Avis de confidentialité du site Web

Protection de vos renseignements personnels

UKG Inc. et ses sociétés affiliées respectives (collectivement, « UKG », « nous » et/ou « nos ») s'engagent à protéger la vie privée des personnes qui visitent notre site Web et nos sous-pages situées à https://www.ukg.com/ (le « Site ») et qui utilisent nos produits et services ou interagissent directement avec nous (« vous »).

CHAMP D'APPLICATION

Certaines lois sur la protection des données font la distinction entre les « responsables du traitement » et les « sous-traitants » lorsqu'il s'agit de traiter les renseignements personnels. Bien que les conditions spécifiques puissent varier d'une juridiction à l'autre, les principes sous-jacents restent généralement cohérents. L'entité qui détermine le but et les moyens de traitement des données personnelles est le responsable du traitement. Le sous-traitant est une entité qui traite les renseignements personnels sous la direction d'un contrôleur sans prendre de décisions. Selon le scénario, UKG peut être un contrôleur ou un processeur.

Le présent Avis de confidentialité s'applique lorsque UKG est un responsable du traitement de vos données personnelles (lorsqu'UKG collecte des données directement auprès de vous). Le présent Avis de confidentialité décrit comment UKG traite ces données, y compris la collecte, le partage, l'utilisation, la conservation de vos informations personnelles et vos droits de personne concernée.

Le présent Avis de confidentialité ne s'applique pas aux activités de traitement des données d'UKG pour le compte de ses clients d'entreprise. Si vous êtes un employé, un entrepreneur ou un candidat d'emploi d'une organisation qui utilise les produits et services d'UKG, veuillez contacter votre employeur pour toute demande de confidentialité.  De plus, le présent Avis de confidentialité ne couvre pas : 

• Le traitement par UKG des informations personnelles en relation avec certains produits et services directement aux consommateurs (par exemple, e-Vault) où UKG est un contrôleur de données. Pour plus d'informations sur les pratiques d'UKG pour ces produits et services, veuillez consulter l' avis ukg employee vault.
• Traitement par UKG des informations personnelles en tant que processeur de données lors de la fourniture de ses services aux clients commerciaux d'UKG
• Pour plus d'informations sur les données biométriques et les appareils de chronométrage d'UKG, cliquez ici.
• Enfants et/ou mineurs. Nos Services ne sont ni conçus ni destinés à des utilisateurs n'ayant pas l'âge légal pour travailler conformément à la loi applicable. Si vous avez des raisons de croire qu'un utilisateur de notre Site ou de nos services n'a pas l'âge légal de travailler, veuillez nous contacter à [email protected] et nous prendrons les mesures appropriées.

Veuillez consulter notre page Programme ESG – Confidentialité et protection des données pour en savoir plus sur l'engagement d'UKG en matière de confidentialité.

Qu'est-ce qu'un renseignement personnel ?

Aux fins du présent Avis de confidentialité, les « renseignements personnels » désignent les renseignements recueillis par UKG concernant une personne physique identifiée ou identifiable et comprennent des termes similaires tels que définis par diverses juridictions.

Les informations personnelles n'incluent pas les données non personnelles telles que les informations qui ont été agrégées, dépersonnalisées ou anonymisées afin qu'aucune personne physique individuelle ne puisse raisonnablement être identifiée.

Notre rôle

UKG Inc est le contrôleur de vos informations personnelles lorsque vous naviguez sur notre site ou nous contactez en tant que client potentiel de nos produits et services. Cela signifie que nous déterminons et sommes responsables de la façon dont vos informations personnelles sont utilisées.

Si vous êtes un utilisateur final de nos produits et services (« Utilisateur final »), nous traitons vos informations personnelles en tant que processeur de données pour le compte du client concerné ou en tant que sous-traitant au nom de la filiale UKG qui a conclu un contrat avec le client concerné, sauf dans la mesure où vous utilisez certains produits et services directement aux consommateurs (par exemple, e-Vault, ). Le client sera normalement votre employeur actuel, passé ou potentiel . Cela signifie que le client UKG détermine et est responsable de la façon dont vos informations personnelles sont utilisées, et nous utilisons vos informations personnelles au nom du client concerné en fonction de ses instructions, comme indiqué dans un accord de traitement des données entre UKG et le client UKG.

Cependant, nous utilisons également certaines informations personnelles des utilisateurs finaux de nos services à nos propres fins en tant que contrôleur de données, comme décrit dans le présent Avis de confidentialité.

Liens vers des sites Web non-UKG

Pour votre commodité, le Site peut contenir des liens vers des sites Web et / ou des informations de tiers. Lorsque vous accédez à ces liens, vous quittez le site d'UKG et êtes redirigé vers un site Web tiers. UKG ne contrôle pas les sites Web tiers, de sorte que les pratiques de confidentialité de tiers peuvent différer des pratiques de confidentialité d'UKG. Nous n'approuvons ni ne faisons aucune déclaration concernant les sites Web de tiers. Lorsque vous partagez des informations personnelles avec des sites Web tiers, le traitement tiers n'est pas couvert par le présent Avis de confidentialité. Nous vous encourageons à consulter la politique de confidentialité de tout site Web ou entreprise avant de partager des informations personnelles.

COMMENT UKG RECUEILLE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

Sources des renseignements personnels et des renseignements personnels que nous recueillons :

UKG recueille des renseignements personnels auprès de plusieurs sources différentes, notamment :

• Directement auprès de vous en tant qu'utilisateur de nos Services, y compris les candidats à un emploi ;
• De la part de fournisseurs de services ou d'autres tiers, y compris les administrateurs de compte de nos clients ; et
• Automatiquement à partir de la visite ou de l'activité d'un visiteur du site Web sur nos Services.

