direkt von NetSuite aus nutzen“, sagt Maximilien Espinosa, der bei KINTO USA für das Auftragsmanagement zuständig ist.
Über sechs Stunden Zeitersparnis täglich durch Abkehr von manuellen Abläufen
Mit der Vernetzung beider Plattformen konnte KINTO seinen achtstufigen Rechnungsabgleich komplett automatisieren. „Es dauerte bei jeder Transaktion etwa sieben Minuten, sämtliche Daten zu verschieben. Nach der Vernetzung mit PayPack brauchen wir dafür nur noch 30 Sekunden“, betont Rodriguez.
Durch die automatische Zahlungsabwicklung konnte KINTO fortan sechs Stunden Arbeitszeit pro Tag sparen, die das Unternehmen stattdessen in die Kundenbetreuung investierte. „Mehr Zeit zu haben, ist natürlich großartig. Doch damit nicht genug: Wir verzeichnen auch 99,9 % weniger Diskrepanzen. Alles ist einfacher, die Kundinnen und Kunden fühlen sich sicher und wir können uns stärker auf sie konzentrieren, anstatt uns mit der Zahlungsverwaltung aufzuhalten“, meint Espinosa. Die freigewordenen Kapazitäten versetzen die relativ kleine Belegschaft von KINTO in die Lage, sich noch stärker um Kundenbetreuung und Kundengewinnung kümmern zu können.
Als KINTO USA die Kosten für die Umstellung und die dadurch erzielten Einsparungen miteinander verglich, ergab sich aus der Zusammenarbeit mit PayPack ein ROI von über 91 %
Höhere Kundenzufriedenheit durch zügige und sichere Auftragsabwicklung
Mit PayPack kann KINTO unverwechselbare Links zu individuellen, sicheren Zahlungsseiten verschicken. Da diese Links mit Stripe verbunden sind, werden die zurückgegebenen Kundenformulare automatisch ausgefüllt, was einerseits im Frontend für Vereinfachungen sorgt, andererseits aber auch die Auftragsverarbeitung im Backend beschleunigt. „Name, Lieferadresse und Besteller werden auf einer Seite übersichtlich zusammengefasst. Das bedeutet für uns weniger Kundenanrufe“, so Espinosa. „Und das wiederum zeigt, dass die Kundinnen und Kunden dem Verfahren vertrauen.“
Die meisten Bestellungen bei KINTO laufen per Vorauszahlung. Mit PayPack kann das Unternehmen den entsprechenden Prozentsatz direkt über NetSuite festlegen. Und mit individuellen Sätzen kann KINTO die Flexibilität seiner Zahlungsoptionen zusätzlich erhöhen und passgenau abrechnen.
Automatisierung begünstigt Einführung lokaler Zahlungsmethoden
Für junge Unternehmen und Tochtergesellschaften wie KINTO USA ist Effizienz ein entscheidender Erfolgsfaktor bei der Deckung der Nachfrage. Ein weiterer wichtiger Faktor für Warenanbieter ist außerdem der Zeitaufwand, den die Übermittlung der einzelnen Bestellungen an das Lager, der Versand und die Nachbestellung mit sich bringen. „Solange wir keine Zahlung erhalten, geht bei uns grundsätzlich nichts in den Versand“, erklärt Dumas-Meseguer. „PayPack hat unsere Effizienz mit den Zahlungslinks und dem dadurch beschleunigten Zahlungseingang also deutlich erhöht. Und je schneller wir die eingehenden Zahlungen verbuchen können, desto eher können wir die jeweiligen Bestellungen abschicken, neue Aufträge einholen und als Unternehmen wachsen.“
Für die Zukunft verspricht sich KINTO weiteres internationales Wachstum mit PayPack und die Einführung lokaler Zahlungsmethoden. „Meine Aufgabe ist es, nach vorne zu blicken und vorherzusagen, was wir für unsere nächste Wachstumsphase brauchen“, erklärt Dumas-Meseguer. „Ein Projekt ist dabei zum Beispiel die Annahme von ACH-Zahlungen über PayPack. Wir sehen aber auch Potenzial für weitere Währungen, je stärker wir unsere internationale Präsenz ausbauen. Der starke Entwicklungsfokus bei PayPack weckt bei mir große Zuversicht, dass wir auch weiterhin mit PayPack zusammenarbeiten werden.“
Bei uns geht ohne Bezahlung grundsätzlich nichts in den Versand. Mit PayPack und Stripe konnten wir unsere Effizienz dank Zahlungslinks und dem zuverlässigen Zahlungseingang deutlich steigern. Und je schneller die Zahlungsabwicklung klappt, desto eher können wir die Waren abschicken und umso schneller kann KINTO wachsen.
PayPack
PayPack wurde von Nova Module entwickelt und ist eine Stripe-kompatible SuiteApp. SuiteApps machen NetSuite für unterschiedlichste Branchen und Geschäftsanforderungen zugänglich. PayPack ist eine Komplettlösung für die Zahlungsabwicklung mit NetSuite, mit der man Transaktionen verarbeiten, Zahlungsdaten abgleichen und Zahlungsinformationen aus Stripe von NetSuite aus verwalten kann. Mehr über PayPack erfahren Sie hier.
Die Digitalisierung ist für das Unternehmenswachstum mittlerweile unabdingbar. Deshalb begrüße ich, dass Stripe hier eine Führungsrolle einnimmt und die Zahlungsabwicklung revolutioniert. Wir arbeiten sehr gerne mit den Stripe-APIs und schätzen den partnerschaftlichen Ansatz des Unternehmens. Denn der fördert die Zusammenarbeit, verbessert das Benutzererlebnis und steigert das Vertrauen. Und nicht zuletzt bringt er neue Umsatzchancen und steigert so Wachstum und Unternehmenserfolg ganz allgemein.
