Sua organização está enfrentando tempo de inatividade do sistema. Como você pode garantir que as principais partes interessadas sejam informadas de forma eficaz?

1 Avaliar o impacto

Antes de entrar em contato com as partes interessadas, você deve avaliar o impacto do tempo de inatividade. Determine quais serviços são afetados e estime a duração da interrupção. Essa percepção permite que você adapte sua mensagem de acordo com a gravidade da situação. Por exemplo, se um sistema não crítico estiver fora do ar por um curto período, as partes interessadas poderão ser informadas por meio de uma notificação padrão. No entanto, se um sistema crítico ficar fora do ar por um longo tempo, um plano de comunicação mais detalhado é necessário.

2 Identificar partes interessadas

Identificar as principais partes interessadas afetadas pelo tempo de inatividade é o próximo passo. Isso pode incluir equipes internas, clientes, parceiros e fornecedores. Cada grupo tem necessidades e expectativas diferentes; assim, as informações devem ser relevantes para seus interesses. As equipes internas podem precisar de detalhes técnicos para trabalhar em uma resolução, enquanto os clientes precisam de informações sobre como o tempo de inatividade afeta o serviço e quais medidas estão sendo tomadas para resolver o problema.

3 Mensagem de Ofício

Elaborar a mensagem certa é essencial. Deve ser conciso, claro e desprovido de jargões técnicos que possam confundir as partes interessadas não técnicas. A mensagem deve descrever a natureza do problema, o tempo esperado para resolver e quaisquer medidas imediatas que as partes interessadas devem tomar. Também é importante reconhecer qualquer inconveniente causado e garantir que todos os esforços estão sendo feitos para corrigir a situação.

4 Escolha Canais

A seleção dos canais de comunicação adequados é fundamental para a efetiva disseminação das informações. Para interrupções amplas, ferramentas de comunicação em massa como e-mail, SMS ou uma página de status dedicada podem ser usadas. Para uma comunicação mais direcionada, chamadas telefônicas diretas ou e-mails personalizados podem ser apropriados. A urgência e o escopo do tempo de inatividade guiarão a escolha dos canais para garantir o alcance oportuno e eficaz.

7 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?