Veuillez consulter chacune des sections ci-dessous pour en savoir plus sur la façon dont UKG recueille des informations personnelles et sur les informations personnelles collectées.

Comment nous recueillons les renseignements personnels

UKG recueille des informations personnelles lorsque vous visitez nos Services et lorsque vous choisissez de fournir des informations personnelles. Par exemple, nous recueillons des informations lorsque vous nous contactez via notre site, fournissez votre e-mail, votre numéro de téléphone ou d'autres informations de contact similaires, telles que les informations que vous fournissez lorsque vous vous inscrivez à un webinaire. Les candidats qui remplissent une demande d'emploi avec UKG ou créent un profil sur ce site peuvent également fournir des informations d'identification et d'autres informations pertinentes pour la demande d'emploi.

TARGET	ÉLÉMENTS DE DONNÉES	COMMENT/BUT
Visiteurs de notre site	Prénom et nom de famille ; Société ; Titre du poste ; Adresse ; Numéro de téléphone ; Adresse e-mail ;  Adresse IP, type d'appareil, numéros d'identification uniques de l'appareil, type de navigateur, emplacement géographique général (par exemple, emplacement au niveau du pays ou de la ville en fonction de votre adresse IP publique), performances et autres informations techniques et d'utilisation. des informations sur la façon dont vous interagissez avec nos sites Web (par exemple, la page Web de référence, les pages visitées, les fonctionnalités utilisées), les e-mails, le contenu ou d'autres fonctionnalités (par exemple, lorsque vous ouvrez un e-mail marketing ou cliquez sur un lien intégré, ou si vous regardez des vidéos sur notre site, ou interagissez avec / message à l'aide de notre fonction de chat). Certaines de ces informations peuvent être collectées à l'aide de cookies et d'une technologie de suivi similaire, comme expliqué plus en détail dans notre Avis sur les cookies. Nous ne recueillons pas d'« informations personnelles sensibles » au sens où le terme est défini par la loi californienne au-delà de ce qui est nécessaire pour fournir vos services demandés. Par conséquent, nous ne fournissons pas de mécanisme pour vous demander de limiter notre utilisation des informations personnelles sensibles.	Pour atteindre les objectifs pour lesquels les informations ont été collectées ou fournies, y compris pour communiquer avec vous et répondre à vos demandes et demandes, et pour analyser, administrer et permettre l'utilisation de certains Services.  Fondement légal : Intérêt légitime Comprendre les visiteurs de notre site Web, leur origine et leurs intérêts pour améliorer la qualité et la pertinence du site grâce à l'analyse interne. Exploiter et maintenir nos sites Web, fournir le contenu demandé et afficher des informations spécifiques au pays. Protégez  la sécurité et empêchez les abus en suivant l'utilisation, en vérifiant les comptes, en enquêtant sur les activités suspectes et en appliquant les conditions et les politiques.
Tiers ou sources accessibles au public (y compris les coordonnées professionnelles achetées)	Prénom Nom de famille Courriel d'affaires Numéro de téléphone Nom de l'entreprise Niveau d'emploi Rôle fonctionnel Adresse municipale de l'entreprise Identificateur en ligne Renseignements liés au travail	Nous utilisons ces données pour nos analyses internes des clients, pour identifier les opportunités de marketing client potentiels et pour améliorer la pertinence du contenu de notre site et de notre publicité.  Nous pouvons collecter ou recevoir des informations personnelles de tiers, y compris de nos sociétés affiliées, sociétés de marketing, sites Web d'offres d'emploi et sociétés de recrutement. Ces données peuvent être concédées sous licence par des tiers ou accessibles au public.    Nous recueillons les coordonnées professionnelles à des fins de gestion de compte liées à l'utilisation d'applications logicielles en tant que service ou de services professionnels d'UKG.    Fondement légal : Intérêt légitime Informations analytiques et pour administrer et permettre l'utilisation de certains Services.  Fondement légal : Intérêt légitime
Directement de vous en tant qu'utilisateur de nos Services	Prénom Nom de famille Courriel d'affaires Numéro de téléphone Nom de l'entreprise Contact d'urgence (dans certains cas) Préférences alimentaires (dans certains cas) Renseignements sur la santé et la sécurité (dans certains cas) Informations de facturation (telles que le nom de facturation, l'adresse de facturation et le numéro de carte de crédit)	Si vous vous inscrivez pour assister à un événement sponsorisé par UKG, nous pouvons avoir besoin de certaines données. Fondement légal : Exécution du contrat et intérêt légitime
Visiteurs de notre site	Adresse IP	Notre site peut inclure des fonctionnalités de médias sociaux, telles que des liens vidéo et d'autres fonctionnalités pour démontrer votre intérêt pour notre site et d'autres documents et peut définir un cookie pour activer cette fonctionnalité. Cette fonctionnalité peut être hébergée par un tiers ou hébergée directement sur notre site. Lorsqu'elles sont fournies ou hébergées par un tiers, votre utilisation et vos interactions avec ces fonctionnalités sont à votre discrétion et sont régies par la politique de confidentialité des entreprises qui les fournissent.    Fondement légal : Intérêt légitime
Informations sur la gestion du compte client	Prénom Nom de famille Courriel d'affaires Numéro de téléphone Nom de l'entreprise Niveau d'emploi Rôle fonctionnel Adresse municipale de l'entreprise Identificateur et mot de passe en ligne	Nous recueillons les coordonnées professionnelles à des fins de gestion de compte liées à l'utilisation d'applications logicielles en tant que service ou de services professionnels d'UKG. Si vous utilisez certains systèmes fournis par UKG, nous collecterons des données auprès de vous pour activer l'authentification multifacteur, telles que le numéro de mobile, l'adresse e-mail ou l'identifiant de vérification unique.  Fondement légal : Intérêt légitime
Informations d'analyse provenant de l'utilisation des Services (« Données d'utilisation »)	Adresse IP Numéro de téléphone mobile Paramètres utilisateur Publicité mobile et autres numéros d'identification uniques Détails du navigateur, de l'appareil et du système d'exploitation Informations de localisation (déduites de votre adresse IP) Fournisseur de services Internet Données de parcours de route Données de cookies (voir ci-dessous) Informations sur la façon dont vous interagissez avec les Services et les utilisez	Nos Services peuvent enregistrer des informations concernant l'accès, l'utilisation et les performances des Services, y compris la fréquence à laquelle vous utilisez l'application, les événements qui se produisent dans l'application, les métadonnées d'utilisation agrégées, les données de performance, votre adresse IP. Nous ne lions pas les Données d'utilisation que nous traitons aux informations personnelles que vous soumettez dans les Services. Nous utilisons les données d'utilisation pour analyser, améliorer et développer nos services. Base légale : Consentement au traitement des données au niveau de l'appareil et intérêts légitimes pour toutes les autres données d'utilisation dans la mesure requise par la loi
Commentaires des utilisateurs finaux et des clients	Commentaires sur les produits fournis par le biais d'enquêtes.	Nous pouvons utiliser tous les commentaires reçus en relation avec nos Services pour informer et développer de nouvelles fonctionnalités et fonctionnalités de produits.
Contenu de l'utilisateur final et du client	Nom ; Société ; Titre du poste ; Adresse ; Numéro de téléphone ; et Adresse e-mail Adresses IP et informations sur les systèmes d'exploitation (fonctionnalité « dernière activité du compte »). Toutes les informations téléchargées par les clients ou les utilisateurs finaux vers les services UKG concernant les utilisateurs finaux.	limités, lorsque notre client (votre employeur) nous a donné des instructions, nous pouvons utiliser le contenu de l'utilisateur final et du client pour analyser, améliorer et développer des fonctionnalités. Dans la mesure du possible, nous prenons des mesures pour agréger, anonymiser ou dé-identifier ce Contenu avant son utilisation par UKG en tant que contrôleur de données  Fondement légal : Intérêt légitime

Cookies et autres technologies similaires

Comme de nombreux sites Web, UKG utilise des cookies et des technologies de suivi similaires (y compris à des fins d'analyse, de fonctionnalité, de publicité et à d'autres fins). Pour plus d'informations sur les technologies que nous utilisons et sur la façon dont vous pouvez les contrôler, veuillez consulter notre Avis relatif aux cookies.

Analyse

Nous utilisons Google Analytics et d'autres fournisseurs de services pour collecter et traiter des informations analytiques sur nos Services. Pour plus d'informations sur la façon dont Google utilise les données, veuillez visiter www.google.com/policies/privacy/partners/. Vous pouvez refuser la collecte et le traitement par Google Analytics des données générées par votre utilisation de notre site Web en vous rendant sur https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Autres renseignements

Si UKG recueille d'autres renseignements personnels auprès de vous, nous vous expliquerons quels renseignements personnels sont recueillis et le but de leur collecte.

COMMENT UKG UTILISE LES INFORMATIONS PERSONNELLES

Pourquoi nous utilisons vos renseignements personnels:

UKG s'appuie sur des bases légales, telles que l'exécution du contrat ou l'intérêt légitime. De plus, nous pouvons traiter des informations personnelles aux fins suivantes :

• Pour atteindre les fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis ou fournis, y compris pour communiquer avec vous et répondre à vos demandes de renseignements et à vos demandes ;
• Pour améliorer nos Services, par le biais de tests, de recherches, d'analyses et de développement de produits (y compris les Données d'utilisation et, le cas échéant, le contenu agrégé, dépersonnalisé, dépersonnalisé ou anonymisé de l'utilisateur final ou du client) ;
• Pour commercialiser, faire de la publicité et promouvoir nos Services, par exemple pour vous faire des suggestions et des recommandations sur des produits ou services qui pourraient vous intéresser ;
• Pour fournir un support et des informations sur nos Services via un assistant virtuel, également connu sous le nom de chatbot, disponible 24/7 sur nos Sites ;
• Pour fournir une formation liée aux Services, telle que la mise à disposition de matériel de formation ou d'événements (en personne ou en ligne) pour lesquels nous pouvons utiliser vos informations personnelles pour fournir des avis et des informations concernant ces formations et événements ;
• À des fins de sécurité, d'audit, d'enquête interne et de prévention de la fraude, telles que pour empêcher l'accès ou la divulgation non autorisés, pour maintenir l'exactitude des données, pour protéger la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de vos informations personnelles ; pour permettre uniquement l'utilisation appropriée de vos renseignements personnels ; pour identifier toute activité frauduleuse, nuisible, non autorisée, contraire à l'éthique ou illégale ;
• Pour gérer les litiges, par exemple dans le cadre de l'établissement, de l'exercice ou de la défense de nos droits légaux lorsque cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes ou les intérêts légitimes d'autrui ;
• Pour améliorer le contenu et le format de nos Services, y compris en utilisant des cookies et d'autres technologies similaires, telles que pour mesurer les préférences des visiteurs de notre Site, analyser les tendances, administrer les Services, analyser l'utilisation des Services et recueillir des informations démographiques sur les visiteurs du Site ;
• Pour nous permettre de mieux comprendre la fonctionnalité de nos applications mobiles, bien que nous ne lions pas les informations d'utilisation que nous recueillons via les applications mobiles aux informations personnelles que vous soumettez dans l'application mobile ;
• À d'autres fins, vous avez donné votre consentement ;
• Pour agréger ou déidentifier vos informations personnelles afin que les informations ne puissent plus être liées à vous ou à votre appareil et utiliser et partager ces données à des fins commerciales conformément à la loi applicable ; et
• Pour se conformer à toutes les obligations légales applicables, telles que se conformer aux assignations à comparaître et autres ordonnances judiciaires pour traiter les données lorsque nous avons déterminé qu'il existe une obligation légale de le faire.

Aucune information mobile ne sera vendue ou partagée avec des tiers / affiliés à des fins de marketing / promotion.

QUAND UKG DIVULGUE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

Veuillez noter qu'UKG ne vend pas d'informations personnelles à des tiers. Le terme « vendre », tel que défini par les lois applicables, signifie la divulgation de renseignements personnels à des tiers pour une contrepartie monétaire ou autre contrepartie valable.

Veuillez consulter chacune des sections ci-dessous pour en savoir plus sur la façon dont nous pouvons partager vos informations personnelles.

Affiliés :

Nous pouvons divulguer vos informations personnelles à nos sociétés affiliées afin de faciliter la livraison d'un produit ou d'un service ou d'effectuer une tâche que vous avez demandée.

Tiers (fournisseurs/fournisseurs de services) :

Nous pouvons nous engager avec des tiers (fournisseurs et / ou fournisseurs de services) pour faciliter la livraison d'un produit ou d'un service (ou exécuter certaines fonctions telles que l'amélioration et / ou la livraison de nos offres de produits et services) ; effectuer une tâche que vous avez demandée ; offrir de la formation ; soutenir la recherche et le développement de produits (y compris la formation de modèles d'IA), mener du marketing et de la publicité ; exploiter, sécuriser et optimiser les Services ; et coordonner et travailler avec nos partenaires.

Nous avons des contrats avec ces tiers pour effectuer certaines fonctions en notre nom, et uniquement sur nos instructions. Ces tiers sont liés par des accords qui contiennent des conditions de confidentialité et d'autres conditions de protection des données conçues pour s'assurer que les tiers n'utilisent vos informations personnelles que dans la mesure nécessaire pour fournir ces services contractuels conformément à nos instructions (et aux fins que nous divulguons).

Divulgations supplémentaires

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels si nécessaire pour :

• Pour fournir un service à la clientèle ou un soutien technique concernant la formation ou les webinaires auxquels vous vous inscrivez ou auxquelles vous assistez ;
• À des fins d'administration et d'exploitation commerciale et pour conserver un enregistrement de votre relation avec nous ;
• Se conformer à la loi ou aux obligations légales, telles que les responsables de l'application de la loi, les autorités gouvernementales ou d'autres tiers en réponse à une demande légale d'informations par une autorité compétente, si nous pensons que la divulgation est conforme à, ou est autrement requise par, toute loi, réglementation ou procédure judiciaire applicable, y compris pour répondre aux exigences de sécurité nationale ou d'application de la loi ;
• Pour gérer les litiges et mener des audits et des enquêtes internes, tels que pour protéger et défendre nos droits et nos biens, enquêter sur les activités frauduleuses ou illégales et effectuer des audits financiers internes, de sécurité ou autres ;
• Protéger contre l'utilisation abusive ou non autorisée de notre site, de nos produits et de nos services ;
• Protéger la sécurité personnelle ou la propriété de nos utilisateurs ou du public (entre autres choses, cela signifie que si vous fournissez de fausses informations ou tentez d'utiliser l'identité d'une autre personne, les informations vous concernant peuvent être divulguées dans le cadre de toute enquête sur vos actions)
• Dans le cadre de, ou pendant la négociation de, toute fusion, vente d'actifs de la société, consolidation ou restructuration, financement ou acquisition de tout ou partie de notre entreprise par ou à une autre société, y compris le transfert des coordonnées et des données des clients, partenaires et utilisateurs finaux ;
• Sous une forme agrégée, dépersonnalisée ou anonymisée ; et
• Lorsque nous avons votre consentement pour partager les informations.

En dehors de ce qui est indiqué dans le présent Avis de confidentialité, nous nous efforcerons de ne pas divulguer vos informations personnelles à des tiers inconnus ou non affiliés, et nous ne croiserons pas vos informations personnelles avec celles d'un autre client ou entité.

TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Transferts internationaux

UKG accepte d'utiliser les clauses contractuelles types (« SCCs ») ou l'accord international de transfert de données du Royaume-Uni pour les transferts UKG à des sous-traitants tiers  soumis à des mécanismes transfrontaliers pour les transferts entre entités UKG. Pour les destinataires aux États-Unis, UKG peut également transférer des informations personnelles à des destinataires qui ont certifié le cadre de confidentialité des données UE-États-Unis, le cadre de confidentialité des données Suisse-États-Unis et le cadre de confidentialité des données Royaume-Uni-États-Unis.

Cette pratique est conforme aux exigences européennes en matière de transfert ou de traitement d'informations personnelles par UKG en dehors de l'EEE, de la Suisse et du Royaume-Uni ou dans une juridiction autre que l'EEE, la Suisse, le Royaume-Uni ou d'autres pays approuvés par la Commission européenne fournissant une protection des données « adéquate ».

Pour en savoir plus sur la façon dont UKG se conforme à la jurisprudence Schrems II, veuillez vous référer à l'étude de risque et d'impact de transfert d'UKG.

Cadre de confidentialité des données

UKG se conforme au cadre de confidentialité des données UE-États-Unis et Suisse-États-Unis ainsi qu'au cadre de confidentialité des données entre le Royaume-Uni et les États-Unis (collectivement, le « cadre de confidentialité des données »), y compris la responsabilité des transferts ultérieurs, tel qu'énoncé par le département du Commerce des États-Unis concernant la collecte, l'utilisation et la conservation des informations personnelles transférées de l'Union européenne, du Royaume-Uni et / ou de la Suisse, s'il y a lieu. UKG a certifié au département du Commerce qu'il adhère aux principes du cadre de confidentialité des données en ce qui concerne ces informations. En cas de conflit entre les termes du présent avis et les principes du cadre de confidentialité des données, les principes du cadre de confidentialité des données prévaudront. Pour en savoir plus sur le programme du cadre de confidentialité des données et pour consulter notre certification, veuillez visiter le site Web site Web du cadre de confidentialité des données et la déclaration du cadre de confidentialité des données d'UKG.

Données traitées : UKG fournit des outils de gestion des ressources humaines que nos clients utilisent pour leur main-d'œuvre. En fournissant ces outils, UKG traite les données que nos clients soumettent à nos services ou nous demande de traiter en leur nom. Alors que les clients d'UKG décident quelles données sont traitées, il comprend généralement des informations sur leurs employés telles que les coordonnées, la planification et les fiches de paie. Finalités du traitement des données : UKG traite les données soumises par les clients dans le but de fournir les services en ligne d'UKG à nos clients. Pour atteindre ces objectifs, UKG peut accéder aux données pour fournir les services, pour corriger et résoudre les problèmes techniques ou de service, pour répondre aux problèmes de support client ou pour suivre les instructions client qui ont soumis les données, en réponse aux exigences contractuelles ou pour la surveillance de la sécurité.

Demandes de renseignements et plaintes : Si vous pensez qu'UKG conserve vos données personnelles dans l'un des services dans le cadre de notre certification du cadre de confidentialité des données, vous pouvez adresser toute demande ou plainte concernant notre conformité au cadre de confidentialité des données à [email protected]. UKG répondra dans les 45 jours. Si vous avez un problème de confidentialité ou d'utilisation des données non résolu que nous n'avons pas résolu de manière satisfaisante, veuillez contacter notre fournisseur tiers de résolution des litiges basé aux États-Unis (gratuitement) à https://feedback-form.truste.com/watchdog/request. Si ni UKG ni notre fournisseur de résolution de litiges ne résolvent votre plainte, vous pouvez avoir la possibilité de vous engager dans un arbitrage exécutoire par le biais du Data Privacy Framework Panel. Pour plus d'informations sur cette option, veuillez consulter l'annexe I des principes du cadre de confidentialité des données UE-États-Unis.

Tiers qui peuvent recevoir des données personnelles : UKG utilise un nombre limité de fournisseurs de services tiers pour nous aider à fournir nos services aux clients. Ces fournisseurs tiers offrent divers services, y compris des services de stockage de données. Ces tiers peuvent accéder, traiter ou stocker des données personnelles dans le cadre de la fourniture de leurs services. UKG maintient des contrats avec ces tiers restreignant leur accès, leur utilisation et leur divulgation des données personnelles conformément à nos obligations du cadre de confidentialité des données, y compris les dispositions de transfert ultérieur, et UKG reste responsable s'ils ne respectent pas ces obligations et nous sommes responsables de l'événement donnant lieu à des dommages.

Vos droits d'accès, de limiter l'utilisation et de limiter la divulgation : les individus de l'UE et les Suisses ont le droit d'accéder aux données personnelles les concernant et de limiter l'utilisation et la divulgation de leurs données personnelles. Avec notre autocertification du cadre de confidentialité des données, UKG s'est engagé à respecter ces droits. À l'exception de MyPeopleDoc Employee Vault et Immedis Tax Services, le personnel d'UKG a une capacité limitée à accéder aux données que nos clients soumettent à nos services. Si vous souhaitez demander l'accès, ou pour limiter l'utilisation, ou pour limiter la divulgation, veuillez fournir le nom du client qui a soumis vos données à nos services. Nous renverrons votre demande à ce client et l'aiderons au besoin à répondre à votre demande.

Application de la loi par la Federal Trade Commission : La Federal Trade Commission a compétence sur la conformité d'UKG avec le cadre de confidentialité des données et est soumise aux pouvoirs d'enquête et d'application de la  Federal Trade Commission

Divulgation forcée : UKG peut être tenue de divulguer des renseignements personnels en réponse à des demandes légales des autorités publiques, y compris pour satisfaire aux exigences en matière de sécurité nationale ou d'application de la loi. UKG maintient des rapports de transparence en conséquence.

AP

Les pratiques d'UKG en matière de protection de la vie privée, décrites dans le présent avis de confidentialité, sont conformes au système de règles transfrontalières de confidentialité (CBPR) de l'APEC. Le système CBPR de l'APEC fournit un cadre permettant aux organisations d'assurer la protection des renseignements personnels transférés entre les économies participantes de l'APEC. Vous trouverez de plus amples renseignements sur le cadre de l'APEC ici.

CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

UKG ne conservera les informations personnelles que pendant la durée nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels les informations ont été collectées ou tel que requis ou autorisé par les lois applicables (y compris la résolution des litiges) et conformément à nos contrats clients.

Pour déterminer la période de conservation appropriée des renseignements personnels, nous tenons compte de la quantité, de la nature et de la sensibilité des renseignements personnels, du risque potentiel de préjudice découlant de l'utilisation ou de la divulgation non autorisée des renseignements personnels, des fins pour lesquelles nous traitons vos renseignements personnels et de la capacité d'atteindre ces fins par d'autres moyens, ainsi que des exigences légales applicables.

Lorsque nous n'aurons plus besoin de vos informations personnelles, nous les supprimerons ou les dépersonnaliserons ou, si cela n'est pas possible, nous les stockerons en toute sécurité conformément au présent Avis de confidentialité et cesserons d'utiliser les informations personnelles jusqu'à ce que la suppression soit possible. Si nous dépersonnaliser vos informations personnelles (afin qu'elles ne vous soient plus associées), nous pouvons conserver ces informations pendant de plus longues périodes.

DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

Conformément à la loi applicable et en fonction de votre emplacement, vous pouvez avoir le droit d'exercer tout ou partie des droits suivants concernant la collecte, l'utilisation et le partage de vos informations personnelles :

• Accéder aux informations personnelles que nous conservons à votre sujet ;
• Mettre à jour ou corriger toute information personnelle inexacte ou incomplète vous concernant ;
• Demander que nous supprimions vos informations personnelles ;
• Restreindre le traitement de vos informations personnelles ;
• Recevoir les informations personnelles que vous avez précédemment fournies à UKG, dans un format lisible par machine, vous permettant de transférer ces informations personnelles à une autre société à votre discrétion ;

Ne pas être soumis à une décision basée uniquement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, qui produit des effets juridiques vous concernant ou vous affecte de manière significative de la même manière ; Déposez une plainte directement auprès de votre représentant gouvernemental (tel que votre autorité de surveillance) sur la façon dont nous traitons vos informations personnelles ; et

• Règlement des différends.

Vous avez également le droit de vous opposer à notre utilisation de vos informations personnelles dans certaines circonstances. Il peut y avoir des raisons impérieuses de continuer à traiter vos informations personnelles, et nous vous évaluerons et vous informerons si c'est le cas. Vous pouvez vous opposer à des activités de marketing pour n'importe quelle raison.

 

Exercice de vos droits

Pour protéger votre vie privée et votre sécurité, nous prenons des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant d'accorder l'accès à vos renseignements personnels. Veuillez suivre les instructions ci-dessous en fonction de votre relation avec UKG et fournir les informations demandées pour nous permettre de répondre de manière adéquate à votre demande. Nous répondrons à votre demande dans un délai raisonnable et tel que requis par la loi applicable dans votre région.

Si vous n'êtes pas un résident de la Californie et que vous souhaitez demander l'accès à vos informations personnelles ou demander l'effacement (droit à l'oubli) des informations personnelles précédemment fournies, veuillez contacter [email protected].

RÉSIDENTS DE LA CALIFORNIE – AVIS DE CONFIDENTIALITÉ DE LA CALIFORNIE

Pour les résidents de la Californie, la California Consumer Privacy Act (« CCPA ») prévoit certains droits liés à la confidentialité. Si vous résidez en Californie, veuillez cliquer ici pour en savoir plus sur les pratiques de confidentialité d'UKG en vertu de la CCPA.

Ne pas suivre

Certains navigateurs Internet peuvent être configurés pour envoyer des signaux « Ne pas suivre » aux sites Web que vous visitez. À l'heure actuelle, nous ne répondons pas aux signaux « Ne pas suivre » ou similaires. Pour en savoir plus sur « Ne pas suivre », veuillez cliquer ici.

CANDIDATS UKG ET CANDIDATS

Les candidats UKG qui souhaitent plus d'informations sur la façon dont UKG traite les informations personnelles des candidats, veuillez consulter cette section.

Cette section s'applique au traitement des informations personnelles par UKG collectées dans le cadre de notre processus de recrutement et avec votre demande d'emploi auprès d'UKG. Cette section s'applique aux personnes qui postulent pour travailler chez UKG ou fournir des services à UKG (y compris les employés actuels qui postulent pour de nouveaux postes chez nous) (« vous » ou « particuliers »).

La section décrit les catégories d'informations personnelles que nous recueillons dans le cadre du processus de recrutement et d'intégration des employés, les fins pour lesquelles nous recueillons ces informations personnelles, les autres parties avec lesquelles nous pouvons divulguer ces informations personnelles et comment UKG protège ces informations personnelles. Cette section vous fournit également des informations sur vos droits et vos choix en ce qui concerne vos informations personnelles, et comment vous pouvez nous contacter pour mettre à jour vos informations personnelles ou vous renseigner sur nos pratiques de confidentialité.

1. Renseignements personnels que nous pouvons recueillir

Nous recueillons les renseignements personnels suivants vous concernant dans le cadre de votre demande d'emploi et dans le cadre de notre processus de recrutement, comme le permet la loi applicable :

CATÉGORIE DE DONNÉES	RAISON DU TRAITEMENT*
Statut d'immigration et permis de travail (s'il y a lieu)	Vérifiez la régularité de votre statut d'emploi
Coordonnées (par exemple, adresse e-mail, téléphone, adresse, ville, état, code postal, pays)	Personne-ressource
Détails d'identification (p. ex. prénom, nom de famille) Égalité entre les sexes	L'identification
CV/CV Salaire souhaité (s'il y a lieu) Histoire de l'éducation Résultats sur le processus de sélection Identifiants en ligne et utilisation du site Web, de l'appareil et de l'application mobile, et des informations similaires collectées par des moyens automatisés, tels que des cookies et des technologies similaires Historique des salaires (dans la mesure permise par les lois locales)	Traiter la demande
Toute autre information que vous choisissez de partager, telle que les informations incluses dans votre CV / CV et / ou partagées avec nous pendant le processus d'entrevue Numéro d'identification fiscale (spécifique au pays)	Traiter l'application et vérifier votre aptitude aux fonctions potentielles actuelles et futures
Disponibilité du calendrier	Planification
Antécédents professionnels L'URL du profil LinkedIn, les sections accessibles au public de votre profil LinkedIn si vous nous avez fourni et d'autres sites Web professionnels que vous nous avez fournis Résultats de tout test préalable à l'emploi (tels que les tests psychométriques, les vérifications des antécédents de crédit et d'autres tests, sous réserve de conditions strictes, comme le permet la loi applicable) Inventaire des compétences (y compris par le biais de compétences d'évaluation, vous pouvez prendre part à tout processus de demande) Images vidéo/photo ou enregistrements audio (p. ex., au moyen d'entrevues virtuelles et/ou de séquences de vidéosurveillance (le cas échéant))	Vérifiez votre adéquation aux fonctions potentielles actuelles et futures

*Base légale pour tout ce qui précède : Le traitement est nécessaire pour l'exécution d'un contrat avec vous, ainsi que pour l'intérêt légitime et le respect des lois et règlements applicables.

Dans certaines juridictions, et seulement dans la mesure permise par la loi applicable, UKG peut traiter des informations personnelles sensibles, telles que l'origine raciale ou ethnique, les données relatives à la santé (par exemple, les informations sur le handicap), les croyances religieuses et l'appartenance syndicale, aux fins limitées énoncées à la section 2 ci-dessous.

Dans la mesure permise par la loi applicable, UKG peut recevoir des informations personnelles directement de votre part via notre portail Carrières et indirectement de tiers (par exemple, d'anciens employeurs, des établissements d'enseignement, des sources accessibles au public et des sites de réseautage social professionnels tels que LinkedIn, des plateformes de recrutement en ligne, des agences de recrutement professionnel et des agences gouvernementales).

2. Comment nous pouvons utiliser vos informations personnelles

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour* :

ACTIVITÉ DE TRAITEMENT

Vous identifier et vous contacter Examinez votre demande Planifier et faciliter les entrevues Déterminez votre aptitude à occuper des postes actuels et futurs chez nous Coordonnées des personnes-ressources ou d'autres personnes qui peuvent vous fournir des renseignements sur vos antécédents professionnels Effectuer un dépistage et des tests préalables à l'emploi Préparer éventuellement des conditions d'emploi ou un contrat de travail Planification financière et budgétisation Participer à des initiatives en matière de diversité et d'égalité des chances (lorsque cela est permis et/ou requis par la loi applicable)

Fournir des mesures d'adaptation raisonnables en milieu de travail et un milieu de travail sécuritaire Prendre des décisions en matière de dotation Appliquer nos politiques et autres droits légaux Améliorer et développer nos processus de recrutement (y compris les sondages) Assurer la sûreté et la sécurité de nos systèmes Auditer, rechercher et analyser notre expérience de recrutement sur nos sites Web Répondre aux demandes de renseignements, aux plaintes ou aux différends Effectuer certaines analyses de données concernant l'utilisation de nos sites de recrutement et de nos programmes de recrutement Se conformer aux exigences légales et autres

* Base légale pour tout ce qui précède : Le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat avec vous, ainsi qu'à l'intérêt légitime et au respect des lois et règlements applicables.

Lorsque nous cherchons à examiner et à mettre en œuvre des mesures pour améliorer nos activités de recrutement et assurer la conformité à nos politiques telles que les initiatives d'égalité des chances, nous utilisons des données agrégées.

UKG ne traite les informations personnelles qu'aux fins ci-dessus dans la mesure permise par la loi applicable et, si nécessaire, uniquement lorsqu'elle peut s'appuyer sur une base juridique. Dans certains cas, par exemple lorsque nous cherchons à combler une opportunité d'emploi, nous pouvons traiter vos informations personnelles avec l'aide d'outils d'emploi automatisés. Cependant, toutes les décisions concernant l'utilisation d'outils d'emploi automatisés comprennent également l'utilisation de l'examen humain et / ou de l'intervention.

3. Comment nous partageons vos informations personnelles

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels, ne partageons pas ou ne divulguons pas autrement les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet, sauf dans les cas décrits dans le présent avis ou autrement divulgués au moment de la collecte des renseignements.

Nous pouvons partager vos informations personnelles que nous recueillons avec :

• Les entreprises du groupe UKG, y compris les filiales d'UKG Inc. à l'échelle mondiale, dans la mesure où elles sont impliquées dans le processus de recrutement et / ou d'embauche ;
• Les membres de nos services internes dans la mesure où ils sont impliqués dans le processus de recrutement et / ou d'embauche. Le personnel de l'entreprise qui accède aux renseignements personnels est tenu d'en préserver la confidentialité et de traiter ces renseignements conformément à la loi applicable ;
• Tiers dans la mesure nécessaire au processus de recrutement et/ou d'embauche (p. ex., services d'accueil des RH, services de gestion des relations avec les candidats, agences de recrutement et agences de sélection des antécédents). La Société contracte des obligations contractuelles avec ses fournisseurs de services tiers afin d'assurer une protection appropriée des renseignements personnels.

Pour plus d'informations sur les fournisseurs de services, veuillez nous contacter comme décrit dans la section « Comment nous contacter » ci-dessous.

Nous pouvons également partager des informations personnelles avec nos fournisseurs de services qui fournissent des services en notre nom et en relation avec les fins décrites dans le présent Avis de confidentialité :

• Avec le consentement ou l'autorisation de la personne ;
• Dans le cadre d'une vente ou d'un transfert impliquant tout ou partie des activités ou actifs de la Société (y compris en cas de réorganisation, de dissolution ou de liquidation) ;
• En réponse aux demandes des organismes gouvernementaux, comme les organismes d'application de la loi ;
• Pour protéger les droits et les propriétés de la Société ;
• Si la loi, la réglementation ou une procédure judiciaire l'exige (comme une ordonnance d'un tribunal ou une citation à comparaître) ;
• Lorsque nous pensons que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour prévenir les dommages physiques aux employés d'UKG ou les pertes financières ;
• Dans le cadre d'une enquête sur des activités illégales présumées.

La Société contracte des obligations contractuelles avec ses fournisseurs de services tiers afin de fournir une protection appropriée des renseignements personnels.

Choisir de ne pas partager vos informations personnelles

Refus de demandes

UKG peut refuser une demande soumise conformément à ce qui précède, comme le permet la loi applicable dans votre région. UKG s'efforcera de vous informer de toute décision et raison (s) de refus en temps opportun et autrement conformément à la loi applicable dans votre région.

Règlement des différends

Conformément au présent Avis de confidentialité, UKG enquêtera et tentera de résoudre les plaintes et les litiges concernant l'utilisation et la divulgation de vos informations personnelles. En outre, UKG coopérera avec les autorités gouvernementales sur demande.

Tout litige ou préoccupation lié à la confidentialité qui ne peut toujours pas être résolu à votre satisfaction doit être traité conformément aux procédures de résolution des litiges applicables, gratuitement, par l'intermédiaire de notre fournisseur tiers de règlement des litiges basé aux États-Unis TRUSTe.

Nous vous encourageons fortement à nous contacter directement pour toute plainte que vous pourriez avoir concernant le présent Avis de confidentialité ou nos pratiques de confidentialité avant de procéder à la procédure d'arbitrage décrite ci-dessus.

SÉCURITÉ

UKG utilise des contrôles et des procédures physiques, techniques et administratifs conçus pour protéger les informations que nous recueillons, empêcher l'accès ou la divulgation non autorisés, pour maintenir l'exactitude des données de vos informations personnelles et pour restreindre le traitement de vos informations personnelles comme indiqué dans le présent Avis de confidentialité.

Nous utilisons une variété de contrôles d'accès physiques et logiques, de pare-feu, de systèmes de détection et de prévention des intrusions, de surveillance des réseaux et des bases de données, d'antivirus et de systèmes de sauvegarde. Nous utilisons des sessions cryptées lors de la collecte ou du transfert de données sensibles via notre site.

Nous limitons l'accès à vos informations et données personnelles aux personnes qui ont un objectif commercial spécifique pour la conservation et le traitement de ces informations. Nos employés qui ont eu accès à vos renseignements personnels sont informés de leurs responsabilités de protéger la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de ces renseignements et ont reçu une formation et des instructions sur la façon de le faire.

Pour plus d'informations sur l'engagement d'UKG envers la cybersécurité, veuillez consulter la page ESG - Cybersécurité d'UKG.

APPLICATION DE LA LOI ET VÉRIFICATION

UKG évaluera périodiquement ses opérations pour valider la conformité au présent Avis de confidentialité.

Nous prendrons des mesures raisonnables pour prévenir ou traiter toute utilisation ou divulgation non autorisée de vos renseignements personnels d'une manière contraire au présent Avis de confidentialité. Nous tenons nos employés et nos tiers responsables du maintien de la confiance que vous accordez à UKG.

MODIFICATIONS APPORTÉES AU PRÉSENT AVIS DE CONFIDENTIALITÉ

Le présent Avis de confidentialité entre en vigueur. UKG se réserve le droit de modifier ou d'amender le présent Avis de confidentialité à tout moment conformément aux lois applicables. Nous vous encourageons à consulter périodiquement cette page pour obtenir les dernières informations sur nos pratiques de confidentialité.

COORDONNÉES

À tout moment, vous pouvez contacter UKG pour toute question ou préoccupation concernant le présent Avis de confidentialité à [email protected].

Les réponses écrites peuvent également être soumises à l'intention de :

UKG Inc. 
Attention : GVP Deputy General Counsel 
900 Chelmsford St.& 
Lowell, MA 01851

Les personnes situées dans l'UE peuvent contacter nos représentants européens par e-mail à [email protected]. Ukg Inc. représentant de l'UE est :

PeopleDoc SAS 
Attention : Data Privacy Officer
53 rue d'Hauteville
75010 Paris, France

UKG répondra à toute correspondance dans un délai raisonnable, y compris si la loi applicable l'exige.